張楠楠++王沫

【摘要】】檔案人員參與信息系統(tǒng)的建設(shè)，是實現(xiàn)電子檔案長期保存、文檔一體化管理和建立完整元數(shù)據(jù)體系的題中之義。而且，檔案人員參與信息系統(tǒng)的建設(shè)，對完善信息系統(tǒng)建設(shè)、打破信息孤島、深入挖掘檔案信息為業(yè)務(wù)工作服務(wù)具有重要的意義。

【關(guān)鍵詞】檔案人員；信息系統(tǒng)建設(shè)；長期保存

隨著信息化的發(fā)展，政府、企業(yè)開發(fā)了各種信息系統(tǒng)來滿足辦公和業(yè)務(wù)工作（本文不再區(qū)分辦公信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)）的需要，提高了工作效率，規(guī)范了工作流程，順應(yīng)了時代的發(fā)展。政府和企業(yè)在建設(shè)各類信息系統(tǒng)的過程中，參與的主體基本上包括兩類人：一類是系統(tǒng)需求部門人員，負(fù)責(zé)提出系統(tǒng)需求。另一類是信息化人員，負(fù)責(zé)提供信息化技術(shù)支持。筆者認(rèn)為，在各類信息系統(tǒng)的建設(shè)中，還應(yīng)當(dāng)包含檔案人員在內(nèi)，而且，檔案人員應(yīng)當(dāng)從電子文件長期安全保存的高度參與到信息系統(tǒng)建設(shè)中。

一、檔案人員參與信息系統(tǒng)建設(shè)的必要性

（一）檔案人員參與信息系統(tǒng)建設(shè)是檔案長期安全保存的要求。在政府和企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)過程中，目前的兩類參與主體的關(guān)注點是，系統(tǒng)能否滿足工作需求，提出的需求一般包括系統(tǒng)建設(shè)的目的、系統(tǒng)建設(shè)的模塊、系統(tǒng)建設(shè)的基本功能、工作流程建設(shè)以及一些附加功能，很少有人關(guān)注通過系統(tǒng)生成的電子文件在完結(jié)業(yè)務(wù)流程的若干年后，人們是否還能像現(xiàn)在一樣打開當(dāng)年的一份文件，當(dāng)年的文件效力是否還在。因為信息系統(tǒng)和系統(tǒng)存儲的電子介質(zhì)都可能面臨技術(shù)過時的風(fēng)險，存在未來無法恢復(fù)現(xiàn)有電子文件信息的情況。電子檔案長期保存問題一直是檔案界研究的課題，并且已經(jīng)取得了很多的成果，檔案人員更加清楚電子文件長期保存的要求和實現(xiàn)方法，檔案人員參與信息系統(tǒng)建設(shè)，對確保信息系統(tǒng)中電子文件信息的長期真實有效，有積極的作用。

（二）檔案人員參與信息系統(tǒng)建設(shè)是文檔一體化管理的要求。電子文件管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不同，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案單一的保存載體就可以保證其真實、有效，而且在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，文件和檔案有著明確的分界線，歸檔前是文件，歸檔完成后，文件轉(zhuǎn)化為檔案。但是，在電子文件管理中，從電子文件到電子檔案的過程是統(tǒng)一的、連續(xù)的、不可分割的，根據(jù)電子文件的這一特點，必須建立一個文檔一體化的管理流程，檔案員要對電子文件從產(chǎn)生到保存或銷毀的整個過程進(jìn)行管理。

（三）檔案人員參與信息系統(tǒng)建設(shè)是建立完整元數(shù)據(jù)體系的要求。在電子文件管理中，電子文件、元數(shù)據(jù)、背景信息三者共同組成了電子文件保存的基本信息。其中，元數(shù)據(jù)是實現(xiàn)對電子文件進(jìn)行科學(xué)、有效、動態(tài)、集成管理的基礎(chǔ)，其重要程度被外國學(xué)者喻為是電子文件管理中的“血液”。元數(shù)據(jù)是預(yù)先制定的標(biāo)準(zhǔn)、方案、體系或規(guī)則，是對具體數(shù)據(jù)的抽象，是數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，信息系統(tǒng)在開發(fā)時，依據(jù)預(yù)先制定好的元數(shù)據(jù)方案去記錄相應(yīng)的數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)體系，決定了電子文件信息數(shù)據(jù)的獲取程度，同時，也決定了電子文件背景信息的內(nèi)容和數(shù)量。檔案領(lǐng)域的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)逐步出臺，《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009），《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54-2014）等，檔案人員參與信息系統(tǒng)建設(shè)，有助于將相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求納入到信息系統(tǒng)建設(shè)的過程，實現(xiàn)完整元數(shù)據(jù)體系的建立。

二、檔案人員參與有助于工作的發(fā)展

（一）確保信息系統(tǒng)在建設(shè)之初，就能符合電子檔案長期保存的要求。檔案人員通過確認(rèn)元數(shù)據(jù)設(shè)置是否合理、電子文件流轉(zhuǎn)流程設(shè)置是否合理、XML封裝結(jié)構(gòu)是否完善、電子文件加解密手段是否合理、信息系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的接口是否暢通、信息系統(tǒng)升級改造對已有電子文件的影響等，確保信息系統(tǒng)在建設(shè)初期，就能夠符合電子檔案長期保存的要求，為將來電子文件的歸檔工作打好基礎(chǔ)。

（二）打破信息孤島，實現(xiàn)信息資源共享。信息系統(tǒng)是依據(jù)不同的需求建立的，系統(tǒng)內(nèi)的信息資源存在結(jié)構(gòu)分散、存儲形式不同等問題，而且，信息系統(tǒng)與信息系統(tǒng)之間相互獨立，沒有建立信息系統(tǒng)間的關(guān)聯(lián)。但是，隨著信息一體化的發(fā)展，打破信息孤島的需求日益強烈。檔案人員面對的是某一個全宗單位的全部檔案信息，掌握著不同檔案信息的連接點，檔案人員通過在不同信息系統(tǒng)間建立連接點，并且通過連接點的指引，打通各個信息系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)信息資源的共享。

（三）深入挖掘檔案信息資源，將檔案編研的成果直接滿足業(yè)務(wù)需求。傳統(tǒng)的檔案編研需要經(jīng)歷“熟悉館藏—確定選題—選擇材料”的過程，電子文件時代的檔案編研則有很大的不同。在信息化環(huán)境下，檔案編研的選題、選材范圍都比較大，而且檔案信息資源隨著電子文件的產(chǎn)生同時產(chǎn)生，不需要進(jìn)入檔案管理階段就可以開展檔案編研工作，這樣，編研成果為業(yè)務(wù)工作的助力作用更加明顯。檔案人員參與信息系統(tǒng)建設(shè)，可以在系統(tǒng)建設(shè)初期，將特定的編研要求設(shè)置在系統(tǒng)內(nèi)部，直接或間接從信息系統(tǒng)提取要素，并將提取的要素作為單獨的模塊進(jìn)行匯總、分析、發(fā)布，這樣，編研成果就可以直接滿足業(yè)務(wù)工作的需要。

三、結(jié)束語

檔案人員參與信息系統(tǒng)建設(shè)是檔案長期保存要求的題中之義，但是，這對檔案人員的信息化管理素質(zhì)也提出了更高的要求，信息化時代的檔案人員不能只埋頭于“故紙堆”中，要積極學(xué)習(xí)新的技術(shù)、新的理念和新的要求，勇于打破“文檔分治”管理模式，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展助力，為社會發(fā)展助力。

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