李沖?劉鵬

摘要：在事業(yè)單位的發(fā)展中涉及到很多方面的工作，其中就包括檔案管理，占據(jù)重要位置，直接關系著單位的工作效率和未來發(fā)展。對此有必要加大研究力度，改變檔案管理觀念，加強檔案管理力度，在不斷提高檔案管理效率的同時為事業(yè)單位實現(xiàn)良好的發(fā)展奠定基礎。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；計算機網(wǎng)絡技術；信息化

引言

事業(yè)單位的檔案管理工作主要是對單位相關資料進行收集、整理、統(tǒng)計、存儲、編輯、分析和處理，以及為相關業(yè)務的處理提供依據(jù)，在事業(yè)單位的發(fā)展中有著重要影響。對此，有必要加大此方面的研究，提高管理效率。

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

事業(yè)單位屬于一種不盈利的國營單位，主要是為社會提供相關服務，具有一定的公共性，檔案管理對于事業(yè)單位來說有著重要影響。檔案管理工作具有一定的綜合性，并不是獨立的，最顯著的特點就是檔案具有一定的實用性。隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)逐漸無法適應社會需求，這使得事業(yè)單位在檔案管理方面存在的問題也越加顯現(xiàn)出來，具體如下：

1.缺乏完善的檔案管理制度

從眼下來看很多事業(yè)單位在檔案管理制度方面都存在問題，異?；靵y。一些單位對對此并不重視并沒建立檔案管理制度，另一些單位是雖然建立的制度但卻只是表現(xiàn)在形式上，并未嚴格執(zhí)行。導致檔案隨意堆積在一起，經(jīng)常出現(xiàn)丟失、殘缺的現(xiàn)象。除此之外對于外界檔案也沒有進行嚴格處理，手續(xù)不全，經(jīng)常出現(xiàn)有借無還問題。還有一些人員為了一己私利對檔案數(shù)據(jù)進行擅自更改，降低了檔案資料的真實性。

2.檔案管理手段落后

眼下計算機技術雖然得到了廣泛的發(fā)展，但是在從目前的情況來看，遺憾的是很多事業(yè)單位并未將其運用到檔案管理工作中，依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式。傳統(tǒng)檔案管理中對于檔案資料的管理主要以紙質的方式為主，由于檔案數(shù)據(jù)信息涉及到的內(nèi)容廣泛，信息量較大，自然而然就增加了信息儲存的難度。經(jīng)常出現(xiàn)紙質檔案易受潮，發(fā)霉等問題，因此必須要定期進行查看和整理，所以存儲的時間也較短。而且由于內(nèi)容較多，所以檔案準確性好完整性也就難以得到保證，同時也在很大程度上增加了人們查找信息和閱讀信息的難度。

3.缺乏專業(yè)的檔案管理人員

要想提高檔案管理效率，檔案管理人員的專業(yè)水平和職業(yè)素質是重要的影響因素。但是從目前的情況來看，如今的事業(yè)單位在檔案管理人員方面人才比較匱乏。專業(yè)水平差、職業(yè)素質低的人員比比皆是，各方面都無法滿足實際標準。在工作的過程中沒有責任心，態(tài)度較差，積極性也不是很高，人浮于事，導致檔案資料丟失、損壞等問題頻頻出現(xiàn)，不利于檔案管理工作的順利開展。

二、加強事業(yè)單位檔案管理的有效措施

1.強化對檔案管理的認識

要想最大程度上提高事業(yè)單位的檔案管理效率，首先要做的就是強化對檔案管理的認識，管理層要予以高度重視，基層則要明確自身職責。同時做好相關宣傳，全面貫徹檔案管理知識，強化檔案管理人員的服務意識，不斷提高檔案管理的效率。

2.建立科學的檔案管理信息系統(tǒng)

提高檔案管理效率的最有效最有效途徑就是創(chuàng)新管理手段，改變管理觀念。眼下計算機技術發(fā)展迅速，事業(yè)單位可以將其適當?shù)膽迷跈n案管理中，建立科學的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息化管理，不僅可以有效減少人工工作量，也可以提高檔案管理效率。具體如下：

（1）建設存量檔案全文數(shù)據(jù)庫。根據(jù)單位的實際情況建檔案全文數(shù)據(jù)庫，對紙質檔案進行數(shù)字化處理，轉變成其他格式存儲在數(shù)據(jù)庫中。對于光盤類的文件，應該注意其格式的規(guī)范性，然后統(tǒng)一進行歸檔處理。

（2）建設專題數(shù)據(jù)庫。檔案專題數(shù)據(jù)庫是一種特殊形式。它主要以所有檔案庫的資源為基礎，通過對所有檔案庫進行管理，將其資源整合在一起，然后進行針對性的分析歸檔，提煉出最具價值的數(shù)據(jù)信息。建立專門的檔案網(wǎng)站，利用其發(fā)布一些重要信息，同時也可以方便用戶檢索信息。通過這個網(wǎng)站的建設發(fā)布信息的時候可以不受任何限制。

（3）建設完善的信息安全保密體系。加強應用系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫的安全建設，加強保密管理，避免數(shù)據(jù)信息遭到竊取和流失。

3.建立完善的檔案管理制度

根據(jù)自身實際情況加強檔案管理工作的監(jiān)督和控制，制定專門的管理制度，將有關部門集中到一起實施統(tǒng)一管理，保證嚴格執(zhí)行檔案管理制度，出現(xiàn)問題都要立即調整和完善。同時建立完善的賞罰機制，加強檔案管理人員的監(jiān)督和管理，表現(xiàn)優(yōu)秀的人員自然要予以褒獎，表現(xiàn)較差的人員也要適當處罰和教育。保證檔案管理工作的規(guī)范性和標準性以及嚴格性。

4.加強檔案管理人員的管理

（1）嚴格招聘檔案管理人員，盡可能招納業(yè)務技術過硬的管理人才，堅持持證上崗。

（2）加強專業(yè)培訓。對檔案管理人員進行教育和培訓，規(guī)范教育流程，保證每一名工作人員都能熟悉并掌握檔案管理相關知識，同時也要不斷提高員工的計算機水平，加強檔案管理信息系統(tǒng)的監(jiān)督和管理，有效地封堵漏洞，以免檔案信息被盜用。

（3）實施素質教育。注重對檔案管理人員職業(yè)道德素質的培養(yǎng)，使其不斷完善自己、強化自己，端正工作態(tài)度，始終保持良好的工作狀態(tài)。

三、結束語

綜上所述，眼下社會不斷發(fā)展，科技不斷進步，事業(yè)單位的檔案管理工作也會提出更高的要求，對此單位管理層必須要加大管理力度，根據(jù)實際需要選擇合適的管理模式，合理應用計算機技術，在實現(xiàn)檔案管理信息化的同時提高工作效率，促進事業(yè)單位實現(xiàn)更好的發(fā)展。

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