侯方天 江蘇省廣播電視總臺

江蘇廣電總臺電視技術項目管理系統(tǒng)設計與應用

侯方天 江蘇省廣播電視總臺

本文介紹了一款適用于廣電技術行業(yè)的項目管理系統(tǒng)，通過對該系統(tǒng)的基礎架構、運行流程、主要功能以及應用實踐方面的闡述，展現(xiàn)了該系統(tǒng)對于把控項目關鍵節(jié)點、規(guī)范項目管理流程、保障項目可靠執(zhí)行等方面的能力。

項目管理 流程驅(qū)動 多維度 系統(tǒng)運維

1. 引言

江蘇廣電總臺電視技術部歷來重視對以往工作經(jīng)驗的總結和分析，并以此為基礎，結合不同工種特點，制定了各項工作的工作流程。其中項目管理流程涉及項目建設、資金預算、合同簽訂、設備維護等環(huán)節(jié)，流程執(zhí)行時間跨度長，參與人員多，內(nèi)容相對復雜。為了更加嚴格、規(guī)范、高效地執(zhí)行電視技術部項目管理流程，提高流程執(zhí)行的可操作性、便捷性，部門自主開發(fā)了一款全流程可視化的技術項目管理系統(tǒng)。

該系統(tǒng)符合項目管理要求，具備數(shù)據(jù)匯總、數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)呈現(xiàn)能力，能夠解決項目信息處理不及時，項目進度不好掌握，項目預算執(zhí)行隨意性大等問題。該系統(tǒng)還具備對項目相關系統(tǒng)設備運維管理的能力，安全可靠，具有完備的數(shù)據(jù)備份機制。通過該系統(tǒng)，可以實現(xiàn)項目從立項到結項全過程可視化操作，同時可以對項目中涉及的重要設備進行全生命周期管理，對項目合同中要求的系統(tǒng)維保以及項目系統(tǒng)在運行中出現(xiàn)的故障問題進行記錄排查，最終實現(xiàn)項目從立項、建設、結項，到相關設備管理、相關系統(tǒng)運行維護的全流程可視化的管控目標。

2. 基礎架構

整個系統(tǒng)的基礎架構如圖1所示，可分為五層，分別為用戶層、業(yè)務展現(xiàn)層、業(yè)務處理層、基礎支撐層和系統(tǒng)管理層。

圖1 系統(tǒng)基礎架構

用戶層可針對不同用戶權限，提供不同的系統(tǒng)服務。項目管理員負責項目的新建、項目信息的填寫、項目的啟動和結項；商務執(zhí)行人負責項目相關資料（項目執(zhí)行審批表、標書、評標決議、合同書等）的上傳、合同信息的填寫；財務負責人負責項目報銷情況的填寫及相應證明的上傳；項目負責人對項目中包含的重要設備進行全生命周期管理，對項目合同中要求的系統(tǒng)維保以及項目系統(tǒng)在運行中出現(xiàn)的故障問題進行記錄排查；項目信息瀏覽人可實現(xiàn)對項目情況、流程節(jié)點、招標、報銷等情況的查詢以及對部門預算進度的整體把握。

業(yè)務展現(xiàn)層主要為用戶提供相應權限的視圖界面，輔助用戶進行業(yè)務處理和流程管控，通過統(tǒng)計圖表、數(shù)據(jù)清單、財務記錄等信息，為管理者提供決策依據(jù)。

業(yè)務處理層是整個系統(tǒng)技術架構的核心，通過規(guī)則引擎、搜索引擎、管理監(jiān)控引擎的相互配合，實現(xiàn)流程中關鍵節(jié)點的管控以及業(yè)務流程的驅(qū)動，為業(yè)務展現(xiàn)層提供功能數(shù)據(jù)支撐。

基礎支持層主要提供物理資源，包括服務器、數(shù)據(jù)庫存儲和網(wǎng)絡；

系統(tǒng)管理層則負責整個系統(tǒng)的管理服務，可按項目時間節(jié)點、項目類型及經(jīng)費來源等方面對項目進行多維度管理。系統(tǒng)可按項目類型對項目進行分類管理，類型包括年度大型事業(yè)建設項目、小型系統(tǒng)建設及設備采購、系統(tǒng)及設備運維維修；系統(tǒng)可按項目經(jīng)費來源包括年度預算內(nèi)項目、專項經(jīng)費項目等對項目進行分類管理。系統(tǒng)可按項目的全生命周期進行管理，從項目立項、項目啟動、項目招標、項目報銷、結項等各時間節(jié)點對項目進行全面管理。

3. 運行流程

項目管理系統(tǒng)運行機制是以部門制定的《電視大型事業(yè)建設項目管理流程》為基礎，通過提煉流程中的關鍵節(jié)點，利用系統(tǒng)按鈕或上傳相應文檔資料驅(qū)動各個節(jié)點間的流轉(zhuǎn)，形成系統(tǒng)的整體運作流程。 由于各節(jié)點間的驅(qū)動都是通過相應按鈕或上傳相應文檔資料自動流轉(zhuǎn)的，無法跨過某一節(jié)點而執(zhí)行下一節(jié)點，從而保證了項目可按照管理流程嚴格執(zhí)行。具體的運行流程如下圖所示。

圖2 系統(tǒng)運行流程圖

部門在年底會對次年大型事業(yè)建設項目及各內(nèi)設部門相關事業(yè)建設項目的資金預算、工作計劃和目標責任進行匯總，管理員需要把匯總信息錄入到系統(tǒng)中，作為系統(tǒng)的基礎數(shù)據(jù)；項目一旦審核通過后，項目負責人需要把項目需求報告、項目可行性報告和項目執(zhí)行審批表等相關材料上傳至系統(tǒng)，經(jīng)項目管理員查驗無誤后，方可在系統(tǒng)中啟動項目執(zhí)行流程；商務負責人會將技術需求方案及商務需求方案進行合并，并配合項目組共同完成評標、議標、中標確認等過程，同時按照項目招標進度提交項目招標書、招標決議、合同以及設備清單等文檔；項目組按照進度要求進行項目建設，期間涉及的相關財務付款及報銷信息由財務執(zhí)行人進行整理登記；項目建設完成并且驗收通過后，由管理員確認項目結項；每一個項目建立后，可在運維頁面添加項目相關的設備，并對項目涉及的系統(tǒng)進行運維管理，出現(xiàn)的問題和解決方式應在系統(tǒng)中進行記錄，以便形成知識庫，供以后運維人員參考。

4. 主要功能

基于上述運行流程，項目管理系統(tǒng)主要具備以下幾個功能。

（1）規(guī)范執(zhí)行項目管理流程

傳統(tǒng)項目管理主要依靠項目管理部門人員催辦各個環(huán)節(jié)的項目審查、跟蹤項目進度，這容易造成項目執(zhí)行流程不規(guī)范，項目進度易延時。項目管理系統(tǒng)基于關鍵節(jié)點驅(qū)動流程運行，重要節(jié)點的相關文檔材料必須上傳到系統(tǒng)后才可進入下一個流程環(huán)節(jié)，這就要求項目執(zhí)行者必須按照流程要求規(guī)范執(zhí)行，不可跳躍，從而保證了流程執(zhí)行的可靠性與規(guī)范性。

（2）實時展現(xiàn)項目執(zhí)行進度

項目管理系統(tǒng)提供了一個項目執(zhí)行情況統(tǒng)一展示平臺，項目管理人員和項目執(zhí)行人員通過瀏覽器可以隨時了解項目執(zhí)行進度和項目預算的執(zhí)行情況，避免了項目信息處理不及時、預算執(zhí)行隨意性大等問題的發(fā)生。

（3）項目系統(tǒng)運維保障

項目的管理不止于項目結項，與其相關的系統(tǒng)運維也應該包含在內(nèi)。項目的相關負責人會把項目采購的重要設備和項目的運維計劃導入系統(tǒng)中，在項目相關系統(tǒng)的運行過程中，把設備的狀態(tài)、系統(tǒng)的故障維護情況等及時在系統(tǒng)中做登記，系統(tǒng)會跟蹤設備的使用狀態(tài)（包括上線運行、借出、維修、報廢等），形成一套設備的全生命周期情況表，可以為總臺項目管理、設備采購、使用狀況監(jiān)測、資產(chǎn)分析等提供可靠的依據(jù)。（4）知識庫的建立

傳統(tǒng)的項目管理通過項目文本、報表等紙介質(zhì)和電子文件的編制、存檔來處理項目信息，項目資料信息易丟失，項目總結、驗收、報獎的時候找不到相關資料，同時難以形成一個全面的項目知識庫，難以吸收以往項目的經(jīng)驗教訓，來提升現(xiàn)有項目完成質(zhì)量。項目管理系統(tǒng)具備安全穩(wěn)定的信息存儲能力，可以通過篩查窗口快速獲取想要的文檔資料，根據(jù)時間、姓名、項目名稱、運行階段、運維狀態(tài)等維度進行項目信息搜索，實現(xiàn)項目信息的可視化展現(xiàn)。

5. 應用實踐

用戶登錄系統(tǒng)后，顯示的項目管理界面如圖3所示，頁面左側為導航欄，右側為項目的基本信息，其中黃底顏色的是主項目，白底顏色的是子項目，不同的項目狀態(tài)顏色代表了項目所處的不同節(jié)點，點擊項目詳情，則可顯示該項目的具體信息，界面顯示如圖4所示；設備檔案管理主要對項目包含的設備進行全生命周期的管理，重要設備通過添加界面可單個也可統(tǒng)一導入系統(tǒng)，通過頁面相關按鈕，實現(xiàn)設備運行、借調(diào)、維修和下線等狀態(tài)的調(diào)整，顯示頁面如圖5所示。

圖3 項目管理界面

圖4 項目詳細信息

圖5 項目系統(tǒng)運維界面

6. 結束語

系統(tǒng)自正式上線使用以來，運行平穩(wěn)。系統(tǒng)界面簡潔明了，操作簡便，無需特殊培訓，便可掌握系統(tǒng)的使用方法，項目負責人可以通過系統(tǒng)實時了解項目的進度情況，部門管理者可以全盤把握部門所有項目的進度、年度預算執(zhí)行情況、系統(tǒng)運維等方方面面的情況，通過該系統(tǒng)極大的提升了部門項目管理人員的工作效率。