陸旭石

摘要：現(xiàn)代企業(yè)采購(gòu)越來(lái)越注重風(fēng)險(xiǎn)管理，江陰興澄特種鋼鐵有限公司（以下簡(jiǎn)稱“興澄公司”）在采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程中從供應(yīng)商的選擇與評(píng)價(jià)、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別與防范采取了一系列的措施，從而有效地確保了物資的正常供應(yīng)，為興澄公司創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)；識(shí)別與防范

一、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的種類

采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)分為供應(yīng)商造成的風(fēng)險(xiǎn)、企業(yè)采購(gòu)人員造成的風(fēng)險(xiǎn)、企業(yè)采購(gòu)管理失控的風(fēng)險(xiǎn)、企業(yè)在采購(gòu)過(guò)程中操作不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、政治變動(dòng)和自然災(zāi)害影響企業(yè)采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)六類。

二、回避與防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的措施

（一）明確采購(gòu)目標(biāo)

1.保證采購(gòu)業(yè)務(wù)合法有效

興澄公司在采購(gòu)過(guò)程中對(duì)采購(gòu)物資的名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量都有明確的規(guī)定。明確了采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)或者是國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)意味著可以簡(jiǎn)化采購(gòu)工作量，意味著采購(gòu)雙方就明確的尺寸、型號(hào)、質(zhì)量、規(guī)格所達(dá)成的協(xié)議。通過(guò)加強(qiáng)采購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化工作，可以減少采購(gòu)的品種、降低庫(kù)存，從而降低采購(gòu)的成本。采購(gòu)物資還要符合國(guó)家的產(chǎn)業(yè)政策，對(duì)明令禁止的、淘汰落后的設(shè)備不能采購(gòu)。

2.適時(shí)、適量、保證質(zhì)量、費(fèi)用最省

經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的摸索與總結(jié)，人們提出的“5R”原則用以指導(dǎo)采購(gòu)活動(dòng)，已經(jīng)取得了良好的效果。“5R”采購(gòu)就是在適當(dāng)?shù)臅r(shí)侯以適當(dāng)?shù)膬r(jià)格從適當(dāng)?shù)墓?yīng)商處購(gòu)買所需數(shù)量商品的活動(dòng)。采購(gòu)工作必須要圍繞價(jià)、質(zhì)、量、地、時(shí)等基本要素來(lái)開展。

3.保證采購(gòu)成本核算正確

興澄公司對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行了明確的核算。采購(gòu)成本的構(gòu)成有維持成本、訂購(gòu)成本、缺貨成本、物料的訂購(gòu)成本等組成。

維持成本是指為保持物料原樣而發(fā)生的成本，分為固定成本和變動(dòng)成本。

訂購(gòu)成本是指向供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)合約或訂單的成本費(fèi)用。如辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、郵資、電話費(fèi)等支出。訂購(gòu)成本的大小主要與下列活動(dòng)發(fā)生的相關(guān)費(fèi)用有關(guān)，檢查存貨水平所發(fā)生的費(fèi)用；編制并提出采購(gòu)申請(qǐng)所發(fā)生的開支；對(duì)多個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查比較，選擇最合適的供應(yīng)商所發(fā)生的費(fèi)用；填寫并發(fā)出采購(gòu)單所發(fā)生的費(fèi)用；填寫、核對(duì)收貨單所發(fā)生的費(fèi)用；結(jié)算資金并進(jìn)行付款。

缺貨成本是因采購(gòu)不及時(shí)而造成的，它是指由于物品供應(yīng)中斷而造成的損失，包括停工損失、延遲發(fā)貨損失和失去銷售機(jī)會(huì)損失、商譽(yù)損失等。如果失去客戶，還可能給企業(yè)造成間接損失或長(zhǎng)期損失，包括保險(xiǎn)儲(chǔ)備及其成本、延期交貨成本、失銷成本、失去客戶的成本。

物料的訂購(gòu)成本包括請(qǐng)購(gòu)成本、采購(gòu)成本、進(jìn)貨驗(yàn)收成本、進(jìn)庫(kù)成本、其他成本、會(huì)計(jì)入賬支付款項(xiàng)等所花費(fèi)的成本等。

（二）保證采購(gòu)記錄真實(shí)完整

興澄公司對(duì)采購(gòu)的計(jì)劃、訂單、供應(yīng)商的送貨單、質(zhì)量保證書、產(chǎn)品使用說(shuō)明書、計(jì)量碼單、抽樣檢驗(yàn)化驗(yàn)單、結(jié)算清單、倉(cāng)庫(kù)簽字接收回單、入庫(kù)報(bào)驗(yàn)單、供應(yīng)商的評(píng)價(jià)等都有詳細(xì)的記錄。

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（三）采取必要的措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范

1.健全組織明確職責(zé)

建立健全企業(yè)采購(gòu)組織，明確采購(gòu)部門及其人員的職責(zé)。

2.加強(qiáng)采購(gòu)人員和管理人員的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)

采購(gòu)人員是采購(gòu)項(xiàng)目的責(zé)任人，要在增強(qiáng)職業(yè)素質(zhì)、提高工作技能、加強(qiáng)職業(yè)道德約束等方面控制風(fēng)險(xiǎn)。興澄公司將采購(gòu)崗位作為關(guān)鍵敏感崗位，公司與采購(gòu)人員通過(guò)簽訂關(guān)鍵敏感崗位廉潔從業(yè)協(xié)議與保密協(xié)議來(lái)防范采購(gòu)人員的道德風(fēng)險(xiǎn)。建立健全采購(gòu)崗位責(zé)任制，誰(shuí)簽訂合同誰(shuí)負(fù)責(zé)。加強(qiáng)職業(yè)道德約束，定期對(duì)關(guān)鍵敏感崗位人員進(jìn)行廉潔從業(yè)教育，定期實(shí)行采購(gòu)人員輪崗制度，一般為五年進(jìn)行輪崗一次。定期對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，風(fēng)險(xiǎn)管理知識(shí)的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)知識(shí)，提高采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。

3.建立健全供方管理制度

企業(yè)要建立供應(yīng)商準(zhǔn)人制度，科學(xué)確定供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)。興澄公司制定了供方管理制度，對(duì)供應(yīng)商的選擇與評(píng)價(jià)和供應(yīng)商的管理作了比較祥細(xì)的規(guī)定，對(duì)與產(chǎn)品質(zhì)量直接或間接有關(guān)的一、二類物資的供應(yīng)商進(jìn)入興澄公司要進(jìn)行準(zhǔn)人評(píng)審、檢查其是否具有質(zhì)量管理體系證書、產(chǎn)品首先要進(jìn)行試用、簽訂試用協(xié)議、試用合格，使用分廠必須出具試用報(bào)告，經(jīng)總工程師批準(zhǔn)同意后方可逐步進(jìn)行小批量試供，供需雙方還要簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。每年年底興澄公司會(huì)對(duì)所有供應(yīng)商的供貨業(yè)績(jī)進(jìn)行年度綜合評(píng)價(jià)，包括外觀質(zhì)量、使用狀況、合同到貨情況、服務(wù)、風(fēng)險(xiǎn)管控等多個(gè)維度，綜合評(píng)分≥80分的為c級(jí)，綜合評(píng)分≥85分的為B級(jí)，綜合評(píng)分≥90分的為A級(jí)，綜合評(píng)分≤80分的將降為試供方并納人下一年度的供方現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量能力評(píng)審計(jì)劃，凡是試供方的供應(yīng)商，全年供貨比例不得超過(guò)10%。綜合評(píng)分≥90分的供應(yīng)商有資格參與年度優(yōu)秀供應(yīng)商的評(píng)價(jià)，如果獲得優(yōu)秀供應(yīng)商資格，則供貨比例會(huì)相應(yīng)的增加。

4.建立供應(yīng)鏈的采購(gòu)體系，運(yùn)用先進(jìn)的采購(gòu)技術(shù)

供應(yīng)鏈?zhǔn)侵竾@核心企業(yè)，將供應(yīng)商、制造商、分銷商、零售商，直到最終用戶連成一個(gè)整體的功能網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)模式。供應(yīng)鏈管理的基礎(chǔ)是在參加供應(yīng)鏈的企業(yè)之間建立起一個(gè)齊心協(xié)力、統(tǒng)籌兼顧、責(zé)任共擔(dān)、利益共享的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。

5.建立健全采購(gòu)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和請(qǐng)示制度

制定標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)操作流程，編制詳細(xì)的采購(gòu)作業(yè)手冊(cè)，明確規(guī)定采購(gòu)人員的權(quán)限范圍，建立采購(gòu)評(píng)價(jià)制度，評(píng)定采購(gòu)工作業(yè)績(jī)。對(duì)因生產(chǎn)、檢修或研發(fā)急需采購(gòu)的物資，經(jīng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后采購(gòu)部門可以進(jìn)行臨時(shí)應(yīng)急采購(gòu)，保證物資供應(yīng)。

6.招投標(biāo)過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)防范

對(duì)于下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃、安排采購(gòu)計(jì)劃、制定采購(gòu)文件、發(fā)布采購(gòu)信息到簽訂合同、合同履行、業(yè)務(wù)資料歸檔等環(huán)節(jié)的工作程序都作出明確的規(guī)定，有效地避免采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。興澄公司在招投標(biāo)過(guò)程中，一般采用邀請(qǐng)招標(biāo)的方式進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)，對(duì)供應(yīng)商資格進(jìn)行預(yù)審，對(duì)于來(lái)源單一，或有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)，取得專利證書的物資進(jìn)行議標(biāo)采購(gòu)，對(duì)于五十萬(wàn)元以上的標(biāo)的物資必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可實(shí)行招標(biāo)，對(duì)于所有新進(jìn)供應(yīng)商投標(biāo)時(shí)必須交納投標(biāo)保證金，投標(biāo)保證金的數(shù)額根據(jù)《招標(biāo)投標(biāo)法》規(guī)定，一般不少于兩萬(wàn)元人民幣，或不超過(guò)標(biāo)的額的10%，防止惡意低價(jià)投標(biāo)，防范風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于招投標(biāo)過(guò)程中供應(yīng)商之間相互串標(biāo)的或者是招標(biāo)人與投標(biāo)人之間相互串標(biāo)的一旦發(fā)現(xiàn)將嚴(yán)肅處理，追究責(zé)任，興澄公司還對(duì)參與開標(biāo)的招標(biāo)小組成員簽訂保密承諾書，嚴(yán)防評(píng)標(biāo)過(guò)程泄密，造成不良影響。嚴(yán)格審查評(píng)標(biāo)報(bào)告是定標(biāo)過(guò)程中防范風(fēng)險(xiǎn)至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。對(duì)于中標(biāo)后棄標(biāo)的供應(yīng)商將納人黑名單，取消下一次投標(biāo)資格，并扣除投標(biāo)保證金。建立質(zhì)量體系認(rèn)證制度，以完善采購(gòu)工作的程序和標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)認(rèn)證制度進(jìn)一步規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)操作程序，建立健全相互制約的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，提高采購(gòu)工作的質(zhì)量和效率。在采購(gòu)過(guò)程中一般會(huì)采取一主供、二輔供的供應(yīng)商模式，防止供貨出現(xiàn)中斷的風(fēng)險(xiǎn)。在市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大的大宗原輔材料的采購(gòu)上或季節(jié)性較強(qiáng)的物資，制定采購(gòu)物資的應(yīng)急預(yù)案，防范和化解可能出現(xiàn)的供貨中斷風(fēng)險(xiǎn)。

7.簽訂合同和履行合同過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)防范

對(duì)于新進(jìn)供應(yīng)商中標(biāo)以后簽定合同之前必須交納一定金額的履約保證金來(lái)防范合同過(guò)程中出現(xiàn)的履約風(fēng)險(xiǎn)，履約保證金的額度一般控制在標(biāo)的額20%以內(nèi)，在合同簽訂過(guò)程中通過(guò)合同條款來(lái)轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于違約不履行合同義務(wù)按時(shí)交付標(biāo)的的按相關(guān)條款進(jìn)行追責(zé)。對(duì)于在履約過(guò)程中出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題，將根據(jù)質(zhì)量狀況的不同程度進(jìn)行處理，根據(jù)不合格品控制程序，供應(yīng)商必須提供質(zhì)量改進(jìn)報(bào)告，對(duì)于大宗原輔材料例如礦砂、煤焦、石灰石、石灰等出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題，會(huì)采取讓步接收的方式予以結(jié)算。對(duì)于投標(biāo)過(guò)程中沒(méi)有仔細(xì)核對(duì)備品備件質(zhì)量要求，中標(biāo)后在履約過(guò)程中不能滿足使用部門要求的供應(yīng)商將給予警告并納入黑名單，減少其供貨數(shù)量，嚴(yán)重的直接停止其供貨資格。對(duì)與產(chǎn)品質(zhì)量直接有關(guān)的一類或二類物資，出現(xiàn)質(zhì)量異議的供應(yīng)商將納入下一年度供方現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量能力評(píng)審計(jì)劃進(jìn)行復(fù)審，復(fù)審達(dá)不到八十分的將降為試供方或停止其供貨業(yè)務(wù)。

8.建立健全資金使用、運(yùn)輸進(jìn)貨控制制度

對(duì)倉(cāng)庫(kù)接收的物資，供應(yīng)商在開具增值發(fā)票，進(jìn)行財(cái)務(wù)入賬后，采購(gòu)部門將根據(jù)合同要求的相關(guān)付款條件進(jìn)行申報(bào)，財(cái)務(wù)部門簽具資金余額，經(jīng)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可付款，有效地防范資金支付風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于采購(gòu)物資要根據(jù)庫(kù)存狀況進(jìn)行運(yùn)輸進(jìn)貨控制，以避免庫(kù)存物資過(guò)多，造成資金積壓，影響生產(chǎn)流動(dòng)資金，確保資金風(fēng)險(xiǎn)與安全。

三、結(jié)語(yǔ)

興澄公司在采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)與防范過(guò)程中對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)與選擇，通過(guò)資金及時(shí)支付的良好信譽(yù)，與供應(yīng)商建立了良好的長(zhǎng)期合作伙伴關(guān)系，穩(wěn)定了供應(yīng)商隊(duì)伍，保證了采購(gòu)渠道及采購(gòu)物資的質(zhì)量，有效地防范和化解了采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，不僅為企業(yè)創(chuàng)造了良好的經(jīng)濟(jì)效益，而且創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。采購(gòu)人員將不忘初心，加強(qiáng)對(duì)市場(chǎng)及供應(yīng)商的了解，加強(qiáng)主人翁的責(zé)任性，不斷提高自己的職業(yè)道德、業(yè)務(wù)素質(zhì)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，有效防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)物資正常供應(yīng)。