摘 要：近幾十年以來，我國的經(jīng)濟社會發(fā)生了飛速的變化，經(jīng)濟越來越繁榮，社會的發(fā)達程度越來越高，各方面的發(fā)展程度也越來越高。再狠所企業(yè)單位中，文件的管理和檔案的整編成為一個很大的問題，經(jīng)年累月的文件囤積下來，如何進行有效的管理，使我們要解決的問題。本文通過對檔案文件收發(fā)與整編進行論述，分析所存在的問題，提出可行的政策建議。

關(guān)鍵詞：檔案文件：收發(fā)與整編：管理

1 引言

從文件管理學(xué)的角度來看，我們知道，檔案是國家非常重要的一筆財富，是國家、社會在政治、經(jīng)濟、軍事、科學(xué)技術(shù)、研究工作、人文素養(yǎng)、地理等等方面的重大事件的記錄，具有很強的歷史價值。這是人類社會實踐的價值體現(xiàn)，也是知識學(xué)問的信息表達，是一種很具有影響力的信息資源。在眾多的機構(gòu)中，檔案都很很多很繁雜，文件的數(shù)量十分的大，如何進行管理是各個部門的有壓力的工作，具有原始性、依據(jù)性、廣泛性、順序性等特性。文件收發(fā)和與整編的工作十分復(fù)雜，本文通過分析檔案文件的管理現(xiàn)狀，從而提出一些可行性對策建議。

2 檔案文件收發(fā)與整編的現(xiàn)狀及存在的問題

2.1 很多部門注重收集憑證文件，卻忽視文件檔案的歸檔

檔案的作用主要有兩個方面，一個是起到憑證作用，作為一件事項的證據(jù)來證明，以顯示這件事情的真實性。第二個是利用價值，用檔案的利用價值來在很多事項中體現(xiàn)。在工作當中，每一項工作都講求原則性，按照文件的原則來行事，做到有章可循，有法可依，講究真憑實據(jù)。但實現(xiàn)在很多單位，很重視文件的收發(fā)和執(zhí)行，卻在文件作為檔案進行歸檔整編工作上完成的不夠，很多地方，檔案文件遺失的問題很嚴重，工作單位發(fā)生變動時候，很多文件檔案就丟了。而且在平時文件管理的時候疏忽大意，很多文件的操作很不規(guī)范，例如文件檔案的復(fù)印需要嚴格的監(jiān)控，在對文件的大量復(fù)印及流出后，使得文件收檔案整編的價值大大降低。

2.2 缺乏檔案資源的建設(shè)工作

檔案是一個企業(yè)、、單位部門的最重要的資源，了解一件事情最直接的證據(jù)，具有很強的依據(jù)價值。而作為龐大的資源庫，文件和檔案的管理應(yīng)該具有一個整體性，現(xiàn)在很對單位的文件檔案管理很混亂，資源無法統(tǒng)一吧，很多的文件在不同的部門歸檔。我認為應(yīng)該建立一個統(tǒng)一的資源平臺，收集所有的文件檔案，使得資源的利用很加油效率，如果有人想查看檔案，可以再平臺上很快的找到資源，大大節(jié)約了人們的時間精力。并且讓文件檔案可以更好的保存下來，很好地受到相關(guān)人員的管理。

另一方面，檔案文件的管理完整性主要是在檔案收集當中，在以往的管理當中，我們只是對文件進行收集，卻沒有很好地管理，對于檔案文件管理人員的技能和管理方式背景知識沒有深入的了解，導(dǎo)致很多文件的管理沒有一個系統(tǒng)的行為準則，這樣通常使得在管理過程中無法把握文件的完整性。也是的文件遺失的現(xiàn)象十分嚴重。技術(shù)過程十分模糊，無法給工作人員清楚地管理策略。

2.3 文件檔案的分類不清晰，資源構(gòu)成的不完善

檔案文件資源的運用很大程度上是由文件檔案查詢體系的管理平臺，作為文件檔案的基礎(chǔ)，這是一個復(fù)雜的過程，通常在檢索過程中，我們有時候?qū)σ粋€文件屬于哪一類，認識很不清楚，就像圖書檢索一樣，我認為文件檔案管理也應(yīng)該參考這種方式，對文件檔案進行合理有效的分類，使得人們在搜索問件事依照所處的種類、型號等等迅速的找到文件，辦事效率得到顯著提高。

當然，這個方面我們的措施還是很缺乏的，主要是因為文件檔案的分類是一個十分繁瑣復(fù)雜的過程，文件檔案的分類十分的所而且很細小，所以這給工作帶來了很大的壓力，我們從各個高校的圖書館資源建設(shè)投入就可以看出來，學(xué)校的圖書館在學(xué)校是一筆很大的投資，工作難度大，而且需要時時進行更新。所以對予單位來說，文件檔案管理也是需要很大的人力物力來維持，當然他們之間也有不同，文件檔案管理畢竟不像圖書館那樣打的工程，作為一個小工程在一定的范圍內(nèi)還是比較容易操作的。

2.4 文件檔案管理制度不完善，管理方法不規(guī)范

在很多的單位，并不能對文件大難進行很好地管理，主要是因為沒有一個很完善的管理制度進行遵循，在管理過程中，制度體系不完善，這讓單位管理文件檔案的人員沒有給一個可以操作的指南，不了解一個文件應(yīng)該如何進行管理，而且在這種情況下，管理的很多方法不清晰，導(dǎo)致管理行為很不規(guī)范。這樣對于文件檔案的管理是很不利的，需要我們子啊這兩個方面加大力度進行改變。

3 改進文件收發(fā)與檔案整編的現(xiàn)象的對策建議

文件的收發(fā)與檔案整編對于我們?nèi)粘９ぷ魇鞘值闹匾?，我們?yīng)該對在其中出現(xiàn)的問題進行積極的改變，提出一系列的可行性建議來改變這些方面的不足。下面筆者從這幾個方面進行一些個人的論述。

3.1 檔案的利用價值應(yīng)該提高，作用影響力加大

在日常的管理中心，我們不但要注重文件的收集。也要注重文件作為檔案進行有效的管理，這是一種觀念上的措施，要改變我們傳統(tǒng)的一些習(xí)慣，注重文件的惠州，以作為檔案來進行收集，這是我們的一筆巨大的財富力量。在日常的管理當中，我們應(yīng)該按照整編要求，保證文件的原始性，體現(xiàn)出文檔的真實性。另外，在文檔的管理上，應(yīng)該規(guī)范使用、復(fù)印文檔的行為，也要給文件松綁也要給文件加雙保險。管理人員在文檔收集的過程中，及時對文檔進行檢驗確認。保證文件的真實可靠性。

3.2 加強文件收發(fā)檔案整編的系統(tǒng)性和完整性

檔案管理人員與文件收發(fā)人員應(yīng)該了解收發(fā)文件以及檔案整編的技術(shù)和程序，一個管理的步驟應(yīng)該反映著整體的思維與意圖。應(yīng)該可以全面的起到作用，系統(tǒng)的為所在的部門提供幫助，在管理方式行為方面應(yīng)該積極的改進，以保持相關(guān)人員的專業(yè)性。在中，文件收發(fā)與檔案整編的管理應(yīng)該具有系統(tǒng)性和完整性，管理的順序、做事的步驟、文件的審核都應(yīng)該遵循一個制度，保證這個制度體系的整體性和完整性。

另外在工作當中，我們在文件的收集、歸檔、清單等等詛咒中，要注意技術(shù)方面的應(yīng)用，子安在滇南技術(shù)很發(fā)達，而且網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫的的建設(shè)也是十分的發(fā)達，我們可以利用計算機和網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，這樣可以很好地解決檔案的空間占用問題，而且在電腦上檢索更加的迅速可靠。也方便進行文件的各種事項，比如統(tǒng)計、查詢、總結(jié)、分類等等。

3.3 努力改善文件收發(fā)和檔案管理的分類

完善檔案文件管理的分類是十分重要的，這直接影響了能否建立起完整的類別體系，以及做到檔案的有效管理、規(guī)范方式和標準化步驟等等。根據(jù)夠假的文件分類方法和指南，我們可以初步對分類有個大致的了解，另外我們要參考圖書分類方法進行改進，積極改善自身的不足也要發(fā)揚自己的特色。

我認為可以從兩個方面進行改變：第一，我們可以增加設(shè)備，增加空間，以及人手等，這主要是進行硬件的改變，比如增加多個辦公室，改裝成我們的資料室，抽出比較多的人手進行檔案的管理，另外可以購買更先進的設(shè)備，比如電腦，我們可以購買更先進的電腦來增加我們資料的安全性和存儲的迅速性，也可以購買更多的、更先進的掃描設(shè)備，這樣可以明顯提高我們的辦事效率。

第二我認為可以更新分號碼，我們應(yīng)該隨時更具時代的變化而不斷更新自己的分類號識別，以前的分類碼很多已經(jīng)淘汰，在現(xiàn)在看來是很缺乏的，我們積極更新也可以讓很多新型的文件找到屬于自己的類別。

4 結(jié)束語

文件收發(fā)和檔案管理使我們信息資源的重要組成部分，我們應(yīng)該積極的完善、改變、改進，這樣才能使得自己的信息資源的到很好地利用。

參考文獻

[1]沈麗華：《發(fā)揮科技檔案信息在科研課題研究中的作用》[J]，《科技檔案》，2007（3）。

[2]廖忠：《論企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用》[J]，《航空檔案》，2003（1）。

作者簡介

李琳（1981-），天津市，天津水務(wù)集團有限公司引江市南分公司。