田秀波

摘 要： 隨著科技的不斷發(fā)展，電子信息化已經(jīng)全面深入到實(shí)踐社會(huì)生活，信息化管理覆蓋了生活中的各個(gè)領(lǐng)域，有效地促進(jìn)了社會(huì)文化建設(shè)，同時(shí)提高了工作人員工作效率并且及時(shí)的滿足了人們的需求。檔案管理信息化建設(shè)是信息化管理的重要體現(xiàn)，本文簡(jiǎn)要闡述檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容，針對(duì)其存在的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)分析，旨在提出有效措施加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞： 檔案管理；信息化；問(wèn)題；措施

檔案管理信息化已經(jīng)深入貫徹到文化、政治、經(jīng)濟(jì)等多個(gè)領(lǐng)域，有效地促進(jìn)的社會(huì)發(fā)展，提高檔案管理信息化建設(shè)是社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)，檔案管理的范圍非常廣泛。因此，管理人員應(yīng)該首先明確工作目標(biāo)，對(duì)原有檔案及其館藏檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理、分類、更新，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，確保檔案信息化管理的安全性和穩(wěn)定性，不斷完善檔案管理機(jī)制，注重保證檔案的質(zhì)量與工作效率，及時(shí)滿足人們的需要。

一、檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了檔案管理信息化的深入實(shí)踐，檔案管理信息化覆蓋了社會(huì)中的各個(gè)領(lǐng)域，主要以政治、經(jīng)濟(jì)、文化領(lǐng)域?yàn)橹?，由電子信息化管理模式取代了傳統(tǒng)的館藏管理模式，旨在保證信息化管理的信息化、科學(xué)性、標(biāo)準(zhǔn)化，有效地實(shí)現(xiàn)了檔案自身的價(jià)值，資源最大化，同時(shí)，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)電子等設(shè)備的優(yōu)勢(shì)，保證了檔案信息的安全性和穩(wěn)定性。在檔案信息化管理過(guò)程中，管理人員首先針對(duì)檔案范圍明確工作目標(biāo)，注重資源有效利用率；其次，針對(duì)檔案進(jìn)行不斷整理、更新，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源共享；最后，電子存檔確保其安全性，管理人員應(yīng)該采取檔案?jìng)浞?，并且結(jié)合實(shí)際情況一式二份，紙質(zhì)版與電子版結(jié)合確保其穩(wěn)定性。此外，注重不斷創(chuàng)新管理理念，更新檔案信息，提高資源利用率，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的高效發(fā)展。

二、檔案管理信息化建設(shè)的問(wèn)題

（一）缺乏對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視

受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理人員缺乏對(duì)檔案信息化管理的重視，沒(méi)有及時(shí)正確認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，檔案信息化管理需要足夠的資金和設(shè)備支持，并且存在一定安全隱患，大多檔案管理人員覺(jué)得沒(méi)有必要，還是認(rèn)為傳統(tǒng)檔案管理模式更好，從而影響了檔案信息化管理的進(jìn)程。

（二）缺乏高素質(zhì)，專業(yè)型人才

檔案信息化管理工作中缺乏高素質(zhì)的專業(yè)型信息化管理人才直接阻礙了檔案管理工作的進(jìn)程。檔案信息化管理人才不僅需要具備檔案管理的相關(guān)能力，還需要具備一定的計(jì)算機(jī)水平和綜合素質(zhì)。然而，目前的檔案管理工作人員中老員工普遍認(rèn)同傳統(tǒng)管理模式，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，并且專業(yè)技能已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，缺乏有效的管理經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)新員工的離職率與調(diào)動(dòng)率比較高，從而導(dǎo)致信息化管理人才供不應(yīng)求，并且在工作中缺乏嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，不利于提高檔案信息化管理工作效率。

（三）缺乏足夠的資金

檔案信息化管理中缺乏足夠的資金直接影響檔案信息化進(jìn)程，受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響大多管理人員不支持投入資金開(kāi)展信息化檔案管理，或者，個(gè)別單位會(huì)有一部分信息化管理經(jīng)費(fèi)，但遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)設(shè)備采購(gòu)中往往不達(dá)標(biāo)，從而影響有效開(kāi)展檔案信息化管理進(jìn)程。

（四）缺乏完善的檔案信息化管理體系

具備完善的檔案管理信息化體系一直是檔案管理信息化建設(shè)中的關(guān)鍵點(diǎn)，因此，檔案管理部門應(yīng)該不斷完善信息化管理體系，旨在提供高質(zhì)量檔案。同時(shí)，健全相關(guān)管理制度，不斷提升管理人員專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，有效提高檔案資源共享及利用率。

三、檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）正確認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的積極作用

全面深入實(shí)踐檔案信息化管理建設(shè)，正確認(rèn)識(shí)信息化管理的積極意義，將完善檔案信息化管理體制作為重中之重，檔案信息管理人員應(yīng)該針對(duì)檔案資源不斷整理、分類、更新，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案資源利用率。管理工作進(jìn)程中，保證足夠的資金投入，采購(gòu)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備儀器，促進(jìn)工作效率。

（二）創(chuàng)新檔案管理模式

檔案管理工作人員應(yīng)該擺脫傳統(tǒng)檔案管理模式的框架，培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，將信息化技術(shù)運(yùn)用到檔案管理體系中，充分發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，采用電子文檔存檔并且結(jié)合移動(dòng)硬盤備份，確保其安全性，檔案信息化管理模式避免了之前檔案的儲(chǔ)存空間大，手續(xù)繁多等劣勢(shì)，從而有效地提高了工作效率。

（三）不斷提高檔案管理信息化工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理信息化工作人員需要具備足夠的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和綜合素質(zhì)，并且需要具備一定的計(jì)算機(jī)水平和網(wǎng)絡(luò)技能。此外，需要定期對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷培養(yǎng)其創(chuàng)新實(shí)踐能力，促使工作人員自我管理，不斷學(xué)習(xí)，提高自身專業(yè)水平。同時(shí)，建全評(píng)選機(jī)制，切實(shí)貫徹到員工制度中，采取優(yōu)勝劣汰，調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)型人才。

（四）確保檔案信息化管理的安全性和穩(wěn)定性

檔案管理信息化建設(shè)有效地提高了工作效率，滿足了人們的需求，然而，管理工作人員需要考慮其安全性和穩(wěn)定性，工作人員在工作中注重檔案資源備份，并且結(jié)合實(shí)際需要采取紙質(zhì)版和電子版相結(jié)合的儲(chǔ)存方法，提高安全性能。此外，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)系統(tǒng)，防止病毒或者黑客侵入等。

結(jié)論：

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理的必要趨勢(shì)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)重視檔案管理信息化建設(shè)的積極作用，結(jié)合電子信息化的優(yōu)勢(shì)，提高工作效率，進(jìn)而促進(jìn)檔案資源利用率。然而，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)艱巨、復(fù)雜的任務(wù)，需要投入足夠的資金設(shè)備和時(shí)間，需要部門與部門之間相互合作，努力實(shí)現(xiàn)資源共享，效益最大化。因此，檔案管理部門注重定期培訓(xùn)管理工作人員專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，培養(yǎng)工作人員創(chuàng)新實(shí)踐能力，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，開(kāi)闊檔案管理信息化建設(shè)的新方法，新思路，促進(jìn)文化建設(shè)。■

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