江 燦/文

科研單位采購(gòu)供應(yīng)鏈ERP整合模式研究

江 燦/文

本文探討了科研單位采購(gòu)供應(yīng)鏈整合優(yōu)化模式，具體分析了ERP整合模式的流程和內(nèi)容。此外，鑒于采購(gòu)供應(yīng)鏈中供應(yīng)商和物料評(píng)價(jià)難、采購(gòu)員績(jī)效評(píng)價(jià)難和全局庫(kù)存查詢難等三個(gè)難題，在整合模式的基礎(chǔ)上，生成了供應(yīng)商和物料管理數(shù)據(jù)庫(kù)、采購(gòu)員績(jī)效數(shù)據(jù)庫(kù)、全局庫(kù)存數(shù)據(jù)庫(kù)三大數(shù)據(jù)庫(kù)。最后，通過(guò)對(duì)ERP整合模式前后的對(duì)比，提出了新模式的整合效益和創(chuàng)新點(diǎn)。

科研單位、采購(gòu)供應(yīng)鏈、ERP、整合模式

科研單位供應(yīng)鏈連接著系統(tǒng)及其裝備的研發(fā)、生產(chǎn)制造以及交付等整個(gè)流程。而采購(gòu)供應(yīng)鏈作為供應(yīng)鏈系統(tǒng)中最為核心的部分，直接關(guān)系著整個(gè)流程的效率，其順暢的運(yùn)作勢(shì)必能產(chǎn)生巨大的效益。

ERP系統(tǒng)作為信息技術(shù)在企業(yè)管理中的最新應(yīng)用，以系統(tǒng)化的思想為企業(yè)的管理層和員工提供了決策的共享平臺(tái)?；贓RP系統(tǒng)的采購(gòu)供應(yīng)鏈，把客戶的需求、企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)制造和外部的供應(yīng)鏈等集成在了一起。由此，ERP系統(tǒng)的上線或更新，就成為科研單位采購(gòu)供應(yīng)鏈進(jìn)行整合優(yōu)化的巨大契機(jī)。

一、科研單位采購(gòu)供應(yīng)鏈特點(diǎn)

1.訂單拉動(dòng)式生產(chǎn)模式

科研單位的采購(gòu)需求基本都來(lái)源于研發(fā)和制造部門，而研發(fā)與制造部門是從市場(chǎng)部的銷售訂單或者預(yù)研課題等獲得產(chǎn)品設(shè)計(jì)的需求。這使得采購(gòu)需求有很大的不確定性，造成研制產(chǎn)品需要多少就采購(gòu)多少物料、什么時(shí)候需要就什么時(shí)候下達(dá)采購(gòu)命令的現(xiàn)象。因此，一般采購(gòu)需求下達(dá)時(shí)，物料的需求時(shí)間都非常緊迫，給采購(gòu)部門帶來(lái)了過(guò)大的壓力。而一旦采購(gòu)清單中有瓶頸物料的存在，將會(huì)對(duì)整個(gè)科研產(chǎn)品的研制甚至最終交付都產(chǎn)生巨大的影響。

2.供應(yīng)鏈信息共享程度低

一般科研單位都依賴于企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)，而對(duì)于具有軍工保密資質(zhì)的科研單位，鑒于保密的相關(guān)要求，單位內(nèi)部計(jì)算機(jī)是無(wú)法連接互聯(lián)網(wǎng)的，而且企業(yè)內(nèi)部的信息化程度本身就不高。在組織結(jié)構(gòu)上，科研單位一般具有部門多且分散的特點(diǎn)，特別是各個(gè)部門由于專業(yè)特點(diǎn)的不同，研制的產(chǎn)品也有很大的差別，這更造成了整個(gè)單位內(nèi)部供應(yīng)鏈信息共享程度低的局面。

3.審批環(huán)節(jié)多，效率低

科研單位一般受歷史因素和計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響頗深，為保證工作的嚴(yán)謹(jǐn)化和制度化，企業(yè)內(nèi)部流程多且繁雜。特別是采購(gòu)作為敏感環(huán)節(jié)，監(jiān)控和預(yù)防顯得更為必要，這導(dǎo)致整個(gè)采購(gòu)供應(yīng)鏈涉及的審批程序多，且每個(gè)審批程序的審批環(huán)節(jié)和節(jié)點(diǎn)都很多，大大影響了整個(gè)采購(gòu)供應(yīng)鏈的效率。

特別是一旦遇到各個(gè)部門的簽署節(jié)點(diǎn)人員不在時(shí)，整個(gè)流程就只能停滯不前。每一個(gè)節(jié)點(diǎn)的延誤都將對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈的效率產(chǎn)生影響，而一旦流程中的多個(gè)節(jié)點(diǎn)產(chǎn)生延誤現(xiàn)象，則最后整個(gè)供應(yīng)鏈的效率將產(chǎn)生層級(jí)遞減的后果。

4.采購(gòu)供應(yīng)鏈流程以手工操作為主

科研單位的業(yè)務(wù)流程操作仍以手工為主。人工去各個(gè)審批節(jié)點(diǎn)進(jìn)行流程審批，手工寫入庫(kù)單、檢驗(yàn)單等單據(jù)，根據(jù)紙質(zhì)單據(jù)手工統(tǒng)計(jì)價(jià)格、庫(kù)存等統(tǒng)計(jì)報(bào)表，手工核算各個(gè)事業(yè)部和機(jī)關(guān)各部門的財(cái)務(wù)成本和會(huì)計(jì)單據(jù)等等。在當(dāng)今人力成本于企業(yè)成本中占比越來(lái)越大的情況下，手工操作不僅帶來(lái)效率低下，還帶來(lái)了人力浪費(fèi)，增加了企業(yè)的成本和負(fù)擔(dān)。

二、科研單位ERP整合模式

采購(gòu)供應(yīng)鏈的整合優(yōu)化本身就是一個(gè)復(fù)雜工程，對(duì)于具有很大特殊性科研單位的采購(gòu)供應(yīng)鏈來(lái)說(shuō)，其整合更是難上加難。而ERP系統(tǒng)作為一種企業(yè)內(nèi)部物流、信息流和資金流集成一體化的企業(yè)信息管理系統(tǒng)，其在企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)行本身就是一種整合的過(guò)程。但由于ERP系統(tǒng)主要面向制造型企業(yè)，且其系統(tǒng)內(nèi)部的功能模塊標(biāo)準(zhǔn)化程度高，對(duì)于特殊性強(qiáng)的科研單位來(lái)說(shuō)，其采購(gòu)供應(yīng)鏈和ERP系統(tǒng)的融合就有待進(jìn)一步分析和設(shè)計(jì)。

本著效率提升、成本控制和信息共享等原則，我們基于ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)了科研單位的采購(gòu)供應(yīng)鏈整合模式。

1.整合模式流程分析

采購(gòu)需求的源頭從科研單位的市場(chǎng)部簽訂的銷售合同以及部分研發(fā)項(xiàng)目課題開始，設(shè)計(jì)師據(jù)此進(jìn)行產(chǎn)品的設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)完成后，設(shè)計(jì)師填寫原材料和元器件選型清單。通過(guò)ERP電子審批流程，經(jīng)設(shè)計(jì)部門、物資部、質(zhì)量部、工藝部、標(biāo)準(zhǔn)化等部門的同級(jí)審批后生成物料明細(xì)表并歸檔。

庫(kù)房管理員根據(jù)物料明細(xì)表和采購(gòu)申請(qǐng)單，核對(duì)整個(gè)ERP系統(tǒng)下機(jī)關(guān)庫(kù)和各事業(yè)部庫(kù)的全局庫(kù)存，通過(guò)采購(gòu)審批和預(yù)算審批和合一化流程審批后，生成具體的采購(gòu)計(jì)劃審批單。機(jī)關(guān)庫(kù)和各事業(yè)部庫(kù)的全局庫(kù)存數(shù)據(jù)來(lái)源于庫(kù)存管理共享的數(shù)據(jù)庫(kù)?？蒲袉挝徊少?gòu)供應(yīng)鏈ERP整合模式流程圖，如圖1。

采購(gòu)員根據(jù)審核的采購(gòu)計(jì)劃下單、詢價(jià)比價(jià)，合同簽署過(guò)程中通過(guò)合同審批和招標(biāo)備案的合一化審批流程后，進(jìn)行合同的簽訂。通過(guò)物料數(shù)據(jù)在系統(tǒng)的共享，收貨員、庫(kù)房管理員和設(shè)計(jì)師可以實(shí)時(shí)跟蹤整個(gè)物料的采購(gòu)進(jìn)度。

由于科研單位涉及的軍工重點(diǎn)項(xiàng)目較多，其對(duì)物料的質(zhì)量等級(jí)和可靠性要求高，一般采購(gòu)物料到貨驗(yàn)貨后，需要交由所內(nèi)篩選、所外委托篩選或者質(zhì)量部檢驗(yàn)等方式進(jìn)行質(zhì)檢，檢驗(yàn)合格的物料將直接送交相應(yīng)的機(jī)關(guān)庫(kù)和事業(yè)部庫(kù)房進(jìn)行入庫(kù)，后經(jīng)由配套組在產(chǎn)品裝配前進(jìn)行配套發(fā)放和出庫(kù)。

而采購(gòu)員將根據(jù)審核的入庫(kù)單據(jù)，隨同采購(gòu)發(fā)票和合同一起經(jīng)審批后交由財(cái)務(wù)部進(jìn)行報(bào)賬，財(cái)務(wù)部根據(jù)合同條款進(jìn)行付款。

2.整合模式的數(shù)據(jù)庫(kù)生成

（1）供應(yīng)商和物料管理數(shù)據(jù)庫(kù)

合同簽訂中反饋各供應(yīng)商的產(chǎn)品價(jià)格因子，到貨數(shù)據(jù)中反饋的各個(gè)供應(yīng)商到貨準(zhǔn)時(shí)率，合同履約率等產(chǎn)生的交貨進(jìn)度因子，質(zhì)量部質(zhì)檢中反饋的各個(gè)供應(yīng)商的質(zhì)量問題及處理等產(chǎn)品質(zhì)量因子，將匯總生成各個(gè)供應(yīng)商和物料的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。

（2）采購(gòu)員績(jī)效數(shù)據(jù)庫(kù)

詢價(jià)下單節(jié)點(diǎn)中反饋的采購(gòu)員下單執(zhí)行力、合同簽訂中反饋的采購(gòu)員價(jià)格控制、到貨數(shù)據(jù)中反饋的采購(gòu)員進(jìn)度跟催力度、質(zhì)量部質(zhì)檢反饋的采購(gòu)員質(zhì)量控制等因素和數(shù)據(jù)，將匯總生成各個(gè)采購(gòu)員的采購(gòu)工作績(jī)效數(shù)據(jù)庫(kù)。

（3）全局庫(kù)存數(shù)據(jù)庫(kù)

采購(gòu)物料檢驗(yàn)合格入庫(kù)后，將直接進(jìn)入機(jī)關(guān)庫(kù)房和各個(gè)事業(yè)部庫(kù)房的實(shí)時(shí)庫(kù)存數(shù)據(jù)庫(kù)。而借助ERP的共享信息平臺(tái)，包含機(jī)關(guān)和各事業(yè)部庫(kù)房在內(nèi)的科研單位全局庫(kù)存數(shù)據(jù)將被整個(gè)采購(gòu)供應(yīng)鏈上的節(jié)點(diǎn)實(shí)時(shí)查詢。

圖1：科研單位采購(gòu)供應(yīng)鏈ERP整合模式流程圖

三、ERP整合模式效益和創(chuàng)新點(diǎn)分析

1.整合審批流程，審批效率大大提升

整合前，科研單位的采購(gòu)供應(yīng)鏈審核程序多，效率低下。通過(guò)對(duì)供應(yīng)鏈審核環(huán)節(jié)的分析和優(yōu)化，將相同審批節(jié)點(diǎn)的審批流程和前后審批順序的審批流程以及有審批節(jié)點(diǎn)交叉的流程進(jìn)行整合，組成一個(gè)統(tǒng)一的審批流程。采購(gòu)審批流程和采購(gòu)預(yù)算審批流程此前為兩個(gè)流程，在整合模式中合二為一。而合同審批和招標(biāo)備案審批流程存在交叉的審批節(jié)點(diǎn)且審批順序又存在前后關(guān)系，因此也合并成為一個(gè)流程。

ERP電子審批流程不僅節(jié)省了人工到處簽字審批的麻煩，還實(shí)現(xiàn)了同級(jí)審批節(jié)點(diǎn)的同時(shí)操作，大大節(jié)約了審批時(shí)間，提高了審批效率。

2.信息和數(shù)據(jù)庫(kù)共享為決策提供定量參考

供應(yīng)商的管理評(píng)價(jià)和采購(gòu)員的績(jī)效考核一直是很多單位難以解決的問題，科研單位也不例外，因?yàn)楣?yīng)商的相關(guān)信息難以定量的分析，只能依靠采購(gòu)員等相關(guān)人員的主觀印象來(lái)給出定性的評(píng)價(jià)。而采購(gòu)員的績(jī)效更是由于采購(gòu)員的工作數(shù)據(jù)難以統(tǒng)一化進(jìn)行對(duì)比，只能依靠領(lǐng)導(dǎo)的觀察以及日常工作中的完成情況等定性因素給出。

而ERP整合模式下生成的供應(yīng)商和物料信息數(shù)據(jù)庫(kù)以及采購(gòu)員績(jī)效數(shù)據(jù)庫(kù)，定量地給出了供應(yīng)商評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)和采購(gòu)員工作數(shù)據(jù)，將為供應(yīng)商管理中年度評(píng)價(jià)和采購(gòu)員日?？?jī)效考核提供詳實(shí)數(shù)據(jù)支撐，以及相關(guān)方面決策參考支持。

整合前各事業(yè)部的物料采購(gòu)，基本都是根據(jù)本事業(yè)部庫(kù)房庫(kù)存數(shù)據(jù)甚至該項(xiàng)目庫(kù)存數(shù)據(jù)核對(duì)后進(jìn)行采購(gòu)，這樣會(huì)造成本事業(yè)部無(wú)庫(kù)存但在其他事業(yè)部庫(kù)房或者機(jī)關(guān)庫(kù)房有大量庫(kù)存的物料被重復(fù)采購(gòu)，不僅浪費(fèi)了人力物力財(cái)力，還可能造成庫(kù)存的積壓和浪費(fèi)。全局庫(kù)存數(shù)據(jù)庫(kù)則為各事業(yè)部庫(kù)存管理人員提供了全局實(shí)時(shí)查詢的功能，能更好地獲得科研單位內(nèi)部所有物料的實(shí)時(shí)庫(kù)存數(shù)據(jù)，為內(nèi)部調(diào)撥和快速到貨提供了可能。

同時(shí)供應(yīng)商和物料信息數(shù)據(jù)庫(kù)中的物料價(jià)格、采購(gòu)周期、物料質(zhì)量等數(shù)據(jù)以及全局庫(kù)存數(shù)據(jù)庫(kù)將共享給研制部門的設(shè)計(jì)師，使得設(shè)計(jì)師在原材料和元器件選型時(shí)就考慮到相應(yīng)因素，盡量選擇滿足使用要求情況下的價(jià)格低、到貨快和質(zhì)量可靠的物料，而對(duì)于采購(gòu)周期要求高的項(xiàng)目，則可以盡量選擇全局庫(kù)存數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的物料，以實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)時(shí)化生產(chǎn)，來(lái)滿足客戶的需求。

3.采購(gòu)供應(yīng)鏈的可視化追溯

科研單位對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量和可靠性要求極高，客戶單位的二方審核、軍用重點(diǎn)項(xiàng)目的軍方審核、單位內(nèi)部質(zhì)量可靠性審查、紀(jì)檢審計(jì)審查等都會(huì)不時(shí)發(fā)生，因此整個(gè)產(chǎn)品的物料采購(gòu)、到貨、質(zhì)檢、入庫(kù)、裝配等環(huán)節(jié)都需要可追溯。此前，科研單位的追溯方式為去各個(gè)供應(yīng)鏈節(jié)點(diǎn)進(jìn)行人工查詢，如采購(gòu)訂單到貨情況去采購(gòu)員處查詢、采購(gòu)質(zhì)檢及篩選情況去質(zhì)檢歸檔處查詢、物料入庫(kù)情況去各個(gè)庫(kù)房實(shí)地查詢等。

而在ERP整合模式下，整個(gè)采購(gòu)供應(yīng)鏈實(shí)現(xiàn)了全局的可視化追溯，相關(guān)數(shù)據(jù)的需求人員無(wú)需去各個(gè)采購(gòu)供應(yīng)鏈的具體節(jié)點(diǎn)處實(shí)地查詢，只需要獲得相關(guān)節(jié)點(diǎn)的查詢權(quán)限，直接查詢相關(guān)節(jié)點(diǎn)的信息數(shù)據(jù)即可。

4.無(wú)紙化辦公的實(shí)現(xiàn)

多數(shù)科研單位既有事業(yè)單位的成分，又有企業(yè)化的要求。因此，一方面科研單位需要在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中壯大自己的力量，謀求利潤(rùn)最大化的企業(yè)發(fā)展目標(biāo)；另一方面，科研單位需要完成國(guó)家重點(diǎn)產(chǎn)品的研制任務(wù)，為國(guó)防建設(shè)保駕護(hù)航，同時(shí)作為事業(yè)單位又需要積極實(shí)現(xiàn)國(guó)家要求的社會(huì)利益目標(biāo)。

作為節(jié)能降耗的有效舉措，無(wú)紙化辦公是國(guó)家多年來(lái)一直倡導(dǎo)的良性辦公方式。此前，由于層層審批環(huán)節(jié)的存在，以及整個(gè)采購(gòu)供應(yīng)鏈的信息共享程度低，大部分?jǐn)?shù)據(jù)和信息都只能依靠紙質(zhì)單據(jù)來(lái)保存和傳遞。如今，ERP整合模式實(shí)現(xiàn)了整個(gè)采購(gòu)供應(yīng)鏈的信息流、物流和資金流的無(wú)縫流轉(zhuǎn)，電子化審批環(huán)節(jié)的實(shí)現(xiàn)和信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立為無(wú)紙化辦公提供了良好的技術(shù)支撐和可行性參考。

5.降低了采購(gòu)供應(yīng)鏈的成本

ERP整合模式實(shí)現(xiàn)后，系統(tǒng)取代了此前很多人工操作的程序和工作，使得科研單位的人力資源得以更充分利用，節(jié)約了人力成本。

整合前，各個(gè)事業(yè)部的庫(kù)房各自為政，庫(kù)存積壓嚴(yán)重，物料的庫(kù)存數(shù)據(jù)查詢困難，庫(kù)存成本極高，占用資金量大，甚至由于長(zhǎng)期不盤庫(kù)，部分物料出現(xiàn)過(guò)期、變質(zhì)，導(dǎo)致庫(kù)存的浪費(fèi)。而另一邊設(shè)計(jì)師又急需采購(gòu)物料，二者形成了明顯的矛盾。整合模式后，全局庫(kù)存的可視化，盤活了全局庫(kù)存物資，提高了庫(kù)存周轉(zhuǎn)率，減少了庫(kù)存資金的占用。

此外，整合前采購(gòu)供應(yīng)鏈中的采購(gòu)員由于不斷地收到緊急采購(gòu)訂單，而疲于奔命地忙于下單、合同簽訂、到貨檢驗(yàn)入庫(kù)等業(yè)務(wù)流程，無(wú)法將精力集中放在成本的控制上。整合后的采購(gòu)供應(yīng)鏈大大緩解了采購(gòu)員的工作壓力，使他們能夠集中精力在價(jià)格的控制和進(jìn)度、質(zhì)量的控制上， 將在一定程度上直接降低采購(gòu)成本。

在ERP整合模式下，整個(gè)采購(gòu)供應(yīng)鏈實(shí)現(xiàn)了全局的可視化追溯，相關(guān)數(shù)據(jù)的需求人員無(wú)需去各個(gè)采購(gòu)供應(yīng)鏈的具體節(jié)點(diǎn)處實(shí)地查詢，只需要獲得相關(guān)節(jié)點(diǎn)的查詢權(quán)限，直接查詢相關(guān)節(jié)點(diǎn)的信息數(shù)據(jù)即可。

四、總結(jié)

本文從科研單位的特殊角度分析了采購(gòu)供應(yīng)鏈的特點(diǎn)，探討了借助科研單位ERP上線或者更新，實(shí)施采購(gòu)供應(yīng)鏈的整合優(yōu)化模式。對(duì)整合模式流程再造進(jìn)行了具體的分析，并生成了ERP整合模式下供應(yīng)商和物料管理數(shù)據(jù)庫(kù)、采購(gòu)員績(jī)效數(shù)據(jù)庫(kù)、全局庫(kù)存數(shù)據(jù)庫(kù)等三大數(shù)據(jù)庫(kù)。最后，對(duì)ERP整合模式的效益和創(chuàng)新點(diǎn)進(jìn)行了相應(yīng)的探討。相信文中基于ERP的采購(gòu)供應(yīng)鏈整合模式，能在一定程度上對(duì)科研單位的采購(gòu)供應(yīng)鏈流程優(yōu)化和再造提供決策借鑒和參考作用。

目前，國(guó)家正在對(duì)大多數(shù)科研單位進(jìn)行改制，科研單位面臨的挑戰(zhàn)也越來(lái)越大，因此，對(duì)采購(gòu)供應(yīng)鏈的成本分析控制與風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別也成了其未來(lái)關(guān)注的方向。

作者單位為中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第五十五研究所

本刊重點(diǎn)關(guān)注的物流展會(huì)