毛金鳳

國(guó)網(wǎng)河南扶溝縣供電公司

檔案安全保護(hù)工作

毛金鳳

國(guó)網(wǎng)河南扶溝縣供電公司

檔案是社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的作為原始記錄保存起來(lái)以備查考的文字、圖表、聲像及其它各種方式和載體的文件材料。檔案是歷史的真實(shí)記錄，是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富。因此，做好檔案室的檔案保護(hù)工作，對(duì)于維護(hù)檔案的完整與安全，延長(zhǎng)檔案的使用壽命具有十分重要的意義。

檔案；安全保護(hù)；環(huán)境

1 安全制度是前提

為了維護(hù)檔案的安全與完整，各單位應(yīng)制定一系列保護(hù)檔案的制度和標(biāo)準(zhǔn)，如檔案保密制度、借閱制度、管理制度等。使檔案從形成、歸檔、保管到提供利用、安全保護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的制度規(guī)定予以控制。在庫(kù)房管理制度中規(guī)定，非庫(kù)房管理人員不得進(jìn)入庫(kù)房；做好防高溫高濕、防光、防盜、防霉防蟲(chóng)、防暑、防塵、防有害氣體、防震、防雷擊工作；加強(qiáng)電源、消防器材管理，庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、生火、存放易燃易爆物品；庫(kù)房門(mén)窗要及時(shí)關(guān)閉上鎖。在應(yīng)急制度中規(guī)定，建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，實(shí)行一把手負(fù)責(zé)制，成立檔案安全預(yù)防和搶險(xiǎn)救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)組織，指定一名領(lǐng)導(dǎo)為安全搶險(xiǎn)小組組長(zhǎng)，有關(guān)部門(mén)中層領(lǐng)導(dǎo)為副組長(zhǎng)，專(zhuān)兼職檔案員為小組成員。領(lǐng)導(dǎo)小組成員主要職責(zé)是：檔案安全防范；奕發(fā)事故處理和善后協(xié)調(diào)工作；及時(shí)統(tǒng)計(jì)受災(zāi)情況，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。在庫(kù)房管理人員職責(zé)中規(guī)定，庫(kù)房管理人員應(yīng)對(duì)庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，尤其要加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)部位的排查和節(jié)假日期間的檔案安全防護(hù)工作，還要檢查實(shí)有檔案數(shù)量與登記本中的數(shù)量是否一致，做好檔案安全檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和隱患要仔細(xì)進(jìn)行研究，認(rèn)真處理。在保存?zhèn)浞葜贫戎幸?guī)定，對(duì)于具有永久保存價(jià)值的檔案要實(shí)行分級(jí)管理，分級(jí)管理可以保證檔案的安全保管和有效利用。

2 加強(qiáng)檔案安全管理的對(duì)策

2.1 建立健全發(fā)電企業(yè)檔案管理制度 就本公司而言，多年來(lái)根據(jù)《企業(yè)檔案目標(biāo)管理》的要求，公司對(duì)檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度，建立健全了檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度包括：《檔案管理網(wǎng)絡(luò)》、《檔案管理人員職責(zé)》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案收集移交歸檔制度》等，實(shí)行了科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的有序管理。

在檔案安全保護(hù)的工作中，制定應(yīng)對(duì)火災(zāi)、水災(zāi)等各種自然災(zāi)害危害檔案安全的《應(yīng)急預(yù)案和措施》。

2.2 落實(shí)責(zé)任確保檔案安全管理工作的實(shí)施 檔案管理制度的建立，一定要責(zé)任落實(shí)到人，因?yàn)樵跈n案安全管理中，人是第一要素。

2.3 規(guī)范的設(shè)施設(shè)備是檔案實(shí)體安全保障的基礎(chǔ) 我公司檔案用房實(shí)行了檔案庫(kù)房、整理室、閱覽室三分開(kāi)。

2.3.1 檔案庫(kù)房是保管檔案的基地，直接影響到檔案保管的安全和質(zhì)量。因此，檔案庫(kù)房的建設(shè)要符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，盡量不設(shè)在底層。庫(kù)房?jī)?nèi)不能有上下水管道，供電線(xiàn)路要埋在墻壁內(nèi)，庫(kù)房的門(mén)窗要嚴(yán)密、安全，減少南、東、西面的窗戶(hù)，窗戶(hù)與墻面的面積比例應(yīng)不大于1：10的要求規(guī)范，減少進(jìn)光量。

2.3.2 檔案庫(kù)房及閱覽室設(shè)備齊全是檔案安全保障的條件。大家知道溫度高于30攝氏度，紙張易縮水變脆，韌性降低易折，會(huì)加速字跡退色，加快有害生物生長(zhǎng)及化學(xué)物質(zhì)對(duì)檔案載體材料的破壞。溫度低于結(jié)露溫度時(shí)，檔案載體的水分會(huì)增加，損害檔案制成材料。濕度高于70%時(shí)，檔案制成材料會(huì)變形，耐久性會(huì)下降，字跡會(huì)擴(kuò)散模糊。濕度低于30%時(shí)，檔案制成材料的水分會(huì)降低，耐久性下降。

2.3.3 加強(qiáng)防光和防有害氣體措施減少有害光線(xiàn)和有害氣體對(duì)檔案制成材料的破壞。①光會(huì)加速紙質(zhì)材料纖維素的氧化，使其變黃、發(fā)脆強(qiáng)度降低，字跡退色。會(huì)造成磁性材料、光盤(pán)、膠片的老化、變形，影響記錄信息和影像的使用效果，使其耐久性下降。②有害氣體會(huì)加速檔案制成材料的化學(xué)物質(zhì)的分解，降低紙張和磁性材料的耐久性。

2.3.4 加強(qiáng)檔案庫(kù)房的管理，避免有害生物對(duì)檔案制成材料的破壞?；覊m中攜帶有微生物和化學(xué)物質(zhì)，在其合適的溫濕環(huán)境中會(huì)產(chǎn)生霉菌和有害生物，對(duì)檔案制成材料造成危害。為了避免有害生物的危害我們采取如下措施：①做好前端控制，多與檔案的形成部門(mén)溝通，加強(qiáng)歸檔材料規(guī)范性的宣傳，嚴(yán)把接收檔案質(zhì)量關(guān)；②在檔案入庫(kù)時(shí)進(jìn)行消毒滅蟲(chóng)處理；③加強(qiáng)庫(kù)房溫濕度的合理控制；④保證庫(kù)房及檔案柜的清潔；⑤及時(shí)更新防蟲(chóng)驅(qū)蟲(chóng)藥，防止有害生物、霉菌及昆蟲(chóng)的生長(zhǎng)。

2.4 嚴(yán)格遵守檔案保密制度確保檔案信息安全

2.4.1 在經(jīng)濟(jì)方面：企業(yè)機(jī)密檔案直接關(guān)系到企業(yè)的權(quán)力和利益。在企業(yè)檔案中有些決策文件、技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙、方案、措施、科研信息及合同、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)報(bào)表、證照等，都不同級(jí)別的具有一定的保密性質(zhì)。

2.4.2 正確處理好檔案利用和保密的關(guān)系，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)營(yíng)、建設(shè)等各項(xiàng)工作服務(wù)。

①在檔案的利用中，檔案管理者嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用制度，嚴(yán)格區(qū)分一般檔案、機(jī)密檔案、法律性質(zhì)檔案的借閱手續(xù)，要求利用者根據(jù)利用內(nèi)容填寫(xiě)不同的檔案利用審批單，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可借閱。有些重要檔案在借閱時(shí)，檔案管理者要做到眼快、腦活、嘴勤，要時(shí)刻關(guān)注利用者的動(dòng)機(jī)，避免檔案受損和違規(guī)利用，歸還時(shí)認(rèn)真檢查。②對(duì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地證、確權(quán)性的紀(jì)要、合同等具有法律性質(zhì)的檔案材料，在復(fù)印后都加蓋我們特制的《不準(zhǔn)再?gòu)?fù)印的》印章。在復(fù)印件不能起憑證作用，孤本原件又不準(zhǔn)離開(kāi)檔案室時(shí)，檔案管理者就親自監(jiān)督利用。③為保證檔案在頻繁的利用中不造成損壞，要加強(qiáng)檔案材料的編研工作，利用檔案編制專(zhuān)題匯編、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編等，供利用者參考利用，減少了對(duì)檔案原件的磨損。④為確保檔案的安全，在閱覽室內(nèi)安裝監(jiān)控設(shè)備，便于監(jiān)督利用過(guò)程。⑤在辦公自動(dòng)化管理中，我們根據(jù)利用者的工作范圍和職責(zé)，給檔案利用者確定了利用權(quán)限，保證檔案信息的安全。

3 對(duì)檔案安全的思考

(1)應(yīng)繼續(xù)加強(qiáng)檔案目標(biāo)管理的考核力度，以促進(jìn)檔案管理者綜合素質(zhì)的提升。(2)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與交流，以提高檔案管理者的業(yè)務(wù)水平。

結(jié)束語(yǔ)

檔案是企業(yè)乃至國(guó)家的重要的物質(zhì)和文化財(cái)富，是不可再生的文化、技術(shù)、信息資源。確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，是《檔案法》賦予檔案管理者的責(zé)任。

[1]錢(qián)唐根；檔案保護(hù)與現(xiàn)代科技[J]；上海檔案；2001年04期