楊威

吉林省雙遼市臥虎鎮(zhèn)人力資源社會保障所

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略探析

楊威

吉林省雙遼市臥虎鎮(zhèn)人力資源社會保障所

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，廣受關(guān)注。其要想獲得更大突破和發(fā)展，需要進(jìn)一步增加資金投入，強(qiáng)化檔案管理人員的信息素養(yǎng)培訓(xùn)，加快硬件和軟件建設(shè)。同時，制定檔案管理信息化建設(shè)總體規(guī)劃，建立實(shí)用性強(qiáng)的信息化平臺。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善檔案信息化管理制度，力爭數(shù)字化檔案管理的高效運(yùn)行。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；策略

學(xué)術(shù)層面，當(dāng)前有關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的研究，相對較多，且多數(shù)研究成果可應(yīng)用于現(xiàn)實(shí)實(shí)踐，呈現(xiàn)出總體良好局面，但研究過于關(guān)注學(xué)理分析，對實(shí)踐關(guān)注度不夠，理應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)。實(shí)踐層面，總體而言事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)取得了一定成效，但是不可否認(rèn)其建設(shè)過程中仍舊存在諸多問題，如資金投入不夠、硬件設(shè)施有待加強(qiáng)等。

一、增加資金投入，強(qiáng)化人員培訓(xùn)

要增加對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的資金投入。資金保障是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要支撐力量和物質(zhì)基礎(chǔ)，無資金，諸多工作無法開展。具體來講，總體上，要加大對資金投入，設(shè)立“事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)”專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，?？顚Ｓ?，提升資金利用率和成效率。同時，要進(jìn)一步創(chuàng)新資金利用方式，如設(shè)立課題，由不同科研院所或單位內(nèi)部部門進(jìn)行課題申請，以實(shí)用性、長效性為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行選取，進(jìn)而保障資金利用最優(yōu)化。事業(yè)單位亦不可只滿足于財政撥款，可利用專業(yè)能力進(jìn)行社會創(chuàng)收，以為案管理信息化建設(shè)提供更為充足的資金保障。

要借助培訓(xùn)進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員的信息素養(yǎng)。檔案管理人員的信息素養(yǎng)，是檔案管理信息化建設(shè)的必要元素和重點(diǎn)指標(biāo)，其能否有效達(dá)成高水平，在一定程度上直接決定了檔案管理信息化建設(shè)的效果。因此，要借助培訓(xùn)提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)。具體來講，可從兩個方面著手：一是對檔案管理人員的進(jìn)行信息技術(shù)普及活動，定期采取比賽等形式增進(jìn)其技能，鼓勵其學(xué)習(xí)積極性，同時，采取一定獎勵和考核舉措，形成相對完善的激勵機(jī)制，為培訓(xùn)效果奠定基礎(chǔ)。二是邀請專家舉辦“檔案管理信息化建設(shè)”講座，從理念層面和實(shí)踐層面為檔案管理人員提供參照標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而打造隊(duì)伍，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)人才保障。

二、加快硬件建設(shè)，注重軟件開發(fā)

硬件設(shè)施，是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的基本條件，這是事業(yè)單位必須完成的建設(shè)。性能穩(wěn)定、受外界影響小的硬件設(shè)施，有助于檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)。一方面，要借助資金投入，保障基本硬件設(shè)施的建成和達(dá)標(biāo)。另一方面，事業(yè)單位要善于與企業(yè)開展合作，相互提供技術(shù)、科研等支持，不僅可有效增加資金，更可進(jìn)一步提升信息化建設(shè)水平。另外，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要積極探索新興技術(shù)，如云終端等電子存儲設(shè)備，并積極在硬件設(shè)施中引入，既可提升硬件設(shè)施水平建設(shè)，又可促進(jìn)工作開展的高效性。

注重檔案管理信息化建設(shè)的軟件開發(fā)。硬件與軟件歷來相輔相成，與良好的硬件設(shè)備一樣，實(shí)用性較強(qiáng)的軟件，可較高程度提升工作效率，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。軟件開發(fā)方面，可從兩個角度著手。一是軟件開發(fā)方面。要組建專門科研團(tuán)隊(duì)，或與單位外部成熟的軟件開發(fā)團(tuán)隊(duì)合作，開發(fā)適合本單位工作特性的軟件。二是軟件利用問題。要充分參考市場上已經(jīng)出現(xiàn)的相對成熟的軟件模式，有針對性進(jìn)行改進(jìn)，在此基礎(chǔ)上應(yīng)用到自身檔案管理信息化建設(shè)中。這點(diǎn)需要注重合法性問題。

三、制定總體規(guī)劃，建立實(shí)用平臺

事業(yè)單位必須根據(jù)自身實(shí)際情況，結(jié)合現(xiàn)實(shí)需求制定符合自身發(fā)展和方向的檔案管理信息化建設(shè)總體規(guī)劃，進(jìn)而為檔案管理信息化建設(shè)提供方向指導(dǎo)。檔案管理信息化建設(shè)總體規(guī)劃，需要做到兩個方面。一方面，總體規(guī)劃至少應(yīng)包括檔案管理信息化建設(shè)的基本要素，如建設(shè)目的、建設(shè)途徑、建設(shè)保障等等，另一方面，總體規(guī)劃必須立足本單位現(xiàn)實(shí)需求和現(xiàn)實(shí)問題，同時要具備一定的靈活性和擴(kuò)展性，以增強(qiáng)針對性、實(shí)用性。

為有效推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，必須建立一個實(shí)用性強(qiáng)的信息平臺或系統(tǒng)，作為網(wǎng)絡(luò)手段，有效達(dá)成目的，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。事業(yè)單位要充分利用自身力量，或開展與信息公司的合作，保證檔案管理信息化平臺的制定。除了必備內(nèi)容和元素外，檔案管理信息化平臺可設(shè)立不同模板，但至少應(yīng)包括檔案信息檢索模塊，以為信息共享提供入口。另外，還有一點(diǎn)需要注意，檔案管理信息化平臺要有升級性能，以適應(yīng)不斷變化的檔案網(wǎng)絡(luò)管理需求。

四、完善管理制度，實(shí)現(xiàn)數(shù)字建設(shè)

常言道“無規(guī)矩，不成方圓”，制度對任何事物的發(fā)展具有重要導(dǎo)向作用。因此，事業(yè)單位需要立足本單位具體實(shí)際，對檔案管理信息化建設(shè)制定有效的管理制度。具體來講，可從三個方面著手。一是檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的制定。具體標(biāo)準(zhǔn)制定過程中，既要盡量增大覆蓋面，擴(kuò)展延伸度，又要開展實(shí)地調(diào)研，明晰具體需求，從而進(jìn)一步加強(qiáng)信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性和有效性。二是檔案管理信息化建設(shè)獎懲制度的制定?？赏ㄟ^物質(zhì)獎勵、精神獎勵、問責(zé)考核等多種舉措提升檔案管理人員對檔案管理信息化建設(shè)的工作積極性。三是檔案管理信息化建設(shè)責(zé)任主體的限定，需要明確到人，做好精準(zhǔn)限定。

要采取綜合舉措，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化建設(shè)。要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行匯總和處理，將紙質(zhì)版改變?yōu)閿?shù)字化，邁出事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要步伐。具體來講，要從三步開展相關(guān)工作：第一，整理現(xiàn)有檔案，將其錄入信息平臺內(nèi)，同時進(jìn)行二次復(fù)核，確保信息正確性，在此基礎(chǔ)上形成數(shù)據(jù)庫；第二，多方論證和討論，研究決定檔案信息的開放方式，以及哪些檔案不可開放，并對重要檔案信息進(jìn)行備份；第三，妥善保存紙質(zhì)檔案，并確保信息完整性，以防止信息化平臺出現(xiàn)意外時無從查取。

本研究聚焦于“事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)”這一主題，在梳理主題現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，從策略角度提出了四點(diǎn)提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平的舉措，希冀本研究可為相關(guān)研究或?qū)嵺`提供有價值的參考或借鑒。同時，必須樹立這樣一個標(biāo)準(zhǔn)或理念：將事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提升到一定戰(zhàn)略高度，充分重視檔案管理與信息技術(shù)的深度融通，以保證相關(guān)舉措的真切落地。

[1]王麗敏.如何優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度[J].黑龍江史志, 2015（7）.

[2]劉欣欣.淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].科技視界,2015（5）：199-199.