大連交通大學(xué)工商管理學(xué)院學(xué)院 趙艷豐

玩企如何破解采購管理難題

大連交通大學(xué)工商管理學(xué)院學(xué)院 趙艷豐

Solutions for Procurement Management Problems in Toy Factories

在現(xiàn)階段，玩具市場的競爭越來越激烈，殘酷的價格戰(zhàn)令廠商的利潤慢慢在縮減。在企業(yè)內(nèi)部，人力資源成本也持續(xù)上升，一些企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)逐漸不適應(yīng)玩具行業(yè)快速發(fā)展的步伐。追求發(fā)展乃至“生存”之戰(zhàn)成為許多玩具企業(yè)努力追求的目標(biāo)。廣大玩具企業(yè)只有深入挖掘自身潛力才能抵御行業(yè)當(dāng)下的困境。

現(xiàn)在，玩具行業(yè)原材料成本已占商品總成本的60%～70%，因此，原材料采購在成本控制、內(nèi)部業(yè)務(wù)單元協(xié)同、上下游供應(yīng)鏈企業(yè)的戰(zhàn)略合作方面，起到至關(guān)重要的作用。如何做好采購管理，成為當(dāng)下玩具企業(yè)突破行業(yè)發(fā)展困境的有效途徑。本文以Z公司為例探討玩具企業(yè)采購管理所存在的問題，并給出解決這些問題的有效方案，期望給相關(guān)企業(yè)帶來借鑒。

采購管理存在的問題

Z公司是一家專門從事玩具產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)和銷售的老牌廠商。雖然已經(jīng)運營了20年，但該公司的采購模式依然比較原始，處在與供應(yīng)商詢比價格簽訂單階段，這與當(dāng)今玩具行業(yè)注重供應(yīng)鏈的利益分享及訂單快速反應(yīng)的理念不相適應(yīng)。這種采購模式已經(jīng)不能滿足Z公司的戰(zhàn)略發(fā)展要求，急需變革。

通過一段時間的走訪調(diào)查，筆者發(fā)現(xiàn)，這家玩具企業(yè)的采購模式是非常傳統(tǒng)簡單的，其采購部一直沿襲以拉動式采購的管理模式進行運作，圍繞確定采購需求、供應(yīng)商詢價、議價、下訂單、跟蹤交期、收貨、付款等流程進行采購日常工作，這種粗放式的采購體系已經(jīng)不能跟上行業(yè)的發(fā)展腳步，具體問題有如下幾方面。

1.訂單的按時交貨率較低

在Z玩具公司的供應(yīng)商中，很多企業(yè)的管理者文化水平較低，管理理念也較為落后，對需求方的交貨及時性、準(zhǔn)確性以及對整個供應(yīng)鏈運行效率的重要意義并未深刻理解，導(dǎo)致訂單按時交貨率較低。另一方面，這些供應(yīng)商的生產(chǎn)運作模式也較落后，如果在生產(chǎn)計劃、加工、運輸?shù)热魏我粋€生產(chǎn)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會導(dǎo)致無法保證交貨及時性。

2.多品種小批量生產(chǎn)使成本增加

Z玩具公司產(chǎn)品線十分豐富，企業(yè)管理者依據(jù)各種訂單進行牽引，讓各部門進行配合，致使采購管理常進行小批量、多品種的采購工作，增加了采購人員的工作強度。同時相關(guān)系統(tǒng)成本(物流費、倉儲費、倉庫檢查、收料費用等)也增加了，間接造成采購成本的增加。供應(yīng)商配合上也比較困難，這對雙方都沒有好處。

3.采購流程不清晰

經(jīng)Z玩具公司管理層授權(quán)，筆者深入調(diào)查了該公司的采購流程后發(fā)現(xiàn)，在營銷部門下達(dá)采購訂單后，采購部門根據(jù)訂單需求在SAP系統(tǒng)（一種企業(yè)管理信息系統(tǒng)）導(dǎo)出原材料需求，采購員再根據(jù)原材料需求與多家供應(yīng)商議價確定供貨。在筆者調(diào)查過程中，發(fā)現(xiàn)Z公司的采購分配管理流程并不明晰，采購分配比例由采購員確定。采購員按照供應(yīng)商提供的價格、服務(wù)、交期等評判標(biāo)準(zhǔn)來分配采購比例，但主要評判還是以價格為主導(dǎo)。

玩具行業(yè)內(nèi)的供應(yīng)商都打著自己的小算盤，有時候遇到了玩具產(chǎn)品的銷售淡季，他們?yōu)榱朔謹(jǐn)偣潭ǔ杀径坏貌坏蛢r競單，而在銷量很好的旺季，供應(yīng)商則會先滿足利潤較高的客戶，導(dǎo)致交貨不及時，這對Z公司的生產(chǎn)帶來很大影響。另外，Z公司未制定物資采購比例的相關(guān)管理辦法，采購員分配訂單權(quán)限過大，極易滋生腐敗現(xiàn)象，加大了采購員和供應(yīng)商相互勾結(jié)的可能性。

4.采購信息系統(tǒng)落后

上午8點30分，Z公司采購部門開始了一天的工作，部門內(nèi)的工作人員有條不紊地根據(jù)銷售部下達(dá)的生產(chǎn)訂單需求，在電腦系統(tǒng)中將原材料需求導(dǎo)出。針對每個生產(chǎn)訂單，采購員都必須手動制定原材料分配表。對大型的生產(chǎn)企業(yè)來說，每天都有繁多的生產(chǎn)訂單要下達(dá)，采購員必須日復(fù)一日重復(fù)地做同一件事情，導(dǎo)致采購員整體效率降低，更無從在采購專業(yè)知識方面取得突破。

5.管理層對采購管理不夠重視

許多玩具企業(yè)的管理者極其注重市場終端的銷售工作，將銷售工作推到公司戰(zhàn)略的最高處，但他們往往忽視采購管理環(huán)節(jié)所帶來的重要影響，他們認(rèn)為銷售才是生產(chǎn)型企業(yè)的利潤源泉，只要做好了銷售，就能獲得利潤。這些管理者的想法是片面的，要知道采購部只要將采購成本降低1%，就可以給公司帶來5%～8%的利潤增加，事實告訴我們采購管理就是向管理要利潤。所以采購、研發(fā)、銷售三者是企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)最為關(guān)鍵的因素，三者缺一不可，只有相互配合，才能發(fā)揮玩具產(chǎn)品在市場上的競爭力，增強公司的盈利能力。

6.呆滯原材料降低企業(yè)盈利水平

Z公司采購部門根據(jù)生產(chǎn)計劃制定出的原材料需求，與多個供應(yīng)商展開詢價及議價工作，然后將原料份額對供應(yīng)商進行分配和執(zhí)行，最后跟進原料到廠的進度并及時將原料入庫，整個環(huán)節(jié)卻忽視了庫存管理。在Z公司倉庫中，每年都有大量積壓原材料進行處置外賣，變現(xiàn)后取得收入僅為原值的50%，對公司增強盈利水平產(chǎn)生很大的負(fù)面影響。

采購管理難題的解決對策

對于Z公司在采購管理上出現(xiàn)的問題，筆者從以下幾個方面提出解決思路。

1.推進采購信息化建設(shè)

為了創(chuàng)造與供應(yīng)商間高效的溝通渠道，Z玩具公司應(yīng)積極地完善采購管理信息系統(tǒng)。

首先，引入SRM系統(tǒng)。SRM系統(tǒng)（供應(yīng)商關(guān)系管理系統(tǒng)）的作用是通過信息化手段與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，重新構(gòu)建企業(yè)與供應(yīng)商間新型的管理模式。該軟件能實現(xiàn)訂單管理、排程管理、對賬管理、供應(yīng)商績效評估四大功能。訂單管理的功能可以實現(xiàn)玩具廠商采購訂單的網(wǎng)上發(fā)布、交流溝通，供應(yīng)商也可以借這套信息系統(tǒng)實現(xiàn)采購訂單的確認(rèn)工作。排程管理功能同樣是將配送指令在網(wǎng)上發(fā)布，并積極指導(dǎo)供應(yīng)商如何依據(jù)玩具廠商的生產(chǎn)計劃安排進行有序配送。對賬管理功能實現(xiàn)對賬數(shù)據(jù)、發(fā)票入賬情況的網(wǎng)上查詢。供應(yīng)商績效評估則是對供應(yīng)商技術(shù)能力、質(zhì)量水平、交貨響應(yīng)、成本狀況、合同執(zhí)行情況這幾個關(guān)鍵方面進行綜合評估，也是對一個時間段雙方合作的情況進行評價，同時也是供應(yīng)商引入或淘汰的判斷根據(jù)。借助這種先進的信息技術(shù)平臺，既節(jié)約了與供應(yīng)商間的溝通成本、減少了信息傳遞失誤所帶來的損失，也讓信息傳遞更加及時有效。

其次，實行供應(yīng)商網(wǎng)上報價。根據(jù)筆者詳細(xì)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在Z玩具公司的生產(chǎn)運營中，經(jīng)常出現(xiàn)采購人員將采購價格泄露給供應(yīng)商的這種情況，而供應(yīng)商網(wǎng)上報價系統(tǒng)能有效保障供應(yīng)商在公平的環(huán)境下競爭，改變以郵件傳真等傳統(tǒng)的溝通方式，有效杜絕價格泄露問題。傳統(tǒng)報價主要是通過郵件或傳真的方式參與報價，很可能會出現(xiàn)采購人員將其他原材料供應(yīng)商報價告知行賄供應(yīng)商，導(dǎo)致不公平競爭。在引入供應(yīng)商網(wǎng)上報價系統(tǒng)后，采購人員只能在報價結(jié)束后才能在系統(tǒng)中查看價格，有效地控制內(nèi)外部勾結(jié)風(fēng)險，同時提高了玩具企業(yè)的運營效率、縮短了審批流程、降低了采購成本。

2.對不同供應(yīng)商采取不同策略

在玩具行業(yè)中，不同類別原材料的需求差異性是比較大的，比如某些關(guān)鍵類原材料的品質(zhì)、交期很重要，有些原材料的價格很重要，而有些原材料的通用性較差、交期較長等。若對所有的原材料采用同樣的采購思路，將很難滿足生產(chǎn)經(jīng)營需求。

因此，Z公司應(yīng)對原材料進行分析，明確不同原材料的各自特性，根據(jù)這些獨有特性進行分類分級，制定不同的采購策略。Z公司通過原材料的價值量與供給風(fēng)險兩個維度，可將原材料分為一般原材料、杠桿原材料、瓶頸原材料和關(guān)鍵原材料四種進行綜合分析。這四種原材料的特點如右上表所示。

對于瓶頸原材料的操作策略：主要還是控制缺貨帶來的運營風(fēng)險，在價格方面不做過多要求隨行就市即可，同時加快推進采購部門尋找替代或可操作性方案，定期搜集其原廠的新技術(shù)和市場動態(tài)，開發(fā)新供應(yīng)商，提前與供應(yīng)商做好需求預(yù)測，配置適當(dāng)安全庫存。

對于關(guān)鍵原材料的操作策略：主要控制原材料缺貨及原材料跌價帶來的運營風(fēng)險。抓住對方的利益訴求點，與供應(yīng)商建立長久的戰(zhàn)略合作關(guān)系，建立長效的共贏機制，并在價格上爭取更多的資源。

對于杠桿原材料的操作策略：明確以供應(yīng)原材料的質(zhì)量、交貨及共同降低成本為主要訴求，保持與供應(yīng)商緊密的合作關(guān)系。由于供應(yīng)的原材料通用性較強，能滿足供應(yīng)的供應(yīng)商數(shù)量較多，供給情況也不會太緊張，采購策略可將采購量集中到一家供應(yīng)商。

四類原材料特點對比表

對于一般性原材料的操作策略：這個類型的原材料主要集中在Z公司的低值易耗品采購，采購部門應(yīng)該采取定期搜集公司各部門需求，減少供應(yīng)商數(shù)量，按特定的時點進行批量采購，增加采購數(shù)量，降低采購成本。但當(dāng)供應(yīng)商能力不足時，應(yīng)適當(dāng)引入新的供應(yīng)商，以保證價格和交期等方面的優(yōu)勢，這樣利于供應(yīng)商之間形成良性競爭。

3.建立S&OP銷售運營計劃小組

筆者在上文中已經(jīng)提到，Z玩具公司每年都會產(chǎn)生大量的積壓原材料，給企業(yè)的日常經(jīng)營帶來很大的資金損失，Z公司急需成立S&OP （Sales and operation plan）銷售與運營計劃小組，將各部門緊密連接在一起，重新梳理銷售與運營間關(guān)系，加強各部門間協(xié)同，減少積壓物資的產(chǎn)生，減輕采購部門按需采購與處理積壓物資難度。

在實際執(zhí)行中，Z玩具公司需要征集客戶未來3個月的訂單需求，經(jīng)過詳細(xì)地評估后制定銷售計劃并將計劃提交給S&OP銷售與運營計劃小組。隨后，S&OP小組根據(jù)銷售計劃，組織各業(yè)務(wù)部門召開聯(lián)席會議，根據(jù)會議議程逐個檢查每項內(nèi)容，達(dá)成一致后確定主生產(chǎn)計劃，采購部門根據(jù)主生產(chǎn)計劃對供應(yīng)商進行下單采購原材料。高效溝通機制的建立，能有效保證采購部按照計劃進行采購，避免采購部門自由發(fā)揮進行采購訂單的下達(dá)，確保了整個組織在高效的機制中得以良好地運行。

總之，采購管理作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在玩具企業(yè)的產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量保障、供應(yīng)鏈管理中起著極其重要的作用，同時也是企業(yè)獲取利潤的重要源泉。廣大玩具企業(yè)一定要適時變革原始粗放的采購管理模式，充分利用信息化工具來優(yōu)化公司的流程和制度，將采購人員從簡單的、繁雜的事務(wù)性工作中解放出來，著重培養(yǎng)采購人員在業(yè)務(wù)領(lǐng)域內(nèi)的專業(yè)性，以確保采購業(yè)務(wù)得以順利開展，使企業(yè)在強手如林的市場中更具競爭力。