彭怡菁

摘 要：檔案是辦公室的一種記錄手段，通過紙制品或者電子記錄事件的發(fā)生原因和經(jīng)過。一般情況下，我們都是通過檔案來獲取過去、現(xiàn)在的信息。因此檔案對于辦公室來說意義非凡，隨著時代的改變和要求我們也要相應(yīng)的對檔案的記錄方式進行改革。也就是我們所說的信息時代的信息化處理，將高科技應(yīng)用于此。本文就是針對這一原因進行檔案工作的創(chuàng)新研究。

關(guān)鍵詞：信息時代；創(chuàng)新研究；辦公室；檔案管理

如今是一個快餐時代，辦公室人員對于信息的獲取需要靈活性。而檔案作為辦公室人員獲取重要信息的一個重要來源，辦公室檔案管理工作就顯得十分重要了。我們要加強檔案管理的自由度，順應(yīng)時代潮流，擴寬檔案的使用途徑，讓普通群眾也能夠查閱到檔案。

1 檔案管理的內(nèi)容

（1）概念

何為信息化的檔案管理，就是將先進的信息處理技術(shù)應(yīng)用于檔案的書寫、保存中。除此之外，比較之前的紙質(zhì)檔案，這種檔案增加了易保存，易翻閱的優(yōu)點，讓資源能夠得到快速循環(huán)利用[1]。因此檔案的信息化利用就是通過換一種載體來提高資源的利用率，也是把字體數(shù)字化的一種變現(xiàn)。不過這些改變要離不開檔案行政管理機構(gòu)的統(tǒng)一組織和規(guī)劃。

（2）特點

信息時代辦公室檔案管理工作的特點體現(xiàn)在三個方面。第一，辦公室檔案管理工作必須有相關(guān)部門研究制定的法律法規(guī)和工作守則，并在工作中嚴(yán)格遵守執(zhí)行。第二；辦公室檔案的管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔Υ嬖诰W(wǎng)絡(luò)終端上。第三；檔案的信息化利用提高了資源的利用率，實現(xiàn)了工作信息化和網(wǎng)絡(luò)化，提高了各個部門的工作效率。

（3）主要任務(wù)

辦公室檔案管理的主要任務(wù)是確保電子信息安全的前提下，積極開發(fā)新的技術(shù)來管理這些資源，并在實際工作中起到應(yīng)有的作用，提高工作人員的工作效率，為整個部門的運作提供了保障。

（4）主要內(nèi)容

辦公室檔案管理工作的主要內(nèi)容包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才建設(shè)五大方面。首先有一個完善的基礎(chǔ)設(shè)施是實現(xiàn)檔案管理的一個基礎(chǔ)，我們要保障基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，更好的建設(shè)一個檔案管理的大平臺。其次是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，由于信息總量大且復(fù)雜，各個部門在建設(shè)檔案管理工作的時候一定要結(jié)合自身的情況，遵守相關(guān)的法律法規(guī)的前提下，積極開展調(diào)研，建設(shè)出一條適合自身發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。再其次是檔案信息資源的建設(shè)，這是整個檔案管理工作中的重中之重，我們必須協(xié)同各個部門，將各大信息庫相統(tǒng)一建設(shè)，成為社會上不可脫離的重要工作。最后是應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，它是對整個檔案管理系統(tǒng)的一個優(yōu)化，方便各個部門準(zhǔn)確且快速的查找相應(yīng)的內(nèi)容，提高工作效率[2]。最關(guān)鍵的是人才隊伍的建設(shè)，眾所周知，國家的建設(shè)不能沒有人才，檔案工作同樣如此。因此我們要積極培育專業(yè)的人才，提高檔案管理的整體水平。

2 檔案管理存在的問題

（1）工作理念老舊。

以前的檔案管理方式注重對檔案的保存，只是簡單的對文件材料進行裝訂，很少對檔案進行長遠(yuǎn)的分類整理，忽視了其真正存在的意義。而信息化的檔案管理要求重視檔案本身實際的功能價值，做到與時俱進，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作理念，將服務(wù)更廣泛的投入社會中去，更好的服務(wù)于檔案與社會之間。

（2）工作方式落伍。

大多數(shù)的檔案管理部門依然采用傳統(tǒng)老舊的管理方式，即利用人工手寫并將其歸檔保存，這樣的工作方式有著十分明顯的缺點。由于信息量龐大，加上管理人員對于檔案工作的認(rèn)識不夠明確，配合上落后的工作方式，導(dǎo)致工作人員的工作效率十分低下，不能高效及時的將存檔資料分類并整理保存，導(dǎo)致了整個檔案管理工作的落后。

（3）制度不完善。

由于對檔案管理工作的不重視，許多部門對檔案管理的相關(guān)制度不明確，導(dǎo)致在工作中很多管理人員沒有了工作的積極性，從而影響了檔案整理工作的及時性和高效性。某些領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的落實不到位，導(dǎo)致檔案整理工作的職責(zé)沒有落到實處，影響了檔案資源的可利用率。

（4）專業(yè)人員偏少。

傳統(tǒng)的檔案管理工作不需要專業(yè)知識充沛的人來進行，他們只需要簡單的通過手寫等方式來對檔案進行歸納整理。然而現(xiàn)代的信息化辦公室檔案管理就需要其工作人員有相當(dāng)扎實的計算機知識，而且要對檔案工作的平臺使用相當(dāng)熟悉，才能更好的為檔案管理工作提供自己的微薄之力。因此，我們需要不斷提升專業(yè)人才隊伍，積極招收專業(yè)人才，培養(yǎng)合格優(yōu)秀的檔案管理人員，從而提高工作效率，發(fā)揮檔案管理工作的實際作用。

3 檔案管理創(chuàng)新的方法

（1）提高重視程度。

作為工作的第一步，我們應(yīng)該提高對檔案管理工作的重視程度，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，并通過多方面的協(xié)助和自身的努力，不斷創(chuàng)新，與時俱進，要具備良好的思想觀念，勤勤懇懇為社會大眾服務(wù)，為社會大眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)工作。

（2）創(chuàng)新服務(wù)方式。

由于傳統(tǒng)的檔案管理方式十分落后，手寫的檔案存放時間久了容易字跡模糊，不易保存，加上若要提取某些信息的時候，需要耗費大量的人力物力來查找，導(dǎo)致了工作效率嚴(yán)重大打折扣。因此我們需要加強對應(yīng)用平臺的建設(shè)，讓用戶隨時都可以利用這個平臺查詢到他們想要的信息，不受任何因素的干擾。構(gòu)建這個平臺之后，我們需要加強對電子檔案的整理與分類，不斷完善檔案管理信息化服務(wù)，為社會創(chuàng)造更好的服務(wù)方式，充分發(fā)揮辦公室檔案管理的優(yōu)勢與便利[3]。

（3）加強檔案的保密工作。

雖然我們處在一個科技技術(shù)發(fā)達(dá)的時代，豐富的信息技術(shù)給我們的生活提供了許多便利，但凡事有利也有弊，它給我們同時帶來了許多風(fēng)險，它對檔案的保密工作帶來了隱患，一些計算機病毒會利用硬件或者軟件的傳播進入計算機系統(tǒng)，導(dǎo)致文件信息的丟失。因此，我們要重視系統(tǒng)的安全問題，設(shè)立防火墻，加強檔案的保密工作。

4 結(jié)語

辦公室檔案的管理工作十分重要，它在整個事業(yè)單位和企業(yè)中扮演著相當(dāng)重要的角色。在信息時代的來臨之際，我們必須發(fā)現(xiàn)辦公室檔案管理工作所面臨的問題，并積極創(chuàng)新管理工作，早日實現(xiàn)辦公室檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。我們還要積極加強專業(yè)人才的培養(yǎng)，創(chuàng)新服務(wù)意識，思想觀念，更好的服務(wù)社會。

參考文獻(xiàn)

[1]蘇立群.對信息時代檔案管理工作創(chuàng)新的探析[J].考試周刊，2014，18：114-115.

[2]李成.論信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新與實踐[J].電腦知識與技術(shù)，2013，31：7154-7156.

[3]許晨.淺析新形勢下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].才智，2015，（18）.