尹松
摘要:現(xiàn)有軍隊財務(wù)管理信息系統(tǒng),面向?qū)B氊攧?wù)管理人員,系統(tǒng)相對龐大、操作復(fù)雜、專業(yè)要求較高,并不適合非專職財務(wù)人員管理單位日常辦公經(jīng)費。本文研究工作是設(shè)計實現(xiàn)用于管理行政機關(guān)各類日常經(jīng)費開支的,具備操作簡便、功能實用、界面友好等特性的輔助賬財務(wù)軟件。通過PowerBuilder開發(fā)平臺和Access數(shù)據(jù)庫設(shè)計和實現(xiàn)通用化軍隊財務(wù)管理信息系統(tǒng),目前已在部分單位試用,結(jié)合試用反饋意見,系統(tǒng)還在進一步升級改良當(dāng)中。
關(guān)鍵詞:財務(wù)管理;數(shù)據(jù)庫技術(shù);通用性
中圖分類號:TP393 文獻標識碼:A 文章編號:1009-3044(2017)17-0056-03
財務(wù)管理信息系統(tǒng),是以信息技術(shù)為支撐,以系統(tǒng)集成為手段,以預(yù)算編審、預(yù)算執(zhí)行、核算反映、統(tǒng)計分析等為主要內(nèi)容,以實現(xiàn)財務(wù)管理的規(guī)范化、科學(xué)化和財務(wù)保障的精確化、高效化為目標的現(xiàn)代財務(wù)管理信息系統(tǒng)。我軍財務(wù)管理軟件歷經(jīng)20余年發(fā)展,現(xiàn)已形成覆蓋后勤財務(wù)工作各個方面、種類繁多、功能強大的財務(wù)管理信息系統(tǒng)體系。這些財務(wù)系統(tǒng)大都具有如下特性:
1)復(fù)雜龐大?,F(xiàn)有各類軍隊財務(wù)管理信息系統(tǒng)大多采用C/S架構(gòu),數(shù)據(jù)庫多為Oracle或SQL Server這樣的大型數(shù)據(jù)庫,軟件容量動輒數(shù)百MB,系統(tǒng)比較龐大,安裝過程繁瑣,對于非計算機專業(yè)的財務(wù)管理人員而言,部署應(yīng)用比較復(fù)雜。
2)專一程度高。各類財務(wù)管理軟件的使用者一般為軍隊專職財務(wù)人員,軟件設(shè)計模式和風(fēng)格比較傾向財務(wù)會計專業(yè),非財會出身的普通用戶很難上手使用。并且設(shè)計功能單一,在實際財務(wù)管理工作中,往往需要多個軟件共同協(xié)作完成某個特定財務(wù)流程。
3)操作流程不夠簡潔。由于財務(wù)管理規(guī)定眾多、流程繁瑣,加之軟件設(shè)計人性化程度不高,用戶在操作使用上不夠簡潔易用,直接影響了工作效率。
鑒于現(xiàn)有軟件的專業(yè)性和復(fù)雜性,當(dāng)前部隊機關(guān)財務(wù)管理人員在登記各類日常經(jīng)費開支做輔助賬時,較少使用專業(yè)軟件來管理,而是使用Excel這類半自動化的表格工具進行賬務(wù)登統(tǒng)計,雖然簡單實用,能夠滿足基本需求,但在智能化程度和可靠性、保密性方面都存在較大問題。所以當(dāng)前部隊單位亟需一款適合日常經(jīng)費管理及開支登統(tǒng)計,且簡潔易用的財務(wù)管理軟件。
本文主要工作是設(shè)計實現(xiàn)一種簡易機關(guān)輔助賬管理軟件,為各類專職和非專職財務(wù)人員有效掌握預(yù)算經(jīng)費執(zhí)行、使用、管理等信息數(shù)據(jù),提供一個操作簡便、功能實用、界面友好的軟件平臺。研究的重點放在通用化、簡潔性和提高財務(wù)管理人員的工作效率方面。
1系統(tǒng)需求分析
機關(guān)輔助賬管理信息系統(tǒng)主要實現(xiàn)5個方面的功能:預(yù)算錄入管理、經(jīng)費使用記錄、查詢統(tǒng)計開支情況、系統(tǒng)自身管理、數(shù)據(jù)庫管理。
1)預(yù)算錄入管理:將機關(guān)或單位各項預(yù)算經(jīng)費登記入賬,由于單位預(yù)算經(jīng)費都包含二級子經(jīng)費,甚至多級子經(jīng)費,所以系統(tǒng)要支持多級經(jīng)費登記錄人。系統(tǒng)具備將Excel數(shù)據(jù)直接導(dǎo)人數(shù)據(jù)庫的功能,并且能支持經(jīng)費的適時調(diào)整修改。
21經(jīng)費使用記錄:主要實現(xiàn)經(jīng)費使用的借款、報賬、報賬還款等3種情況的登記記錄,包含使用人、時間、事由、使用方式、憑證號等等相關(guān)要素,以供后期查詢、統(tǒng)計和審核。系統(tǒng)具備提醒功能,自動篩選出超出60天未還款的借款記錄并提醒財務(wù)管理人員。
3)按類別統(tǒng)計查詢:系統(tǒng)具備強大的查詢和統(tǒng)計功能,能根據(jù)不同的關(guān)鍵詞或是相關(guān)要素查詢或統(tǒng)計經(jīng)費使用記錄,主要包括按照經(jīng)費類別、使用人、時間、摘要、金額等類型實現(xiàn)查詢或統(tǒng)計功能,并且查詢或統(tǒng)計結(jié)果能輸出到Excel表格以便留存或上報。
4)系統(tǒng)管理:具備一般l生的系統(tǒng)管理功能,如用戶設(shè)置、系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)庫的導(dǎo)入導(dǎo)出等。
5)數(shù)據(jù)庫管理:具備數(shù)據(jù)庫備份和恢復(fù)功能。
除了以上功能性需求,本文設(shè)計實現(xiàn)的機關(guān)輔助賬管理信息系統(tǒng)還需具備如下非功能性需求:
1)通用性:具備模塊化設(shè)計、實用性、可維護性、兼容性等特點。
2)簡潔易用性:系統(tǒng)各操作界面提供相應(yīng)操作提示信息,操作方式和Windows系統(tǒng)操作方式相符合,可以讓普通的電腦知識人門人員很容易上手使用本系統(tǒng)。
3)安全性:系統(tǒng)利用不同的角色區(qū)分不同用戶使用權(quán)限。普通用戶只能簡單查詢和錄入財務(wù)數(shù)據(jù);財務(wù)管理人員能夠?qū)λ芾淼呢攧?wù)信息進行一般性處理;系統(tǒng)管理員擁有最高權(quán)限,能設(shè)置下級角色用戶,維護數(shù)據(jù)庫內(nèi)所有財務(wù)數(shù)據(jù)。
2系統(tǒng)總體設(shè)計
機關(guān)輔助賬管理信息系統(tǒng)總體設(shè)計方案包含用戶登錄、預(yù)算錄入、預(yù)算執(zhí)行、統(tǒng)計查詢、系統(tǒng)管理5個具體功能模塊。如圖1所示。
1)用戶登錄模塊:用戶通過用戶名和密碼登錄本系統(tǒng),系統(tǒng)根據(jù)用戶名自動判斷所屬角色,賦予相應(yīng)權(quán)限,同時通過ODBC建立與財務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的鏈接,最后引導(dǎo)進人系統(tǒng)主界面。在登錄后系統(tǒng)會自動檢索數(shù)據(jù)庫內(nèi)已發(fā)生的借款信息,篩選出超過60天尚未還款的借款條目信息并反饋給當(dāng)前用戶,予以提示。
2)預(yù)算錄入模塊:用戶(一般是財務(wù)人員或是系統(tǒng)管理員)通過此模塊將財務(wù)預(yù)算數(shù)據(jù)錄入進系統(tǒng)。錄入預(yù)算的方式有兩種——手動錄入或是自動從Excel財務(wù)表格中導(dǎo)人。手動錄人是指用戶自行建立相應(yīng)預(yù)算經(jīng)費科目目錄,并將相關(guān)信息手動錄入系統(tǒng);自動導(dǎo)人是指通過本系統(tǒng)將財務(wù)數(shù)據(jù)(Excel文件)自動導(dǎo)入至數(shù)據(jù)庫中。在具備相應(yīng)權(quán)限后,用戶能根據(jù)需求修改或是刪除已有的預(yù)算科目和相應(yīng)信息。
3)預(yù)算執(zhí)行模塊:此模塊包含4個子模塊——借款、報賬、報賬還款以及執(zhí)行情況表,如圖2。用戶分別通過借款窗口、報賬窗口和報賬還款窗口將相應(yīng)預(yù)算執(zhí)行信息(包含:憑證號、預(yù)算科目、使用人、時間、事由、使用方式等等)錄入數(shù)據(jù)庫,若借款或報賬數(shù)額超過預(yù)算科目余額,系統(tǒng)會給予提示并阻止繼續(xù)執(zhí)行,以杜絕超額開支情況發(fā)生。用戶通過預(yù)算執(zhí)行情況統(tǒng)計窗口檢索已發(fā)生的預(yù)算執(zhí)行情況以及各預(yù)算科目的經(jīng)費余額。在具備相應(yīng)權(quán)限后(一般為系統(tǒng)管理員),用戶能根據(jù)需求修改或是刪除已發(fā)生的預(yù)算執(zhí)行信息,系統(tǒng)自動判斷修改是否合法,若是合法數(shù)據(jù),則將修改信息提交至數(shù)據(jù)庫。
4)統(tǒng)計查詢模塊:此模塊包含6個子模塊——按科目查詢、按日期查詢、按摘要查詢、按金額查詢、按類型查詢以及匯總統(tǒng)計模塊,如圖3。其中,按科目查詢模塊不僅能查詢本級預(yù)算經(jīng)費的執(zhí)行情況和經(jīng)費總額余額,也能查詢下級預(yù)算經(jīng)費的相關(guān)信息,并且具備簡單的匯總統(tǒng)計功能;按日期查詢可以查詢某個具體時間或是時間段預(yù)算經(jīng)費的執(zhí)行情況,并予以統(tǒng)計;按摘要查詢能夠按關(guān)鍵詞查詢某位使用人辦某件事情的經(jīng)費開支情況;按金額和按類型查詢與之類似;匯總統(tǒng)計模塊具備強大的統(tǒng)計功能,能夠統(tǒng)計指定時間段內(nèi)機關(guān)各部門各項預(yù)算開支的使用情況,幫助財務(wù)人員自動匯總統(tǒng)計各類月報表、季度報表以及年度報表,極大地減少了財務(wù)管理人員的工作量。
5)系統(tǒng)管理模塊:此模塊為用戶提供管理財務(wù)系統(tǒng)的一些基本手段,僅限系統(tǒng)管理員權(quán)限可登錄使用。包含3個子模塊——用戶設(shè)置、財務(wù)表設(shè)置以及數(shù)據(jù)庫的備份與恢復(fù)。用戶設(shè)置界面提供用戶賬戶、角色權(quán)限、使用單位及使用人信息的設(shè)置修改功能;財務(wù)表設(shè)置一般用于年度財務(wù)結(jié)算完成后,具備清空本年度財務(wù)數(shù)據(jù)以及建立下一年度財務(wù)表功能;數(shù)據(jù)庫的備份與恢復(fù)界面為系統(tǒng)管理員提供了實時備份和恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫功能。
機關(guān)輔助賬管理信息系統(tǒng)的一般使用流程如圖4所示。
3系統(tǒng)實現(xiàn)
在本文第3節(jié)系統(tǒng)總體設(shè)計的基礎(chǔ)上,整個財務(wù)管理信息系統(tǒng)采用PowerBuilder+Access具體編程實現(xiàn)。
1)系統(tǒng)登錄
系統(tǒng)登錄界面是普通用戶和管理員進人財務(wù)系統(tǒng)的唯一通道,系統(tǒng)登錄模塊通過驗證當(dāng)前的用戶名和對應(yīng)密碼的一致性判斷用戶合法性,然后根據(jù)用戶名所屬角色賦予相應(yīng)權(quán)限進入系統(tǒng)。進入系統(tǒng)后自動檢索數(shù)據(jù)庫內(nèi)已發(fā)生的借款信息,篩選出超過60天尚未還款的借款條目信息并反饋給當(dāng)前用戶,予以提示。系統(tǒng)主界面包括:預(yù)算錄入、預(yù)算執(zhí)行、查詢統(tǒng)計、系統(tǒng)設(shè)置、實用工具、幫助等6個主功能選項。
2)預(yù)算錄入
財務(wù)管理人員通過預(yù)算錄入界面能夠?qū)C關(guān)部門年度各項預(yù)算經(jīng)費登記入賬,并且可以根據(jù)需求進行預(yù)算追加或是修改,其界面設(shè)計如圖5。其中,界面的左側(cè)樹狀列表模塊從數(shù)據(jù)庫預(yù)算表中提取已錄入的預(yù)算信息,并以樹形列表的形式顯示錄入預(yù)算的編號、名稱、科目等級和邏輯從屬關(guān)系。界面右側(cè)上方本級預(yù)算信息區(qū)域負責(zé)顯示當(dāng)前鼠標點擊的樹形列表項對應(yīng)預(yù)算科目的詳細信息。右側(cè)下方區(qū)域負責(zé)顯示相關(guān)下級預(yù)算科目的詳細信息。
在左側(cè)選取需要新增下級預(yù)算的科目后,點擊“新增”按鈕,彈出新增預(yù)算窗口,如圖6。點擊“新增”,系統(tǒng)會根據(jù)上級預(yù)算科目(父節(jié)點)相關(guān)信息自動輸入新增科目(子節(jié)點)的編號、科目等級、錄入日期(讀取windows系統(tǒng)時間),并默認將預(yù)算金額填0。
由于在錄入過程中系統(tǒng)能自動輸入相關(guān)信息,用戶只需手動輸入預(yù)算科目名稱和金額即可,有效減少了財務(wù)管理人員的工作量。當(dāng)錄入完本級預(yù)算科目信息后,點擊“保存”按鈕,將錄入信息保存至數(shù)據(jù)庫,系統(tǒng)會自動根據(jù)所有下級預(yù)算金額計算上級預(yù)算科目金額總和。
3)預(yù)算執(zhí)行
預(yù)算執(zhí)行模塊負責(zé)日常經(jīng)費報賬開支的登統(tǒng)計,是財務(wù)管理信息系統(tǒng)的主要業(yè)務(wù)模塊。包含4個子模塊——借款、報賬、報賬還款以及預(yù)算執(zhí)行情況統(tǒng)計,界面設(shè)計如圖7所示。
為了形象直觀、便于操作,預(yù)算執(zhí)行主界面主要負責(zé)顯示本部門已有的預(yù)算經(jīng)費以及各預(yù)算經(jīng)費的開支明細表,使得財務(wù)人員在操作使用時能實施掌握當(dāng)前經(jīng)費的開支進度。借款、報賬、報賬還款3個子功能,則是通過右鍵單擊相關(guān)預(yù)算科目,選擇開支方式來實現(xiàn)。
以借款模塊的具體實現(xiàn)作舉例說明,其他模塊的實現(xiàn)與之類似。在預(yù)算執(zhí)行主界面,用戶(可以是普通用戶或是系統(tǒng)管理員)選擇所要借款的預(yù)算科目,右鍵單擊,選擇借款項,彈出借款窗口,如圖8。系統(tǒng)自動獲取所借科目的編號、名稱、預(yù)算余額等信息,并顯示在借款窗口上部。
點擊“新增”,系統(tǒng)會自動幫用戶填寫借款項目編號、類別、當(dāng)前日期和借款科目編號等信息,用戶只需填寫借款事由、金額、支付方式等等。點擊“保存”,將數(shù)據(jù)提交至數(shù)據(jù)庫。若借款或報賬數(shù)額超過預(yù)算科目余額,系統(tǒng)會給予提示并阻止繼續(xù)執(zhí)行。借款模塊支持多筆同時錄入。
4結(jié)束語
本文首先介紹了當(dāng)前軍隊財務(wù)管理信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀和典型系統(tǒng)運用,分析了在實際使用過程中存在的一些不足之處,進而引出需要開發(fā)一款適用于軍隊機關(guān)日常經(jīng)費管理和開支結(jié)算統(tǒng)計,且具備較高智能化程度、簡潔易用的財務(wù)管理軟件。然后詳細了解了軍隊財務(wù)管理的一般業(yè)務(wù)流程,研究了本次軟件開發(fā)所用到的技術(shù)和平臺支撐,并與財務(wù)管理人員多次溝通,確定了本系統(tǒng)研制的功能性和非功能性需求。最后基于面向?qū)ο筌浖_發(fā)工具,借助PowerBuilder開發(fā)平臺和Access數(shù)據(jù)庫設(shè)計和實現(xiàn)了通用化的機關(guān)輔助賬管理信息系統(tǒng)。通過與軍隊現(xiàn)有財務(wù)軟件對比測試可以看出,本系統(tǒng)在通用性、簡潔易用性和軟件智能化程度上較現(xiàn)有系統(tǒng)有了明顯的提升。