文·程潔

高點(diǎn)定位 整體推進(jìn)不斷提升旅游檔案管理水平

文·程潔

近幾年來，煙臺(tái)市旅游發(fā)展委員會(huì)認(rèn)真貫徹落實(shí)檔案工作新精神、新要求，堅(jiān)持高點(diǎn)定位、整體推進(jìn)，加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下的旅游檔案工作，整合各方面信息優(yōu)勢(shì)，全系統(tǒng)各單位建立起橫向到邊、縱向到底的檔案管理聯(lián)系制度，實(shí)現(xiàn)了旅游管理部門上下級(jí)之間、同級(jí)之間的檔案關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的互聯(lián)互通，全系統(tǒng)檔案管理信息化、制度化、規(guī)范化水平得到快速提升，檔案工作有力促進(jìn)了旅游工作的發(fā)展，也為旅游者提供了更方便、更快捷的貼心服務(wù)。

一、實(shí)施目標(biāo)管理，推進(jìn)全系統(tǒng)檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)

將高標(biāo)準(zhǔn)同步推進(jìn)作為檔案管理的基本要求，對(duì)管檔單位目標(biāo)管理提出了明確要求，并重點(diǎn)落實(shí)三項(xiàng)保障措施。

（一）組織保障。成立了由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)、所屬管檔單位主要領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)的旅游檔案工作目標(biāo)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，每年年初召開專題會(huì)議，聽取檔案工作情況匯報(bào)，研究部署本年度工作任務(wù)，同各管檔單位簽訂年度目標(biāo)責(zé)任書，明確工作任務(wù)、工作標(biāo)準(zhǔn)和完成時(shí)限。建立督查考核制度，定期督辦和通報(bào)情況，年終進(jìn)行考核驗(yàn)收，確保了標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、進(jìn)度統(tǒng)一、驗(yàn)收統(tǒng)一，同步推進(jìn)。

（二）人員保障。在人員選配上，堅(jiān)持組織考察，好中選優(yōu)，真正把那些思想作風(fēng)好、事業(yè)心強(qiáng)、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的年輕黨員干部選配到管檔崗位。對(duì)管檔人員的變動(dòng)，堅(jiān)持“先進(jìn)后出、先培訓(xùn)后上崗”，使新上崗人員都能順利承擔(dān)管理工作，保證工作的連續(xù)性。

（三）經(jīng)費(fèi)保障。積極爭(zhēng)取市委、市政府支持，將檔案管理經(jīng)費(fèi)納入市級(jí)財(cái)政預(yù)算。每年年底，根據(jù)管檔單位硬件和軟件建設(shè)需要，牽頭擬定預(yù)算審批方案，報(bào)請(qǐng)市政府列入下年度財(cái)政預(yù)算，全額撥發(fā)，從經(jīng)費(fèi)上保證了檔案管理設(shè)施改造提升的順利推進(jìn)。

二、建立長(zhǎng)效機(jī)制，推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)

以制度管檔、管人、管事為目標(biāo)，探索長(zhǎng)效工作機(jī)制，在三個(gè)方面狠下功夫，推進(jìn)旅游檔案工作規(guī)范化水平。

（一）提升管檔人員素質(zhì)。堅(jiān)持每年底舉辦一次旅游檔案業(yè)務(wù)專題培訓(xùn)，采取“以會(huì)代訓(xùn)”“以干代培”等形式，組織管檔單位管檔人員學(xué)習(xí)上級(jí)檔案工作的新精神、新要求，交流工作經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，相互學(xué)習(xí)，共同提高。目前全系統(tǒng)8名管檔人員均為大專以上文化程度，能夠熟練掌握各項(xiàng)業(yè)務(wù)技能，較好地適應(yīng)了檔案工作的發(fā)展需要。

（二）提高檔案信息化的思想認(rèn)識(shí)。從單位領(lǐng)導(dǎo)和具體工作人員，都充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性。嚴(yán)格落實(shí)信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)，加大對(duì)檔案信息化管理的投入力度，配備了檔案信息化管理所需的軟硬件設(shè)施，按照檔案規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置檔案庫房、閱覽室、檔案人員辦公室，辦公條件較為良好，加強(qiáng)庫房的安全管理工作，提高檔案信息化工作人員專業(yè)素質(zhì)，為信息化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)保障。

（三）提高旅游檔案內(nèi)在質(zhì)量。為確保檔案材料的齊全性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，我們重點(diǎn)抓了檔案材料的收集和審核。一方面，在材料的收集上，堅(jiān)持“三管齊下”，形成了“常規(guī)材料按月上報(bào)、特殊材料隨時(shí)上報(bào)”的長(zhǎng)效機(jī)制。一是健全網(wǎng)絡(luò)，經(jīng)常收集，管檔單位指派專人負(fù)責(zé)搞好檔案材料的收集移交；二是每年年初，根據(jù)旅游管理季節(jié)性特點(diǎn)和旅游檔案材料形成的規(guī)律，對(duì)檔案材料列出清單，明確內(nèi)容，下發(fā)給檔案工作收集員，限時(shí)收交；三是對(duì)統(tǒng)一布置填寫的材料或從外單位轉(zhuǎn)入的檔案材料，認(rèn)真查對(duì)，發(fā)現(xiàn)材料短缺，及時(shí)催要。另一方面，對(duì)收集上來的材料，堅(jiān)持認(rèn)真篩選，細(xì)致鑒別，嚴(yán)把“三關(guān)”。一是把好初審關(guān)。上報(bào)移交檔案材料，先由收集員進(jìn)行初審，做到初審不過關(guān)的不上報(bào)；二是把好復(fù)審關(guān)。管檔單位各指定一名管檔人員，實(shí)行專人專審，做到復(fù)審不過關(guān)的不接收；三是把好會(huì)審關(guān)。對(duì)年代較遠(yuǎn)和不易鑒定的材料，組織管檔單位，邀請(qǐng)煙臺(tái)市檔案局專家集中會(huì)審，會(huì)審不過關(guān)的不認(rèn)可。幾年來，我們對(duì)150多份材料完善了手續(xù)，對(duì)90多份不符合規(guī)定的材料不予歸檔。

（四）推進(jìn)檔案管理規(guī)范化。一是堅(jiān)持“周清月結(jié)”，將每月25日確定為檔案材料集中歸檔日，對(duì)一個(gè)月內(nèi)收集到的檔案材料歸入檔案庫，每月底進(jìn)行一次清理，確保檔案材料及時(shí)歸檔；二是堅(jiān)持“季度整理”，每個(gè)季度末，對(duì)新收集的歸檔材料進(jìn)行技術(shù)加工、分類編號(hào)、續(xù)寫檔案目錄，為集中裝訂奠定基礎(chǔ)；三是堅(jiān)持“半年清點(diǎn)”，按照檔案登記簿、檔案計(jì)算機(jī)編號(hào)及檔案材料進(jìn)行認(rèn)真檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)檔實(shí)不符問題，及時(shí)查清原因予以解決。

三、強(qiáng)化基礎(chǔ)管理，推進(jìn)旅游檔案工作扎實(shí)開展

從硬件、軟件兩個(gè)方面入手，抓好旅游檔案的設(shè)施改造、基礎(chǔ)管理，推動(dòng)旅游檔案管理工作扎實(shí)有效開展。

（一）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理。不論是新建還是改造辦公用房，都做到優(yōu)先考慮檔案管理用房，確?！八氖曳珠_”，達(dá)到“六防”要求，并保留適度的擴(kuò)展空間；在辦公設(shè)施配備上，各管檔單位用于檔案管理的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、空調(diào)機(jī)、消毒機(jī)等，都是單位同類辦公設(shè)備中標(biāo)準(zhǔn)最高、質(zhì)量最好的；對(duì)卷皮和檔案盒等辦公用品，實(shí)行統(tǒng)一定制，定期更換；每半年協(xié)調(diào)消防和檔案部門對(duì)檔案室進(jìn)行安全點(diǎn)評(píng)，定期檢修滅火器等設(shè)備，對(duì)電源線路和照明設(shè)施進(jìn)行更新改造，徹底消除了安全隱患。

（二）加強(qiáng)檔案源頭管理。做好檔案管理工作，檔案資料是否齊全，日常管理規(guī)范是關(guān)鍵。為此，我們?cè)诎匆笞ズ脵n案資料整理的同時(shí)，建立了文件收發(fā)登記電子檔案，對(duì)各種文件資料、會(huì)議材料分門別類登記，指定位置存放，便于后期查找和分別建檔。建立了每月工作小結(jié)要點(diǎn)、每日記錄大事記，每月從各科室搜集整理各類文書資料原件，每年定期整理檔案資料時(shí)，還要逐條對(duì)照局里開展的重點(diǎn)工作，查漏補(bǔ)缺，確保檔案第一手資料齊全。

（三）加強(qiáng)檔案安全管理。按照檔案規(guī)范化管理要求，我們?cè)O(shè)立了檔案專用庫房、閱覽室和檔案人員辦公室，檔案的收集、整理、歸檔按照檔案的科學(xué)化、規(guī)范化要求進(jìn)行整理、歸檔、入柜。在檔案的收集、整理、歸檔、移交、簽定、銷毀過程中，嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，確保檔案材料的安全。其中，旅游投訴檢查檔案由旅游質(zhì)量投訴科負(fù)責(zé)整理，每個(gè)投訴檢查案件從接訴、登記、轉(zhuǎn)辦到實(shí)地督查、檢查記錄、處置反饋等全程建立基礎(chǔ)檔案和電子檔案，分類保存和電子登記備案，確保檔案能夠定期保存、收集、整理、歸檔。新接收的檔案按要求進(jìn)行消毒、殺蟲、殺菌、除塵后，方可進(jìn)庫房上架排列。認(rèn)真做好檔案巡查，定期對(duì)案卷的數(shù)量、質(zhì)量、霉變情況進(jìn)行檢查，并做好相關(guān)記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。加大夏季多雨季節(jié)檔案的管理力度，勤去濕，勤巡視是否有漏雨情況，確保檔案安全。堅(jiān)持每個(gè)季度對(duì)庫房檔案進(jìn)行一次檢查，每年對(duì)館藏檔案進(jìn)行一次系統(tǒng)化整理，確保完整無損無污染。

（四）加強(qiáng)檔案投訴機(jī)制管理。完善 “七位一體”投訴檔案的同時(shí)，積極探索開通微信投訴，拓寬投訴渠道，滿足旅游者的投訴維權(quán)需求。加強(qiáng)與公安、物價(jià)、交通、工商、仲裁等部門的投訴“聯(lián)動(dòng)處理機(jī)制”，定期召開聯(lián)席會(huì)議，組織聯(lián)合執(zhí)法，妥善處置旅游管理中的突發(fā)事件和難點(diǎn)問題，及時(shí)收集整理問題處置資料檔案，總結(jié)推廣投訴案件處置經(jīng)驗(yàn)，切實(shí)提高問題調(diào)處能力。依托旅游政務(wù)網(wǎng)、《旅游質(zhì)監(jiān)動(dòng)態(tài)》和“三報(bào)三告一告知”的信息發(fā)布機(jī)制，宣傳和解答旅游法律法規(guī)，公示旅游質(zhì)監(jiān)信息等，加大法律和政策的宣傳、引導(dǎo)力度，使旅游企業(yè)做到守法誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)，讓廣大旅游者能夠更好維護(hù)自己的合法權(quán)益。

（作者單位：煙臺(tái)市旅游質(zhì)量監(jiān)督管理所）