金淑紅

疾病預防控制機構檔案工作是疾病預防控制工作的重要組成部分，是提高疾病預防控制工作質量和科學管理水平。近年來，隨著衛(wèi)生疾控事業(yè)的不斷發(fā)展，如何加強疾控檔案管理，提高服務水平，使檔案工作與時俱進，是擺在檔案工作人員面前的現實問題，下面就這一問題談談個人的一些看法。

1 加強組織建設

設立疾控檔案綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理文書、科研、會計、基建、設備、音像等檔案。建立由分管領導負責，專職檔案人員及各職能部門兼職檔案人員為具體責任人的三級檔案管理隊伍，形成以綜合檔案室為中心，各職能部門為主體，檔案人員為輻條的檔案工作模式。每年在第一個季度末召開一次例會，對存在的問題提出解決的辦法，匯總本年度檔案歸檔情況。同時還積極爭取上級部門領導支持，經常邀請市檔案局、市上級主管部門的專業(yè)人員到中心檔案室進行工作指導，并將檔案管理納入了綜合目標管理考核中，使檔案工作層層有落實、件件有保障。

2 挖掘疾控檔案收集潛力，豐富疾控檔案內容

除繼續(xù)做好以往專業(yè)性較強的疾控檔案收集歸檔、編研工作外，還要積極探索、調整疾控檔案收集范圍。一是收集整理本地區(qū)0～14歲兒童預防免疫接種檔案，包括兒童預防接種證、卡（簿）等歷史記錄和憑證，制作編研材料和數據庫；二是收集整理本地區(qū)各餐飲、美容美發(fā)、娛樂場所衛(wèi)生監(jiān)測、衛(wèi)生檢驗檔案數據，分類編制年限跨度較寬的監(jiān)測、檢驗數據一覽表，提供各商家的衛(wèi)生評價信息；三是編寫本年度疾控專業(yè)技術論文集；四是建立現行疾控文件查詢利用數據庫；五是建立疾控服務個人檔案信息查詢系統(tǒng)，包括衛(wèi)生從業(yè)人員健康證發(fā)放、門診狂犬病疫苗注射針次、衛(wèi)生檢驗結果等；六是整理歷史上各種傳染病在本地區(qū)暴發(fā)流行的原因、癥狀、診治方法，制作電教片；七是整理本地區(qū)歷年食物中毒個案原因、種類和預防救治措施，制作電教片；八是整理各類災害、傳染病疫情暴發(fā)流行期應急處理指南，制作電教片；九是匯編各種疾控工作法律法規(guī)，業(yè)務技術規(guī)范；十是建立轄區(qū)居民電子健康管理檔案，記錄居民健康、行為飲食習慣、體力活動以及睡眠質量等，可優(yōu)先整理60歲以上居民常見疾病如心血管病、高血壓、糖尿病等慢性非傳染性疾病防治檔案等。

3 建立疾控檔案在線閱覽室，設立網上檔案展廳

做好疾控檔案的收檔歸類工作，強化檔案室?guī)觳亟Y構的優(yōu)化，是加強開發(fā)利用疾控機構檔案信息資源的基本保障。在此基礎上“檔案在線閱覽室”的建立以及“網上檔案展廳”的設立，無疑適應了信息時代下人們對疾病預防控制中心檔案的利用心理，也激發(fā)了人們利用檔案的熱情，因為這種自控，多變、生動的方式給檔案信息用戶帶來了極大的便利和新鮮的感受，也為檔案信息資源開發(fā)帶來了新的生命力。“在線閱覽室”可以讓人們隨時在網絡中查找和閱覽自己感興趣和有用的檔案信息，打破了時空的限制，超越了傳統(tǒng)用戶與檔案部門之間時空限制而帶來的不便?！熬W上檔案展廳”的建立，將珍貴檔案上網展覽，意義重大，可以擴大檔案的社會影響，有利于人們對檔案的認識水平的提高，也有利于疾病預防控制中心檔案的開發(fā)利用。

4 利用數據庫技術提高檔案信息資源的利用率

根據衛(wèi)生防病工作的不同特點，提高檔案利用的針對性、目的性。隨著檔案案卷數量的逐漸增加，疾控機構應把強化檔案查詢、檢索功能作為著眼點，根據各防病領域的需求，開展定向服務和專題服務。檔案室有目的、有計劃地從大量的檔案材料中進行篩選，通過分析、研究，將需要處理的檔案信息數據經合理分類和規(guī)范化處理之后，以一定的標準格式存儲于計算機中，這需要充分利用數據庫技術來對檔案信息資源進行合理的組織與加工，這有利于提高檔案信息的有序性、完整性、可讀性以及安全性，同時，數據庫技術與網絡技術的完美融合極大地方便了檔案信息資源的開發(fā)利用，也提高了開發(fā)效率。如疾病預防控制中心檔案工作人員可以把衛(wèi)生防病工作多年的經驗、成果，作為預防疾病的信息資源，通過計算機進行分類、分析，使分散、零星的檔案資料更集中、系統(tǒng)地提供可靠的高層次的信息服務。為防病、流調人員做好各種重大傳染病的預測預報、及早地采取有效的防制措施，提供科學依據。

5 圍繞業(yè)務，明確選題方向

首先，要確定以業(yè)務檔案為編研工作的主要對象。疾控機構在以開展疾病預防控制和健康促進為中心的各項工作中，形成了大量的文字、業(yè)務、科研、教學、基建、設備、會計、聲像、實物等檔案材料。其主要載體和業(yè)務檔案具有極強的專業(yè)性、連續(xù)性的特點；對疫情流行規(guī)律的把握以及在開展公共衛(wèi)生的監(jiān)督監(jiān)測的過程中，都必須以業(yè)務檔案為依據。因此，在開展檔案編研工作時，應首先從業(yè)務檔案入手，編研材料才可能有專業(yè)特色，才能更有效地為中心開展衛(wèi)生防病、健康監(jiān)測工作服務。其次，選題應圍繞中心工作。檔案編研材料要有特色、要把好選題關，脫離業(yè)務工作的選題，就談不上編研材料的專業(yè)性。為此，檔案人員要了解和掌握單位的中心工作，才能對當年的編研工作的開展做到心中有數，才能確保編研選題在大的方向上與單位的中心工作保持一致，更好地提供服務。其次，要了解和掌握各項業(yè)務工作內容。疾控機構的主要職能工作是疾病預防與控制、監(jiān)測、衛(wèi)生檢驗與評價、健康宣傳與教育、應用研究與指導、技術服務與管理。檔案人員在具體做各專業(yè)口的編研計劃時，應針對以上各業(yè)務工作的特點和內容來確定編研題目和適合的類型。檔案人員要經常深入科室；廣泛地與業(yè)務人員交流，了解各科工作職責和范圍；熟悉業(yè)務工作的流程和具體內容，從中掌握業(yè)務人員的利用需求。同時，還可通過在借閱中開展專題利用登記，發(fā)放征求意見表和分析利用效果登記等形式，客觀全面地掌握業(yè)務人員的利用需求。這是確保編研選題具有專業(yè)性并能符合業(yè)務需求、提高利用率的重要環(huán)節(jié)。編研材料的主要類型有：單位年鑒、基本業(yè)務數據統(tǒng)計、專題匯編等。另外，還必須有適合的形式，使之與內容和諧統(tǒng)一，一般以實用、簡約、直觀、新穎為標準。如編制專題性統(tǒng)計分析，往往以表格、數字、文字為主，形式比較單一刻板?？刹捎糜嬎銠C豐富的圖表處理軟件和打印技術，使編研材料做到圖文并茂，生動直觀。

6 培養(yǎng)疾控檔案管理的復合型人才

人才隊伍建設是各級檔案部門的當務之急，特別是現階段的檔案信息資源開發(fā)工作，人才問題顯得尤為突出，因此我們必須要把人才的培養(yǎng)和合理使用問題放在檔案信息資源開發(fā)的首位。要大力加強疾控機構檔案工作的人才隊伍建設，不斷強化檔案管理者的自身素質，及時完善知識結構。疾病預防控制檔案工作專業(yè)性強，加之疾控機構的衛(wèi)生防病工作針對著各種日益復雜的公共衛(wèi)生事件及不斷變化的新型傳染病，更需要疾控機構檔案管理者要有一定的專業(yè)知識和全面掌握檔案業(yè)務技能，還要加強現代化知識的學習，如計算機知識、網絡知識、數據庫管理知識及電子文件的管理知識。只有檔案人員的自身素質提高了，才能有效地開發(fā)利用檔案信息資源，提高疾控機構檔案的服務利用程度，充分實現其利用價值。因此，培養(yǎng)既掌握現代管理思想，有堅實的檔案專業(yè)理論功底與高超的專業(yè)技能，又掌握一定的計算機基本知識，并能將二者有機結合起來的復合型人才，建設一支高素質的檔案人才隊伍對信息時代下的檔案信息資源開發(fā)來說至關重要。