陳達(dá)鳳

（云南省東源曲靖能源有限公司）

摘 要：企業(yè)檔案在企業(yè)管理中占有重要的地位，倘若能夠有效的發(fā)揮出檔案的作用，那么就會給企業(yè)帶來益處。不管是從創(chuàng)新還是從提升企業(yè)檔案信息收集的程度來看，要嚴(yán)格的把好關(guān)。本篇文章主要針對怎樣開發(fā)使用企業(yè)檔案進(jìn)行了合理分析，筆者依據(jù)多年經(jīng)驗(yàn)提出合理化建議，提供給相關(guān)人士，互相學(xué)習(xí)交流使用，供以參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；開發(fā)利用；經(jīng)濟(jì)效益

檔案部門是可以理解為是為了存儲信息和集散部門，還屬于信息傳送的有關(guān)部門。檔案工作在企業(yè)中占有重要的地位。檔案管理可以分為以下兩種：一種是實(shí)體管理；另一種是檔案信息管理。其中，檔案實(shí)體簡單的說是承載信息的一部分，通過將信息加工、技術(shù)咨詢等方面來開發(fā)檔案，從而把檔案成就逐漸變成現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力。就管理人員和工作人員來說，應(yīng)當(dāng)將以往的思想打破，不單單將檔案部門當(dāng)做工作去執(zhí)行，而是要意識到檔案信息真正的作用，從而將檔案使用率不斷的提高，讓檔案能夠發(fā)揮出最大的作用，給企業(yè)帶來最大化的經(jīng)濟(jì)效益。這就要求相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)做好對檔案的開發(fā)和使用，促進(jìn)檔案事業(yè)的飛速發(fā)展。

1 通過創(chuàng)新開發(fā)利用企業(yè)檔案

相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)將傳統(tǒng)的理念打破，將新型的管理模式引起來，從而給企業(yè)檔案開發(fā)工作帶來更多的益處。

1.1 觀念創(chuàng)新。就企業(yè)檔案管理而言，大多數(shù)人都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為企業(yè)檔案并沒有那么重要，很多人沒有對企業(yè)檔案的重要性引起重視，只是簡單的認(rèn)為企業(yè)檔案就是收集、整理等工作，就是對企業(yè)檔案進(jìn)行儲存、借閱的工作。其實(shí)，企業(yè)檔案對于企業(yè)管理有著重要的意義，同樣也是對企業(yè)的管理效率進(jìn)行的檢驗(yàn)。企業(yè)檔案不只是一堆紙，而是利用這一特點(diǎn)，而對企業(yè)檔案進(jìn)行不斷的開發(fā)、創(chuàng)新，從而讓企業(yè)能夠獲得效益。因此，只有讓企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)檔案引起重視，才能夠讓企業(yè)檔案發(fā)揮出更大的作用。相關(guān)部門要打破傳統(tǒng)的理念，重新對企業(yè)檔案管理做好充分的了解，并且以全新的理念來對企業(yè)檔案進(jìn)行開發(fā)使用，進(jìn)而能夠清楚的意識到企業(yè)檔案在企業(yè)的重要性。

1.2 管理模式創(chuàng)新。社會現(xiàn)代化的技術(shù)不斷的提高，同時(shí)也給以往的企業(yè)檔案管理形式帶來了挑戰(zhàn)，逐漸讓企業(yè)檔案朝著信息化的方向發(fā)展。在企業(yè)管理模式中，企業(yè)檔案所創(chuàng)作的價(jià)值就是衡量企業(yè)發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)，因此相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)讓企業(yè)檔案管理形式不斷的創(chuàng)新，來符合社會發(fā)展的需要，從而建立一個(gè)創(chuàng)新的局面。和以往的企業(yè)檔案管理形式之間相比較，也就是管理人員檢索、借閱的工作模式比較，適用信息化管理模式有著很明顯的效果。信息化管理模式能夠?qū)⒛承w力勞動減輕，從而讓企業(yè)檔案能夠發(fā)揮出自身的作用。

1.3 制度創(chuàng)新。相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)完善的制度，是確保企業(yè)檔案管理工作的主要手段。隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，讓相關(guān)部門的制度不斷的改變，從而讓管理體系也在日益變化，讓企業(yè)檔案資料逐漸朝著多元化的方向發(fā)展，這樣讓企業(yè)檔案制度面臨著更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。為了讓企業(yè)檔案管理制度能夠發(fā)揮出自身的作用，這就要求企業(yè)檔案人員要將管理水平不斷的提高，并且朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，讓企業(yè)檔案事業(yè)與時(shí)俱進(jìn)。

1.4 流程創(chuàng)新。因?yàn)榱鞒虥Q定著績效的多少。流程不管在哪一家企業(yè)都起著一定的作用，企業(yè)的業(yè)務(wù)都應(yīng)當(dāng)依據(jù)相應(yīng)的流程來辦事。企業(yè)檔案就是在不同的流程中逐漸形成，最后又要通過相應(yīng)的流程使用。企業(yè)檔案中的收集流程和借閱流程都是屬于重要的流程，倘若其中某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，都會讓企業(yè)不能順利的運(yùn)行。不管是哪個(gè)流程，都應(yīng)當(dāng)確保任何一個(gè)環(huán)節(jié)都是清楚明確的，這樣才能夠從整體上提高企業(yè)檔案的利用率，從而讓企業(yè)檔案管理能夠更加的完善。相關(guān)企業(yè)采取流程的管理形式，能夠讓企業(yè)檔案潛在的作用發(fā)揮出來，從而將信息資源得到更好的利用。

2 提高企業(yè)檔案的信息收集和利用程度

企業(yè)檔案信息的開發(fā)工作和創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的基礎(chǔ)工作就是企業(yè)檔案工作的源頭工作，即收集工作。企業(yè)檔案資料收集的齊全性、完整性、準(zhǔn)確性等直接影響著企業(yè)檔案的再利用、再開發(fā)工作。如果等到利用企業(yè)檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案室儲存的檔案資料不齊全、或者資料信息的準(zhǔn)確性欠缺，就會對企業(yè)檔案利用工作產(chǎn)生很大甚至很嚴(yán)重的后果。企業(yè)檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，檔案資料產(chǎn)生于某一項(xiàng)工作進(jìn)行時(shí)，是某項(xiàng)工作的適時(shí)記錄和真實(shí)記錄，產(chǎn)生資料的渠道是一定的，后期的補(bǔ)充資料或再制作資料都屬于不真實(shí)的或者欠缺時(shí)效性。

企業(yè)在開展工程建設(shè)、設(shè)備采購、招投標(biāo)等工作之前，企業(yè)檔案管理部門就應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定制定內(nèi)容詳細(xì)、條款清楚的企業(yè)檔案資料歸檔范圍表，將范圍表寫進(jìn)合同條款，并指出交付進(jìn)度與違約責(zé)任。企業(yè)檔案管理者憑借自己日常管理、借閱企業(yè)檔案的工作，可以適當(dāng)?shù)脑黾幽切├寐矢叩钠髽I(yè)檔案資料的內(nèi)容和份數(shù)，一個(gè)好的制度應(yīng)該在不斷的實(shí)踐中修改和完善。

3 依法、主動、及時(shí)開展企業(yè)檔案利用工作

3.1 相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)對企業(yè)檔案管理做好借閱、登記工作。相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)將借閱方式不斷的優(yōu)化，將登記工作做好適當(dāng)?shù)母纳?。將借閱、歸還等工作進(jìn)行有效的結(jié)合，從而提升企業(yè)檔案利用的價(jià)值。讓借閱的準(zhǔn)確性得以提升，讓企業(yè)檔案能夠產(chǎn)生應(yīng)有的價(jià)值，從而為企業(yè)帶來最大化的經(jīng)濟(jì)效益。

3.2 做好企業(yè)檔案編研工作。編研工作對企業(yè)檔案使用起著重要的作用，是相關(guān)部門給社會帶來基礎(chǔ)性的工作。相關(guān)部門在編研時(shí)要依據(jù)實(shí)際情況，并且緊貼現(xiàn)實(shí)，從實(shí)用的角度出發(fā)等原則進(jìn)行合理的編研。相關(guān)的管理人員應(yīng)當(dāng)對新企業(yè)檔案的編研工作等做好相應(yīng)的需要，從而讓編研能夠以保證企業(yè)檔案的使用作為出發(fā)點(diǎn)，對企業(yè)檔案信息做好合理的加工。相關(guān)的企業(yè)檔案人員還應(yīng)當(dāng)要樹立正確的觀念，不斷的創(chuàng)新，爭取創(chuàng)造出更多的精品。相關(guān)部門和工作人員應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代化設(shè)備來輔助企業(yè)檔案的編研工作，讓企業(yè)檔案能夠發(fā)揮出最大的作用。

結(jié)束語

企業(yè)檔案在企業(yè)資產(chǎn)中占有重要的地位，因此企業(yè)檔案管理工作要朝著社會發(fā)展的腳步前進(jìn)，逐漸朝著規(guī)范化的方向發(fā)展，不斷的將管理制度完善，發(fā)揮出企業(yè)檔案的潛在作用，給企業(yè)帶來最大的效益，從而促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展。

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