莫佩玲

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案逐漸由紙質(zhì)變?yōu)殡娮影妫沟脵n案管理在技術(shù)手段上更加便捷。然而對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，由于其與電子文件承載著不同的使用任務(wù)，且易受到外界環(huán)境影響，因此，檔案管理部門(mén)必須采取不同管理方式區(qū)別對(duì)待電子文件與紙質(zhì)檔案。本文在分析電子文件與紙質(zhì)檔案相關(guān)內(nèi)容基礎(chǔ)上，提出對(duì)于二者在保護(hù)技術(shù)上的相關(guān)手段。

關(guān)鍵詞：電子文件；紙質(zhì)檔案；保護(hù)技術(shù)；差異

隨著電子檔案的逐步興起，對(duì)紙質(zhì)檔案造成嚴(yán)重沖擊，愈來(lái)愈多的管理者開(kāi)始使用電子方式進(jìn)行檔案的保存，然而紙質(zhì)檔案相對(duì)于電子文件而言有著不同的使命差異，因此相關(guān)管理部門(mén)需采取不同技術(shù)手段對(duì)電子文件與紙質(zhì)檔案區(qū)別保護(hù)。

1 電子文件與紙質(zhì)檔案的信息載體壽命存在差異

對(duì)于傳統(tǒng)檔案而言，檔案管理部門(mén)多采用紙質(zhì)的形式進(jìn)行記錄與保存，然而其保存壽命極易受到紙張質(zhì)量與耐用性的影響。在某些特殊環(huán)境情況，例如環(huán)境潮濕或者是高溫環(huán)境，紙張極易發(fā)生氧化反應(yīng)，因此嚴(yán)重縮短了紙張的使用壽命。因此某些紙質(zhì)檔案極易發(fā)生損壞而失去其自身存在的價(jià)值。為此若在保存前對(duì)紙張進(jìn)行相關(guān)處理，則在較大程度上避免此種情況的產(chǎn)生而延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的保存壽命，便于管理者調(diào)閱。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)被廣泛應(yīng)用，因此電子文件逐漸被管理部門(mén)應(yīng)用。所謂電子文件主要以電腦磁盤(pán)最為載體，將其保存在電腦等電子設(shè)備中。然而由于電子磁盤(pán)本身具有的特殊性質(zhì)，易受到外界灰塵及靜電的影響而導(dǎo)致?lián)p壞，無(wú)法對(duì)其進(jìn)行解讀與使用，從此看，電子文件的保存壽命低于紙質(zhì)檔案，存在較多風(fēng)險(xiǎn)因素。

2 電子文件與紙質(zhì)檔案受環(huán)境條件影響的差異

由于我們自身無(wú)法控制環(huán)境的變化，因此對(duì)于檔案的保存極易受到外界環(huán)境的影響，不僅會(huì)影響管理者的正常使用，還會(huì)減少檔案保存的壽命，對(duì)于環(huán)境條件的影響差異具體有以下幾點(diǎn)：

第一，灰塵影響的差異。對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，一旦形成記錄被擱置，短時(shí)間內(nèi)則不會(huì)被查閱，而空氣中存在大量灰塵，因此經(jīng)過(guò)實(shí)踐的積累紙張極易發(fā)生粘連形成“檔案轉(zhuǎn)”或者形成霉菌。后繼的管理者若想進(jìn)行查閱，則會(huì)造成嚴(yán)重的影響。雖然電子文件被保存在電子設(shè)備中，然而電子設(shè)備同樣易受到灰塵的影響，發(fā)生物理?yè)p壞、生物損壞以及化學(xué)損壞。對(duì)于物理?yè)p壞，灰塵會(huì)使電子磁盤(pán)或者光盤(pán)表面出現(xiàn)劃傷，致使記錄信息損壞而無(wú)法進(jìn)行解讀；對(duì)于生物損壞主要指霉菌孢子通過(guò)灰塵的傳播在電子磁盤(pán)或者光盤(pán)表面分泌有機(jī)酸與霉，而導(dǎo)致電子設(shè)備的損壞，最終使檔案缺失；對(duì)于化學(xué)損壞即是指電子磁盤(pán)或者光盤(pán)極易受到灰塵中某些化學(xué)成分的影響，導(dǎo)致電子磁盤(pán)或光盤(pán)受到腐蝕及降解致使信息無(wú)法被解讀。不論是電子文件還是紙質(zhì)檔案，極易受到灰塵的影響，雖然影響手段不同，但結(jié)果確是一般，因此在進(jìn)行紙質(zhì)檔案保存前必須采取相關(guān)保護(hù)手段，隔絕紙質(zhì)檔案與灰塵的接觸，若產(chǎn)生損壞，也可通過(guò)修復(fù)手段進(jìn)行檔案的閱讀；對(duì)于電子文件的保存，需將其密封擱置，避免與空氣發(fā)生接觸而損壞。

第二，濕度與溫度影響的差異?？諝庵械臐穸扰c溫度非人為因素可控，因此不論對(duì)紙質(zhì)檔案還是電子文件均產(chǎn)生不良影響。對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，若濕度過(guò)高，紙張發(fā)生水解反應(yīng)，加之記錄時(shí)所采用的劣質(zhì)油墨，極易使油墨發(fā)生擴(kuò)散現(xiàn)象，對(duì)檔案造成損壞。電子光盤(pán)或磁盤(pán)所使用的材料為塑料及鋁制材料，在受到潮濕環(huán)境的影響下，易發(fā)生收縮及膨脹變形，甚至彎曲，因而嚴(yán)重激光束的定位而導(dǎo)致無(wú)法對(duì)記錄進(jìn)行存儲(chǔ)?？茖W(xué)家曾做過(guò)相關(guān)文檔保存實(shí)驗(yàn)，通過(guò)實(shí)驗(yàn)證明，適于紙質(zhì)文檔與電子文件保存的溫度為14～20攝氏度。

第三，機(jī)械振動(dòng)與外來(lái)磁場(chǎng)影響的差異。這兩種影響主要針對(duì)于電子文件而言，紙質(zhì)檔案不會(huì)受到影響。對(duì)于人體自身而言或多或少會(huì)帶有電離子，人們也無(wú)法預(yù)測(cè)何時(shí)會(huì)產(chǎn)生靜電，因此一旦靜電產(chǎn)生并作用于電子磁盤(pán)或光盤(pán)，其表面的剩磁易發(fā)生磁化甚至消磁狀況，造成信號(hào)的失落，使記錄信息發(fā)生破壞而無(wú)法讀取。強(qiáng)烈的機(jī)械振動(dòng)主要影響磁盤(pán)中磁分子的排列結(jié)構(gòu)及次序，使剩磁衰減而影響信息讀取。因此對(duì)于電子文件的保存必須遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，避免受到干擾或是強(qiáng)烈的震動(dòng)。

第四，光線與有害氣體影響的差異?？諝庵械挠泻怏w主要包括二氧化硫、二氧化氮及氯氣等，這些有害氣體使紙張發(fā)生氧化反應(yīng)，極大降低了紙張的硬度；并且這些氣體中含有大量酸性物質(zhì)，易腐蝕或破壞磁盤(pán)二致使磁粉脫落，導(dǎo)致磁盤(pán)中的信息無(wú)法被讀取。

3 信息保護(hù)的差異

對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，紙張為主要信息記錄載體，二者結(jié)為一體使文字記錄的信息得以保存，且載體與信息不可分離。然而對(duì)于電子文件而言，由于記錄信息被保存在電腦、電子磁盤(pán)等設(shè)備中，因而載體與信息可隨時(shí)分離，因此增加了其被盜、修改甚至銷毀的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，受到電腦病毒的影響，磁盤(pán)極易因發(fā)生感染而導(dǎo)致無(wú)法正常讀取檔案信息。目前是電子文件免遭破壞的主要方式為設(shè)置防火墻，還包括數(shù)據(jù)加密、數(shù)字水印及數(shù)字時(shí)間印章法等。數(shù)字加密法，顧名思義即為對(duì)電子文件進(jìn)行加密，避免外人對(duì)磁盤(pán)數(shù)據(jù)進(jìn)行讀取。數(shù)字水印法即是指通過(guò)水印的方式對(duì)電子文件進(jìn)行加印處理，使得電子文件進(jìn)行隱藏，在其他人進(jìn)行其它文件拷貝時(shí)保證這些標(biāo)志不會(huì)被拷貝。而時(shí)間印章法則是將電子文件的生成時(shí)間在網(wǎng)上被確認(rèn)，即便被刪除或是修改都可找回原記錄。

4 技術(shù)壽命的差異

一旦紙質(zhì)檔案形成，紙張、文字材料與字跡就會(huì)被結(jié)合在一起，它的技術(shù)壽命將受到外部環(huán)境及內(nèi)部因素影響。而對(duì)于電子文件而言，出上述技術(shù)手段影響因素外，更與技術(shù)的革新有關(guān)。若技術(shù)過(guò)時(shí)，諸多文件信息將無(wú)法被讀取。此影響主要包括兩方面內(nèi)容，即為技術(shù)革新與商業(yè)性原因。一般而言，技術(shù)設(shè)備有其相應(yīng)的使用壽命，一旦超過(guò)其使用壽命，設(shè)備便會(huì)失去效用，因此對(duì)于需要長(zhǎng)期保存的文件而言，必須采用更為先進(jìn)的設(shè)備進(jìn)行保存。國(guó)外對(duì)此主要提出三種方式：將電子設(shè)備保存與技術(shù)博物館中；使用微型膠片與紙張進(jìn)行拷貝，將電子文件轉(zhuǎn)換為中性格式文檔。然而這三種方式并不是唯一，必須隨著文件數(shù)量的增多而采取更為先進(jìn)方式。通過(guò)以上內(nèi)容的敘述我們得知，電子文件的保存，因其載體與信息結(jié)合的方式較為特殊，對(duì)紙質(zhì)檔案的保存形成較大沖擊。二者在技術(shù)手段上存在的較大差別，為檔案的保護(hù)開(kāi)發(fā)工作提供極大動(dòng)力。

5 紙質(zhì)檔案與電子文件的相關(guān)保存措施

首先，制定相關(guān)制度。為保證檔案的安全保存，國(guó)家檔案管理部門(mén)必須制定相關(guān)的機(jī)制與制度，同時(shí)也可授權(quán)檔案管理人員自身制定相關(guān)制度，例如禁止無(wú)關(guān)人員靠近或接觸檔案文件，禁止無(wú)權(quán)限人員對(duì)電子文件進(jìn)行查閱等。

其次，運(yùn)用相關(guān)技術(shù)。不論是紙質(zhì)檔案還是電子文件，對(duì)其保存工作必須采取多種措施，運(yùn)用最新技術(shù)。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存，可采用目前先進(jìn)的密封技術(shù)，避免紙質(zhì)與空氣中相關(guān)物質(zhì)發(fā)生反應(yīng)而延長(zhǎng)保存壽命，便于管理者進(jìn)行隨時(shí)調(diào)閱；對(duì)電子檔案進(jìn)行保存，可通過(guò)與其它技術(shù)設(shè)備結(jié)合使用，或者可以將電子文件進(jìn)行加密，同時(shí)需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)人員的培訓(xùn)，避免使信息受到干擾。

最后，及時(shí)消除隱患。為確保檔案的保存安全，必須排除相關(guān)安全隱患。對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，需加強(qiáng)防火等因素控制，避免遭受損失；對(duì)于電子文件而言，應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較為復(fù)雜，需定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行清理并修復(fù)，以免受到電腦病毒等影響而使信息無(wú)法讀取。

6 結(jié)束語(yǔ)

電子文件與紙質(zhì)檔案對(duì)于檔案管理部門(mén)以及國(guó)家的發(fā)展具有重要意義與作用，因此必須對(duì)二者進(jìn)行有效的保存。然而因其所具有的不同性質(zhì)，必須采取不同的方式進(jìn)行保存，做到區(qū)別對(duì)待。通過(guò)對(duì)相關(guān)的保護(hù)差異以及保存手段的論述，紙質(zhì)檔案與電子文件會(huì)被較好保護(hù)，發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用。

參考文獻(xiàn)

[1]張威.淺析電子文件與紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上的區(qū)別[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（1）：34-34.

[2]王陽(yáng).論述電子文件與紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上的差異[J].決策與信息，2015（12）：304-304.