倪欣++郭敏民

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）06-000-01

摘 要 在全球經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展下，使天然氣與石油等能源的需求呈現(xiàn)明顯的增加，從而導(dǎo)致石油企業(yè)出現(xiàn)石油、天然氣供不應(yīng)求現(xiàn)象，使其內(nèi)部管理問題面臨較大難度。而檔案作為企業(yè)資產(chǎn)的有效憑證，同時(shí)也是部分無形資產(chǎn)重要依據(jù)，如專利權(quán)或商標(biāo)權(quán)等，因此，對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行加強(qiáng)至關(guān)重要。本文首先分析其管理存在的問題，其次闡述其相關(guān)對(duì)策，意在促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 檔案管理 問題 對(duì)策

目前，石油行業(yè)已經(jīng)取得顯著進(jìn)步，促使部分單位開始將檔案管理作為關(guān)注重點(diǎn)，其原因?yàn)椋浩髽I(yè)檔案管理工作的開展，主要是以表格或文字的方式對(duì)企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行記錄，同時(shí)還能對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄。然而，由于當(dāng)前管理工作效率較低，使其出現(xiàn)較大隨意性，因此，只有通過相關(guān)對(duì)策的合理應(yīng)用，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的進(jìn)一步加強(qiáng)，從而實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理存在的問題

第一，管理設(shè)施相對(duì)比較老舊，且管理方法過于落后。當(dāng)企業(yè)進(jìn)行檔案管理時(shí)，其基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備相對(duì)比較陳舊，使其管理工作的開展受到嚴(yán)重阻礙，例如：資料收集比較困難，或者材料形成比較漫長等，使其信息、材料經(jīng)常發(fā)生丟失與泄漏現(xiàn)象。在原有檔案檢索中，其檢索工具比較落后，從而造成檔案檢索無法順利進(jìn)行，無法更好達(dá)到查閱者的相關(guān)需求，最終阻礙資源共享的實(shí)現(xiàn)。

第二，管理人員的管理意識(shí)比較薄弱，且綜合素質(zhì)較低。對(duì)于石油企業(yè)而言，在檔案管理的開展過程中，其管理人員主要是以中年女性為主，不僅年齡相對(duì)較大，而且在新技術(shù)和新知識(shí)方面的接受能力普遍較差，僅能對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行簡單操作，并不具備信息技術(shù)的正確應(yīng)用能力，進(jìn)而無法更好進(jìn)行檔案的篩選與加工等相關(guān)操作。另外，當(dāng)對(duì)檔案材料進(jìn)行整理時(shí)，因?yàn)樽陨砣鄙賹?duì)管理工作正確認(rèn)識(shí)，當(dāng)材料出現(xiàn)丟失與不準(zhǔn)確時(shí)，同樣無法對(duì)其進(jìn)行及時(shí)處理，最終對(duì)企業(yè)造成巨大損失。

第三，管理制度與機(jī)構(gòu)尚未健全。在石油企業(yè)的檔案管理中，多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)沒有真正認(rèn)識(shí)到油氣勘探與開采，檔案管理以及市場經(jīng)濟(jì)調(diào)研等相關(guān)工作重要性，基于此，其管理制度的制定也會(huì)隨之存在較多問題，加之沒有構(gòu)建完整管理機(jī)構(gòu)，從而導(dǎo)致管理人員不能充分發(fā)揮自身價(jià)值，造成檔案管理效率的不斷下將。

二、企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化對(duì)策

（一）貫徹落實(shí)規(guī)范化的管理

當(dāng)石油企業(yè)開展檔案管理工作時(shí)，為了保證以上問題得到有效解決，需要對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范化處理，全面提升檔案管理整體效果。具體措施包括：首先，對(duì)材料收集與歸檔進(jìn)行規(guī)范化處理，完善管理制度。在對(duì)手機(jī)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行具體制定時(shí)，需要將標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化作為重點(diǎn)考慮，確保收集標(biāo)準(zhǔn)與收集方式得到有效創(chuàng)新。根據(jù)檔案類型的不同，調(diào)整其收集方式，避免出現(xiàn)重復(fù)與丟失情況。其次，對(duì)管理工作進(jìn)行規(guī)范。結(jié)合種類與載體的不同，對(duì)檔案給予集中管理，使其《檔案借閱制度》得到進(jìn)一步完善，確保檔案更具安全性、保密性特點(diǎn)。

（二）加大檔案管理重視力度

在進(jìn)行石油企業(yè)檔案管理時(shí)，因?yàn)槎鄶?shù)領(lǐng)導(dǎo)沒有意識(shí)到檔案管理所具有的重要作用，進(jìn)而導(dǎo)致該項(xiàng)工作的開展缺少相應(yīng)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)。所以，為了確保此項(xiàng)給的順利開展，不僅需要加大檔案管理的重視力度，而且還應(yīng)對(duì)其給予更多經(jīng)費(fèi)投入，通過責(zé)任性較高的管理人員開展相關(guān)工作，以保證相關(guān)管理問題得到及時(shí)處理，從而引導(dǎo)企業(yè)員工積極參與該項(xiàng)工作的同時(shí)，還能全面提升檔案管理的工作質(zhì)量。

（三）積極引入先進(jìn)管理設(shè)施與技術(shù)

一方面，對(duì)管理設(shè)施進(jìn)行更新。在開展檔案管理工作時(shí)，只有擁有完善硬件設(shè)施，才能保證該項(xiàng)工作的高效進(jìn)行，因此，企業(yè)需要對(duì)傳統(tǒng)思想予以轉(zhuǎn)變，并對(duì)現(xiàn)代技術(shù)手段進(jìn)行科學(xué)應(yīng)用，積極采購相關(guān)管理設(shè)施，如掃描設(shè)備與復(fù)印機(jī)等。另外，企業(yè)還應(yīng)加大員工培訓(xùn)力度，確保設(shè)備使用率得到全面提升，避免人力與財(cái)力出現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象。另一方面，構(gòu)建檔案管理的信息化系統(tǒng)。通過相關(guān)方法與技術(shù)的應(yīng)用，合理構(gòu)建信息化系統(tǒng)，以達(dá)到檔案信息的自動(dòng)化管理。在此項(xiàng)系統(tǒng)中，其主要具備文件的錄入和修改等相關(guān)功能，以便于管理人員更好進(jìn)行檔案資料的分類與歸檔等相關(guān)工作，使其工作效率得到全面提升。

（四）強(qiáng)化管理人員整體素質(zhì)

為了保證檔案管理工作的順利開展，企業(yè)還應(yīng)該不斷強(qiáng)化管理人員的整體素質(zhì)，使其具有較高的管理能力。首先，加強(qiáng)人員的服務(wù)意識(shí)。無論是在油氣開采，還是在油氣生產(chǎn)等部門，管理人員均需要具備較高的服務(wù)意識(shí)，確保檔案管理工作可以順利開展。其次，提高管理人員整體業(yè)務(wù)能力，積極學(xué)習(xí)更多新型管理理念，使其具有較高的綜合能力，從而更好勝任該項(xiàng)工作。

三、結(jié)語

通過分析發(fā)現(xiàn)，石油企業(yè)無論進(jìn)行勘探生產(chǎn)，還是在工程建設(shè)等方面，均會(huì)產(chǎn)生大量資料與文件，但是，在實(shí)際情況中，其管理過程仍然存在較多問題。為了更好解決此類問題，可以通過提高企業(yè)競爭力、加大檔案管理力度、管理工作的創(chuàng)新等措施，以保證檔案管理工作的順利開展，屬于當(dāng)前石油企業(yè)急需落實(shí)的重要工作內(nèi)容。

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