李志宣

河北省地質(zhì)調(diào)查院

談辦公室人員如何做好文書檔案管理工作

李志宣

河北省地質(zhì)調(diào)查院

在相關(guān)單位行政辦公中，文書檔案管理是每一位辦公人員十分重要的職能之一，也是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)一些工作進(jìn)行處理與決策的重要工具。接下來，文章對(duì)文書檔案管理存在的問題進(jìn)行了討論，同時(shí)針對(duì)辦公室人員如何做好文書檔案管理提出了幾條建議，希望對(duì)辦公室人員進(jìn)行有效的文書檔案管理有一些參考價(jià)值。

辦公室文員；文書檔案管理；建議

一般情況下，文書檔案管理工作需要在把握大局的同時(shí)，還需要對(duì)每一個(gè)工作細(xì)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格控制，進(jìn)一步強(qiáng)化辦公室人員的文書檔案管理素質(zhì)，完善文書檔案和其他相關(guān)工作銜接的合理性。

1 辦公室文書檔案管理的特點(diǎn)

1.1 一體化

文書檔案管理工作主要是在文件運(yùn)轉(zhuǎn)、收集、承辦的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。一方面文書工作被作為文書檔案主要的來源之一，檔案的質(zhì)量與文書檔案質(zhì)量息息相關(guān)，另一方面，文書檔案是文書工作的終點(diǎn)。

1.2 廣泛性

一般情況下，文書檔案管理工作涉及的面較廣，在單位文檔室的基礎(chǔ)上，展開文書檔案管理工作。文書檔案內(nèi)容較為豐富，主要涉及了本單位發(fā)文，或上級(jí)文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同、兩辦會(huì)議記錄、電子檔案以及其他材料等。

1.3 保密性

通常情況下，辦公室文書檔案管理工作者的第一工作要義就是有效維護(hù)檔案的安全性。比如一些文書檔案涉密，這就要求檔案管理著要具有較強(qiáng)的保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案保密相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)于涉密計(jì)算機(jī)做到涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密的要求。

1.4 重要性

因?yàn)槲臅鴻n案的日常工作主要是文書材料的立卷，要想進(jìn)一步確保文書檔案管理工作更加有效地為人們服務(wù)，這就需要最大化的發(fā)揮其自身的宣傳教育、參謀作用。將文書檔案管理工作的重要性切切實(shí)實(shí)地體現(xiàn)在實(shí)際的工作中。

2 辦公室人員文書檔案管理工作面臨的問題

2.1 文書檔案管理的工作制度不是十分規(guī)范

目前，相關(guān)單位的文書檔案管理工作普遍設(shè)在綜合檔案室中，而綜合檔案室又屬于行政辦公室的部門，這種部門設(shè)置會(huì)受很多因素的影響而出現(xiàn)一系列問題，例如，行政辦公室的工作繁忙，沒有對(duì)其他部門的文書檔案進(jìn)行整理歸檔；其他部門或者科室忽視了文書檔案歸檔的重要性，從而導(dǎo)致本部門文檔的流失，因此，這種部門設(shè)置不利于對(duì)文書檔案進(jìn)行有效的管理，也不利于對(duì)檔案進(jìn)行綜合開發(fā)與利用，容易造成相關(guān)部門之間的責(zé)任推諉。另外，一些單位，不重視對(duì)檔案的管理，造成檔案管理的體系不完善，分工不明確。倘若辦公室人員不能對(duì)文書檔案進(jìn)行有效的管理，一些文書檔案就很難得到充分的利用，嚴(yán)重的會(huì)對(duì)企事業(yè)單位造成嚴(yán)重的損失。

2.2 相關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)較低

當(dāng)前，一些相關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)與技能的低下并沒有引起企事業(yè)單位的重視，包括專職檔案員與兼職檔案員，所以導(dǎo)致檔案人員的文化素質(zhì)水平、專業(yè)技能以及相關(guān)理論知識(shí)等方面很容易出現(xiàn)參差不齊的情況，很難適應(yīng)和滿足企事業(yè)單位對(duì)人才的需求。大多數(shù)企事業(yè)單位的文書檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)逐漸老化、工作效率逐漸降低，很難適應(yīng)新時(shí)代環(huán)境下的人才需要，阻礙了該項(xiàng)工作的可持續(xù)發(fā)展。

3 辦公室人員做好文書檔案管理工作的建議

3.1 配備專門人員進(jìn)行分管

辦公室的工作是復(fù)雜和瑣碎的，大家都是身兼數(shù)職，往往檔案的前期管理與后期管理不是一個(gè)人，這就增加了檔案管理工作的難度，也影響了整理的質(zhì)量，所以要配備專門的人員參與檔案的全程管理工作，從文件的接收、編號(hào)、領(lǐng)導(dǎo)審閱、處理意見、處理結(jié)果等全過程由專門人員負(fù)責(zé)檔案的管理工作。

3.2 建立健全完善的辦公室檔案管理制度

做好辦公室檔案管理工作需要完善的管理制度作保障。要有專門保存檔案的庫房，分門別類地進(jìn)行存放。并且為保證檔案的安全，安裝防盜門，防盜窗，保證館內(nèi)存放環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)跟進(jìn)檔案的保密期限。根據(jù)檔案的保存期限和時(shí)間的推移，對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的維護(hù)，將超出保存期限的文件整理出來，并重新進(jìn)行規(guī)整。除此之外，對(duì)檔案的管理程序過程至少需要兩名工作人員，這樣有利于彼此之間的相關(guān)監(jiān)督，還建議在檔案的存放處安裝監(jiān)控裝置，更好地保證其安全。

3.3 要進(jìn)一步提高文書檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)

作為文檔管理工作，它是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作。所以它要求管理人員要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，另外還需要工作人員有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。只有這樣文檔管理工作人員才能做好新時(shí)期的文檔管理工作。文書檔案管理人員要徹底的履行自己的責(zé)任和義務(wù)。同時(shí)，要把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個(gè)文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

3.4 遵循規(guī)律，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理

在實(shí)際文書檔案的整理工作中，對(duì)一些已經(jīng)被確立的材料生成規(guī)律進(jìn)行嚴(yán)格遵循是一項(xiàng)必不可少的工作，在電子文件激增的大背景之下，也能夠達(dá)到科學(xué)管理的目標(biāo)?，F(xiàn)如今隨著單位用人越來越精簡(jiǎn)，檔案工作者需要面對(duì)的管理工作也越來越精簡(jiǎn)。因此，可以將更充足的精力融入至實(shí)際的檔案管理中，進(jìn)一步進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理，建設(shè)高效的信息平臺(tái)。在具體的工作中，要保證歸檔文件分類的合理性，便于之后的排列、編目工作順利進(jìn)行。

4 結(jié)束語

辦公室人員只有認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作管理的重要性，切實(shí)提高檔案管理工作在企事業(yè)單位中的地位，加強(qiáng)與各部門之間的溝通，認(rèn)真收集文書檔案資料，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作和制度，提高辦公室人員的綜合素質(zhì)，保證文書檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，才能充分發(fā)揮文書檔案在單位管理過程中的重要作用，為單位的文明建設(shè)與未來的發(fā)展奠定強(qiáng)有力的基礎(chǔ)。

[1]羅文妍.淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].東北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)，2011(3).

[2]張會(huì)超.文書檔案連鎖法的重新審視[J].檔案學(xué)研究，2011(6).