姜潮

【摘要】開發(fā)與利用檔案信息資源，是檔案工作的重中之重，是檔案收集整理工作的最終歸宿，只有加大開發(fā)檔案信息資源力度，才能做好檔案信息資源的合理利用。

【關鍵詞】檔案管理；檔案信息化；檔案的開發(fā)與利用

檔案作為重要的信息資源之一，伴隨著計算機網(wǎng)絡的普及，必然對我國的檔案工作產(chǎn)生重大影響，并將改變檔案工作的方式、方法，尤其對檔案的開發(fā)利用來說，計算機網(wǎng)絡無疑為檔案部門和需求者開發(fā)利用檔案信息資源，開創(chuàng)了一個理想途徑。網(wǎng)絡信息化對檔案信息資源開發(fā)利用有著深遠的影響。一方面，網(wǎng)絡信息化技術為檔案信息開發(fā)提供了技術支持。計算機技術運用于檔案信息資源管理，實現(xiàn)了檔案信息資源數(shù)字化，進而實現(xiàn)檔案信息資源的集中化，提高了整個社會對檔案信息資源的利用程度。另一方面，檔案信息化要求加大對檔案信息資源的開發(fā)利用。當前，隨著信息技術、計算機技術、網(wǎng)絡技術的蓬勃發(fā)展，檔案信息載體的形態(tài)正在發(fā)生變化，檔案信息正在向數(shù)字化發(fā)展，檔案形成量之大，覆蓋面之廣，是前所未有的。信息技術的發(fā)展，網(wǎng)絡技術的全球化，對檔案資源的開發(fā)、利用既是機遇也是挑戰(zhàn)。檔案資源的網(wǎng)絡化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，實現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用的高效益，是當前檔案工作的主要任務。

檔案信息化環(huán)境下開發(fā)利用檔案信息資源的建議。檔案資源信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是事關檔案事業(yè)全局發(fā)展的戰(zhàn)略要素。檔案信息資源的開發(fā)利用工作是一項長期的、緊迫的、艱巨的工作任務。開發(fā)檔案信息，就是挖掘、加工檔案信息資源，使加工出來的檔案信息更好地為利用者服務。在信息化實踐中，檔案部門是檔案信息資源的主要來源地，建立信息庫、信息網(wǎng)絡，加快數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化和網(wǎng)絡化進程，是提高檔案信息能力的主要途徑。要積極探索新的途徑，尋找新的角度，全方位、多層次地開發(fā)檔案信息資源，用創(chuàng)新的思維加大信息資源整合開發(fā)利用力度。

開拓思路，創(chuàng)新觀念，加強檔案信息資源的開發(fā)利用。檔案的作用和價值體現(xiàn)在利用上，只有通過檔案信息資源的開發(fā)利用，其作用和價值才能充分體現(xiàn)。為社會公眾提供有效的信息服務是信息時代的重要目標之一，因此，必須形成一套切實可行的服務機制做保障。在服務方法上需要由被動的等待服務變?yōu)橹鲃拥纳祥T服務，把檔案信息主動、及時、準確地送到用戶手中。在檔案信息資源開發(fā)與檔案用戶之間，建立起一種主動適應、自我調節(jié)的機制，從而為檔案用戶提供全方位的服務。在檔案信息資源開發(fā)與檔案服務范圍上，要由內向轉為內外結合，打破傳統(tǒng)的封閉式的觀念，正確處理好開發(fā)利用和保密之間的關系，提高檔案的實用性和使用價值。此外在服務手段上要逐步實現(xiàn)計算機聯(lián)網(wǎng)，檔案信息資源開發(fā)采用以計算機網(wǎng)絡為核心的現(xiàn)代信息處理技術。

加強檔案工作標準化建設，為檔案資源的開發(fā)做好準備。檔案工作標準化是檔案管理現(xiàn)代化的基礎，是實現(xiàn)檔案管理自動化的前提，是提高檔案工作效率，節(jié)省人力、物力、財力的有效措施，也是實現(xiàn)檔案信息資源共享的重要保證，直接影響著檔案工作信息化的步伐。在信息資源不斷發(fā)展、人們對信息資源的需求越來越廣泛的條件下，檔案工作要實現(xiàn)規(guī)范化、標準化、科學化的目標管理，必須要嚴格按照國家標準搞好業(yè)務建設，更新觀念，打破傳統(tǒng)的管理模式，著力從思想上提高認識，增強規(guī)范化、標準化意識。

大力加強檔案信息資源深層次挖掘工作，建立內容豐富的檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源共享體系建設的核心，建立數(shù)據(jù)庫是網(wǎng)絡信息資源組織的重要方式，這種方式就是將要處理的數(shù)據(jù)經(jīng)合理分類和規(guī)范化處理之后，以記錄的形式存儲于計算機中。通過完善檔案目錄中心以及全文檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設，逐步實現(xiàn)各部門檔案信息數(shù)字化。用數(shù)據(jù)庫技術組織信息資源可極大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。數(shù)據(jù)庫技術與網(wǎng)絡技術的融合極大地方便了檔案信息資源的開發(fā)利用，提高了效率。

豐富電子檔案館藏，調整館藏檔案結構，加快數(shù)字檔案館建設。檔案館應加大館藏建設力度，優(yōu)化和豐富館藏，努力提高檔案信息數(shù)據(jù)庫的質量。數(shù)字檔案館通過館藏檔案數(shù)字化和電子文件的接收，整合各種檔案信息資源，建立各級各類檔案數(shù)據(jù)庫，構筑一個多層次、分布式、規(guī)范化的檔案數(shù)據(jù)庫群，并

通過多種信息網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)檔案信息資源共享，用戶可以不受時間、空間、數(shù)量的限制，迅速、準確地從網(wǎng)上利用各種檔案信息資源。

檔案利用工作的反饋信息和綜合分析，是加大檔案信息資源開發(fā)力度，提高開發(fā)質量的重要措施。通過有關信息的收集、匯總、分析和加工，及時地了解與掌握社會需求，及時地開發(fā)檔案信息資源，服務于經(jīng)濟建設，盡可能全面、迅速、準確地把有效信息傳輸給社會，既是大力開發(fā)檔案信息資源的有效形式，也是廣泛地、系統(tǒng)地提供檔案資源為社會各方面服務的一項重要工作。

加強檔案信息人才培養(yǎng)。隨著現(xiàn)代化技術在檔案部門的應用和普及，對檔案工作者的要求也越來越高。除了要掌握熟練的專業(yè)知識，還要不斷提高現(xiàn)代化管理的技能，需要檔案工作者充分發(fā)揮信息管理者、資源開發(fā)者的作用，不斷提高自身素質，科學管理與開發(fā)檔案資源，提高檔案自身資源的使用效率與效益。因此，要重視檔案人員的繼續(xù)教育工作，普及現(xiàn)代檔案科學技術知識，提高檔案工作者的素質，培養(yǎng)具有專業(yè)知識、檔案知識、計算機知識的復合型人才和信息專家，以滿足檔案事業(yè)高水平持續(xù)發(fā)展的需要。在信息化社會，檔案管理部門應積極進行檔案管理信息化的探索與實踐，應用數(shù)字化技術手段與網(wǎng)絡工具，提高開發(fā)檔案資源的能力與水平，積極促進檔案服務機制的創(chuàng)新，為社會提供一種全新的傳播、交流檔案信息的方式與高質童的檔案信息產(chǎn)品，使檔案工作更好地為社會發(fā)展服務。