張 義 程 航

(山西金鼎高寶鉆探有限責(zé)任公司 山西 晉城 048000)

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Excel在高寶鉆探公司財務(wù)管理中的實(shí)際應(yīng)用

張 義 程 航

(山西金鼎高寶鉆探有限責(zé)任公司 山西 晉城 048000)

Excel是美國Microsoft公司開發(fā)的Office辦公軟件的組成部分，其界面友好、操作簡單和強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理以及數(shù)據(jù)分析功能，它既可單獨(dú)運(yùn)行，也可與Office的其他組件相互調(diào)用數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。因此Excel在財務(wù)、會計和審計工作中被越來越廣泛地應(yīng)用，成為財務(wù)、會計和審計人員工作中不可缺少的工具。

本文首先介紹運(yùn)用會計軟件和手工記賬所遇到各種的問題，其次介紹Excel的特點(diǎn)和在財務(wù)中常用的功能，例如它具有強(qiáng)有力的繪圖功能、豐富的函數(shù)、智能的表處理功能等等。之后對運(yùn)用會計軟件和手工記賬所面臨的問題用具體實(shí)例分析Excel在應(yīng)收賬款中、工資結(jié)算以及資產(chǎn)折舊等財務(wù)管理活動中的應(yīng)用進(jìn)行解決。最后，在前述闡明的基礎(chǔ)上進(jìn)一步分析，Excel在財務(wù)管理中今后的發(fā)展趨勢。

手工記賬；會計軟件；Excel；財務(wù)管理；工資結(jié)算；資產(chǎn)折舊

一、引言

研究的背景

隨著會計電算化的普及，專門的會計軟件也日趨成熟，作為一種通用軟件，這些專門的會計軟件很難滿足不同企業(yè)具體的和特殊的要求，因此，如何在現(xiàn)有會計軟件的基礎(chǔ)上，對各種會計數(shù)據(jù)進(jìn)行處理分析，就成為財務(wù)人員的一種考慮和選擇。Excel是美國Microsoft公司開發(fā)的Office辦公軟件的組成部分，它具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)分析功能，它既可單獨(dú)運(yùn)行，也可與Office的其他組件相互調(diào)用數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，因此Excel在財務(wù)、會計和審計工作中被越來越廣泛地應(yīng)用，成為財務(wù)、會計和審計人員工作中不可缺少的工具，但在實(shí)際工作中看似簡單的軟件的強(qiáng)大功能并沒有被眾多使用者完全地認(rèn)識和掌握。

二、實(shí)際工作中運(yùn)用手工記賬和財務(wù)軟件所遇到的問題

1.手工記賬所面臨的問題

(1)手工記賬耗費(fèi)大量時間和空間，易于損壞。

(2)手工記賬組織形式不統(tǒng)一，不利于核對。

(3)手工記賬出錯幾率大，容易發(fā)生舞弊現(xiàn)象。

(4)手工記賬準(zhǔn)確性、規(guī)范性低。

2.財務(wù)軟件在會計工作中的局限性

(1)購買專業(yè)的財務(wù)軟件價格貴。

專業(yè)的財務(wù)軟件的價格十分昂貴，對于一般的中小型企業(yè)來說，負(fù)擔(dān)太大；我國中小企業(yè)居多，很多企業(yè)如果購買大型財務(wù)軟件，幾十萬元的花費(fèi)不僅得不償失，而且造成其中許多功能閑置。

(2)財務(wù)軟件對于一些問題無法解決。

由于各行各業(yè)的業(yè)務(wù)種類過多，不可避免地會出現(xiàn)財務(wù)軟件無法解決的問題；我國會計電算化軟件的應(yīng)用暴露出 一些難以克服的弱點(diǎn)，如系統(tǒng)初始化工作量較大，系統(tǒng)體積大，企業(yè)難以增加自己所需要的功能等等，就會計電算化系統(tǒng)看，其總賬、固定資產(chǎn)、工資、材料各核算子系統(tǒng)之間又彼此分隔，不能順利地相互傳遞數(shù)據(jù)，以實(shí)現(xiàn)自動轉(zhuǎn)賬、相關(guān)查詢等功能。

(3)財務(wù)軟件在實(shí)際應(yīng)用上需要調(diào)整。

財務(wù)軟件廠商對行業(yè)特征和單位的核算特點(diǎn)考慮不夠，基本是一套軟件使用于不同類型、不同規(guī)模的用戶，導(dǎo)致不少施行會計電算化的單位，仍要會計人員做大部分的輔助工作，并不能完全滿足使用者的需求。由于ERP、CRM等概念的引入，加上各單位業(yè)務(wù)情況的千差萬別，大型財務(wù)軟件必須要經(jīng)過適當(dāng)改造才能真正得到應(yīng)用，而這個開發(fā)工作并非易事，既使完成這項工作，在大型財務(wù)軟件上開發(fā)出來的軟件也必須隨著大型系統(tǒng)版本的升級而改造，如果企業(yè)達(dá)不到一定規(guī)模，是不愿嘗試這項工作的。

(4)安全性與保密性差。

企業(yè)財務(wù)上的數(shù)據(jù)，是企業(yè)的絕對秘密，在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展，但幾乎所有的軟件系 統(tǒng)都在為完善會計功能和適應(yīng)財務(wù) 制度大傷腦筋，卻沒有幾家軟件認(rèn)真研究過數(shù)據(jù)的保密問題。有些軟件所謂的加密，也無非是對軟件本身的加密，防止盜版，不能真正起到數(shù)據(jù)的保密作用。至于安全，則更讓人擔(dān)憂，系統(tǒng)一旦癱瘓，或者受病毒侵襲，或者突然斷電，很難恢復(fù)原來的數(shù)據(jù)。

(5)軟件開發(fā)人員對會計制度和會計規(guī)范的理解不夠。

三、Excel在財務(wù)管理中的發(fā)展現(xiàn)狀

Excel是微軟辦公套裝軟件的一個重要的組成部分，它可以進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計分析和輔助決策操作，廣泛地應(yīng)用于管理、統(tǒng)計財經(jīng)、金融等眾多領(lǐng)域。主要用來進(jìn)行有繁重計算任務(wù)的預(yù)算、財務(wù)、數(shù)據(jù)匯總等工作。

對于中國企業(yè)而言，最迫切需要解決和提高的是基礎(chǔ)管理，包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、基本業(yè)務(wù)流程設(shè)計、內(nèi)部控制設(shè)計和人的行為規(guī)范等，企業(yè)要上企業(yè)管理軟件，通常希望最好能通過這個過程幫助企業(yè)解決當(dāng)前存在的問題和困難。適合我國企業(yè)的企業(yè)管理軟件必須是根據(jù)中國企業(yè)的實(shí)際情況，對企業(yè)本身所面臨的問題有著較為清晰的認(rèn)識，抓住主要問題，并結(jié)合人員素質(zhì)以及企業(yè)文化等諸多因素，本著實(shí)事求是、因地制宜、腳踏實(shí)地的態(tài)度而定位的。如果不考慮國情、廠情，這樣開發(fā)出來的企業(yè)管理軟件肯定是要遭遇失敗的。而我國實(shí)現(xiàn)會計電算化的時間不長因此利用會計電算化的同時需要Excel的輔助。通常大中型企業(yè)都是把財務(wù)軟件跟Excel相結(jié)合利用起來解決財務(wù)問題。

四、Excel在高寶鉆探公司財務(wù)管理中的具體應(yīng)用

山西金鼎高寶鉆探公司(以下簡稱“高寶鉆探公司”)是由山西晉煤集團(tuán)金鼎煤機(jī)礦業(yè)有限責(zé)任公司與澳大利亞全球鉆探系統(tǒng)公司(簡稱“GDS”公司)合資成立的中外合資企業(yè)，是煤層長孔定向鉆機(jī)的一次強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合，高效集成了山西晉煤集團(tuán)作為世界上擁有煤層長孔定向鉆機(jī)最多的資源優(yōu)勢和GDS公司先進(jìn)的設(shè)計和鉆機(jī)應(yīng)用經(jīng)驗，是集制造、維修長孔定向鉆機(jī)和配件供應(yīng)以及提供鉆探工程服務(wù)為一體的專業(yè)化公司。公司成立于2012年，現(xiàn)有員工40余人，由于公司成立時間斷，產(chǎn)品相對單一，業(yè)務(wù)不甚復(fù)雜，但作為一個新型外資公司，要求財務(wù)管理提供的信息比較準(zhǔn)確，能夠科學(xué)真實(shí)的反映企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動，在具體實(shí)踐中Excel在高寶鉆探公司財務(wù)管理中主要在應(yīng)收賬款、工資結(jié)算和固定資產(chǎn)折舊中應(yīng)用較多，具體如下：

1.Excel在應(yīng)收賬款中的應(yīng)用

加強(qiáng)對應(yīng)收賬款的有效管理無疑對企業(yè)及時回收資金進(jìn)而保障整個生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行具有至關(guān)重要的作用。通過利用Excel建立應(yīng)收賬款管理模型，繼而實(shí)現(xiàn)對應(yīng)收賬款的自動化 管理。其具體內(nèi)容包括相關(guān)基本信息的錄入、自動計提壞賬準(zhǔn)備、應(yīng)收賬款的查詢及比重分析、應(yīng)收賬款的賬齡分析、查詢到期應(yīng)收賬款等等。

應(yīng)收賬款回收情況的監(jiān)督主要通過編制賬齡分析表進(jìn)行，一般來講，應(yīng)收賬款拖欠時間越長，款項收回的可能性越小，形成壞賬的可能性就越大。通過賬齡分析可以揭示每個客戶的風(fēng)險性 和每筆應(yīng)收賬款產(chǎn)生壞賬的可能性，并以此作為提取壞賬準(zhǔn)備的依據(jù)，因此對于客戶眾多、業(yè)務(wù)頻繁的企業(yè)來說，運(yùn)用Excel快速、準(zhǔn)確編制賬齡分析表，并據(jù)此制定有效的收賬政策，對于加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理，提高資金回籠速度，降低經(jīng)營風(fēng)險具有非常重要的意義。

(1)賬齡的確定。

賬齡的時間段一般根據(jù)客戶的信用期，結(jié)合會計準(zhǔn)則對計提壞賬準(zhǔn)備標(biāo)準(zhǔn)劃分。劃分賬齡的時間段越細(xì)、間隔越短，壞賬估計就越精確。通常情況下，對1年以內(nèi)應(yīng)收賬款賬齡劃分較細(xì) ，而對1年以上的應(yīng)收賬款則不能做太多區(qū)分。

(2)回收情況表的制作。

為數(shù)據(jù)提取階段，主要提取應(yīng)收賬款明細(xì)賬的“科目名稱”、“年初余額”、“借方發(fā)生數(shù)”、“貸方發(fā)生數(shù)”，將以上數(shù)據(jù)分別復(fù)制到回收情況表的“客戶名稱”、“ 年初欠款余額”、“本月發(fā)生 應(yīng)收賬款”、“ 本月收回賬款 ”等，然后制作成表格。要求每月單獨(dú)制作一個工作表。

(3)賬齡分析表的制作。

為數(shù)據(jù)分析階段，先從回收情況表提取有關(guān)數(shù)據(jù)，由于每月都有可能增加或減少應(yīng)收賬款客戶， 導(dǎo)致每月客戶的順序都不一樣，所以要用較為復(fù)雜的Excel函數(shù)嵌套搜索同樣的客戶名并返回相應(yīng)的數(shù)值，對于賬齡和金額部分我們假設(shè)客戶歸還賬款時按照應(yīng)收賬款發(fā)生的先后順序收回賬款，即歸還的賬款先沖銷時間較長的應(yīng)收賬款。

以下是利用Excel建立的應(yīng)收賬款分析模型

案例：應(yīng)收賬款信用期分析

高寶鉆探公司擬將信用期由30天放寬至60天，條件為按發(fā)票不給折扣，高寶鉆探公司投資的最底報酬率(資金成本)為10%，有關(guān)數(shù)據(jù)見表1。

表1 高寶鉆探公司的數(shù)據(jù)

a.計算應(yīng)收賬款占用資金的應(yīng)計利息

應(yīng)收賬款應(yīng)計利息=應(yīng)收賬款占用資金×資金成本

應(yīng)收賬款占用資金=應(yīng)收賬款平均余額×變動成本率

應(yīng)收賬款平均余額=日銷售額×平均收現(xiàn)期

30天信用期應(yīng)計利息=480000/360×30×360000/480000×10%=3000

60天信用期應(yīng)計利息=600000/360×60×450000/600000×10%=7500

b.計算凈收益

凈收益=毛利-估計的收賬費(fèi)用-估計的壞賬損失-應(yīng)收賬款應(yīng)計利息

信用期30天的凈收益=61000

信用期60天的凈收益=81500

c.分析并利用Excel建立應(yīng)收賬款分析模型

經(jīng)過以上的分析得知，因為信用期為60天的明顯收益要多于30天，所以信用期放寬到60天是可行的。建立分析區(qū)，如表2所示。

表2 建立分析區(qū)

作為一項資產(chǎn)項目，應(yīng)收賬款對于企業(yè)來說十分重要。隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各行各業(yè)的競爭都日趨激烈，信用銷售已經(jīng)逐漸成為了企業(yè)促銷手段之一，起到了減少庫存、促進(jìn)銷售的重要作用。與信用銷售相應(yīng)產(chǎn)生的應(yīng)收賬款的管理如何加強(qiáng)，就成為了目前各個企業(yè)財務(wù)管理的重要課題。而應(yīng)用Excel就能幫助企業(yè)完善資金的運(yùn)用，以及為以后做出正確的決策。

2.Excel在工資結(jié)算中的應(yīng)用

工資管理系統(tǒng)比較復(fù)雜而Excel可以克服以往的人工管理、統(tǒng)計與查詢單一、管理效率低下等問題；它可以對所需要的數(shù)據(jù)以表格形式顯示，以報表形式打印，并為將來進(jìn)一步擴(kuò)充和發(fā)展工資管理系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。通過設(shè)置企業(yè)工資管理系統(tǒng)，使企業(yè)的工資管理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化、自動化，從而達(dá)到提高企業(yè)管理效率的目的。系統(tǒng)開發(fā)的總體任務(wù)是使辦公人員可以輕松快捷地完成工資管理的任務(wù)。下面以工資核算作為實(shí)例來說明如何用Excel解決會計核算與管理中的問題。

a.建立工資表，輸入基本數(shù)據(jù)

在表3工作表中A1:H1區(qū)域輸入工資項目：員工編號、職務(wù)工資、各種補(bǔ)貼、扣水電、其他扣款、應(yīng)發(fā)工資、所得稅和實(shí)發(fā)工資。從Excel工作表的第2行起可以輸入必要項目的數(shù)據(jù)，如：員工編號、職務(wù)工資、各種補(bǔ)貼、扣水電和其他扣款。見表3。

表3：

b.計算應(yīng)發(fā)工資

應(yīng)發(fā)工資是指各項款項的合計，如表3所示的表中各項必要的數(shù)據(jù)之和，所以我們采用SUM函數(shù)進(jìn)行計算。首先在單元格F2中輸入公式：=SUM(B2，C2，-D2，-E2)，按回車即可得到001的應(yīng)發(fā)工資的數(shù)目，利用自動填充功能復(fù)制公式計算出其他員工的應(yīng)發(fā)工資，見表4。

表4：

c.計算個人所得稅

一般情況下，高寶鉆探公司員工的個人所得稅是按照個人收入也不同的稅率來計算的，因此我們可以使用IF函數(shù)進(jìn)行計算。例如對于工資不超過500元的員工工資按照5%征收所得稅，若超過500元則按照10%來征收，計算所得稅時在G2單元格輸入公式：=IF(F2<500，F(xiàn)2*0.05，(F2-500)*0.1+25)，按回車即可得到001的個人所得稅，使用自動填充功能復(fù)制公式得到其他員工的個人所得稅，見表5。

表5：

d.計算實(shí)發(fā)工資

對于實(shí)發(fā)工資的計算仍然可以使用SUM函數(shù)，只要將應(yīng)發(fā)工資減去所得稅即可得到實(shí)發(fā)工資，在H2單元格中輸入公式：=SUM(F2，-G2)，按回車即可得到001的實(shí)發(fā)工資數(shù)目。同樣按照上面所說的自動填充功能復(fù)制公式的方法，得到其他員工的施法工資。見表6。

表6：

我們發(fā)現(xiàn)，應(yīng)用Excel后提高了錄入的效率，就可以用到Excel中的VLOOKUP()函數(shù)，之后部門的名稱就會根據(jù)部門的代碼而自動形成，這樣能減少不少的時間，從而提高財務(wù)人員的工作效率

3.Excel在固定資產(chǎn)折舊中的應(yīng)用

固定資產(chǎn)的折舊方法及Excel對其的應(yīng)用：

EXCEL提供了三種常用的折舊函數(shù)：

第一種是直線折舊法。直線折舊法是按固定資產(chǎn)預(yù)計使用年限進(jìn)行平均分?jǐn)傆嬎隳暾叟f率的一種較簡單的方法，目前使用最普遍。這種方法計算的每期折舊額是相等的，其函數(shù)為SLN(cost，salvage，life)。其中，cost為固定資產(chǎn)原值；salvage為資產(chǎn)殘值；life為折舊期限。

第二種雙倍余額遞減法。雙倍余額遞減法是一種加速折舊法，即為雙倍直線折舊率的余額遞減法。其函數(shù)為：DDB(cost，salvage，life，period，factor)。其中，period為需要計算折舊值的期間，period必須使用與life相同的單位；factor為余額遞減速率。如果factor被省略，則假設(shè)為2雙倍余額遞減法)。五個參數(shù)都必須為正數(shù)。如果不想使用雙倍余額遞減法，可以更改遞減速率。

第三種是，年數(shù)總和法。年數(shù)總和法也是一種加速折舊法，它以固定資產(chǎn)的原始價值減去 預(yù)計凈殘值后的余額乘以一個逐年遞減的分?jǐn)?shù)，作為該期的折舊額，其函數(shù)為：SYD(cost，salvage，life，period)。

在第三種方法中收入和付現(xiàn)成本可以估算出來，在采用直線折舊法時，各年的折舊額也可以很簡單的計算出來，但是當(dāng)采用加速折舊法時，由于各年的折舊額不同，當(dāng)折舊年限很長時各年折舊的計算就會比較麻煩，而借助EXCEL能很方便的計算出各年的折舊額。我們可以通過下面的例子介紹如何應(yīng)用EXCEL來計算各種折舊方法下的折舊額。

例如，高寶鉆探公司購買了一臺價值為210萬元的新機(jī)器，其折舊年限為5年，預(yù)計殘值為10萬元，使用該設(shè)備每年能使企業(yè)增加銷售收入150萬元，增加付現(xiàn)成本35萬元，企業(yè)的所得稅率為25%。在三種折舊法下各年的折舊額可以通過Excel計算，見表7：

表7：

在應(yīng)用EXCEL計算折舊額時我們只需要在單元格B4、C4、D4中分別輸入公式：=SLN(B1，D1，B2)；=SYD(B1，D1，B2，A4)；=DDB(B1，D1，B2，A4，2)，然后利用EXCEL的自動填充功能就可以實(shí)現(xiàn)折舊額的自動計算，還要注意原值，殘值和壽命值必須使用絕對引用，否則在使用自動填充功能時會引起函數(shù)無效。

從高寶鉆探公司運(yùn)用Excel過程中，我們可以看出運(yùn)用Excel能夠輕松解決固定資產(chǎn)折舊問題。

我們發(fā)現(xiàn)，使用Excel后，在固定資產(chǎn)在管理過程中，需要及時掌握資產(chǎn)的統(tǒng)計、匯總和其他各方面的信息，Excel根據(jù)日常操作，自動提供這些信息，以帳和表的形式提供給財務(wù)人員和資產(chǎn)管理人員，提供的帳表分為四類：帳薄、折舊表、匯總表和分析表。這些功能的開發(fā)和合理利用高寶鉆探公司提供了最準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)保證，也為本單位資產(chǎn)管理部門在日常的管理和報表的報送提供了有利的支持，便于部門之間數(shù)據(jù)的核對和工作的開展，從而帶動了資產(chǎn)管理工作的有序性、真實(shí)性和完整性。

綜上所述，excel在財務(wù)管理中能夠很好的解決手工記賬和財務(wù)軟件記賬所遇到的問題。首先，能夠減輕了財會人員的工作強(qiáng)度，提高會計數(shù)據(jù)處理的時效性和準(zhǔn)確性，提高會計核算的水平和質(zhì)量，減輕會計人員的勞動強(qiáng)度。有效地減輕了會計工作人員的負(fù)擔(dān)，使他們從簡單、重復(fù)而又枯燥無味的記賬、算賬中解放出來，以更多的精力做重要的管理和決策工作。其次，能夠使會計工作更加規(guī)范，并提高了會計工作的質(zhì)量。以往手工操作很容易出現(xiàn)錯誤、疏漏的問題，而會計電算化在對數(shù)據(jù)的來源，核算方法及數(shù)據(jù)保存等方面都提出了一系列的規(guī)范化要求，并且能夠?qū)Υ嬖诘膯栴}采取相應(yīng)的措施進(jìn)行控制，保證了數(shù)據(jù)的質(zhì)量，提高了經(jīng)營者的決策的正確性。再次，Excel的出現(xiàn)可以說在各方面都彌補(bǔ)了專業(yè)的財務(wù)軟件的不足。它的使用是不用付費(fèi)的，這在很大程度上就減小了企業(yè)的負(fù)擔(dān)；Excel中大部分的功能都可以運(yùn)用到實(shí)際中去，而且豐富的功能能夠解決各種各樣的問題，以滿足不同的企業(yè)的需求。由于它設(shè)計的人性化，極為簡單易學(xué)，所以各企業(yè)不需要再花費(fèi)額外的費(fèi)用和實(shí)踐對操作人員進(jìn)行培訓(xùn)。

最后，提高了會計人員的綜合素質(zhì)，進(jìn)而使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益得到提高，并為整個管理工作實(shí)行現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)。

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張義(1973-)，男，漢族，山西人，山西金鼎高寶鉆探有限責(zé)任公司；程航 (1989-)，女，漢族，山西人，山西金鼎高寶鉆探有限責(zé)任公司。