孟培婷

摘要：伴隨社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展完善，檔案管理作為日常管理工作的子系統(tǒng)，其重要性日益凸顯，對于檔案的完整性及安全性要求不斷提升。檔案資料不僅為解決發(fā)展中的實際問題提供參考及借鑒，也是規(guī)范管理生產(chǎn)、經(jīng)營等各項工作的前提與基礎(chǔ)。因此，管理者必須充分認(rèn)識到檔案管理重要性，發(fā)揮其基礎(chǔ)作用。本文主要對檔案管理工作的重要性進(jìn)行分析，并結(jié)合筆者經(jīng)驗探討加強(qiáng)檔案管理工作的可行性對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；重要性；策略

在新的發(fā)展背景下，檔案工作環(huán)境也產(chǎn)生一定變化。就現(xiàn)階段檔案管理工作而言，仍舊存在一定不足之處，不利于發(fā)揮檔案在日產(chǎn)管理中的積極作用。因此，管理者必須充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，促使“齊抓共管、社會共識”的局面逐步形成，推動檔案事業(yè)發(fā)展。檔案是對工作信息的歷史記錄，是考察和管理工作的憑證，能夠使管理者更好的掌握生產(chǎn)經(jīng)營狀態(tài)，實現(xiàn)社會人力資源信息系統(tǒng)化、具體化，因此，檔案管理工作在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有重要作用。

一、檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

從檔案管理工作自身社會價值角度出發(fā)，檔案管理工作不管是對于個人還是用人單位而言都有著直接和間接的作用，其直接對應(yīng)關(guān)系，影響到用人單位對人才的使用?，F(xiàn)階段檔案管理理念以及管理模式等方面都存在一定的局限性矛盾，尚未形成有效的標(biāo)準(zhǔn)化管理政策，其存在問題主要體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）檔案管理不規(guī)范

檔案管理工作并不是一蹴而就的，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作內(nèi)容會越來越多，但是不規(guī)范的檔案管理制度讓檔案管理工作停滯不前。在用人單位生產(chǎn)經(jīng)營過程中，檔案里面客觀記錄真實情況，一旦后期出現(xiàn)問題，查閱檔案可以有效幫助工作人員了解、分析問題的所在。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升

檔案管理工作人員缺乏責(zé)任心重要體現(xiàn)在兩個方面：其一，不重視檔案管理工作，在實際工作中，只關(guān)注檔案的保存工作，忽視了對檔案的分類、管理以及整理工作，使得檔案的管理十分混亂，無章可循，在這種情況下，一旦管理層或相關(guān)人員需要查閱檔案時，不能及時找出相關(guān)信息，降低了檔案查閱的效率。其二，管理層對檔案管理工作的忽視，現(xiàn)階段檔案管理工作人員綜合素質(zhì)還有待提升，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，無法開展良好的檔案管理工作。

二、加強(qiáng)檔案管理工作的重要意義

造成檔案管理問題的直接原因是我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨于成熟，檔案管理的模式有所改變，檔案管理工作需要在價值觀以及標(biāo)準(zhǔn)性上體現(xiàn)出一定的嚴(yán)謹(jǐn)和客觀方面，必須充分認(rèn)識到檔案管理的重要性。

（一）檔案管理工作體現(xiàn)社會價值

通過個人角度以及用人單位分析，檔案管理工作都具有重要的現(xiàn)實意義，檔案管理工作能夠體現(xiàn)一定的社會價值，這一社會價值需要進(jìn)行肯定和重視。要求檔案管理人員對檔案管理工作社會的價值進(jìn)行針對性的肯定，才能夠在檔案管理工作中對檔案管理工作的原則進(jìn)行清晰度的把握，檔案中包含了員工個人詳細(xì)的學(xué)歷信息、身份信息等等個人信息資料，可以一定程度的反映整個員工的成長經(jīng)歷。

（二）做好檔案管理工作的重要意義

1.管理工作正規(guī)化。由于檔案管理工作具有保密性，必須采取集中式的管理，才能確保檔案的卷案質(zhì)量和不泄露。不僅對檔案袋實行統(tǒng)一的印制，對工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，還統(tǒng)一確定檔案整理及驗收的方式，制定一個標(biāo)準(zhǔn)，對每個環(huán)節(jié)的檔案工作嚴(yán)格控制。對于檔案基礎(chǔ)工作，檔案服務(wù)創(chuàng)新也起著廣泛而深刻的影響。

2.管理工作信息化。檔案入錄的及時與靈活性，影響著檔案管理工作的成果和效率。與傳統(tǒng)檔案管理工作相比，檔案管理工作逐漸趨向于信息化，將紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案結(jié)合共同管理。改變了檔案管理工作的及時和靈活性，用現(xiàn)代合理科學(xué)的管理方式，實現(xiàn)信息化，不僅提高了檔案管理的成果，還能優(yōu)化檔案管理的效率。

3.檔案管理工作的安全性。由于檔案管理工作中的每一個環(huán)節(jié)都需要通過嚴(yán)格的管理機(jī)制進(jìn)行把關(guān)，不管是在檔案的查閱上，還是在建立檔案的過程中都需要在檔案工作人員規(guī)范和信息化的監(jiān)督下才能確保它的完整、保密，以及安全性，因此安全性是檔案管理工作中的重要性之一。

三、提高檔案管理工作的措施

在新的發(fā)展形勢下，要求檔案管理工作需要具有整體化的優(yōu)勢，客觀性特點(diǎn)以及準(zhǔn)確性特點(diǎn)，否則就可能受到實現(xiàn)目的約束，失去了自身的意義和內(nèi)涵。隨著檔案需求的劇增，只有不斷做好具有重要性的檔案管理工作，實現(xiàn)檔案共享價值，才能使檔案管理工作跟上用人單位發(fā)展步伐。

（一）加強(qiáng)檔案管理工作人員的培訓(xùn)

首先，檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)層要重視檔案管理工作，在人力、物力上支持檔案管理工作，自上而下地讓檔案管理工作人員重視檔案管理工作?？梢越M織檔案管理工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》，使得其檔案管理能力不斷提升。其次，通過制定獎懲制度，鼓勵檔案管理人員對工作的積極性，也能有效避免檔案管理人員懶散、懈怠的工作狀態(tài)，進(jìn)而促使檔案工作的質(zhì)量與效率得到提高。

（二）加強(qiáng)檔案管理信息化

檔案管理信息化是科技發(fā)展的必然產(chǎn)物，是提高檔案管理工作質(zhì)量的重要途徑。隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，信息化在很多領(lǐng)域得到可廣泛的應(yīng)用，檔案管理是日常管理中非常重要的一項工作。傳統(tǒng)的檔案都是紙質(zhì)的，但是近年來，電子檔案應(yīng)用更加廣泛，檔案管理的信息化可以促進(jìn)電子檔案管理質(zhì)量的提升，不管是在檔案信息的錄入還是檔案的提取上，都非常的便捷。因此，要引進(jìn)最新的檔案管理軟件，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

四、結(jié)束語

綜上所述，在社會主義市場發(fā)展背景下，要求不斷加強(qiáng)檔案管理工作的安全性及規(guī)范性，為用人單位發(fā)展提供支持與保障。因此，管理者必須充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，結(jié)合現(xiàn)階段檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在問題，探尋提高檔案管理水平的有效對策，更新檔案管理觀念，加強(qiáng)工作人員培訓(xùn)，逐步提升檔案管理工作質(zhì)量及效率，促進(jìn)信息化管理的實現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]賈秋.淺談檔案管理工作的重要性[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2013（03）.endprint