阿曼古力·庫爾班
引言
畜牧科技檔案是人們在畜牧業(yè)生產(chǎn)活動領域中形成的,是畜牧業(yè)生產(chǎn)、建設、科研以及由此而進行的各項研究活動等全過程的真實記錄,包括聲像、圖片、照片、紅燈及文字材料。完備的畜牧科技檔案將減少大量不必要的重復性工作,不僅提高工作效率,而且對提高畜牧業(yè)的經(jīng)濟效益有著極其重要的意義,是開發(fā)畜牧信息資源的重要保障。
1 主動服務,解決畜牧科技檔案收集,立卷難的問題
畜牧科技檔案收集難的問題,有客觀原因,也有主觀原因,一是各部門對檔案工作沒有引起足夠重視,對平時立卷工作的重要性認識不清;二是檔案管理人員督促,催交力度不夠。要解決好上述問題,應從以下幾方面入手:
1.1 要提高檔案宣傳力度。要堅持不懈地學習、宣傳《檔案法》、《草原法》、《科學技術檔案工作條例》嚴格執(zhí)行。強化各部門人員的法律意識和檔案意識,真正做到依法治檔,提高遵紀守法的自覺性,努力提高檔案工作的社會地位?!稒n案法》第十條做出明確規(guī)定,對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定“定期向本單位檔案機構或檔案工作人員移交,集中管理,任何個人不得據(jù)為己有”。國務院頒布的《種畜禽管理條例》第十九條中也有規(guī)定:“生產(chǎn)經(jīng)營種畜禽的單位和個人,必須遵守種畜禽繁育、生產(chǎn)的技術規(guī)程,建立生產(chǎn)和育種檔案”。這使畜牧科技檔案歸檔制度,用法律的形式固定下來,并要求畜牧工作人員及檔案管理人員貫徹執(zhí)行。
1.2 宣傳檔案的重要作用,提高檔案意識。要有積極的態(tài)度,及時向有關人員收集材料,向畜牧科技人員及專業(yè)技術工作人員宣傳檔案的重要作用,保證科技檔案的齊全完整。有的業(yè)務人員以要經(jīng)常利用為借口,認為完全沒有必要送交檔案室,更有甚者是借而不還或未經(jīng)允許原文抄襲,署名為自己的文章,造成很不好的影響,這勢必會加大材料收集工作的難度。每年檔案收集工作開始時,檔案人員為了收集到歸檔材料,往往要經(jīng)數(shù)次催交,即便這樣,歸檔材料仍然收集不齊,造成科技檔案缺損。要解決好這些問題,必要克服一些模糊認識,明確責任關系,加強畜牧科研人員的檔案意識,同時檔案人員一定要熟悉畜牧方面的知識,掌握情況,做到有目的地廣泛收集有關材料。要通過利用-反饋-再利用-再反饋的方式,提高檔案的利用效果。否則,將無法檢驗收集歸檔來的材料質(zhì)量,對短缺的東西也無法進行補充收集。只有這樣,才能作出鑒別和比較,正確地判斷其保存價值,有利于充分利用,體現(xiàn)出畜牧科技檔案自身的經(jīng)濟價值。
1.3 注意平時立卷工作。搞好平時立卷是一項基本性工作,科技檔案材料的形成往往是以個人或課題組研究形成的材料為主的。因此檔案人員應與業(yè)務人員加強聯(lián)系,互相協(xié)作,在立卷過程中,檔案員做好平時立卷工作的指導工作,同時各業(yè)務部門應設專人負責立卷工作。
由于畜牧研究是一項長久的工作,對每一項科研成果從開始申報和準備材料,科研過程中的原始記錄,課題研究中的試驗,篩選,論文專著到最后成果鑒定,往往需要很長的周期,因此要求必須有一套系統(tǒng)完整的管理程序或規(guī)程,必須待課題研究完成通過鑒定,材料收集齊全后,再移交檔案室集中統(tǒng)一管理,科技檔案還要與課題管理同步進行。為擴大科研成果的作用,應建立科研成果檔案庫。對每年的研究成果,獲自治區(qū)獎,國家獎的科研課題匯總成冊,進行廣泛技術交流,為技術人員提供最新科技動向。制定科技檔案管理,實施辦法,統(tǒng)一歸檔內(nèi)容及檔案的規(guī)范化、標準化,做到準確、齊全、完整,有利于發(fā)揮檔案的作用。
2 加強檔案管理人員專業(yè)技術和業(yè)務素質(zhì)的提高
要使全區(qū)的畜牧工作由數(shù)量型向質(zhì)量效益型轉(zhuǎn)變,并在畜牧結(jié)構調(diào)整和良種化程度上達到質(zhì)和量的飛躍,必須重視畜牧科技檔案的管理工作。畜牧科技檔案管理人員不僅需要掌握檔案專業(yè)知識,還必須熟知一定的畜牧科技知識,要求了解本單位的科研畜牧生產(chǎn)過程所包括的各個環(huán)節(jié),并在工作中不斷提高業(yè)務水平。
3 建立,健全各項規(guī)章制度
沒有健全的歸檔制度就不可能有完整的檔案。為了搞好科技檔案工作,做到有章可循,必須“三統(tǒng)一”,即統(tǒng)一制度,統(tǒng)一做法,統(tǒng)一保管。統(tǒng)一制度是指,建立統(tǒng)一的科技檔案管理制度,保密制度,檔案管理人員崗位責任制,檔案的歸檔范圍,檔案的移交制度,文件材料節(jié)約制度等各制度,并張貼上墻。統(tǒng)一做法是指,對不同門類和載體的檔案的分類、編號、排列、編目和保管期限表等要有統(tǒng)一的標準和要求。統(tǒng)一保管是指一個單位各個職能部門形成的各種載體的檔案,要按規(guī)定定期向本單位檔案機構或人員移交,任何承辦單位和個人不得留存。
有必要說明的是,檔案人員必須加強保密制度的宣傳,遵守保密守則,做好保密工作。在提供借閱的同時要向借閱者講清保密的重要性,并有明確的審批手續(xù)。
4 有利于實現(xiàn)畜牧科技檔案的現(xiàn)代化管理
隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展,檔案已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體逐步擴展到包含文字、圖像、聲音等多種媒體形式。計算機的廣泛應用把檔案人員從繁瑣的業(yè)務中解放出來,這也是檔案工作的發(fā)展方向。
在對畜牧科技檔案李娟、編目、整理成冊后,我們可以充分利用計算機處理信息的精確、方便、快捷、通用性強。
標準化程序高等特點,來實現(xiàn)檔案管理工作的辦公自動化和科學管理化,既節(jié)省空間有節(jié)省材料,一張光盤就可以存儲幾萬卷檔案,通過計算機就可以毫不費力地查找每一份文件,大大節(jié)約了時間和勞動強度。在此基礎上在進一步綜合利用計算機網(wǎng)絡和多媒體技術,實時瀏覽和網(wǎng)上查詢?nèi)珖鞯氐男竽量萍紮n案,極大地提高了利用率,實現(xiàn)畜牧科技檔案的現(xiàn)代化管理。為適應我區(qū)現(xiàn)代化畜牧業(yè)發(fā)展的迫切需求,畜牧科技檔案工作應做到制度化、規(guī)范化、標準化、信息網(wǎng)絡化,為我區(qū)發(fā)展現(xiàn)代化畜牧業(yè)、農(nóng)牧民增收做出應有的貢獻。
作者單位:新疆阿克蘇市草原工作站endprint