韋雪紅 玉林師范學(xué)院

基建檔案的重要性及其管理方法研究

韋雪紅 玉林師范學(xué)院

近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作也逐漸被提上日程，基建工作的建設(shè)與日后的管理對于設(shè)計(jì)發(fā)展有著十分重要的作用，尤其對于各大企業(yè)與事業(yè)單位而言，基建檔案的管理更是其發(fā)展的重要參考依據(jù)。本文就將針對基建檔案的重要性以及管理方法進(jìn)行分析，以期為相關(guān)單位的建設(shè)提供有力的保障。

基建檔案 管理方法 制度

前言

檔案是一種特殊的信息資源，它能夠反映出一個(gè)建筑物的變化與發(fā)展，更是為特定區(qū)域的活動(dòng)提供了規(guī)劃與指導(dǎo)方針，它是歷史不斷進(jìn)步的重要依據(jù)，也是人類優(yōu)秀文化的沉淀?；n案的管理對推動(dòng)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義。因此，企業(yè)與單位做好基建檔案的管理工作是十分必要的。

一、基建檔案的類型與特點(diǎn)

1.類型。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國各行業(yè)的改革正如火如荼的進(jìn)行，在社會進(jìn)程不斷加快的今天，做好基建檔案的管理顯得尤為重要。因此，各單位必須做好對基建檔案管理的普及工作，引導(dǎo)職工與領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案的重要性，并重視檔案的質(zhì)量，如此一來才能夠促進(jìn)檔案管理工作的順利發(fā)展。

基建檔案通常包括基建項(xiàng)目全過程的相關(guān)資料，他與建筑物的質(zhì)量、維護(hù)以及周邊居民的日常生活有著密切的聯(lián)系，企業(yè)單位想要更好的求發(fā)展，就必須加強(qiáng)管理人員的管理意識、專業(yè)技能等?；n案可分為建設(shè)方相關(guān)材料、施工方面相關(guān)材料以及監(jiān)理方面的相關(guān)材料。這些材料是單位在立項(xiàng)、征地、施工管理過程中產(chǎn)生的材料，它的形態(tài)多種多樣，諸如電氣設(shè)備、建筑結(jié)構(gòu)、竣工圖紙等都可作為基建檔案的一部分[1]。

2.特征。基建檔案是科學(xué)檔案的重要組成部分。它的專業(yè)性主要體現(xiàn)在檔案的內(nèi)容、性質(zhì)以及形成領(lǐng)域等。由于基建工程是獨(dú)立的工程項(xiàng)目，因此會形成獨(dú)立的工程管理與實(shí)施計(jì)劃，系統(tǒng)的工作流程最終也會產(chǎn)生系統(tǒng)的文件，其檔案也是相對獨(dú)立且完整的。此外，基建檔案還具有實(shí)用性以及周期長等特征，通常一項(xiàng)完整的工程包含設(shè)計(jì)、施工?？⒐さ榷鄠€(gè)方面，而檔案中記載的內(nèi)容正是施工過程中產(chǎn)生的實(shí)際數(shù)據(jù)，不僅可以用于歷史的考察，更為社會的發(fā)展提供了有利依據(jù)。

二、當(dāng)前基建管理存在問題分析

1.重建設(shè) 輕管理。當(dāng)前企業(yè)工程項(xiàng)目將工作重心全部放在實(shí)際工程建設(shè)當(dāng)中，檔案的管理、人員的分配等問題認(rèn)識不到位，導(dǎo)致企業(yè)工程的管理制度相對滯后，對于經(jīng)意效益也產(chǎn)生了不小的影響。檔案的缺失也使得企業(yè)在發(fā)展的過程中難以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，檔案的作用也無法得到發(fā)揮。

2.檔案制度不健全?；n案涉及范圍廣、內(nèi)容繁雜、數(shù)量大，加之工程項(xiàng)目的建設(shè)周期長，往往需要花費(fèi)幾年的時(shí)間，進(jìn)而產(chǎn)生大量的文件資料，收集難，分類更難，這就導(dǎo)致基建檔案的管理工作長期成為企業(yè)的疑難問題，檔案的管理質(zhì)量始終跟不上，工程建設(shè)也存在諸多的隱患。

3.工程項(xiàng)目的監(jiān)管力度不夠。由于企業(yè)未給予檔案管理人員相關(guān)的職權(quán)，致使文件的批復(fù)、征地、勘察等工作資料全部都散落在不同部門，隨著時(shí)間的推移，文件回收的難度加大，管理人員也沒有足夠的權(quán)限，導(dǎo)致企業(yè)文件損壞丟失或機(jī)密外泄等，最終為企業(yè)帶來了嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

三、基建檔案管理的有效方法

1.建立科學(xué)的檔案管理制度。企業(yè)需要建立起完善的基建檔案管理制度，根據(jù)有關(guān)法律規(guī)定，合理的安排管理人員，協(xié)調(diào)各部門間的關(guān)系，從收集、整理、利用等各方面出發(fā)，健全基建檔案的各項(xiàng)制度，并嚴(yán)格規(guī)定歸檔時(shí)間、范圍、質(zhì)量等，確保檔案的安全。

想要提升企業(yè)單位基建檔案管理水平，首先要提升職工的歸檔意識，使職工能夠協(xié)助管理人員有序的開展檔案管理，提升管理工作質(zhì)量。管理人員也應(yīng)當(dāng)充分的認(rèn)識到基建檔案的重要性，從思想上取得進(jìn)步，才能夠更加全面的了解基建檔案的性質(zhì)，從而認(rèn)真的落實(shí)管理任務(wù)。企業(yè)可采取領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一，管理分級的方法，制定符合企業(yè)單位的發(fā)展情況的基建管理制度，借鑒其他企業(yè)的優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)，并加以調(diào)整，保證檔案能夠得到有效的利用。

2.設(shè)立專人專柜分級管理?；n案的內(nèi)容具有一定的科學(xué)性，因此管理人員必須持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，采用專人專柜分級管理的模式，確保檔案管理工作的持久性。企業(yè)需要按照檔案的不同性質(zhì)分配專業(yè)的管理人員，在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對管理人員專業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)保證每一位員工都能夠各司其職，為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。檔案管理是一項(xiàng)對于保密性、專業(yè)性要求都很高的工作，管理人員應(yīng)當(dāng)具備較強(qiáng)的責(zé)任心，能夠明確自身的職責(zé)與義務(wù)，保護(hù)企業(yè)機(jī)密，從而使檔案能夠發(fā)揮積極作用，為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益。

在信息化的時(shí)代背景下，各企業(yè)與單位還需要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)基建檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，合理的利用網(wǎng)絡(luò)資源，注重電子文件的保護(hù)與加密，最大限度的優(yōu)化檔案資源，節(jié)約辦公空間，此外，檔案人員還需要建立起科學(xué)的跟蹤管理框架，加強(qiáng)對單位各項(xiàng)事務(wù)的勘察，實(shí)時(shí)跟蹤工程建筑動(dòng)態(tài)，形成多方信息反饋網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的積累、整編與審定等，進(jìn)而形成一套完成的動(dòng)態(tài)管理體系[2]。

3.高度重視管理過程中的各項(xiàng)資料。文件資料是檔案的重要組成部分，一旦文件損壞或缺失，就會造成信息不完整，影響到查閱人員的信息提取以及事件還原。因此必須做好檔案的歸檔立卷與利用工作。歸檔立卷類似于網(wǎng)絡(luò)上的信息檢索系統(tǒng)，它是幫助人們快速查閱文件的指南針，隨著管理方法的不斷完善，立卷歸檔的方案也發(fā)生了天翻地覆的變化，管理人員需要按照檔案的性質(zhì)進(jìn)行分類，并按照順序依次進(jìn)行排列，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)需要標(biāo)注清楚每個(gè)種類的名稱，保證資料的完整，并定期進(jìn)行檢查，妥善保管，以便日后查閱。檔案室的環(huán)境也應(yīng)當(dāng)有明確的規(guī)定，紙質(zhì)檔案的儲存需要做好防潮處理，避免蟲蛀與陽光暴曬，電子檔案的管理則需要定期清理緩存垃圾，保證計(jì)算機(jī)運(yùn)行正常，按照防火墻與殺毒軟件等，做好保密工作。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著社會的不斷發(fā)展，基建檔案的管理也在不斷進(jìn)步，相關(guān)單位必須加強(qiáng)對檔案的重視，采取有效的方案，加強(qiáng)對檔案的管理，并充分的結(jié)合信息設(shè)備等，使基建檔案發(fā)揮出真實(shí)的效率。

[1]王水云.民政檔案管理的重要性及科學(xué)管理方法探究[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,(19):87.

[2]海桂萍.土地檔案管理信息化建設(shè)的重要性與方法[J].中外企業(yè)家,2016,(33):242.