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        強(qiáng)化高校檔案管理工作的思考

        2017-08-05 08:04:43劉麗
        關(guān)鍵詞:檔案管理學(xué)校信息

        劉麗

        對于各大高校來說,檔案管理是日常管理工作體系中至關(guān)重要的一部分,當(dāng)前,高校檔案管理工作顯至關(guān)重要,在該項(xiàng)工作中實(shí)際上依然存在不可忽視的問題,由于其自身具有強(qiáng)度大、信息廣的特點(diǎn),所以,未能達(dá)到理想的效果。本文首先對高校檔案管理工作目前的實(shí)際情況進(jìn)行分析,再重點(diǎn)闡述如何強(qiáng)化高校檔案管理工作,進(jìn)一步保證檔案管理工作達(dá)到理想的實(shí)際效果,為其提供更加良好的服務(wù)。

        高校檔案管理工作是直接記錄高校履行培養(yǎng)人才、科學(xué)研究、社會服務(wù)功能與開展各項(xiàng)活動。由于社會主義市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展,我國高等教育事業(yè)飛速發(fā)展,也推動高校檔案管理工作產(chǎn)生質(zhì)的飛躍,面對當(dāng)前嶄新的歷史發(fā)展階段,還存在大量的新問題與新情況,尤其是由于高校辦學(xué)規(guī)模逐漸擴(kuò)大,日益深化改革,在高校管理中高校檔案工作占據(jù)著更為重要的地位,發(fā)揮著巨大的作用。面對當(dāng)前的發(fā)展形勢,高校檔案工作必須逐漸日益更新和進(jìn)步,為建設(shè)和發(fā)展學(xué)校提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù),為社會提供良好的服務(wù)。

        高校檔案管理工作現(xiàn)狀

        高校檔案管理包含各種信息流通,因而對配套設(shè)施、人員素質(zhì)和管理機(jī)制等方面的要求也逐漸提高。由于社會經(jīng)濟(jì)水平日益提高,高等教育逐漸發(fā)展,高校檔案管理面對著良好的發(fā)展大環(huán)境,有利于順利開展各項(xiàng)工作。目前,各大高校對檔案管理越來越重視,同時(shí)通過先進(jìn)技術(shù)對自己進(jìn)行武裝,構(gòu)建健全的工作機(jī)制,然而依然遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到預(yù)期的目標(biāo)。一些高校檔案管理缺乏較高的信息化水平,也未形成搜集、整理、查詢等完善的工作體系,因而導(dǎo)致大量資源流失,服務(wù)功能不強(qiáng)。所以,該模式應(yīng)用于高校檔案管理中,必須對工作人員提出更好的能力要求與素質(zhì)要求。

        強(qiáng)化高校檔案管理工作的對策

        完善管理機(jī)制。在工作體制上,應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持集中統(tǒng)一、歸口管理的原則,部門建立檔案,由學(xué)校統(tǒng)一管理,避免發(fā)生管理過于分散的現(xiàn)象。構(gòu)建健全的管理制度,完善學(xué)校、部門與單位的檔案管理制度,進(jìn)而從檔案的鑒別整理、保管征集、分類歸檔、裁剪裝訂、建檔頂級至查看借閱直至責(zé)任追究均建立健全的規(guī)章制度,進(jìn)而建立規(guī)范的檔案管理工作制度;尤其是要收集好檔案,對檔案進(jìn)行有效整理與歸檔。第一,嚴(yán)格把好收集關(guān),對學(xué)校教學(xué)科研與管理服務(wù)形成的各類材料及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地進(jìn)行收集,及時(shí)收集補(bǔ)充學(xué)校重大活動與事件的情況,保證完整的檔案;第二,嚴(yán)格把控鑒別關(guān)。認(rèn)真仔細(xì)地鑒別審核收集來的歸檔材料,實(shí)現(xiàn)取之有據(jù)、舍之有理;第三,嚴(yán)格把控整理關(guān)。將收集來的歸檔材料,根據(jù)要求有效整理立卷,明確劃分類別,按照順序編排清楚的目錄,綱目分明,整齊裝訂;第四,創(chuàng)新工作機(jī)制,有效提升服務(wù)水平。為保證對檔案材料的收集整理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新,轉(zhuǎn)變基層單位檔案長時(shí)間混亂不堪、未裝訂、管理不當(dāng)以及缺乏收集途徑等問題,適應(yīng)管理信息化發(fā)展的需求,必須相應(yīng)地轉(zhuǎn)變檔案管理職能。檔案的保管基地與利用中心將高校檔案館的作用轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息控制管理中心,并實(shí)現(xiàn)由案卷管理實(shí)體作為管理對象轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?nèi)容管理作為管理對象。檔案人員不僅僅只是死守庫房,而是利用網(wǎng)絡(luò)對檔案信息實(shí)施動態(tài)管理,對其正常運(yùn)行進(jìn)行有效維護(hù),保證其完整性、穩(wěn)定性與安全性,實(shí)現(xiàn)信息管理員的職責(zé);第五,執(zhí)行責(zé)任追究制。將檔案管理工作的第一責(zé)任人確定為單位的主要負(fù)責(zé)人,并確定直接負(fù)責(zé)人為專兼職管理人員,在年度目標(biāo)考核與干部個(gè)人評優(yōu)考核中納入檔案管理工作,實(shí)施責(zé)任追究制。

        加強(qiáng)對檔案管理工作的重視。學(xué)校能否實(shí)現(xiàn)良好辦學(xué)的一個(gè)重要基礎(chǔ)即為是否能做好檔案工作,因而在學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中必須將檔案工作放在突出的位置,強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)與管理檔案工作。在高等學(xué)校事業(yè)發(fā)展中,高校檔案管理工作至關(guān)重要,各級領(lǐng)導(dǎo)必須對作為一種特殊價(jià)值信息資源的檔案給予高度重視。檔案信息資源在國家社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中是一個(gè)至關(guān)重要的組成部分,其具有全面、穩(wěn)定、可靠的綜合貢獻(xiàn)力。對于學(xué)校而言,高校檔案記錄了一所學(xué)校從成立到目前發(fā)展的整個(gè)歷史,如鏡子般照出學(xué)校的教學(xué)及管理過程中的各個(gè)環(huán)節(jié),帶有客觀性、真實(shí)性,集中了廣大教師與學(xué)生的勞動智慧與經(jīng)驗(yàn)結(jié)晶,對學(xué)校而言尤為重要,能作為熟悉掌握高校發(fā)展客觀規(guī)律的依據(jù)和基礎(chǔ)。學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)要增強(qiáng)對檔案管理的重視度,增加資金投入和人才投入,尤其是要在工作計(jì)劃與議事日程中凸出檔案現(xiàn)代化管理工作的作用與重要性,為檔案部門創(chuàng)造優(yōu)良的工作環(huán)境,為檔案部門參加學(xué)?;顒犹峁┲?,并且廣大教職員工要增強(qiáng)檔案工作的管理意識。作為一門博大精深的學(xué)問,檔案工作包含各個(gè)領(lǐng)域的內(nèi)容,因而教職員工必須給予高度重視,尤其是增強(qiáng)管理工作者的意識,形成統(tǒng)一的思想,進(jìn)而帶動全體工作人員加強(qiáng)檔案管理,讓各個(gè)崗位上的人員都能高度重視檔案工作,動員全體人員參與檔案工作。

        有效提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)水平直接決定了檔案工作的成效。必須利用各種渠道和方法,充分提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。第一,健全管理人員隊(duì)伍,組建一支專兼職相結(jié)合的檔案管理隊(duì)伍。學(xué)校檔案館必須根據(jù)國家要求配備相應(yīng)的高素質(zhì)人才,充分保證完整有序地開展檔案管理工作。檔案工作必須由一些經(jīng)驗(yàn)豐富、素質(zhì)水平高且原則性強(qiáng)的人員負(fù)責(zé),同時(shí)結(jié)合所需對管理人員進(jìn)行及時(shí)調(diào)整和補(bǔ)充,對移交檔案手續(xù)進(jìn)行規(guī)范,充分保證穩(wěn)定開展基層檔案工作;第二,積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。必須堅(jiān)持“提高素質(zhì)、精通業(yè)務(wù)、規(guī)范管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的原則,按照不同的階段、層次、計(jì)劃與步驟循序漸進(jìn)地開展業(yè)務(wù)培訓(xùn),進(jìn)而有效提升管理人員的整體素質(zhì)。動員基層檔案管理人員到學(xué)校檔案館或地方檔案館進(jìn)行實(shí)習(xí)操作,使其充分熟悉和掌握鑒別、整理、分類、編號、裁剪、裝訂檔案材料的各個(gè)環(huán)節(jié)。進(jìn)一步有效增強(qiáng)檔案管理工作者的現(xiàn)代化意識,創(chuàng)新思想,強(qiáng)化信息技術(shù)觀念。使各大高校成為具有高科技人才與設(shè)備的單位,促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理水平日益提升。檔案管理人員必須高度重視檔案現(xiàn)代化的重要性,廣泛參與學(xué)校的活動,竭盡全力服務(wù)于學(xué)校工作,積極學(xué)習(xí)與研究現(xiàn)代化管理技術(shù),及時(shí)更新最新現(xiàn)代化管理,提升業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。促使個(gè)人的知識結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)水平能滿足高校檔案信息化建設(shè)與發(fā)展的需求;第三,建立完善的競爭激勵機(jī)制。必須仔細(xì)全面劃分各種任務(wù),落實(shí)到人,展開量化考核,將管理人員的主觀能動性充分發(fā)揮出來。

        實(shí)現(xiàn)信息資源共享。學(xué)校的文獻(xiàn)的范疇包括檔案、圖書、情報(bào)、資料等,建立形成完善的社會信息服務(wù)體系,所以相互之前必須構(gòu)建聯(lián)合目錄,共享資源信息。構(gòu)建聯(lián)合目錄即為通過使用統(tǒng)一的著錄格式與編排,聯(lián)合報(bào)道兩個(gè)或超過兩個(gè)檔案館藏的檔案目錄。促使文獻(xiàn)部門相互分享各自的檔案、資料、圖書、情報(bào)等資源,讓利用者學(xué)習(xí)知識更方便,獲取信息與情報(bào)更便捷。利用構(gòu)建聯(lián)合目錄構(gòu)建網(wǎng)絡(luò),并共享資源信息,將文獻(xiàn)部門各自的潛力充分激發(fā)出來,相互補(bǔ)充資源缺陷,提升館藏資源利用率,減少浪費(fèi),防止重復(fù)利用,以便為社會提供更多優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

        對檔案管理技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新。技術(shù)創(chuàng)新是加快優(yōu)化檔案管理工作的重要推動力。面對當(dāng)前的信息化社會,積極強(qiáng)化技術(shù)創(chuàng)新至關(guān)重要。所以,高校應(yīng)當(dāng)對檔案管理信息化建設(shè)的作用給予高度重視,同時(shí)和目前現(xiàn)狀相結(jié)合,增加技術(shù)創(chuàng)新投入,進(jìn)而有效保證良好的質(zhì)量服務(wù)水平。就此來看,高校必須對檔案管理工作的要求與性質(zhì)進(jìn)行充分明確,進(jìn)而引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)手段與優(yōu)良設(shè)備,進(jìn)而對工作環(huán)境進(jìn)行凈化,盡可能開發(fā)和充分利用檔案資源。高??赏ㄟ^光纖技術(shù)、數(shù)字技術(shù)與監(jiān)控技術(shù)等,并且還能構(gòu)建健全的網(wǎng)絡(luò)建設(shè),充分結(jié)合信息管理者、提供者與查詢者,利用網(wǎng)絡(luò)互動平臺,通過提供者填寫自身的調(diào)查信息,再信息管理者確認(rèn)之后再錄進(jìn)管理系統(tǒng)。信息查詢者可基于自身的權(quán)限范圍,自主對自己所需的信息進(jìn)行查找,并提升管理者的工作效率,減少錯(cuò)誤率。

        綜上所述,由于高校檔案管理工作具有至關(guān)重要的作用,可見各大高校亟待強(qiáng)化該項(xiàng)工作,對檔案管理工作中目前的問題進(jìn)行全面分析,并制定相應(yīng)的改善措施,有利于進(jìn)一步推動高校檔案管理工作的發(fā)展。

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