趙瑜

[摘 要] 檔案管理是高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院管理、教學(xué)、科研等各項(xiàng)事務(wù)的真實(shí)記錄，是高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院的“記事本”。檔案管理工作是學(xué)院教育事業(yè)的重要組成部分。檔案管理有助于真實(shí)全面記錄學(xué)院發(fā)展歷史，有助于學(xué)院在發(fā)展過(guò)程不斷總結(jié)、回顧以往的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而以史為鑒，促進(jìn)學(xué)院可持續(xù)發(fā)展。在教學(xué)過(guò)程中，檔案也可以作為教學(xué)評(píng)估、教育改革的重要依據(jù)，但是現(xiàn)階段高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作中還存在很多問(wèn)題和不足。分析學(xué)院檔案管理工作的現(xiàn)狀，結(jié)合存在的問(wèn)題，對(duì)學(xué)院檔案管理工作提出改進(jìn)建議。

[關(guān)鍵詞] 高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院；檔案管理；數(shù)字化檔案

[中圖分類號(hào)] G271.4 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1002-8129（2017）03-0073-04

檔案管理是我國(guó)高校管理工作的重要組成部分，高校應(yīng)當(dāng)在遵守《高等學(xué)院檔案工作規(guī)范》《普通高等學(xué)院檔案管理辦法》等規(guī)范的前提下，結(jié)合本校具體情況，建立檔案管理體系，并開(kāi)展檔案管理工作。但是高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院規(guī)模一般沒(méi)有綜合性高校大，校內(nèi)部門(mén)設(shè)置和人員配備也相對(duì)較少，高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作開(kāi)展的難度也較大。

一、高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理的意義

檔案對(duì)學(xué)院發(fā)展有著記錄歷史、指導(dǎo)現(xiàn)在、啟發(fā)未來(lái)的重要作用。學(xué)院的發(fā)展離不開(kāi)對(duì)過(guò)往經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，對(duì)過(guò)往經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)離不開(kāi)對(duì)學(xué)院歷史的研究，而檔案就是記錄學(xué)院歷史的重要載體。

檔案為學(xué)院對(duì)外宣傳提供重要素材。學(xué)院在發(fā)展過(guò)程中積累了大量記錄著有學(xué)院特色的歷史，重大事件、教學(xué)成果等多方面信息的檔案，這些檔案展示了學(xué)校文化，傳遞了學(xué)校理念，代表了學(xué)校特色。對(duì)這些檔案資料進(jìn)行整理和展示，不僅可以豐富師生的校園生活，還可以起到展示學(xué)校特色的作用。

“昔人所為而得，我可以奉為模范；如其失策，便當(dāng)設(shè)法避免”，檔案管理的重要意義就是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，避免失策，指導(dǎo)現(xiàn)在，促進(jìn)未來(lái)。只有這樣才能讓學(xué)院不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，取其精華而用之，對(duì)其糟粕而避之，為教學(xué)評(píng)估和教育改革提供依據(jù)，真正實(shí)現(xiàn)學(xué)院的可持續(xù)發(fā)展。

二、高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識(shí)淡薄，重視程度不足

檔案管理跟其它工作有本質(zhì)上的區(qū)別，檔案管理是服務(wù)性、保障性工作。這就導(dǎo)致檔案管理工作人員在檔案管理中可能缺乏積極性和成就感。高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院由于本身規(guī)模和教職工數(shù)量的限制，往往沒(méi)有檔案管理專職人員。教職人員往往身兼數(shù)職，除了檔案管理工作以外還有其他工作，這就導(dǎo)致教職人員很有可能將更多精力用到其他工作上，進(jìn)而忽視檔案管理工作。

（二）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院往往沒(méi)有設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)和相關(guān)人員，而是由其他職位的教職工兼任。他們沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的檔案管理方法、標(biāo)準(zhǔn)、流程等的培訓(xùn)，檔案管理工作主要根據(jù)經(jīng)驗(yàn)開(kāi)展。這就導(dǎo)致檔案管理缺乏規(guī)范性，檔案資料缺乏完整性，檔案資料的收集、分類、歸檔等可能存在不合理的地方。長(zhǎng)此以往，將造成檔案管理混亂，檔案查閱困難，檔案檢索效率低等問(wèn)題。

（三）資料重保管，輕利用

高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理不僅僅是檔案資料的收集、整理、分類、歸檔，還包括檔案的開(kāi)發(fā)利用，而后者，才是檔案管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)?，F(xiàn)階段大多數(shù)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作還停留在檔案資料的收集整理和檔案的歸檔保管，而檔案管理更重要的作用——檔案的開(kāi)發(fā)利用往往被忽略。導(dǎo)致檔案資源的浪費(fèi)和檔案資源的不合理利用，未能充分發(fā)揮檔案促進(jìn)學(xué)院發(fā)展、輔助學(xué)院決策、促進(jìn)教育事業(yè)發(fā)展的重要作用。

（四）檔案管理水平有待提高

有的學(xué)院沒(méi)有設(shè)立專門(mén)的檔案管理室，檔案資料與其他資料混在一起，不利于檔案的分類管理。有的學(xué)院沒(méi)有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，如數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)等，檔案管理還停留在紙質(zhì)檔案的階段。紙質(zhì)檔案占據(jù)大量空間，而且管理、查詢和調(diào)用效率低，速度慢。總而言之，檔案管理軟硬件設(shè)施不健全，直接制約了學(xué)院檔案管理水平，影響了檔案資源的合理利用。

三、高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作改進(jìn)建議

（一）加強(qiáng)檔案管理意識(shí)

針對(duì)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院普遍存在的檔案管理意識(shí)薄弱，重視程度低等情況，學(xué)院應(yīng)通過(guò)一系列手段加強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)。只有從意識(shí)層面重視檔案管理，才能在實(shí)踐中真正做到重視檔案管理，科學(xué)管理檔案。有條件的學(xué)院可以聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員，或者設(shè)置專門(mén)的檔案管理職位。其次，學(xué)?？梢蚤_(kāi)展一系列的講座、活動(dòng)等，讓廣大教職工、學(xué)生了解檔案的作用，樹(shù)立檔案意識(shí)，積極參與和配合檔案管理。從而形成一個(gè)檔案管理人員重視檔案管理，檔案資料提供者主動(dòng)配合檔案管理人員的良性循環(huán)系統(tǒng)。

（二）完善檔案管理制度、規(guī)范和流程

任何一項(xiàng)工作的完善都離不開(kāi)相應(yīng)制度的建立、規(guī)范的制定和流程的設(shè)計(jì)。要加強(qiáng)和完善高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作，首先要建立健全檔案管理相關(guān)制度，從管理層面上規(guī)范檔案管理參與者的行為，強(qiáng)化檔案管理參與者的意識(shí)。系統(tǒng)、全面的檔案管理流程，有助于每個(gè)檔案管理參與者各司其職，明確自己在檔案管理過(guò)程中的角色。資料提供者，主動(dòng)建立、留存相關(guān)資料，并整理和上交；檔案收集人員，收集、整理并檢查資料的完整性；檔案歸檔人員將檔案分類、歸檔。在實(shí)施過(guò)程中，收集檔案管理參與者的意見(jiàn)和建議，不斷改進(jìn)和完善檔案管理制度、規(guī)范和流程。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)

高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作的完善除了管理制度、規(guī)范和流程的完善，還離不開(kāi)檔案管理人員素質(zhì)的提高。任何工作都離不開(kāi)人的參與，參與人員素質(zhì)的高低直接影響檔案管理工作的效率和效果。沒(méi)有有效的實(shí)施，再完善的制度，再合理的流程都是一紙空談，因此提高檔案管理人員的素質(zhì)是高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作的重中之重。學(xué)院應(yīng)該挑選具有檔案管理專業(yè)知識(shí)和能力的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，在實(shí)際工作中盡可能提供相應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，提升檔案管理人員的檔案管理能力。檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)，多途徑、多渠道學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)，了解檔案管理相關(guān)理論和工具，不斷更新檔案管理知識(shí)和技能，學(xué)習(xí)和使用新興的檔案管理工具。只有這樣才能提高檔案管理的效率，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)和可持續(xù)發(fā)展。

（四）檔案管理信息化、數(shù)字化

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)院的各項(xiàng)管理工作都不斷向信息化、數(shù)字化發(fā)展，檔案管理工作也不例外。紙質(zhì)資料具有占用空間大，查閱困難，檢索速度慢等特點(diǎn)，不利于檔案的查閱和利用。隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案管理逐漸向數(shù)字化發(fā)展。電子檔案更有利于信息和資料的保存和整理，將人們從厚厚的紙質(zhì)檔案中解脫出來(lái)，避免紙質(zhì)檔案占用大量空間，有效減少紙資源的浪費(fèi)。使用和查詢方面，電子檔案具有查閱方便，檢索速度快等優(yōu)勢(shì)，可以有效提高檔案查詢的效率。學(xué)院應(yīng)為檔案管理的信息化、數(shù)字化提供資金、設(shè)備、技術(shù)等方面的支持；檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)和了解檔案數(shù)字化管理的方法和技術(shù)。從而全方位促進(jìn)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作的科學(xué)開(kāi)展和可持續(xù)發(fā)展。

（五）促進(jìn)檔案的開(kāi)發(fā)利用 學(xué)校要改變以往“輕利用，重保管”的管理理念，重視檔案的開(kāi)發(fā)利用。在檔案的收集、整理、分類、歸檔、保存固然重要，但檔案管理更重要的意義是檔案的完善檔案資源，科學(xué)整理和保存檔案資料的基礎(chǔ)上，為教師和學(xué)生提供檔案查詢服務(wù)。根據(jù)檔案建立校史館，讓教師、學(xué)生和家長(zhǎng)了解學(xué)校發(fā)展歷史、辦學(xué)理念、重大成果和學(xué)校文化。針對(duì)特色檔案，可以開(kāi)展主題研討會(huì)，交流會(huì)、展覽等，擴(kuò)大學(xué)校的知名度和影響力。引導(dǎo)教職工積極研究檔案資料，進(jìn)行學(xué)術(shù)交流并撰寫(xiě)論文。

四、結(jié)語(yǔ)

在遵守高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理法律法規(guī)的前提下，結(jié)合學(xué)院自身特點(diǎn)建立具有學(xué)校特色的檔案管理體系，是學(xué)院管理工作的重要組成部分。學(xué)院要引進(jìn)專業(yè)人才、使用科學(xué)管理方法、引入先進(jìn)軟硬件設(shè)施，全方位優(yōu)化學(xué)校檔案管理水平。學(xué)院根據(jù)檔案建立的校史館、特色檔案展、重大成果展等可以作為學(xué)校對(duì)外宣傳的名片，為學(xué)校的對(duì)外宣傳工作添上濃墨重彩的一筆。

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[責(zé)任編輯：曾 菡]