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        淺談如何做好公路建設(shè)項目檔案的收集與整理

        2017-08-23 20:26:36張玉冰
        科技創(chuàng)新導(dǎo)報 2017年17期
        關(guān)鍵詞:公路建設(shè)

        張玉冰

        摘 要:隨著我國現(xiàn)代交通行業(yè)的不斷發(fā)展,公路建設(shè)項目越來越多,大規(guī)模的公路建設(shè)項目檔案隨之產(chǎn)生,如何同步建設(shè)管理好這些檔案,更好地服務(wù)于工程項目的建設(shè)和公路后期維護。筆者結(jié)合多年來國省干線公路建設(shè)項目檔案管理經(jīng)驗,就如何做好公路建設(shè)項目中的檔案管理工作進行分析,并給出一些粗淺的建議。

        關(guān)鍵詞:公路建設(shè) 項目檔案 資料收集

        中圖分類號:U415 文獻標識碼:A 文章編號:1674-098X(2017)06(b)-0182-02

        1 做好公路建設(shè)項目檔案的意義

        公路建設(shè)項目檔案是指在公路建設(shè)項目的提出、立項、審批、勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理、交竣工全過程形成的具有保存價值的文字、圖樣、圖表、計算、聲像等形式與載體的原始記錄,屬于科技檔案類型之一。

        公路建設(shè)項目檔案涉及公路建設(shè)全過程,是整個項目的真實記錄和客觀反映。它不僅真實地記錄了公路建設(shè)項目活動的全過程,還是全面鑒定項目質(zhì)量,對項目進行監(jiān)督管理,以及日后查明事故原因、追究事故責任的主要依據(jù),更是項目建成后公路運行管理和今后道路規(guī)劃、維修、改建擴建工作的重要參考和依據(jù),具有重要的憑證和法律作用。因此,做好公路建設(shè)項目的檔案管理工作對推動社會經(jīng)濟建設(shè)和公路事業(yè)發(fā)展具有十分重要的意義。

        2 公路建設(shè)項目檔案收集與整理工作的特點和困難

        公路工程建設(shè)項目往往具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、單位多、專業(yè)性強等特點,這就決定了工程公路建設(shè)項目檔案相比其他類型的科技檔案,更具有其獨特性。

        一是檔案形成過程歷時長,檔案數(shù)量龐大。公路工程建設(shè)項目都有一定的建設(shè)工期,且一般都比較長,從項目申請、論證、立項審批等前期手續(xù)辦理,經(jīng)征地、拆遷、招投標程序,再到開工建設(shè)、竣(交)工驗收,一般都要歷時幾年的時間,少則一兩年,多則三五年,甚至更長的時間。加之公路建設(shè)項目程序環(huán)節(jié)多,專業(yè)性強,產(chǎn)生的相關(guān)資料數(shù)量多、種類雜,如何從中進行甄別歸檔,并做到齊全完整、科學(xué)有效的保管,成為一項龐大、系統(tǒng)的工作。

        二是參與單位多、人員流動性強,不利于檔案工作的開展。公路建設(shè)項目涉及項目管理、勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理等十幾甚至幾十家單位,參與項目建設(shè)的單位眾多。各個單位負責檔案工作的人員都經(jīng)常變更流動,且大多數(shù)單位在人員變動時資料交接手續(xù)不完善,很容易造成文件材料丟失,給項目檔案的收集和整理帶來不便,甚至造成檔案失真。而且公路建設(shè)項目檔案從形成到歸檔,很多都需要不同單位協(xié)調(diào)完成,無形中增大了文件材料收集和歸檔難度。

        三是缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)范,不利于系統(tǒng)的收集和整理。檔案的完整準確性是在文件資料形成時就已確定,過后很難查找補缺。公路建設(shè)項目眾多參與單位主要是從自身工作需要進行資料的收集整理,缺少對整個項目檔案整理的綜合統(tǒng)籌,資料的形成和整理都未能嚴格按照相關(guān)規(guī)范、標準執(zhí)行,從格式到數(shù)據(jù)標準不盡相同;加之公路建設(shè)項目階段性特點突出,檔案的形成比較分散,極易造成文件材料不能保持有機聯(lián)系,分類不科學(xué),整理不規(guī)范,影響了公路建設(shè)項目檔案的系統(tǒng)收集和整理。

        四是各立檔單位檔案意識和管理水平參差不齊,工作開展困難。就目前很多公路建設(shè)項目管理現(xiàn)狀來看,各項目參與單位都將主要精力放在了抓進度、抓質(zhì)量和目標工期實現(xiàn)上,很多單位和領(lǐng)導(dǎo)對檔案缺乏足夠的管理和重視,工程項目管理與檔案管理脫節(jié),還存在工程竣工驗收前才突擊整理檔案的現(xiàn)象。另一方面,很多參與公路建設(shè)項目的檔案工作人員缺乏專業(yè)的教育培訓(xùn),檔案安全保密意識相對缺乏,對新時期下檔案管理知識掌握不足,存在收集不及時、整理不規(guī)范、保存不完整、保密工作不到位等情況。

        3 做好公路建設(shè)項目檔案收集整理工作的一點建議

        (1)強化檔案意識,調(diào)動項目參與單位做好檔案工作的積極性。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的重要前提,公路建設(shè)項目檔案管理需要各級領(lǐng)導(dǎo)的重視和參與。一方面要設(shè)置合理的檔案管理機構(gòu)和體系,成員要涉及項目法人、項目管理單位、設(shè)計、監(jiān)理、施工等各個項目參與單位,明確各單位檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo),指定專兼職檔案員,人員編制科學(xué),崗位責任明確,遵循“誰形成誰負責”的原則,各司其職,確保公路建設(shè)項目檔案工作有人抓、有人管,并從經(jīng)費等方面予以保障。另一方面從項目開始就要把檔案作為工程管理的重要組成部分。實踐證明,最有效的辦法就是將檔案工作與項目進行同步管理,管理單位在項目立項之初就應(yīng)該將檔案管理納入項目統(tǒng)一管理中來,與各參與單位簽訂合同協(xié)議時,就將檔案作為獨立條款納入合同內(nèi)容,明確各單位的整個項目活動中應(yīng)履行的檔案工作責任和義務(wù),實現(xiàn)檔案與公路建設(shè)項目同步管理,同步計劃,同步實施,同步考核驗收,引起各項目參與單位對檔案工作的重視,形成齊抓共管的格局。

        (2)加強培訓(xùn)監(jiān)督,提高檔案工作人員業(yè)務(wù)水平。檔案員要熟悉公路建設(shè)工程相關(guān)業(yè)務(wù),經(jīng)統(tǒng)一檔案培訓(xùn)后上崗,并盡量保持檔案工作人員的穩(wěn)定性;定期舉行檔案人員培訓(xùn),使之熟練掌握國家和行業(yè)規(guī)范標準,明確檔案積累的程序和范圍,業(yè)務(wù)培訓(xùn)要盡量結(jié)合項目特點,注重實用,使檔案員能盡快掌握工作方法和標準。必要時,應(yīng)對檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)進行有針對性的培訓(xùn),使其了解工程檔案工作的重要性,增強歸檔意識和檔案法制觀念。項目檔案管理機構(gòu)應(yīng)經(jīng)常對項目資料的收集與整理工作進行監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo),根據(jù)公路建設(shè)項目實施進度,跟蹤了解工程進度和資料整理收集情況;加強平時的業(yè)務(wù)指導(dǎo),發(fā)現(xiàn)問題及時糾正、解決,及時通報情況、兌現(xiàn)獎懲。要突出抓好項目交竣工檔案的檢查監(jiān)督,及時督促檔案移交單位嚴格規(guī)定時間辦理檔案移交入庫,確保項目驗收完成的同時,項目檔案入庫,能有效地避免項目結(jié)束后,工程建設(shè)檔案難以收集整理的問題。

        (3)統(tǒng)一規(guī)范標準,確保檔案質(zhì)量。公路建設(shè)項目參與單位眾多,工作標準各不相同,要做到檔案規(guī)范,就必須有統(tǒng)一的標準。嚴格貫徹落實檔案工作規(guī)范和公路行業(yè)管理標準,結(jié)合工程項目建設(shè)實際,項目開始實施前,就要制定一套工程項目檔案規(guī)范性文件,涉及檔案收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)。明確應(yīng)歸檔文件范圍、分類方案、案卷編目等內(nèi)容,統(tǒng)一規(guī)范,統(tǒng)一整理辦法,各項目參與單位統(tǒng)一按規(guī)范要求開展檔案工作。

        (4)注重日常工作中檔案資料的收集積累。公路建設(shè)項目程序多、專業(yè)性強,產(chǎn)生的檔案資料瑣碎繁雜,數(shù)量龐大。加之,公路建設(shè)項目實施過程中工作進度快、任務(wù)多,尤其施工現(xiàn)場更是繁忙,如不能及時進行資料的收集積累,極容易出現(xiàn)資料不齊全,甚至大量流失的情況,如果依靠后期補充,就很難真實地反映項目活動情況。所以,及時做好日常收集積累,是保證公路建設(shè)項目檔案真實完整的前提。

        預(yù)立卷是公路建設(shè)項目檔案日常收集積累最常用、最有效的方法。簡單來講就是提前將日常項目活動實施過程中應(yīng)歸檔的文件及時進行初步分類、收集和保管。在項目實施前,根據(jù)公路建設(shè)項目檔案立卷歸檔要求,預(yù)先編好歸檔類目,按類目、條款準備好檔案盒,預(yù)立卷類目可以根據(jù)工作實際隨時調(diào)整,保證所有應(yīng)歸檔文件有固定檔案盒存放。預(yù)立卷工作重中之重就在于平時的收集整理,某項手續(xù)或文件辦理完畢,應(yīng)隨時進行收集整理,存放到相應(yīng)檔案盒。還要建立文件借閱登記,確保借出文件及時歸還。公路工程建設(shè)項目檔案整理預(yù)立卷,既能有效保證了項目資料的齊全完整,又給后期檔案整理歸檔工作提供了極大的便利,我在工作中,多采用這種辦法,實踐證明效果明顯。

        參考文獻

        [1] 張曉麗,孔祥玲.如何做好公路工程檔案管理工作[J].經(jīng)營管理者,2012(16):275-276.

        [2] 陳龍民,淺談公路工程檔案資源的開發(fā)利用[J].黑龍江檔案,2012(6):73.

        [3] 交通部2004年3號令公路工程竣(交)工驗收辦法.

        [4] 交通部交辦發(fā)【2010】65號公路工程項目竣(交)工驗收辦法的實施細則.

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