柏平 棗莊市房地產(chǎn)管理局

淺析房地產(chǎn)檔案管理信息化的現(xiàn)實(shí)意義及對策

柏平 棗莊市房地產(chǎn)管理局

隨著社會的進(jìn)步和信息化的發(fā)展，改變傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理模式，提高房地產(chǎn)檔案管理信息化水平，分析房地產(chǎn)檔案管理信息化的現(xiàn)實(shí)意義、當(dāng)前的現(xiàn)狀和對策。

房地產(chǎn) 檔案管理 信息化 對策

在市場經(jīng)濟(jì)中，房地產(chǎn)是商品，是最基本的生產(chǎn)要素，也是最基本的生活資料同時也是人們交易的對象。房地產(chǎn)業(yè)在整個國民經(jīng)濟(jì)中占據(jù)非常重要的地位，房地產(chǎn)通常占到一個國家總財(cái)富的70%左右。在房地產(chǎn)的開發(fā)、建設(shè)、交易中往往會生成大量的紙質(zhì)資料、電子和數(shù)據(jù)信息，通過對這些資料數(shù)據(jù)進(jìn)行分析整理，就生成了房地產(chǎn)檔案。房地產(chǎn)檔案作為不動產(chǎn)檔案中的重要組成部分，與百姓生活息息相關(guān)，社會對房地產(chǎn)檔案管理的服務(wù)水平、技術(shù)水平要求越來越高。推進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理信息化水平是提高房地產(chǎn)檔案管理服務(wù)的重要手段，也是社會發(fā)展和城市建設(shè)對房地產(chǎn)檔案管理的迫切需求。

一、房地產(chǎn)檔案管理信息化現(xiàn)狀

房地產(chǎn)檔案包括在拆遷、房屋的建設(shè)、工程建設(shè)管理、產(chǎn)權(quán)變更、登記等活動中形成的具有檔案保存與利用價值的文字、數(shù)據(jù)、影像資料等。房地產(chǎn)檔案管理信息化是指在房地產(chǎn)檔案管理活動中通過現(xiàn)代化的電子設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)，對房地產(chǎn)檔案資源進(jìn)行綜合化的處理、管理和利用。根據(jù)房地產(chǎn)不可移動性、獨(dú)一無二性、數(shù)量有限性、難以變觀性、保值增值性等特性，其檔案管理也有相應(yīng)的特點(diǎn)，如專業(yè)性、政策性較強(qiáng)，具有時效性和動態(tài)性，真實(shí)性和準(zhǔn)確性較強(qiáng)等。隨著社會的進(jìn)步和信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理模式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時代的腳步，房地產(chǎn)檔案管理逐漸從紙質(zhì)化的實(shí)體管理模式向數(shù)字化、信息化管理模式轉(zhuǎn)變。隨著現(xiàn)代城市建設(shè)的發(fā)展，城鎮(zhèn)化進(jìn)程加快，房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅速，房地產(chǎn)業(yè)已然成為國民經(jīng)濟(jì)的支柱產(chǎn)業(yè)，所以房地產(chǎn)檔案的內(nèi)容越來越復(fù)雜，形式也越來越多樣化，目前的現(xiàn)狀是檔案管理的技術(shù)手段跟不上時代的要求，檔案管理人員的檔案意識和素質(zhì)亟待提高。轉(zhuǎn)變檔案管理意識，提高檔案管理信息化建設(shè)水平勢在必行。

二、提高房地產(chǎn)檔案管理信息化的現(xiàn)實(shí)意義

提高房地產(chǎn)檔案管理的信息化，通過計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印輸出設(shè)備、存儲設(shè)備、系統(tǒng)平臺、檢索設(shè)備等現(xiàn)代化信息技術(shù)改變傳統(tǒng)的檔案管理手段，方便對房地產(chǎn)測繪、交易、登記等數(shù)據(jù)的收集與管理，同時降低管理成本，節(jié)省人力、物力、財(cái)力，提高檔案管理工作效率，減少檔案管理的失誤，確保檔案保管的完整性和準(zhǔn)確性，提高檔案的利用效率，從而提升檔案服務(wù)水平，樹立良好的服務(wù)窗口形象，對社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也具有推動作用。

三、推進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理信息化的對策

（一）建立開放的現(xiàn)代化數(shù)字查詢平臺，實(shí)現(xiàn)檔案查詢利用的數(shù)字化，有效提高房產(chǎn)檔案的利用效率。

原始的房產(chǎn)檔案管理采用的大多是實(shí)物保存、紙質(zhì)化存檔，對保存環(huán)境有很高的要求，有很多檔案在管理過程中被損壞，如果遇到極端天氣或不可預(yù)知的地質(zhì)災(zāi)害，檔案更會有不可修復(fù)和不可逆轉(zhuǎn)損壞、遺失、損毀，這對社會和經(jīng)濟(jì)建設(shè)、對人們的生活產(chǎn)生不利影響。如果房屋買賣合同、權(quán)屬關(guān)系等檔案保存和管理不健全、缺乏嚴(yán)謹(jǐn)，有漏洞，則容易導(dǎo)致案件糾紛，不利于社會的和諧穩(wěn)定與進(jìn)步。通過采用計(jì)算機(jī)、掃描儀、攝影攝像機(jī)、數(shù)據(jù)庫、多媒體存儲等現(xiàn)代信息技術(shù)和設(shè)備，對檔案進(jìn)行科學(xué)的處理、管理，建立開放的現(xiàn)代化數(shù)字查詢平臺，提供信息化的查詢服務(wù)，建立科學(xué)的檢索體系，實(shí)現(xiàn)檔案查詢利用的數(shù)字化管理，不斷提高檔案的利用效率。

（二）推進(jìn)共享的資源利用型信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案管理的集中化管理水平。

傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)通常被切割成小塊，地域化管理，局限性較大，房產(chǎn)管理部門、檔案管理人員、檔案使用者溝通機(jī)制不暢通，不利于資源的共享與利用。雖然2016年1月1日起正式施行的《不動產(chǎn)登記暫行條例實(shí)施細(xì)則》里，就不動產(chǎn)包括房產(chǎn)做了統(tǒng)一的查詢、保護(hù)和利用規(guī)定，但是房地產(chǎn)檔案自身管理仍存在查詢困難、紙質(zhì)檢索復(fù)雜、時間空間地域受限等問題。信息化的檔案管理模式，改變了傳統(tǒng)管理方法，合理利用信息化管理技術(shù)，將原有的實(shí)物檔案、紙質(zhì)檔案通過電子設(shè)備轉(zhuǎn)化成電子檔案，利用專業(yè)的檔案軟件，整合各類信息，通過網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等手段實(shí)現(xiàn)查詢、下載所需檔案，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，建立統(tǒng)一的檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)交互式利用資源，改變了傳統(tǒng)的到檔案室查詢借閱利用檔案的模式，省時省力，節(jié)約資源。

（三）提高標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化檔案管理建設(shè)，為房地產(chǎn)事業(yè)健康有序發(fā)展提供有力保障。

提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，完善房地產(chǎn)檔案管理方面的法律法規(guī)和制度，建立一系列的檔案收集、保存、利用程序，從檔案資料收集開始就要嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。延長檔案的使用周期，嚴(yán)格檔案保管規(guī)范，保證檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)有效和安全，提高有關(guān)部門對檔案管理工作的重視程度，有效解決檔案管理滯后問題，提高檔案數(shù)據(jù)信息有效利用價值，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺，打破時間、地域限制，及時有效的提供檔案數(shù)據(jù)，為房地產(chǎn)開發(fā)、建設(shè)、交易提供檔案數(shù)據(jù)支持。

（四）提升房地產(chǎn)檔案管理信息化意識，建設(shè)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍。

房地產(chǎn)檔案管理信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，是社會進(jìn)步的標(biāo)志，信息化管理水平的提高不是一蹴而就的，需要上下部門聯(lián)動協(xié)調(diào)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理意識，加強(qiáng)制度建設(shè)和資金投入，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)和技術(shù)水平，定期進(jìn)行檔案管理工作的培訓(xùn)教育，制定和完善檔案管理工作獎懲機(jī)制，制定和細(xì)化檔案管理的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，完善基礎(chǔ)性的工作，不斷提升房地產(chǎn)檔案管理信息化水平，為房地產(chǎn)事業(yè)健康發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

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