馬麗娟

摘 要：新形勢下，計劃生育檔案管理工作規(guī)范化具有重要意義，有利于實現(xiàn)信息互通、方便管理決策、為流動人口提供服務(wù)。但目前管理工作存在不足，需要采取改進(jìn)和完善措施；健全制度，明確責(zé)任；增加投入，強化管理；健全臺賬，規(guī)范管理；改進(jìn)服務(wù)，注重檔案資源的有效利用。

關(guān)鍵詞：計劃生育檔案；檔案管理；規(guī)范化；管理制度

計生檔案是國家檔案的重要組成部分，但受基礎(chǔ)條件、觀念體制、人力和經(jīng)費等因素的制約和影響，人口計生檔案管理仍存在諸多問題和薄弱環(huán)節(jié)。進(jìn)一步規(guī)范計生檔案管理，利用檔案資源為育齡群眾和新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)，對促進(jìn)人口計生工作必將起到重要的推動作用。

計生檔案對計生部門的各項工作有著重要的作用，必須給予高度重視，促使其充分發(fā)揮作用，并對其進(jìn)行合理開發(fā)。實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為計劃生育工作做出積極的貢獻(xiàn)。

計生檔案工作的主要作用

計生檔案是計生部門的基礎(chǔ)性工作。社會的發(fā)展，人類的進(jìn)步，現(xiàn)代化建設(shè)的騰飛，都離不開檔案和檔案工作，凡是有人類活動的地方都有檔案，都有檔案工作，特別是社會已進(jìn)入了信息時代，更是如此。檔案對研究歷史、認(rèn)識社會、指導(dǎo)工作具有重要的憑證和參考作用。所謂計生檔案，就是計生部門在進(jìn)行各項職能活動時形成的全部檔案的總和。檔案工作就是負(fù)責(zé)管理檔案專門業(yè)務(wù)，即在統(tǒng)一管理計生檔案的原則上，建立專門檔案制度，科學(xué)地管理這些檔案，以便于利用。作為記述和反映計生工作活動的計生檔案，既可以為單位領(lǐng)導(dǎo)者提供決策依據(jù)，又可以為檔案利用者了解國家各項方針政策提供幫助，還能為制訂計劃，開展今后工作，處理問題提供可靠的參考材料。在計生工作活動中，無論是全國性的人口普查、人口統(tǒng)計的數(shù)字調(diào)查、計生人員工資調(diào)整，還是行政執(zhí)法工作的深入開展、基建工程的規(guī)收集整理劃與實施、計劃生育隊伍的建設(shè)與整訓(xùn)、計劃生育經(jīng)費的管理、再生育人員調(diào)查、獎勵扶助對象的獎金發(fā)放等都離不開檔案，如果檔案資料不齊全，不準(zhǔn)確，就會影響以至延緩這些工作的正常開展。特別是領(lǐng)受新任務(wù)，制訂新的工作計劃，或遇到新問題，出現(xiàn)新情況，需要做出正確的決策時，檔案的參考和借鑒作用更不可缺少。檔案的信息作用越來越被人們所認(rèn)識，所重視。計生檔案是計生工作中一個不可缺少的重要組成部分，是其它工作所不能替代的，已成為計生部門管理工作中不可缺少的一項基礎(chǔ)性工作。

計生檔案也在創(chuàng)造價值和效益。計生檔案除直接記述和反映計生工作活動外，還能創(chuàng)造出經(jīng)濟效益和社會效益。因為檔案工作人員每年都要為單位的各項工作提供大量的文件、資料、信息，為利用者避免了重復(fù)勞動，節(jié)約了時間，間接產(chǎn)生了經(jīng)濟效益和社會效益。

計生檔案是不可再生的寶貴財富。計生檔案真實地記錄了機關(guān)的行政管理、計生各項工作的全過程，凝聚著計生管理的成功經(jīng)驗，是全體人員辛勤勞動和智慧的結(jié)晶，它作為計生工作的重要組成部分，既具有現(xiàn)實作用也具有長遠(yuǎn)作用。因為計生事業(yè)需要一代一代地繼承和發(fā)展，各項工作也要一代一代地往下傳。社會活動不停止，檔案工作就不會停止。其它財富，損壞了可以補償，檔案損失了，卻無法彌補。因此，我們不僅享有利用前人積累的檔案財富的權(quán)力，更有繼續(xù)為后人積累和增加財富的義務(wù)，這是事業(yè)的需要，也是對歷史負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。

計生檔案工作的規(guī)范化

系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。計生檔案工作是計劃生育工作的重要組成部分。要充分認(rèn)識做好檔案工作的重要性，把檔案工作作為一項重要工作內(nèi)容，明確專人，落實責(zé)任，加強管理，實現(xiàn)計生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。

實現(xiàn)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，能夠有效地保證工作的正常運轉(zhuǎn)。要做到上邊一根針，下邊千條線，線不斷，針不軟。作為“司令部”的人口和計劃生育檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，這是工作的針，人口計生局各科室具體承擔(dān)著計劃生育工作的各項任務(wù)，匯集著八面來風(fēng)，是“針眼”，是關(guān)鍵，鄉(xiāng)鎮(zhèn)和行政村基層各業(yè)務(wù)部門、科室建立專兼職結(jié)合的工作小組，責(zé)任到人，形成一根縱向線。同時，這些縱向線并非完全孤立，毫不相干，除對上負(fù)責(zé)外，還要相互影響，相互作用，相互監(jiān)督，相互制約。這個體系要橫到邊，縱到底，配合聯(lián)動，形成網(wǎng)絡(luò)。這個網(wǎng)絡(luò)既是計劃生育工作的基本體系，同時也是計劃生育檔案收集、管理的系統(tǒng)體系。另外，要定期對這些專兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其熟悉檔案業(yè)務(wù)，經(jīng)考核合格后，發(fā)放上崗證。實踐證明，完整的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，過硬的工作隊伍和健全的基層網(wǎng)絡(luò)，是做好新形勢下計生檔案工作的重要基礎(chǔ)。

職責(zé)明確化。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

工作制度化。人口計生工作十分繁雜，區(qū)人口計生局和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村級計生辦以及各級計生服務(wù)站要經(jīng)常接觸為數(shù)眾多的相關(guān)生育人群。計劃生育的重要工作之一是進(jìn)行計生技術(shù)服務(wù)工作，任務(wù)是為社會提供計生技術(shù)服務(wù)。在這種情況下，就需要制定一套完整的制度來規(guī)范約束。根據(jù)多年工作的實踐經(jīng)驗，這些制度應(yīng)包括以下五個方面。一是對專兼職檔案員實行月初評季考核年獎懲制度。二是計生檔案收集、上報、整理、存檔應(yīng)做到規(guī)范，要根據(jù)上級業(yè)務(wù)部門的統(tǒng)一要求，按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行操作。三是實行定期談話制度。專兼職檔案人員要定期與服務(wù)對象談話，取得工作主動權(quán)。四是實行計劃生育項目檢查治療登記制度，為各級計生服務(wù)站以及醫(yī)院的B超室、X光室、手術(shù)室、婦產(chǎn)科等相關(guān)科室專門配備專用檢查登記簿，把第一手資料全部統(tǒng)計起來。五是實行檔案收集整理專業(yè)時間制度，規(guī)定各科室下班前要收集歸檔當(dāng)日的資料，每月上報一次檔案材料。另外，還要制定一些輔助制度，依次保證上述各項制度的落實。只有嚴(yán)格有關(guān)規(guī)章制度，才能確保檔案完整安全。

管理科學(xué)化。計生辦檔案工作人員要定期對收集來的檔案材料進(jìn)行科學(xué)的歸檔整理。為保證工作質(zhì)量，達(dá)到檔案類目設(shè)置合理，組卷規(guī)范的目的。重點應(yīng)抓好五個環(huán)節(jié)。

一是合理設(shè)置類目體系。二是實行定期歸檔制度。三是實行計生檔案工作檢查制度。四是檔案工作人員要強化法制意識，嚴(yán)格貫徹落實檔案保管、利用等有關(guān)規(guī)章制度，確保檔案的完整安全。五是認(rèn)真做好年度檔案收集整理和開發(fā)利用工作。

總之，計生檔案的管理工作，推動計劃生育檔案管理規(guī)范化具有重要意義。作為管理人員，應(yīng)該明確不足，健全并落實各項制度措施，增加資金投入，注重檔案資源利用和開發(fā)。從而有效規(guī)范檔案管理工作，提高服務(wù)水平，為計劃生育各項工作開展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。如果實行散亂的管理方式，勢必造成不良的后果，給工作帶來被動。實行“四化”管理方式，能夠有效地促進(jìn)工作的正常開展，工作中可以循序漸進(jìn)，發(fā)現(xiàn)問題可以迅速排查，依次實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為計劃生育工作做出積極的貢獻(xiàn)。

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（作者單位：菏澤高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)衛(wèi)計局）