趙靜
摘 要:傳統(tǒng)的檔案管理工作的慣性思維影響了檔案工作的突破和創(chuàng)新,直接限制了其公共服務(wù)功能的拓展,但是在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的基礎(chǔ)上人們的生產(chǎn)實(shí)踐方式呈現(xiàn)出多元化發(fā)展的趨勢(shì),人們對(duì)公共服務(wù)的需求也越來(lái)越高,檔案管理工作需要積極需求服務(wù)功能的拓展,提高公共服務(wù)水平。該文主要通過(guò)分析和探究檔案工作創(chuàng)新中公共服務(wù)的拓展的方法和措施,旨在為我國(guó)檔案管理工作提供參考。
關(guān)鍵詞:檔案工作 公共服務(wù) 創(chuàng)新 開拓 方法
中圖分類號(hào):G279.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1674-098X(2017)06(b)-0186-02
傳統(tǒng)的封閉型檔案工作模式已經(jīng)不能滿足社會(huì)檔案管理建設(shè)需求,提高檔案管理科學(xué)化水平是深入貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的必然要求,所以急需對(duì)檔案工作體系進(jìn)行改革和創(chuàng)新,實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)型檔案館向現(xiàn)代檔案館轉(zhuǎn)變,提高檔案工作中的公共服務(wù)水平和質(zhì)量。尤其現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的基礎(chǔ)上,要盡快實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)和管理的數(shù)字化、信息化,更有效地開發(fā)利用檔案信息資源,為人類社會(huì)的進(jìn)步服務(wù),促使檔案信息化建設(shè)與社會(huì)發(fā)展的總體方向保持高度的一致性,充分體現(xiàn)檔案工作的社會(huì)價(jià)值。文章就如何在檔案工作創(chuàng)新中拓展公共服務(wù)功能展開討論和研究。
1 積極挖掘館藏開放潛力、提高公共服務(wù)品質(zhì)
1.1 拓展館藏開放數(shù)量
檔案工作創(chuàng)新中的服務(wù)功能拓展需要積極拓展服務(wù)思維、服務(wù)領(lǐng)域,在檔案管理過(guò)程中尋找服務(wù)拓展切入點(diǎn),實(shí)現(xiàn)由封閉走向開放。從調(diào)查的數(shù)據(jù)來(lái)看,目前我國(guó)檔案館可以開放利用的館藏檔案僅占館藏檔案總數(shù)的24%,與我國(guó)日益增長(zhǎng)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化的需求不相適應(yīng)。所以我國(guó)檔案館應(yīng)該挖掘館藏開放潛力,拓展館藏開放數(shù)量??梢栽趪?yán)格遵循我國(guó)《檔案法》的基礎(chǔ)上,對(duì)未滿30年不具保密需要,以及滿30年可以解密的這類檔案逐漸實(shí)現(xiàn)開放,增大開放的數(shù)量,提高檔案服務(wù)功能和質(zhì)量。
1.2 拓展檔案開放的范圍
現(xiàn)在我國(guó)眾多檔案館都會(huì)設(shè)立相關(guān)的檔案禁區(qū),尤其在社會(huì)公眾的現(xiàn)代化意識(shí)不斷高漲的同時(shí),政府應(yīng)該積極拓展檔案開放的范圍,體現(xiàn)政府對(duì)社會(huì)民眾知情權(quán)的充分尊重。我國(guó)外交部檔案館在2004年4月向社會(huì)開放了4545件外交檔案,7月又逐漸開放5042件,這一舉措在社會(huì)上引起積極的反響,得到了國(guó)家社會(huì)和國(guó)內(nèi)民眾的贊許,同時(shí)也說(shuō)明社會(huì)民眾對(duì)檔案服務(wù)功能的需求。
1.3 拓展檔案服務(wù)的群體
我國(guó)各類檔案館的檔案資源主要是用于公務(wù)、學(xué)術(shù)研究等領(lǐng)域,社會(huì)公民的個(gè)人服務(wù)功能較差。在社會(huì)功能逐漸多元化的同時(shí),公民個(gè)人的檔案服務(wù)需求在不斷高漲,政府應(yīng)該積極開放館藏非公務(wù)利用檔案,向社會(huì)公民個(gè)人提供檔案功能服務(wù)。例如,社會(huì)工作、生活中公民需要了解經(jīng)濟(jì)糾紛、婚姻關(guān)系、工作調(diào)動(dòng)、勞動(dòng)保險(xiǎn)等信息,檔案館逐漸開放這類檔案信息,擴(kuò)大檔案服務(wù)的群體,提高檔案服務(wù)水平。
2 借力社會(huì)優(yōu)勢(shì)資源,創(chuàng)新管理機(jī)制
2.1 加強(qiáng)與相關(guān)機(jī)構(gòu)部門的合作
檔案館要學(xué)會(huì)利用外部環(huán)境資源和優(yōu)勢(shì),在遵循國(guó)家政策基礎(chǔ)上,與社會(huì)各界建立練好的溝通渠道,加強(qiáng)業(yè)務(wù)上的合作。例如,檔案館基于共同目的和利益與相關(guān)社會(huì)部門機(jī)關(guān)展開合作,如圖書館、博物館等,實(shí)現(xiàn)資源的共享,擴(kuò)大資源服務(wù)空間,形成一個(gè)資源整體,突破了傳統(tǒng)檔案館服務(wù)時(shí)空的局限性,可以為廣大社會(huì)群眾提供更為豐富、更為便捷的服務(wù)功能。同時(shí),檔案館向著完全開放的方向發(fā)展,勢(shì)必將承擔(dān)更大的這會(huì)責(zé)任。
2.2 加強(qiáng)檔案館的信息化建設(shè)
在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的基礎(chǔ)上,檔案館逐漸實(shí)現(xiàn)以社會(huì)民眾為主導(dǎo)的多元化發(fā)展趨勢(shì),不斷優(yōu)化改進(jìn)自己的運(yùn)行方式,實(shí)現(xiàn)與網(wǎng)絡(luò)數(shù)字發(fā)展趨勢(shì)的對(duì)接,尤其民眾更傾向于通過(guò)網(wǎng)絡(luò)途徑獲取信息資源,檔案館應(yīng)該構(gòu)建適合自己內(nèi)部管理發(fā)展需求的信息資源網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái),為社會(huì)民眾提供更便捷,更人性化的搜索服務(wù)。檔案資源信息的存儲(chǔ)、處理、通信和交互于一體。其次,現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,智慧型手機(jī)已經(jīng)逐漸成為人們信息獲取的主導(dǎo),檔案館可以建立微信公眾平臺(tái),微博公眾號(hào)等為社會(huì)民眾提供全方位數(shù)字化的檔案服務(wù)。提高檔案創(chuàng)新中的公共服務(wù)質(zhì)量。
2.3 構(gòu)建檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)模式
檔案館的檔案信息資源豐富,但是很多時(shí)候提供服務(wù)功能的便捷性不足,檔案館可以通過(guò)委托的形式將部分業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到相關(guān)機(jī)構(gòu),實(shí)現(xiàn)檔案資源的良好利用。例如,將相關(guān)的檔案信息外包給專業(yè)公司,通過(guò)專業(yè)公司的加工和平臺(tái)構(gòu)建,讓社會(huì)獲取檔案資源的便捷度提高,獲取檔案信息的渠道拓寬。通過(guò)這樣的方式不僅提高了檔案服務(wù)功能的拓展,還實(shí)現(xiàn)了相互借力的雙贏效果,使得檔案創(chuàng)新的公共服務(wù)功能拓展投入少、效果高。
3 拓展檔案公共領(lǐng)域,提高服務(wù)的社會(huì)性
3.1 延伸服務(wù)鏈條
在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的基礎(chǔ)上,社會(huì)的生產(chǎn)力水平也在不斷提高,人們生產(chǎn)實(shí)踐的內(nèi)容越來(lái)越多,實(shí)踐的方式也呈多樣化的方式,檔案工作急需拓展功能領(lǐng)域,才能滿足社會(huì)民眾的需求。傳統(tǒng)的檔案開放基本沒有涉及到家庭收支賬、集成長(zhǎng)照片、專業(yè)收藏等,檔案館應(yīng)該積極挖掘館藏資源,開放這類型檔案,切實(shí)滿足更多社會(huì)民眾的需求,把檔案的再生產(chǎn)品推向社會(huì)市場(chǎng),延伸檔案公共服務(wù)的鏈條,發(fā)揮檔案資源應(yīng)有的社會(huì)效益。
3.2 建立以社會(huì)民眾為中心服務(wù)機(jī)制
檔案館應(yīng)該建立以民眾為核心的服務(wù)管理機(jī)制,對(duì)現(xiàn)有的社會(huì)民眾服務(wù)手段進(jìn)行整改。加強(qiáng)社會(huì)民眾的調(diào)查分析,及時(shí)了解民眾的意見反饋,做到社會(huì)需求的精細(xì)化管理,同時(shí)針對(duì)不同的意見,建立不同的信息檔案。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式主要是檔案館管理者的主觀性服務(wù),對(duì)社會(huì)民眾的實(shí)際需求沒有詳細(xì)的歸納總結(jié)。在社會(huì)層次機(jī)構(gòu)日趨復(fù)雜化的情況下,檔案館應(yīng)該根據(jù)每個(gè)社會(huì)個(gè)體的需求提供個(gè)性化的檔案信息服務(wù),在實(shí)現(xiàn)社會(huì)公益性服務(wù)的基礎(chǔ)上,擴(kuò)大自身生存和發(fā)展空間,順應(yīng)現(xiàn)代化市場(chǎng)環(huán)境。
3.3 積極尋求檔案資源的共享
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案資源貢獻(xiàn)機(jī)制建設(shè)的重要力量,檔案信息資源共享也是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的客觀需求,順應(yīng)了我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的目標(biāo)。所以我國(guó)應(yīng)該積極吸取國(guó)外先進(jìn)檔案管理服務(wù)的經(jīng)驗(yàn),利用現(xiàn)代信息技術(shù),將傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案、照片等歸納到檔案信息資源庫(kù)當(dāng)中,實(shí)現(xiàn)全國(guó)數(shù)字化檔案資源的網(wǎng)上集成化查詢、檢索和利用,提升檔案工作創(chuàng)新中公共服務(wù)功能的拓展,滿足社會(huì)跨館際查詢檔案信息的需求。
3.4 傳播檔案館的良好公眾形象
人力資源是檔案管理中的重要力量,檔案館管理者要不斷提升自己的技術(shù)技能,適應(yīng)時(shí)代對(duì)檔案館建設(shè)和發(fā)展提出的具體要求,優(yōu)化管理服務(wù)理念,為廣大社會(huì)民眾提供專業(yè)性的檔案信息服務(wù),建立檔案館良好的對(duì)外形象。其次,改變傳統(tǒng)封閉的形象,創(chuàng)造條件把檔案館發(fā)展成社會(huì)民眾提升精神生活場(chǎng)所,突出檔案館的服務(wù)功能,以服務(wù)贏聲譽(yù),以服務(wù)贏支持,使檔案工作在和諧社會(huì)中發(fā)揮出獨(dú)特的作用。
4 結(jié)語(yǔ)
綜上所述,提高檔案管理科學(xué)化水平是深入貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的必然要求,所以急需對(duì)檔案工作體系進(jìn)行改革和創(chuàng)新,實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)型檔案館向現(xiàn)代檔案館轉(zhuǎn)變。檔案館應(yīng)該拓展館藏開放數(shù)量、拓展檔案開放范圍、拓展檔案服務(wù)的群體,積極挖掘館藏開放潛力、提高公共服務(wù)品質(zhì)。加強(qiáng)與相關(guān)機(jī)構(gòu)部門的合作、加強(qiáng)檔案館的信息化建設(shè)、構(gòu)建檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)模式,借力社會(huì)優(yōu)勢(shì)資源,創(chuàng)新管理機(jī)制。延伸服務(wù)鏈條、建立以社會(huì)民眾為中心服務(wù)機(jī)制、尋求檔案資源的共享、傳播檔案館的良好公眾形象,提高服務(wù)的社會(huì)性。
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