王夏瑜

摘 要：期刊是雜志社企業(yè)文化價值的體現(xiàn)，本文簡述建設(shè)有企業(yè)特色期刊檔案文化的重要，提出期刊檔案管理存在的問題，根據(jù)實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)提出管理對策，以此提供建設(shè)期刊檔案文化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：期刊；檔案管理；對策

1 建立期刊檔案的價值

期刊最早稱之為雜志，最早詞源來源于法文。期刊根據(jù)市場調(diào)查情況決定目標(biāo)讀者對象、主要內(nèi)容、發(fā)行方式等多方面因素而出版的讀物，是體現(xiàn)雜志社文化的重要文件記錄。“企業(yè)文化是企業(yè)全體成員共同認(rèn)可和接受的、可以傳承的價值觀、道德規(guī)范、行為規(guī)范和企業(yè)形象標(biāo)準(zhǔn)的總稱，是物質(zhì)文化和精神文化的總和?！盵1]期刊是雜志社對外溝通的窗口，隨著雜志社的發(fā)展和定位，各個時期的期刊風(fēng)格和內(nèi)容也具有當(dāng)時時代的特色以及企業(yè)的特征。“企業(yè)文化具有鮮明的企業(yè)特征，企業(yè)文化力也相應(yīng)具有鮮明的企業(yè)特征。企業(yè)文化是企業(yè)的基礎(chǔ)和靈魂，也是企業(yè)“軟實(shí)力”的核心內(nèi)容，是企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的精神動力。”[2] 期刊是企業(yè)發(fā)展歷史最原始的記錄，具有企業(yè)文化存儲載體的功能，也具有企業(yè)文化傳播的作用。建設(shè)具有深厚企業(yè)文化特色的期刊檔案，是雜志社企業(yè)文化建設(shè)的基石，也為雜志社發(fā)展提供有力的保障。

2 期刊檔案管理存在的問題

2.1 書稿檔案的不完整不能體現(xiàn)雜志社的核心工作內(nèi)容

目前，由于工作過程電子化程度高了，一般印前部門只存儲了書稿一版一次的最后可以提交印刷的電子文件，不僅沒有保存作者提交的原稿、各校次的文檔，甚至重印中的各補(bǔ)丁版本也沒有完整地保留，即這種工作模式?jīng)]有完整地保留編輯、校對和美術(shù)設(shè)計(jì)人員再創(chuàng)造的印記。而這些印記是雜志活動的最重要的核心成果，僅僅憑借現(xiàn)在簡單的審稿記錄檔案并不能充分體現(xiàn)編輯的創(chuàng)造力。如果作者或讀者發(fā)現(xiàn)雜志社的工作硬傷，雜志社作為責(zé)任主體是沒有辦法精準(zhǔn)追責(zé)的，很多時候責(zé)任追不到排印部門。排印部門、校對部門造成的差錯很難認(rèn)定，有可能會誤傷責(zé)任編輯。

2.2 印刷檔案的多個版本造成圖書重印時版本差錯

圖書重印修改的補(bǔ)丁一般由于數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)不到印前檔案部門而造成原稿存檔和印刷廠的最后版本略有不同。而同一個印刷廠家則會同時持有打過和沒打過補(bǔ)丁的兩種以上印刷版本。雜志社如何流轉(zhuǎn)印刷文檔同時有效監(jiān)管印刷廠所用印刷版本，是杜絕出版事故的根本。此后，出版部門為了保證永遠(yuǎn)使用最新的印刷檔案，徹底廢除了一切圖書的舊版本印刷檔案，即只保留最后一次印刷的文件。

再次，圖書修訂過程反復(fù)出現(xiàn)錯誤。曾經(jīng)有一本教材，參考文獻(xiàn)中誤將一位作者的名字寫成 “劉艷妮”，在重印時給予了糾正，修改成了正確的“劉燕妮”。過后，本書修訂，為了節(jié)省作者的時間，同時也為了提高審稿的效率，降低原稿差錯率，按照慣例向印前部門申請了原書的書稿檔案作為修訂源文件，而這個源文件中并沒有把“劉燕妮”這個“補(bǔ)丁”修訂存檔，依然保存的是一版一次當(dāng)中的“劉艷妮”，而圖書作者、責(zé)編、校對都忽略了參考文獻(xiàn)的再次認(rèn)定，造成之前錯誤的反復(fù)出現(xiàn)。

3 期刊檔案管理的對策

3.1 檔案數(shù)據(jù)收集、修改的同步

雜志社的各個部門之間都有使用圖書檔案數(shù)據(jù)的需求，如果對同一本圖書的檔案采集的數(shù)據(jù)不能統(tǒng)一的話，勢必造成混亂。尤其是圖書出版以后，如果對一些檔案信息如定價、合作條件進(jìn)行變更的話，相關(guān)數(shù)據(jù)使用部門都必須同步得到變更才能保證不發(fā)生混亂。一方面它取決于辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)同步程度，另一方面它也取決于工作流程的設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的周到與及時度。如果數(shù)據(jù)不及時同步更新的話，門戶上信息出錯的可能性是最大的，而門戶網(wǎng)站的管理和維護(hù)人員常常是最后一個得到數(shù)據(jù)。為解決同步問題，需要雜志社有專門的機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理所有的檔案信息。

3.2 圖片檔案檢索

每本圖書都需要封面設(shè)計(jì)，每個封面都涉及圖片檔案。由于雜志社每年的出書量不斷增加，美術(shù)人員的工作量也日益增多。雜志社會購買美術(shù)圖庫以供封面設(shè)計(jì)，圖庫中的圖片理論上是雜志社每本圖書可以共享的，因此，有可能會出現(xiàn)不同的封面在設(shè)計(jì)時選擇相同圖庫中圖片的情況。如果正好是不同的美術(shù)編輯，簽審的領(lǐng)導(dǎo)又不是同一個人，封面設(shè)計(jì)出現(xiàn)重復(fù)的現(xiàn)象就會發(fā)生。為此，建議利用圖片檢索技術(shù)對此種圖片雷同現(xiàn)象進(jìn)行防范。

3.3 版權(quán)保護(hù)

隨著印刷技術(shù)的進(jìn)步，絕大多數(shù)的圖書印刷已經(jīng)開始使用無菲林技術(shù)。這在降低成本、提高效率的同時，也給版權(quán)保護(hù)帶來新的課題。軟件的拷貝自然比菲林要容易得多，且無成本。雜志社對印刷廠的版權(quán)監(jiān)控其實(shí)已經(jīng)不存在。不僅如此，由于PDF文件的便捷和普遍，如果為了滿足圖書用戶的一些需求，隨意復(fù)制出版社書稿檔案的話，勢必造成版權(quán)的流失，甚至有惡意抄襲的情況發(fā)生。因此，檔案的電子化固然優(yōu)勢很多，缺點(diǎn)也是明顯的。新的版權(quán)保護(hù)技術(shù)手段既是檔案管理升級的需求，也是業(yè)內(nèi)的重要職責(zé)。

3.4 提升企業(yè)文化

檔案管理的水準(zhǔn)高低也是企業(yè)文化的重要內(nèi)容之一。一個擅長打理、珍惜“羽毛”的企業(yè)，會把雜志社的一切榮譽(yù)、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、活動都珍藏在案，如數(shù)家珍。愛社如愛家，雜志社的歷史文化、傳承、業(yè)績等，都可以通過企業(yè)的檔案來完整體現(xiàn)。雜志社作為一個傳承文化的使者，顯然，自身的文化傳承也十分必要。目前，雜志社這方面的積累還十分粗淺甚至無序，亟待專人專責(zé)整理、歸檔、定期整理。

3.5 檔案管里制度的重建

基于電子檔案管理固有的規(guī)律和特點(diǎn)，相應(yīng)的檔案管理制度，只有與之相適應(yīng)，才能使檔案管里人員有法可依、有章可循，杜絕泄密的發(fā)生。應(yīng)建立和升級配套的專人專管制度，明確管理人員的崗位職責(zé)，建立各類電子文件歸檔制度、存儲備份制度、利用制度、保密制度、責(zé)任追究制度、應(yīng)急預(yù)案等。

3.6 提升檔案管理人員素養(yǎng)

檔案管理的數(shù)字化、信息化，圖書檔案結(jié)構(gòu)的復(fù)雜化，既要求優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)，又要求檔案管理人員除了具有必要的政治和業(yè)務(wù)素養(yǎng)外，還必須根據(jù)圖書出版的流程，掌握必要的多媒體信息處理能力、數(shù)據(jù)庫處理能力以及新媒體使用能力；隨著出版數(shù)據(jù)庫的規(guī)?；?、多媒體化，管理人員必須不斷完善知識結(jié)構(gòu)，掌握數(shù)字化檔案管理的新技術(shù)，全面把握書籍出版的工作過程，實(shí)時溝通編務(wù)、財務(wù)、經(jīng)營等各部門信息，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性，實(shí)現(xiàn)出版內(nèi)部各個子系統(tǒng)的統(tǒng)一。

4 結(jié)束語

在21世紀(jì)經(jīng)濟(jì)全球化的環(huán)境下，雜志社通過建設(shè)凸顯企業(yè)個性的期刊檔案文化來展現(xiàn)企業(yè)鮮明個性的企業(yè)特征，這樣有利于員工潛移默化、自覺地接受企業(yè)文化，不斷增強(qiáng)企業(yè)使命感，從而使得企業(yè)文化不斷傳承和可持續(xù)的發(fā)展下去。同時，在當(dāng)今多樣性和特色化的消費(fèi)市場，期刊檔案文化建設(shè)可以在滿足讀者精神價值需求的基礎(chǔ)上，打造具有企業(yè)特色的期刊風(fēng)格和期刊文化品牌，才能使雜志社發(fā)展的更好。

參考文獻(xiàn)

[1]金愛蘭.新時期企業(yè)文化建設(shè)的思考[J].經(jīng)營管理，2013（2/3）：46-48.

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[4]丁玲.當(dāng)前檔案管理面臨的問題及對策分析[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā).2013（Z2）.