潘景璐

（北京臨近空間飛行器系統(tǒng)工程研究所 北京 100076）

數(shù)字蘭臺(tái)

檔案信息資源質(zhì)量評(píng)價(jià)

潘景璐

（北京臨近空間飛行器系統(tǒng)工程研究所 北京 100076）

為建立客觀、合理的檔案信息資源質(zhì)量評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，探索科學(xué)、可行的檔案信息資源質(zhì)量綜合評(píng)價(jià)方法，基于構(gòu)建的檔案信息資源質(zhì)量評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，通過(guò)采用群決策層次分析法（AHP），對(duì)航天某研究所的檔案信息資源質(zhì)量進(jìn)行具體分析。評(píng)價(jià)結(jié)果表明：該航天研究所在檔案信息組織方面具有一定的優(yōu)勢(shì)，而檔案信息使用和檔案信息內(nèi)容方面表現(xiàn)相對(duì)較差；其檔案信息資源質(zhì)量在檔案信息內(nèi)容方面具有真實(shí)性和完整性，在檔案信息組織方面具有穩(wěn)定性和多樣性，而在檔案信息使用方面具有易用性和及時(shí)性。

檔案信息資源 質(zhì)量評(píng)價(jià) 指標(biāo)體系 群決策層次分析法

檔案信息資源是適應(yīng)生產(chǎn)力的發(fā)展水平，通過(guò)人類(lèi)參與而獲取的可利用檔案信息[1]34-35。信息化管理環(huán)境和管理手段要求對(duì)企業(yè)檔案信息資源的合理配置管理。企業(yè)的檔案信息資源全面發(fā)展，檔案管理體系的智能化服務(wù)功能充分發(fā)揮，檔案信息資源的價(jià)值全方位體現(xiàn)出來(lái)，是企業(yè)檔案工作未來(lái)發(fā)展的理想狀態(tài)。信息時(shí)代，人們?cè)絹?lái)越關(guān)注如何獲取有效的信息，同時(shí)也重視獲取信息的質(zhì)量[2]88。檔案信息資源在社會(huì)發(fā)展中占據(jù)著重要地位，質(zhì)量將日益直接影響到檔案信息資源的合理利用，只有對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效的管理和評(píng)價(jià)，才能使檔案管理系統(tǒng)整體變?yōu)橛行虻男畔⒖臻g，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源效用的最大優(yōu)化。由于已有的檔案信息資源相關(guān)研究主要集中在檔案信息資源的建設(shè)、規(guī)劃及邏輯老化，檔案信息資源及其共建共享策略與整合性服務(wù)，檔案信息資源開(kāi)發(fā)與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，“云時(shí)代”下構(gòu)建利用檔案信息資源的管理模式新平臺(tái)等定性方面，而涉及檔案信息資源質(zhì)量評(píng)價(jià)的研究較少。本文在構(gòu)建檔案信息資源質(zhì)量評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的基礎(chǔ)上，采用群決策層次分析法（AHP）對(duì)檔案信息資源質(zhì)量進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，并通過(guò)航天A所的具體案例進(jìn)行應(yīng)用分析。

一、指標(biāo)體系

對(duì)于一個(gè)完整的檔案信息資源質(zhì)量評(píng)價(jià)，其主要指標(biāo)應(yīng)當(dāng)包含檔案信息內(nèi)容、檔案信息組織和檔案信息使用三個(gè)方面的具體內(nèi)容。

1.檔案信息內(nèi)容評(píng)價(jià)指標(biāo)。檔案信息內(nèi)容是檔案信息資源質(zhì)量評(píng)價(jià)中所包含的核心要素，指檔案管理系統(tǒng)中承載的具體信息屬性，包括檔案信息內(nèi)容是否科學(xué)、真實(shí)和完整，更新程度是否較高等方面。信息內(nèi)容的科學(xué)性，指檔案信息資源的論點(diǎn)客觀公正，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確有效，具有一定的科學(xué)依據(jù)與價(jià)值，能夠客觀、準(zhǔn)確地反映出事實(shí)，科學(xué)性的內(nèi)涵和外延包括檔案管理工作的廣度和深度，深度是指提供利用的檔案信息資源具體到何種層次，廣度是指檔案信息資源的主題范圍覆蓋了哪些方面。信息內(nèi)容的真實(shí)性，是指檔案信息資源具有可靠來(lái)源，能夠如實(shí)反映事物情況，以及檔案信息鑒定機(jī)制成熟的程度，通常有兩種理解：（1）從時(shí)間維度來(lái)看，信息內(nèi)容的真實(shí)性表現(xiàn)在檔案在形成過(guò)程當(dāng)中的真實(shí)及檔案在形成之后的真實(shí)兩個(gè)方面；（2）內(nèi)容與事實(shí)相符的準(zhǔn)確特性，檔案兼具原始性和記錄性于一體，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，因此，對(duì)檔案信息內(nèi)容的真實(shí)性鑒定，首先應(yīng)是從形成過(guò)程上注重對(duì)其原始的“真?zhèn)涡澡b定”；其次才是“準(zhǔn)確性鑒定”和“完整性鑒定”[3]63。信息內(nèi)容的完整性也是檔案信息最基本的質(zhì)量目標(biāo)之一，對(duì)于完整性，有兩層含義：（1）每份檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等信息沒(méi)有殘缺；（2）作為社會(huì)活動(dòng)真實(shí)記錄具有有機(jī)聯(lián)系的檔案與其他形式的相關(guān)資源數(shù)量是否齊全。在考慮建立企業(yè)檔案價(jià)值的鑒定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，信息內(nèi)容的時(shí)效性是管理、分析檔案信息內(nèi)容的重要方面，指檔案信息內(nèi)容的新舊程度，內(nèi)容是動(dòng)態(tài)的還是靜態(tài)的，更新速度和周期怎樣，以及最新的動(dòng)態(tài)和進(jìn)展行情。時(shí)效性是檔案價(jià)值發(fā)揮作用的規(guī)律之一，包括檔案與利用者需求之間關(guān)系的時(shí)效性以及檔案價(jià)值形態(tài)的時(shí)效性，信息內(nèi)容的時(shí)效性在很大程度上制約檔案信息的客觀效果，有些檔案信息資源過(guò)了時(shí)效之后就失去了應(yīng)有的作用。信息內(nèi)容的獨(dú)特性，也稱(chēng)初創(chuàng)性或原創(chuàng)性，指的是檔案信息經(jīng)創(chuàng)作產(chǎn)生并具有的差異性和非模仿性。

2.檔案信息組織評(píng)價(jià)指標(biāo)。作為檔案信息資源質(zhì)量的評(píng)價(jià)基準(zhǔn)之一，檔案信息組織具有協(xié)調(diào)性、穩(wěn)定性、多樣性和層次性，其優(yōu)劣包括檔案信息載體即檔案管理系統(tǒng)本身色彩是否協(xié)調(diào)，頁(yè)面設(shè)置是否合理美觀，是否使用多種表達(dá)，以及是否具有清晰的層次結(jié)構(gòu)等。信息組織的層次性，就是按照一定層次將大量的檔案信息因素組織成有序狀態(tài)，使整體分類(lèi)科學(xué)、框架設(shè)計(jì)合理、具有清晰的層次結(jié)構(gòu)，從而表明檔案的屬性。信息組織的穩(wěn)定性，既指檔案信息組織長(zhǎng)期存在、結(jié)構(gòu)穩(wěn)定、運(yùn)營(yíng)狀態(tài)良好的一貫性，也指檔案信息系統(tǒng)受到外在環(huán)境干擾后，具有回復(fù)到原來(lái)狀態(tài)的能力。信息組織的協(xié)調(diào)性，是指企業(yè)檔案部門(mén)和檔案人員在不斷完善檔案管理體制設(shè)計(jì)注重協(xié)調(diào)企業(yè)文件資料生成與歸檔之間關(guān)系；協(xié)調(diào)企業(yè)規(guī)劃發(fā)展與檔案工作之間關(guān)系；協(xié)調(diào)企業(yè)各項(xiàng)管理制度與檔案工作制度之間關(guān)系；協(xié)調(diào)企業(yè)檔案管理各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范之間關(guān)系，以及協(xié)調(diào)企業(yè)業(yè)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)之間關(guān)系，從而形成全局意識(shí)和系統(tǒng)化管理思想，不斷提升管理效率和檔案工作水平過(guò)程中檔案信息系統(tǒng)各要素之間愈發(fā)體現(xiàn)出的協(xié)調(diào)配合和緊密銜接性，通常指界面布局合理、信息格式一致且色彩協(xié)調(diào)美觀。信息組織的多樣性，是指檔案信息組織中相互關(guān)聯(lián)要素的復(fù)雜多樣性及表達(dá)要素形式和構(gòu)成的區(qū)域群體多樣性。

3.檔案信息使用評(píng)價(jià)指標(biāo)。檔案信息使用是對(duì)檔案信息資源質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)不可或缺的要素，指有效檔案信息被使用者所應(yīng)用的情況。信息使用的可達(dá)性，判斷用戶是否可以準(zhǔn)確、快速地進(jìn)入綜合檔案管理系統(tǒng)的WEB端并進(jìn)行檔案信息獲取，是所有可訪問(wèn)檔案信息資源及授權(quán)訪問(wèn)數(shù)據(jù)所具有的特性。信息使用的友好性，指檔案信息搜索引擎易上手，可操作性強(qiáng)，有助于促進(jìn)人機(jī)交互，給予信息使用者美觀、大氣、舒適的感官體驗(yàn)。信息使用的及時(shí)性，是衡量檔案信息資源運(yùn)作效率的一個(gè)重要指標(biāo)，指信息資源使用者是否可以在較短時(shí)間內(nèi)獲得所需要的檔案信息資源。信息使用的易用性，是檔案信息可用性（包括可以查詢(xún)得到、可以借閱利用及可讀可再現(xiàn)）的一個(gè)重要表現(xiàn)方面，指綜合檔案管理系統(tǒng)能夠提供快速、便捷的多種檔案信息檢索方式，且檢索效率較高。信息使用的參與性，是在組織制度建設(shè)檔案產(chǎn)生和管理全員性、全過(guò)程性的影響下，企業(yè)檔案管理體制的設(shè)計(jì)所愈發(fā)體現(xiàn)出的特點(diǎn)，指綜合檔案管理系統(tǒng)擁有較高的注冊(cè)用戶數(shù)、用戶訪問(wèn)率及較長(zhǎng)的用戶駐留時(shí)間。信息使用的安全性，指檔案部門(mén)采取一系列措施以確保檔案信息質(zhì)量、保密和防衛(wèi)安全，一方面是確保綜合檔案管理系統(tǒng)具有一定的防毒、抗毒能力；另一方面要防止將重要的檔案信息泄露給無(wú)關(guān)的用戶。

根據(jù)以上所述檔案信息資源的主要評(píng)價(jià)指標(biāo)，形成檔案信息資源質(zhì)量的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，如圖1所示。

二、評(píng)價(jià)測(cè)定

圖1 檔案信息資源質(zhì)量的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系

為了有效地利用圖1所示的指標(biāo)體系對(duì)檔案信息資源質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)，以航天A所的檔案信息資源管理作為評(píng)價(jià)案例。需要說(shuō)明的是，在使用上文構(gòu)筑的檔案信息資源質(zhì)量評(píng)價(jià)模型對(duì)航天A所的檔案信息資源管理進(jìn)行實(shí)際測(cè)定時(shí)，評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)由隨機(jī)抽取的5位航天A所檔案管理專(zhuān)家分別來(lái)完成。為了表達(dá)方便，采用簡(jiǎn)寫(xiě)符號(hào)來(lái)代替各評(píng)價(jià)指標(biāo)，具體表示如下：檔案信息內(nèi)容AIC，檔案信息組織AIO，檔案信息使用AIU，科學(xué)性SCI，真實(shí)性TRU，完整性INT，時(shí)效性TIM，獨(dú)特性UNI，層次性LEV，穩(wěn)定性STA，協(xié)調(diào)性HAR，多樣性VAR，可達(dá)性REA，友好性FRI，及時(shí)性PRO，易用性USA，參與性INV，安全性SAF。

首先，選擇采用層次分析法中向量加權(quán)幾何平均集結(jié)的方式來(lái)計(jì)算群決策的專(zhuān)家數(shù)據(jù)，分別對(duì)檔案信息內(nèi)容、檔案信息組織和檔案信息使用三個(gè)方面包括科學(xué)性等五個(gè)評(píng)價(jià)子項(xiàng)目、層次性等四個(gè)評(píng)價(jià)子項(xiàng)目和可達(dá)性等六個(gè)評(píng)價(jià)子項(xiàng)目進(jìn)行兩兩比較，相對(duì)排序權(quán)重計(jì)算結(jié)果見(jiàn)表1。從表1中可以看出，評(píng)價(jià)者比較重視檔案信息內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，而不太重視其時(shí)效性；比較重視檔案信息組織的穩(wěn)定性和多樣性，而不太重視其層次性；比較重視檔案信息使用的及時(shí)性和易用性，而不太重視其友好性。

表1 方案層中要素對(duì)決策目標(biāo)的排序權(quán)重

同樣，總目標(biāo)檔案信息資源質(zhì)量下3個(gè)評(píng)價(jià)項(xiàng)目的重要度計(jì)算結(jié)果見(jiàn)表2。從表2的判斷結(jié)果看，評(píng)價(jià)者比較重視檔案信息資源的信息組織，其次是信息使用，最后才是信息內(nèi)容。

表2 中間層中要素對(duì)決策目標(biāo)的排序權(quán)重

三、評(píng)價(jià)結(jié)論

本文基于層次分析法的基本原理建立了檔案信息資源質(zhì)量的評(píng)價(jià)體系，并根據(jù)所建評(píng)價(jià)體系對(duì)航天A所的檔案信息資源管理進(jìn)行了評(píng)價(jià)。由于檔案信息資源管理的技術(shù)、服務(wù)等成本指標(biāo)與圖1中給出帶有主觀色彩的指標(biāo)之間缺乏可比性，因此本文在檔案信息資源質(zhì)量的評(píng)價(jià)體系的構(gòu)筑及對(duì)航天A所檔案信息資源質(zhì)量評(píng)價(jià)體系的測(cè)定中沒(méi)有包括成本。

從二級(jí)指標(biāo)的評(píng)價(jià)結(jié)果來(lái)看，航天A所在檔案信息組織上占有一定的優(yōu)勢(shì)，在檔案信息使用和檔案信息內(nèi)容上則表現(xiàn)較差。在三級(jí)指標(biāo)的評(píng)價(jià)中，航天A所以其檔案信息的易用性、及時(shí)性和安全性在檔案信息使用方面獲得了優(yōu)勢(shì)。檔案信息內(nèi)容在二級(jí)指標(biāo)評(píng)價(jià)中整體表現(xiàn)較差，但在檔案信息的真實(shí)性和完整性上排到了前面，表現(xiàn)出了自己的特點(diǎn)。

航天A所的檔案信息資源在檔案信息內(nèi)容方面具有真實(shí)性和完整性，在檔案信息組織方面具有穩(wěn)定性和多樣性，而在檔案信息使用方面具有易用性和及時(shí)性。在評(píng)價(jià)者看來(lái)，航天A所的檔案信息資源管理十分重視用戶體驗(yàn)，尤其在資源穩(wěn)定性、多樣性和易用性方面突出滿足用戶需求。航天A所檔案信息資源管理的穩(wěn)定性使其在面對(duì)突發(fā)事件時(shí)具有極強(qiáng)的處理能力。綜合檔案管理系統(tǒng)WEB端的搜索引擎內(nèi)容豐富多樣信息量大，而且，初級(jí)操作者容易上手可操作性強(qiáng)。

[1]曾娜.檔案信息資源評(píng)價(jià)指標(biāo)問(wèn)題研究[J].檔案管理,2005（5）.

[2]路小玉.如何加強(qiáng)數(shù)字檔案信息資源的質(zhì)量管理工作[J].黑龍江檔案,2015（2）.

[3]黃世喆.關(guān)于檔案信息內(nèi)容的真實(shí)性[J].檔案管理,2008（6）.

Quality Evaluation of Archives Information Resources

Pan Jinglu

(Beijing Institute of Nearspace Vehicle's Systems Engineering,Beijing 100076,China)

To establish an objective,reasonable quality evaluation system of archival information resources,and explore the scientific,feasible comprehensive evaluation methods of archival information resources quality,based on the quality evaluation system of archival information resources,this paper specifically analyzes the quality of archival information resources of an aerospace research institute by using Group Decision Making Analytic Hierarchy Process(AHP).The evaluation results show that:The Space Research Institute has certain advantages in terms of archives information organizations,while performance of archives information use and archives information content is relatively poor;the quality of archives information resources boasts authenticity and integrity in archives information content,stability and diversity in archives information organization,and ease of use and timeliness in the use of archives information.

archives information resources;quality evaluation;index system;AHPmethod of group decision-making

潘景璐，北京臨近空間飛行器系統(tǒng)工程研究所館員，管理學(xué)博士。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.12.08

DOI：10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.12.09

G270.7

A

2017-01-17