鄭曉萌

摘 要：當(dāng)前各級(jí)政府都設(shè)立有專(zhuān)門(mén)的檔案行政管理部門(mén)，進(jìn)行著檔案管理工作，檔案行政許可項(xiàng)目也是檔案管理工作的一項(xiàng)內(nèi)容，尤其是建設(shè)項(xiàng)目的檔案行政許可。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的促進(jìn)下，各類(lèi)建設(shè)項(xiàng)目也日益豐富，為了提供更高效的服務(wù)，有的地方檔案行政管理部門(mén)在審批中心探索設(shè)立了專(zhuān)門(mén)的業(yè)務(wù)窗口，這樣不但有利于提高行政許可的效率，更有利于行政相對(duì)人的業(yè)務(wù)辦理。本文主要對(duì)建設(shè)項(xiàng)目中的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案行政許可的管理工作從規(guī)范性、時(shí)效性、完整性進(jìn)行了探討，旨在通過(guò)本文的研究促進(jìn)各地檔案行政管理部門(mén)不斷的進(jìn)行工作改進(jìn)、創(chuàng)新和提高。

關(guān)鍵詞：建筑項(xiàng)目；行政許可；檔案管理

檔案行政許可要依照《行政許可法》的規(guī)定進(jìn)行，國(guó)家近年來(lái)在行政許可項(xiàng)目方面進(jìn)行了大力度的改革，取消了一大批的行政許可，但是各地在建設(shè)項(xiàng)目尤其是重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案行政許可方面都非常重視，甚至還與行政審批綜合考慮，提供了專(zhuān)項(xiàng)的建設(shè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收。以下筆者就重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案行政許可管理工作進(jìn)行詳細(xì)的分析。

1 建設(shè)項(xiàng)目檔案行政許可的法律規(guī)定

按照《行政許可法》的規(guī)定，省級(jí)地方政府可以設(shè)立行政許可，檔案行政管理部門(mén)對(duì)認(rèn)為應(yīng)當(dāng)設(shè)立行政許可的應(yīng)當(dāng)向同級(jí)人民政府申報(bào)。有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的檔案行政許可在各地法規(guī)、規(guī)章中主要體現(xiàn)為重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收，目前各省、直轄市都在檔案管理的條例中對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收進(jìn)行了規(guī)定，例如河南、上海、遼寧等，條例中規(guī)定了建設(shè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收主體、認(rèn)可文件等，可見(jiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案行政許可是檔案管理中十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容。

建設(shè)項(xiàng)目檔案行政許可的管理主要是為了解決實(shí)踐中一些重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收不規(guī)范、檔案不齊備、不完整和不準(zhǔn)確的問(wèn)題。我們?cè)趯?shí)施建設(shè)項(xiàng)目檔案行政許可的管理工作中，要強(qiáng)化專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收，確保重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案行政管理的質(zhì)量和水平。

2 重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案行政許可實(shí)施過(guò)程與要求

（一）強(qiáng)化檔案行政許可的程序規(guī)范化

無(wú)論是在行政許可的法律規(guī)定中，還是檔案法的規(guī)定中，都明確了對(duì)檔案行政許可的程序性要求，因此作為檔案行政管理部門(mén)要嚴(yán)格按照程序進(jìn)行規(guī)范化的處理，以下筆者將重點(diǎn)的程序進(jìn)行簡(jiǎn)要的分析。以重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案行政許可來(lái)說(shuō)，在程序上主要包括四項(xiàng)，筆者對(duì)其規(guī)范要求進(jìn)行簡(jiǎn)要的分析。

第一，申請(qǐng)與受理，這是重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的第一項(xiàng)程序，要求由申請(qǐng)人按照規(guī)范要求整理相關(guān)檔案并進(jìn)行電子存檔備份，然后向?qū)徟块T(mén)的檔案業(yè)務(wù)部門(mén)提交申請(qǐng)，并出示相關(guān)公司的證明文件和委托證明。受理部門(mén)進(jìn)行查驗(yàn)核對(duì)，并將有關(guān)證明文件復(fù)印存檔，提交系統(tǒng)后形成受理通知書(shū)交由申請(qǐng)人和檔案部門(mén)存檔。

第二，審查，在程序上審查需要由受理檔案行政許可的部門(mén)與建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)主管部門(mén)一同對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行審查驗(yàn)收，在這項(xiàng)程序中需要聽(tīng)取工程檔案的相關(guān)情況，并現(xiàn)場(chǎng)查看項(xiàng)目檔案的整理情況以及是否有備份等具體情況，對(duì)于存在問(wèn)題的要提出意見(jiàn)并要求整改，對(duì)于審查中的情況還要做好記錄并存檔。

第三，決定審批，業(yè)務(wù)受理部門(mén)在完成建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收后，要將最后的意見(jiàn)結(jié)果形成報(bào)告交由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，審批同意后發(fā)送給申請(qǐng)單位，通過(guò)系統(tǒng)形成檔案行政許可審批表，填好各項(xiàng)信息后出具行政許可決定。

第四，送達(dá)，行政許可決定一般直接送達(dá)，但是需要注意的是還有送達(dá)回證，需要送達(dá)人與申請(qǐng)人共同簽字蓋章，完成送達(dá)后要將回證進(jìn)行存檔。

（二）強(qiáng)化檔案行政許可的時(shí)效性

無(wú)論是在行政許可的法律規(guī)定中，還是檔案法的規(guī)定中，都明確了時(shí)效性的要求，因此在檔案行政許可中也要確保時(shí)效性，提高辦事效率。在重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案行政許可管理工作中，要保證時(shí)效性，就要從過(guò)程進(jìn)行強(qiáng)化，以下筆者從過(guò)程角度對(duì)確保時(shí)效性進(jìn)行探討。

第一，申請(qǐng)與受理的時(shí)效性要求與處理，一般存在三種情況，對(duì)于符合申請(qǐng)內(nèi)容與要求的必須要即時(shí)的進(jìn)行受理并填寫(xiě)相關(guān)的申請(qǐng)材料，出具受理通知書(shū)；對(duì)于申請(qǐng)人提出的申請(qǐng)事項(xiàng)不需要取得行政許可或者不屬于檔案管理部門(mén)的受理范圍 的，要及時(shí)、明確的告知申請(qǐng)人，同時(shí)也要出具不受理通知書(shū)；申請(qǐng)人提交的材料中存在錯(cuò)誤的，如果可以現(xiàn)場(chǎng)改正應(yīng)當(dāng)允許其現(xiàn)場(chǎng)改正，對(duì)于材料不齊全或者材料形式不符合法定要求必須要進(jìn)行補(bǔ)正的，應(yīng)當(dāng)出具補(bǔ)正通知書(shū)，并且將需要補(bǔ)正的材料告知申請(qǐng)人。

第二，審查階段的時(shí)效性要求與處理，對(duì)于受理的建設(shè)項(xiàng)目檔案行政許可，要對(duì)接收的各項(xiàng)材料進(jìn)行及時(shí)的審查，由于一些建設(shè)項(xiàng)目具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性或者涉及其他部門(mén)的管理，審查中有必要時(shí)要咨詢(xún)相關(guān)部門(mén)的意見(jiàn)。

第三，決定階段的時(shí)效性要求與處理，審查完成后要形成決定，按照時(shí)效性要求，從手里行政許可申請(qǐng)到?jīng)Q定作出之日，應(yīng)當(dāng)不超過(guò)一定的期限，現(xiàn)在一些地方規(guī)定的有二十日內(nèi)、三十日內(nèi)，各不相同，作為檔案行政管理部門(mén)一定要在規(guī)定的時(shí)間范圍內(nèi)做出決定，或者準(zhǔn)許或者不準(zhǔn)許。如果有特別復(fù)雜的情況需要延期的，按照規(guī)定可以延期的，應(yīng)當(dāng)作出延期的通知并送達(dá)申請(qǐng)人知曉。

第四，送達(dá)階段的時(shí)效性要求與處理，在決定作出準(zhǔn)許或者不準(zhǔn)許的決定后都要及時(shí)的將決定結(jié)果送達(dá)給申請(qǐng)人，時(shí)間應(yīng)當(dāng)是在作出決定之日起的十日內(nèi)。

（三）強(qiáng)化檔案行政許可的完整性

對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目的檔案行政許可，實(shí)施許可的過(guò)程中會(huì)形成各種的文件資料，因此檔案部門(mén)一定要在過(guò)程中就進(jìn)行規(guī)范化的整理，確保檔案行政許可的完整性。結(jié)合檔案法律法規(guī)和管理的要求，筆者認(rèn)為確保檔案行政許可的完整性應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行強(qiáng)化：

首先，要在實(shí)施檔案行政許可的過(guò)程中注意對(duì)相關(guān)資料文件的收集，這項(xiàng)工作實(shí)際上很簡(jiǎn)單，對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目而言申請(qǐng)檔案行政許可一般都明確要求申請(qǐng)材料目錄，只要按照材料目錄進(jìn)行收集即可；其次，在材料的收集過(guò)程中尤其是要注意對(duì)行政審批負(fù)責(zé)人簽字蓋章的資料收集，這在檔案行政許可中起到著決定性的作用；再次，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審查驗(yàn)收過(guò)程中的材料收集，其中一些環(huán)節(jié)的驗(yàn)收會(huì)有相關(guān)責(zé)任人的簽字和驗(yàn)收記錄，這部分材料也是建設(shè)項(xiàng)目檔案必備的，尤其是共同簽字的表格單據(jù)；最后，行政許可審批部門(mén)的內(nèi)部決議文件以及集體討論形成的材料也要進(jìn)行收集。

其次，檔案收集全面后要進(jìn)行整理，材料的整理要按照一定的順序，或是邏輯順序、或是時(shí)間順序，整理過(guò)程中對(duì)于原件和復(fù)印件要求也要明確，最后整理成檔案案卷進(jìn)行裝訂封存。

3 結(jié)語(yǔ)

在行政機(jī)關(guān)不斷的深化改革中，有的地方還專(zhuān)門(mén)設(shè)置了檔案行政許可審批窗口，專(zhuān)門(mén)受理有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的檔案。行政部門(mén)在提高政務(wù)的改革下，檔案行政許可部門(mén)在工作效率上不斷提高，在建設(shè)項(xiàng)目的檔案行政許可管理中也是更加規(guī)范，本文在相關(guān)立法規(guī)定的基礎(chǔ)上，對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案行政許可的管理規(guī)范性、時(shí)效性、完整性進(jìn)行了分析，希望本文的探討能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作提供理論上的借鑒。

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