韓寧

摘要：在各類檔案當中，科技檔案是其中較為重要的檔案之一，科技檔案能夠將人們在生產(chǎn)實踐中所獲得的成果進行真實反映。在當前經(jīng)濟發(fā)展態(tài)勢下，檔案管理的量和質都有了新的要求，對于管理部門來說，需要提高科技檔案管理的整體質量和利用效率，以此來保證科研過程中科技檔案能夠發(fā)揮出更為有效的作用。文章結合科技檔案管理中的各個方面，對如何提高科技檔案管理的質量與利用進行深入的分析。

關鍵詞：科技檔案管理；質量；利用

對于科技檔案來說，一般情況下保存的形式有圖表、文字材料、影像材料和計算材料等，這些材料主要是由專業(yè)的檔案管理部門進行管理，而在管理過程中，檔案管理的質量和利用是其中的關鍵內容，這不僅需要有完善的檔案管理體系，同時也需要檔案管理人員具有較為專業(yè)的管理知識，這樣才能提升科技檔案的整體質量，提高其利用效果。

一、科技檔案的主要特征

科技檔案與普通檔案具有一定程度的差異，這種差異的存在決定了科技檔案管理的差異，只有充分了解科技檔案的特征，才能做好科技檔案管理工作。科技檔案的主要特征體現(xiàn)在如下幾方面，首先，是專業(yè)性。專業(yè)性是科技檔案最突出的特性之一，科技檔案不同于別的檔案，其專業(yè)性較強，代表的是某一專業(yè)所取得的一種突出成績或研究成果的一種總結，在對其進行管理的各個環(huán)節(jié)，都需要建立在科技檔案的專業(yè)性上，這些環(huán)節(jié)主要包括科技檔案工作管理制度的確立、科技檔案的整理和分類等；其次，科技檔案具有成套性。在進行科研活動過程中，比如對一個課題進行研究、對一個工程項目進行施工或者是對某一地形進行勘探，這些都是一個獨立的科技項目，這就要求科技檔案必須完整，并且能夠全面系統(tǒng)地反映出科研活動的整個操作環(huán)節(jié)，這樣才能保證科技檔案的歸檔工作順利進行；最后，科技檔案種類的多樣性?？萍紮n案的種類是根據(jù)科研活動的種類確定的，在目前科技發(fā)展過程中，人們生產(chǎn)水平得到了較大的提升，相應的科研活動也會增多，在這種情況下，科技檔案的種類就具有多樣化的特點，一般情況下，科技檔案包括農(nóng)業(yè)、氣象、天文、地質、水文和測繪等方面，這些科研活動不僅具有較強的專業(yè)性，同時操作方式較為復雜，這就對科技檔案的管理提出了更高的要求，比如科技檔案資料的收集、分類保管、統(tǒng)計分析和鑒定利用等，在這些環(huán)節(jié)中，也必須根據(jù)這種特性來保證科技檔案的利用程度。

二、提高檔案管理人員的整體業(yè)務水平

檔案管理人員是科技檔案管理工作的主體，因此，從這一角度來講，他們的整體業(yè)務水平直接影響了科技檔案的管理質量和利用效率。那么要提高檔案管理人員的整體水平，可以從以下兩方面入手。

首先，要提高檔案管理人員對科技檔案歸檔的認識。就目前情況看，部分檔案管理人員對科技檔案歸檔認識不到位，認為科技檔案歸檔工作只是對資料進行收集和整理，保證檔案的信息內容不受破壞，這種認識較為淺薄，科技檔案管理在城市建設和科研工作當中是一項基礎性的工作，科學合理的檔案管理能夠為科技生產(chǎn)提供基本的技術支持，因此科技檔案管理也不同于常規(guī)的檔案管理，在對其進行管理過程中，主要包含鑒定、分類、整理、立卷和保管等步驟，需要檔案人員和業(yè)務人員共同參與。首先，檔案管理人員提高對科技檔案歸檔的認識，這樣才能做好基礎的資料管理工作；其次，需要定期對檔案管理人員進行專業(yè)技能的培訓，以此來提高檔案管理人員的整體水平，對不同專業(yè)的科技檔案從資料收集、整合、歸檔、分類以及保存等等環(huán)節(jié)的標準進行教育，針對于不同行業(yè)做到相應的合理操作，從而避免因為專業(yè)把握不夠而出現(xiàn)檔案管理效率下降現(xiàn)象，這需要在提高檔案管理人員對科技檔案管理重要性認識的基礎上進行，以此獲得更好的效果，培訓主要內容包括專業(yè)技能培訓和職業(yè)素養(yǎng)培訓，這樣才能提高科技檔案的整體管理質量。

三、檔案管理人員需要參與到科研人員的工作當中

科研檔案不同于普通檔案，其本身具有較強的專業(yè)性，要提高科研檔案管理工作的整體質量，發(fā)揮出科研檔案的科研效果，就需要檔案管理人員參與到科研人員的工作當中。檔案管理人員面對科研領域中的專業(yè)知識，不能夠理解，尤其是對于專業(yè)領域的知識把握不全面，導致在后期的保管歸檔措施上出現(xiàn)嚴重的失誤現(xiàn)象，造成科技檔案的利用率低下，由此也就形成了對于科研工作的具體流程也不能具體把握，所以說，檔案管理人員需要結合科研的實際情況，在其中各個環(huán)節(jié)中對資料進行收集，提高對科研工作的認識，并且根據(jù)科研成果和相關檔案的特點，對其進行整理和保管；另外，檔案管理人員參與到科研工作當中，也能夠通過對科研任務的了解，來對業(yè)務人員進行相關的指導，指導的主要內容包括歸檔的規(guī)則、具體的組卷和排序裝訂問題，這樣不僅能夠增強業(yè)務人員和檔案管理人員的配合，同時經(jīng)過相應的溝通和交流，有助于提升檔案人員的整體素質，保證科技檔案歸檔工作的正常開展。

四、完善檔案管理行業(yè)標準，加強執(zhí)行力度

對于每個行業(yè)來說，都有其相應的行業(yè)標準和規(guī)定，各項內容的開展都是依據(jù)自身實際來進行的，對于科技檔案的歸檔管理工作來說也不例外，要保證科技檔案的整體管理質量和利用效果，首先需要國家根據(jù)目前的科技檔案管理現(xiàn)狀，來對相關的行業(yè)標準進行完善和更新，對于不同行業(yè)的最新標準規(guī)定，要及時關注，并在這方面的檔案歸檔和保存上有相應的制度調整和優(yōu)化，以確保和制度的相適應，減少標準和管理政策的不一致，避免檔案的利用率下降。另外，相關科研企業(yè)需要根據(jù)自身科研活動的實際情況，有針對性地制定相應的檔案管理標準。對于科技檔案來說，具有專業(yè)性和種類多樣性等特點，不同類型的科技檔案具有不同的管理方式和流程，相關檔案管理部門就需要根據(jù)檔案種類的不同，結合實際情況，制定符合此項科研活動實際情況的檔案管理標準，對其中的管理內容和管理程序進行統(tǒng)一，同時，在對行業(yè)制度進行相關的規(guī)定之后，也需要加強執(zhí)行力度，確保檔案管理人員都能夠按照所制定的標準和規(guī)則，來開展科研檔案歸檔工作，使整個企業(yè)或者單位的科技檔案格式統(tǒng)一有序，便于之后的檔案利用。

五、做好科技檔案的系統(tǒng)管理工作

科技檔案的系統(tǒng)管理，主要是對科技檔案中各個環(huán)節(jié)進行管理，尤其是在對科技檔案進行分類后，需要建立相應的目錄尋找平臺，保證能夠通過科技檔案的關鍵詞，來找到所需的檔案資料，這也是提高科技檔案利用效果的關鍵之一?？萍紮n案的利用，主要指的是利用相應的工作系統(tǒng)和工作平臺，利用檔案分類的實際信息情況，來對檔案進行尋找，在確定了科技檔案的基本屬性和類型后，可以對其保存和保管形成一個大致的構架方案，之后在此基礎上來對后續(xù)科技工作的開展提供指導作用，以此來發(fā)揮檔案潛在的利用價值?？萍紮n案是對以往科研成果的總結和記錄，對于的保存和利用價值主要是以其利用方面為主的，通過科技檔案的整理和利用，可以促使后期科研工作更有計劃的開展，減少了研究中的不利現(xiàn)象發(fā)生，這也是科技檔案歸檔和保存的本質所在，在對其利用過程中，需要結合不同檔案的類型和性質，來建立相應的利用機制，從而確保科技檔案利用的針對性和科學性，使其自身價值可以得到最大程度體現(xiàn)。

科技檔案本身具有專業(yè)性和成套性，針對這種特性，要提高科技檔案管理的整體質量和利用，需要提高檔案管理人員對科技檔案管理的認知程度和整體業(yè)務水平，也需要根據(jù)實際情況，制定完善的檔案管理標準細則，加強執(zhí)行力度，從而使檔案發(fā)揮出最大的價值。

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（作者單位：鄒平縣人大機關老干部服務中心）