王佳

【摘要】本文論述了社會保險檔案的歸檔范圍，分析了社會保險檔案管理存在的問題，提出了加強社會保險檔案管理的合理化建議。

【關(guān)鍵詞】社會保險；檔案管理；社會和諧發(fā)展

近年來，我國社會保險事業(yè)發(fā)展迅速，這些社會保險檔案真實地記錄社會保險制度從開始建立到逐步完善的過程。隨著參保人數(shù)的增加，社會保險檔案數(shù)量也日益增長，給社會保險的管理工作人員帶來了挑戰(zhàn)。所以，建設(shè)和諧社會，更好地完善社會保險檔案的管理工作勢在必行。

一、社會保險檔案的含義

社會保險檔案是國家檔案的重要組成部分，是各個機關(guān)、各社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位為員工辦理社會保險、醫(yī)療保險、生育保險、工傷保險和失業(yè)救濟保險等各類保險項目過程中形成的記載各個員工參加各項保險統(tǒng)籌繳費多少、時間長短、計發(fā)養(yǎng)老待遇、因工作變動而至保險統(tǒng)籌關(guān)系轉(zhuǎn)變等情況，具有實際工作查考的檔案材料。

二、社會保險檔案的歸檔范圍

（一）政策依據(jù)類。國家和地方出臺的社會保險制度以及相應(yīng)的政策法規(guī)，社會保險繳費、經(jīng)辦機構(gòu)和待遇支付辦法方面的規(guī)范性文件。

（二）業(yè)務(wù)憑證類。各種社會保險費用的繳費憑證、扣費憑證、轉(zhuǎn)接憑證、匯繳憑證、支用憑證、報銷憑證和理賠給付憑證等。

（三）結(jié)算賬卡類。各類社會保險費用繳費花名冊、參保人員的保險手冊支用給付賬冊、單位各項社會保險費用管理手冊、匯繳賬冊以及保險統(tǒng)籌關(guān)系轉(zhuǎn)接清手冊、職工各項保險管理卡片和轉(zhuǎn)接變更登記卡等。凡是涉及到參保人員的各類資料、卡片和手冊等都應(yīng)統(tǒng)一立卷，做到人手一份社會保險檔案案卷。

（四）電子檔案類。社會保險工作實現(xiàn)辦公自動化和以后形成的各種信息和數(shù)字檔案等。

（五）統(tǒng)計報表類。支用給付統(tǒng)計表、參保人員工資變動情況統(tǒng)計審核表和各類社會保險費用匯繳統(tǒng)計表等。

（六）離退休人員的社會化管理類。離退休人員人事檔案管理、遺屬待遇的通知書和待遇決定書、離退休人員退休待遇、調(diào)整養(yǎng)老待遇、遺屬待遇的申報表。

三、社會保險檔案管理存在的問題

（一）社會保險檔案的管理制度不夠規(guī)范。目前，從我國社會保險檔案管理狀況來說，各地的社會保險經(jīng)辦機構(gòu)能夠按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定管理的并不是很多，由于各個地方的社會保險存在一定的差異性，更沒有統(tǒng)一的社會保險檔案管理的文件，所以各個地方的管理制度也不同，使得社保檔案在應(yīng)用和管理上有很大差別。

（二）社會保險檔案的管理意識不強。社會保險檔案的管理意識薄弱是檔案管理工作中的重要問題，因為對社會保險檔案管理工作的認(rèn)識缺乏，很多社會保險經(jīng)辦機構(gòu)單方面注重資金投入和社會保險工作的領(lǐng)導(dǎo)，最終輕視了對其技術(shù)支持和資金支持，所以，使社會保險檔案管理工作增加了難度，社會保險檔案的管理的工作效率大大降低。

（三）社會保險檔案管理的工作人員難以落實。對于不健全的社會保險部門檔案機構(gòu)，沒有專職人員管理檔案，即使有人員管理也是沒有經(jīng)過培訓(xùn)，使社會保險檔案的質(zhì)量受到嚴(yán)重的影響。

（四）社會保險檔案管理條件不合格。因為沒有專門的場地，缺少管理經(jīng)費，所以社會保險經(jīng)辦機構(gòu)對社會保險檔案管理始終得不到重視，多年積累的社會保險檔案只好讓經(jīng)辦人自己保管，使社會保險檔案存在很多不安全因素，對日常經(jīng)辦工作帶來諸多困難。

（五）社會保險檔案管理方法和手段落后。近年來，我國計算機技術(shù)迅速發(fā)展，很多社會保險管理部門在工作中逐漸的使用信息技術(shù)，但是由于設(shè)備、資金、專業(yè)技術(shù)人員等限制，社會保險檔案管理的信息化難以實現(xiàn)，很多社會保險機構(gòu)都是采用紙質(zhì)材料，所以社會保險查詢訪問的難度大大的增加，容易造成社會保險檔案資料的丟失。

四、社會保險檔案管理的合理化建議

（一）加強業(yè)務(wù)能力，實現(xiàn)社會保險檔案管理的系列化和規(guī)范化。社會保險業(yè)務(wù)具有涉及面廣、專業(yè)性突出、政策性強和工作量大等特點，所以，社會保險檔案管理要合理布局、統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施，制定出規(guī)范的社會保險檔案管理業(yè)務(wù)，使社會保險檔案業(yè)務(wù)工作有依據(jù)可查，把工作的總體目標(biāo)納入到相關(guān)人員，有計劃、有監(jiān)督、有懲罰地進行。

（二）社會保險檔案管理要立卷整理。對于紙質(zhì)檔案，根據(jù)檔案的形成規(guī)律和特點，確定歸檔范圍，采用年度、類別和保管期限的方法進行整理和分類。對于已形成的電子檔案，按照各門類的檢索目錄規(guī)范入檔。

（三）社會保險檔案管理人員整體專業(yè)水平要提高。社會保險檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平低，社會保險部門要引進檔案專業(yè)人才和對現(xiàn)有的管理人員進行培訓(xùn)，使社會保險經(jīng)辦機構(gòu)整體素質(zhì)得到提高，實現(xiàn)社會保險檔案管理規(guī)范化、精細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（四）建立合理的檔案管理制度。針對管理工作的現(xiàn)狀，應(yīng)該建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程、檔案查閱、檔案接收等級制度、電子檔案管理制度和檔案室工作制度，加強完善社會保險檔案管理工作制度

五、結(jié)語

在我國保險事業(yè)飛速發(fā)展的今天，加強社會保險檔案管理工作是極其重要的，因此，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、建立合理的社會保險檔案管理規(guī)劃、培養(yǎng)社會保險檔案管理意識和完善社會保險檔案管理制度等方面工作，對于促進社會和諧與穩(wěn)定發(fā)展具有極其重要的意義。

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