□ 文/雅侃

規(guī)范管理對“會議多”說“不”

□ 文/雅侃

毫無疑問，會議管理也是企業(yè)管理的重要部分。是企業(yè)沒有不開會的，管理也是離不開會議。

筆者偶然看過一篇《會議是一切生產(chǎn)力的來源》的短文。看完著實不敢茍同。且不說文中概念的混亂，比如把開會與學習混為一談，把交流與開會等同起來等；更不說內(nèi)容本不是談會議，而是一大堆與成功、溝通、決策、教育等所謂“名言”潦草地裝在一個框子里；就是對會議本身的理解就更是極其褊狹，比如“遠離會場，就是陣亡的開始”“一場會議就是一個團隊發(fā)展的分水嶺”、“會場是根，會議是魂”、“會議的頻率決定團隊的一切”。這個把“會議”和“會議多”一股腦的說成是“生產(chǎn)力”的觀點，筆者認為很有學術(shù)討論的必要。

什么是會議？其實，每個人理解的會議概念是很不同的。我們且以“百度百科”對“會議”的解詞“集合三人以上相與議事，并遵循一定的議程，所舉行的一種集會”來討論。

關(guān)于開會，有一本著名的書叫《議事規(guī)則》，作者系統(tǒng)介紹了關(guān)于開會的幾乎所有問題。中國企業(yè)由于規(guī)模稍大或業(yè)務復雜或人員眾多也總是要開很多會，只是極少有人去學習那本關(guān)于如何開會的專著。于是，中國有很多組織會議成災，令參會者苦不堪言。

其表現(xiàn)當然是會議的類型和名目繁多—什么傳達會、報告會、匯報會、研討會、務虛會等等，比比皆是。且召開會議的頻率還很快，有的企業(yè)一天好幾個會議，有的企業(yè)領(lǐng)導一個會議接一個會議用他自己的話說是“天天在開會”。

面對這會那會和沒完沒了的會議，我們首先要搞清楚為什么要開會？

開會的主要目的是議事，沒有“議”的可能就不是會議，也就不用開會。比如教育、訓練，就不是開會，就不用以開會的方式進行。企業(yè)的員工教育一般是指思想的統(tǒng)一或改造過程，基本不屬于討論具體事的范圍，下屬多數(shù)沒有“議”的權(quán)利，只帶耳朵不帶嘴巴，處于被接受狀態(tài)。這本不是開會，也基本沒有多大用途，但領(lǐng)導往往認為自己有洗腦的能力，天真地掏出時間成本做這種沒有價值、至少價值微乎其微的事情。員工訓練的重點在于“練”，要動起來，而不是“君子動口不動手”，有的練還要到一線、到現(xiàn)場去，這就更不是開會的范圍。

現(xiàn)在有一個很不好的會議現(xiàn)象，就是凡會都開成層級會議，比如部長級會議、局級干部會議、處級會議。如果承認開會是“議事”，大多數(shù)會議不應該是某一個級別的人在一起能議出來的，應該是某一個類別或某一部分相關(guān)人員集中討論的。比如，一個質(zhì)量指標的分析和認定、一個質(zhì)量事件責任的認定，就應該是與質(zhì)量管理或事件相關(guān)人員一起開會，而不應該是什么級別堆在一起天南地北地縱談。不可否認，企業(yè)當然存在某一個層級干部集中決策的會議，但真正的議事更多的是一事一議，自然一事一會，迅速召集，短時開完，避免許多無關(guān)者陪會浪費時間?？梢?，動輒就開綜合型會議也是不可取的，一個會參加人員復雜，討論議題涉及面廣，甚至開會前都不知道有哪些事要議，有些主持人總是在開場白喜歡說“為了規(guī)范管理要”、在會議結(jié)束時必須說“哪位還有什么事”，實在是沒意思的無準備之會。

更重要的是，開會一定要開有效率、有新意并解決問題的會。

人類文明史的進程只記錄那些新的創(chuàng)造、新的思想，而把重復的東西統(tǒng)統(tǒng)甩掉。比如科學史上記住了牛頓、愛因斯坦，社會科學史上記住了馬克思、恩格斯等，因為他們有創(chuàng)造。一個會議也是這樣，歷史只記住了那些劃時代的有開創(chuàng)意義的會議，比如中共黨史上的一大、七大、遵義會議，因為這些會議產(chǎn)生了新思想，這些思想形成了黨的路線，勝利地指導了黨的實踐。大會如此，小會也是這樣，我們開一次會總要能產(chǎn)生一點新的思想，對工作有一點推動，這樣的會議才值得開?？上Ь拖翊蟪源蠛纫呀?jīng)失去了吃飯充饑的意義一樣，現(xiàn)在許多會議也早已失去了醞釀新思想的意義。會議的浪費是一種更大的隱形的浪費。

解放前我們的黨在根據(jù)地開一次重要會議，常常要讓干部冒著生命危險從敵占區(qū)回來，有的同志就犧牲在來去開會的途中。但是那沒有辦法，不開會就不能統(tǒng)一思想，革命就會損失更大?，F(xiàn)在世界上每年不知道有多少雙邊、多邊甚至全球性的會議。人們總是帶著原來的想法來到會議室，又帶著新的想法離開會議室，去工作，去實踐。可以說是會議推動各方面的工作，推動這個地球。

要想切實提高會議的質(zhì)量，就先要看釀造會議的時機是否成熟，先找到突破口，選準題，會前要做細致的調(diào)查準備工作。會議題目選準了，這個會也就成功了一半。 黨的歷史上的八七會議、遵義會議、十一屆三中全會等許多重要會議都是因為時局危急、不開不行。這種會，絕不會空泛，不會說舊話、套話，它逼著我們必得產(chǎn)生一個新思想、新方案，這才是真正意義上的開會?，F(xiàn)在有些會議所以質(zhì)量不高，就是因為沒有新思想、新方案，許多主持人“武大郎開會”，聽不出、發(fā)現(xiàn)不了每個人的新思想，更不能像好廚師一樣巧用料，善掌火，變出一個新菜。會前沒有尋新之心，會上沒有求新之意，這樣的會議是開不好的。

但是，我們還必須要明白，一些固定的會議，比如例會、民主生活會、生產(chǎn)調(diào)度會等，也不是說就是“固定”不變的。如果開會前有了變化，或者情況有些不明，那就取消這個一成不變的會議也屬應該。

哲學的道理告訴我們，變化帶來不確定性，企業(yè)發(fā)展的不確定性始終存在。環(huán)境變化越快越劇烈，企業(yè)運營與發(fā)展的不確定性就越大越具有顛覆性。不確定性就是指事先不能準確預測或確定某個活動的結(jié)果。

當今企業(yè)的外部環(huán)境改變我們無法控制，但我們是否有辦法對企業(yè)活動的不確定性展開有效管理呢？

如果我們靜下來，仔細思量，你就會發(fā)現(xiàn)，盡管組織活動很復雜，但你可以將組織進行的活動按確定性與不確定性進行“管理”。組織應用的非常多的過程（即將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的活動）需要保持穩(wěn)定、高效的輸出，這些活動具有重復性特征。如果這種重復性活動特征沒有通過過程方法進行標準化管理，那么，重復性活動的不確定性就會增加；如果將經(jīng)常性活動盡可能采用過程方法進行標準化管理，那么，經(jīng)常性活動的確定性和效率就會提高；如果能夠?qū)⑴既恍曰顒油ㄟ^建立模型，采取類似過程管理模型方式，那么，也能提高不確定性活動的確定性；管理者應盡可能提高組織活動的確定性，盡可能將不確定性活動轉(zhuǎn)化為確定性活動進行管理。

以上這個話題并沒有扯遠“開會”這個主題，有時取消不必要或暫緩舉行的會議，掌握一些不確定性管理的知識會幫助你決策是否開這個會，這樣做的結(jié)果當然是大大增強了企業(yè)發(fā)展的確定性。

當今企業(yè)的外部環(huán)境改變我們無法控制，但我們是否有辦法對企業(yè)活動的不確定性展開有效管理呢？

總之，企業(yè)人是有成本的，企業(yè)干部有更高的成本，開沒有價值的會顯然是時間的巨大浪費。日本企業(yè)的會議成本計算公式是：參會人數(shù)×會議時長×人均小時收入×2×3+會議直接成本，其中的“×2”是一個有用的會需要一倍的時間去消化或分解，“×3”涉及的是機會成本，一個人開會直接浪費的會議時間的消耗，但實際上企業(yè)雇傭你是要你掙3倍以上的利益的，但你來開會了就放棄了掙錢的機會，等于實際浪費了開會時間3倍的機會收益。由此可見，一個管理者隨意決定開一個會，想過它的成本多大沒有？

中國經(jīng)常開會、參會的人，一般認為開會是信息傳遞、統(tǒng)一認識、部署工作的有效手段，但在信息社會借助開會傳遞信息成本實在太高，豐田公司為了少開會和不開拖沓的會堅持全體站著開會，信息都公布在墻上，墻上的不同區(qū)域標注著黃色或紅色的數(shù)據(jù)。除了信息確認之外，更深層的統(tǒng)一認識，靠開會其實是做不到的，很多領(lǐng)導總想通過一個報告會把自己的理念和想法強加于人，其實這種借會議洗腦的想法是頗為天真的。

現(xiàn)代企業(yè)，我們切忌把會議和管理等同起來。實現(xiàn)現(xiàn)代化管理、規(guī)范化管理，不是說非要通過開會來實現(xiàn)，也不是說企業(yè)越現(xiàn)代就越要開會，更不是說“會議多”企業(yè)就“越規(guī)范”。