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        基于歸檔范圍表建立高校大數(shù)據(jù)采集方案

        2017-08-15 00:51:04李燕耿麗劉亞娟
        山東檔案 2017年6期
        關(guān)鍵詞:方案資源信息

        文·李燕 耿麗 劉亞娟

        大數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)科學(xué)的一個分支,是數(shù)據(jù)、技術(shù)和應(yīng)用三者的統(tǒng)一體。2015年8月,國務(wù)院印發(fā)《促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要》,系統(tǒng)部署了大數(shù)據(jù)發(fā)展工作?!毒V要》提出,要加強(qiáng)頂層設(shè)計和統(tǒng)籌協(xié)調(diào),大力推動政府信息系統(tǒng)和公共數(shù)據(jù)互聯(lián)開放共享,加快政府信息平臺整合,消除信息孤島,完善法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)體系,科學(xué)規(guī)范利用大數(shù)據(jù),切實(shí)保障數(shù)據(jù)安全。因此,對于高校來說,采集大數(shù)據(jù)、研究大數(shù)據(jù)、應(yīng)用大數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代推動教育模式、人才培養(yǎng)模式、決策模式等多方面的創(chuàng)新,具有非常重要的意義。

        一、建立大數(shù)據(jù)采集方案的意義

        大數(shù)據(jù)時代給我們的是一種全新的思維方式,大數(shù)據(jù)思維方式包含三層意思,簡單地說,就是更多、更亂、關(guān)聯(lián)。

        為了從海量數(shù)據(jù)中獲取隱含在其中的有用信息和知識,首先需要獲得大量數(shù)據(jù),因此,進(jìn)行數(shù)據(jù)采集是首要的。但是采集的海量的原始數(shù)據(jù)中,存在著大量雜亂的、重復(fù)的、不完整的數(shù)據(jù),嚴(yán)重影響到獲取知識的執(zhí)行效率,有可能導(dǎo)致結(jié)果的偏差,特別是目前開放的信息資源沒有實(shí)現(xiàn)集成,信息結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一,數(shù)據(jù)不系統(tǒng)、不完整、不共享。更為嚴(yán)重的是沒有形成一個統(tǒng)一的能夠描述數(shù)字資源的格式規(guī)范和建設(shè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)方法、資源的整合、組織與存儲的技術(shù)方案和行之有效的建設(shè)思路;另外,還由于建設(shè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的關(guān)鍵技術(shù)(如海量、非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)存儲解決方案)、基于知識管理的數(shù)據(jù)倉庫和數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)尚未得到廣泛應(yīng)用,大大降低了大數(shù)據(jù)庫建設(shè)的速度和質(zhì)量,致使各類信息資源難以形成一個統(tǒng)一的資源庫整體,限制了大數(shù)據(jù)的深層次挖掘和廣泛利用。因此建立大數(shù)據(jù)采集方案、確立采集范圍是非常有必要的。

        二、檔案數(shù)據(jù)是大數(shù)據(jù)的組成部分

        檔案信息數(shù)據(jù)是大數(shù)據(jù)系統(tǒng)不可或缺的重要組成部分。隨著當(dāng)今社會步入大數(shù)據(jù)時代,大數(shù)據(jù)與檔案工作已逐漸融為一體、密不可分。美國檔案學(xué)者杰拉爾德?漢姆先生曾指出:檔案應(yīng)該記載“人類生活的方方面面”,要“創(chuàng)造一個反映普通百姓生活喜好、需求的全新的文獻(xiàn)材料世界”,檔案館藏是反應(yīng)“人類生活的廣闊領(lǐng)地”。由此可見,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集成化管理和共享化利用是檔案貼近公眾、服務(wù)社會的最佳解決方案。檔案資源惟有回歸社會,得到最大限度的利用,才能體現(xiàn)檔案保管的價值和作用。因此,在開展大數(shù)據(jù)建設(shè)的過程中,首先應(yīng)當(dāng)利用高質(zhì)量的檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫,充分利用數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析工具提供快速檢索與服務(wù),實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會化共享,真正體現(xiàn)檔案保存的價值與意義。

        三、建立大數(shù)據(jù)采集方案的基本原則與要求

        目前,我國大數(shù)據(jù)發(fā)展的核心挑戰(zhàn)體現(xiàn)為三個關(guān)鍵詞,共享、開放和安全,這也是《促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要》的三大著力點(diǎn)。充分利用現(xiàn)有企業(yè)、政府?dāng)?shù)據(jù)資源和設(shè)施平臺,統(tǒng)籌建立低成本、高效率的大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施和區(qū)域性、行業(yè)性、數(shù)據(jù)匯集平臺,避免盲目建設(shè)和重復(fù)投資,注重對現(xiàn)有傳統(tǒng)數(shù)據(jù)中心及服務(wù)資源的綜合改造和利用,避免造成損失浪費(fèi)。

        大數(shù)據(jù)采集是一個長期的、復(fù)雜的系統(tǒng)化工程,包括各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定、信息的組織與存儲、資源的整合與集成、數(shù)據(jù)存儲服務(wù)器和提供數(shù)據(jù)檢索服務(wù)的軟硬件平臺的建設(shè)、開展基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的組織與團(tuán)隊及其長效服務(wù)機(jī)制的形成。其中,標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與數(shù)字資源的滾動建設(shè)則是最基本也是最重要的內(nèi)容,完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、及時、安全是大數(shù)據(jù)收集的基礎(chǔ)性工作,因此,必須做到以下幾點(diǎn)。

        (一)真實(shí)準(zhǔn)確。指對數(shù)據(jù)的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后,確認(rèn)其與形成時的原始狀況一致。所有數(shù)據(jù)要實(shí)事求是,保持?jǐn)?shù)據(jù)原始性,確保準(zhǔn)確無誤,禁止出現(xiàn)任何的夸大、縮小或扭曲等現(xiàn)象。

        (二)齊全完整。指數(shù)據(jù)內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。完整性要求數(shù)據(jù)的覆蓋面要全面齊全,涉及的內(nèi)容要廣泛深入,禁止出現(xiàn)殘缺短少,漏報少報、掛一漏萬的現(xiàn)象。

        (三)系統(tǒng)規(guī)范。系統(tǒng)性要求數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)口徑統(tǒng)一,數(shù)據(jù)之間保持有機(jī)聯(lián)系、前后呼應(yīng),禁止出現(xiàn)貪多求全、不計標(biāo)準(zhǔn)地零亂堆砌、濫收亂報現(xiàn)象。

        (四)及時迅速。指數(shù)據(jù)即時更新、問題數(shù)據(jù)及時糾正或重新上報,數(shù)據(jù)及時更新至指定時間并做好必要的日志記錄。及時性要求各單位各部門相關(guān)人員要按照數(shù)據(jù)采集時間進(jìn)度要求,克服工作頭緒多、事務(wù)忙的矛盾,及時完成數(shù)據(jù)的收集、整理,不得出現(xiàn)延誤現(xiàn)象。

        (五)安全可靠。安全性要求既要保證各類數(shù)據(jù)的實(shí)體安全和密級安全,力求不受損失、不失密,又要保證各類數(shù)據(jù)保存、傳輸使用中的安全,免遭意外破損。

        四、大數(shù)據(jù)采集方案的編制方法

        首先,根據(jù)大數(shù)據(jù)采集方案的基本原則與要求,以檔案館“歸檔范圍表”為基礎(chǔ)建立大數(shù)據(jù)采集方案是行之有效的方法?!皻w檔范圍表”的內(nèi)容是根據(jù)各歸檔部門的職責(zé)和任務(wù)制定的,涵蓋了本單位的所有工作活動中產(chǎn)生的具有參考價值的、各類載體的原始記錄。“歸檔范圍表”是檔案館收集檔案的依據(jù)性文件,而且是根據(jù)長期的檔案管理工作中所積累的大量的數(shù)據(jù)資源和先進(jìn)的管理經(jīng)驗形成的,為數(shù)據(jù)采集方案的制定打下了堅實(shí)的基礎(chǔ)。

        其次,根據(jù)檔案工作規(guī)范制定大數(shù)據(jù)采集的業(yè)務(wù)規(guī)范和制度,明確接收數(shù)字化信息和開展館藏檔案數(shù)字化加工的工作要求。主要包括數(shù)字化檔案的收集、歸檔、移交、接收的工作制度和內(nèi)容、范圍、方式、方法及安全保障的要求;開展館藏數(shù)字化加工的全過程工作方法、安全制度、保密措施、人員要求等;大數(shù)據(jù)的滾動建設(shè)與完善制度和工作要求。各單位各部門主要負(fù)責(zé)人是檔案工作的第一責(zé)任人,也應(yīng)該作為本單位數(shù)據(jù)采集工作的第一責(zé)任人,要把數(shù)據(jù)采集與檔案工作同時列入議事日程。立卷單位的兼職檔案員同時具體負(fù)責(zé)本單位的數(shù)據(jù)采集工作,嚴(yán)格按照“四同步”管理原則,切實(shí)執(zhí)行“三納入”工作制度,加強(qiáng)規(guī)范化管理,強(qiáng)化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè),提升大數(shù)據(jù)采集工作水平。

        大數(shù)據(jù)采集其實(shí)是一個集成化過程,就是將工作中各階段、各層次相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)協(xié)調(diào)起來,實(shí)現(xiàn)信息流和業(yè)務(wù)流的不間斷連續(xù)運(yùn)行。而在檔案管理中,檔案從形成、整理、移交、保管到最終被利用,跨越了多個階段、多個單位和部門,每個階段和每個部門都包括多項業(yè)務(wù),各個階段的各項業(yè)務(wù)之間都存在信息和流程的集成問題。因此,基于“歸檔范圍表”的大數(shù)據(jù)采集方案可以實(shí)現(xiàn)所有單位與部門在同一系統(tǒng)中完成數(shù)據(jù)資源的采集工作。

        總之,以“歸檔范圍表”為基礎(chǔ)建立大數(shù)據(jù)采集方案,可以對包括學(xué)校檔案資料數(shù)據(jù)在內(nèi)的各類數(shù)據(jù)信息的收集保管和開發(fā)利用具有重要意義。最重要的是,大數(shù)據(jù)工作利用檔案管理基礎(chǔ)開展工作,可以更快更好地提高師生重視程度,完善管理手段,加大宣傳力度;補(bǔ)充數(shù)據(jù)的總量,暢通采集途徑;完善數(shù)據(jù)平臺,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,優(yōu)化開發(fā)利用效果,加快推進(jìn)覆蓋全校師生員工的大數(shù)據(jù)建設(shè),更好地為高校建設(shè)發(fā)展和廣大師生的教學(xué)科研服務(wù)。

        [1] 國務(wù)院.促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要,國發(fā)〔2015〕50 號

        [2] 溫孚江.大數(shù)據(jù)農(nóng)業(yè)[M]. 北京:中國農(nóng)業(yè)出版社,2015.

        [3] 薛四新.檔案館信息化與檔案管理變革[M].北京:機(jī)械工業(yè)出版社,2008.

        [4] 雷昌玲.新時期高校檔案歸檔范圍與保管期限表編制問題研究[J].云南檔案,2010(9).

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