許晶

摘要：基建檔案是工程項(xiàng)目的真實(shí)反映，基建檔案管理工作是一項(xiàng)傳承歷史、記錄現(xiàn)實(shí)、服務(wù)未來(lái)的工作，只有做好基建檔案工作，才能真正發(fā)揮檔案為油田建設(shè)發(fā)展及生產(chǎn)建設(shè)提供服務(wù)的作用。

關(guān)鍵詞：油田；基建檔案；檔案管理；完善管理

加強(qiáng)油田基建檔案管理，促進(jìn)油田基建檔案系統(tǒng)建設(shè)，這是油田企業(yè)進(jìn)行企業(yè)基建項(xiàng)目管理改革和優(yōu)化的必經(jīng)之路，也是最有效的手段之一?；n案是指從建設(shè)工程項(xiàng)目醞釀、立項(xiàng)、施工到竣工使用，整個(gè)過(guò)程中直接匯集和形成的。必須進(jìn)行整理立卷的，具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料。是單位檔案的組成部分之一。它反映了建設(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過(guò)程。為基建工程各階段建設(shè)活動(dòng)的決策、文件編報(bào)、施工、竣工、使用等工作提供依據(jù)和憑證。

西北油田內(nèi)部涉及基建資料包括很多內(nèi)容和項(xiàng)目，比如在油田建設(shè)開(kāi)工前基建項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、工程竣工驗(yàn)收等全程基建資料的收集、整理、管理、保存、歸檔等一體化的管理模式。西北油田基本建設(shè)工程項(xiàng)目檔案歸檔類(lèi)型主要分為幾下幾大類(lèi)：綜合性文件；可行性研究；設(shè)計(jì)基礎(chǔ)；設(shè)計(jì)文件；工程管理文件；施工資料；電氣、儀表安裝施工文件；生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)資料等。

一、油田基建檔案的形成

在油田項(xiàng)目建設(shè)工程中，基建檔案是由建設(shè)單位，上級(jí)審批單位，勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位在申報(bào)、審批、建設(shè)、施工、竣工、驗(yàn)收過(guò)程中由文字、聲像、圖像等基建資料所形成的。

二、基建檔案管理體會(huì)

（一）造成基建檔案缺失的原因

1.項(xiàng)目管理人檔案意識(shí)不強(qiáng)，學(xué)習(xí)宣傳力度不夠。由于基建工程和檔案管理的專(zhuān)業(yè)性存在一定差異，工程技術(shù)人員和檔案人員互相不了解專(zhuān)業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序、缺乏工程檔案管理的實(shí)踐能力，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、不規(guī)范。

2.基建檔案工作涉及眾多部門(mén)，傳統(tǒng)的管理機(jī)制已不適用現(xiàn)代企業(yè)管理模式，加之工程參建單位多，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)得不到統(tǒng)一，如歸檔的基建檔案案卷質(zhì)量不一，格式和內(nèi)容不相同，給檔案部門(mén)增加了一定的難度。

3.隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，現(xiàn)代信息技術(shù)快捷、高效、準(zhǔn)確、便利的優(yōu)勢(shì)，也在影響著油田的檔案管理，現(xiàn)基建工程檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)已不能滿(mǎn)足工作要求。

4.歸檔不及時(shí)，由于經(jīng)濟(jì)利益或趕工期等原因，人們只重視工程本身，輕視工程檔案，造成了基建檔案歸檔滯后，加工程完工后需三個(gè)月后移交于檔案部門(mén)，有些單位往往都放置年底或第二年才交于檔案部門(mén)，最終影響了對(duì)檔案資料的提供利用工作，尤其是重大工程項(xiàng)目管理前期技術(shù)文件資料處在分散、損壞，丟失等情況下，不能及時(shí)補(bǔ)缺，嚴(yán)重影響了檔案的統(tǒng)計(jì)與管理，制約了單位建設(shè)和檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

5.資料整理不規(guī)范，基建工程項(xiàng)目歸檔后就形成了檔案，必須按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔。而有些施工單位沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的技術(shù)檔案兼職人員，造成建設(shè)文件材料紙張規(guī)格大小不一，文件書(shū)寫(xiě)材料不同，圖表式樣未用藍(lán)圖剪裁等等，使檔案案卷質(zhì)量不符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

（二）如何加強(qiáng)油田基建檔案管理

1.完善基建檔案管理機(jī)制。嚴(yán)格按照基建檔案管理程序，標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理和保管利用工作。為加強(qiáng)本公司油田基建項(xiàng)目檔案管理工作，確保油田運(yùn)行項(xiàng)目的完整，準(zhǔn)確，系統(tǒng)和安全，結(jié)合分公司實(shí)際情況，制定了《西北油田分公司建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，尤其對(duì)重點(diǎn)工程項(xiàng)目的歸檔做了更細(xì)致的檔案歸檔說(shuō)明。體現(xiàn)了事中控制不如事前控制的理念，為基建檔案收集齊全，整理規(guī)范，歸檔及時(shí)，保管安全打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.將基建檔案管理工作納入項(xiàng)目管理過(guò)程。如果基建建設(shè)項(xiàng)目成立之時(shí)，也就是基建文件的收集、整理之始，明確需移交的基建檔案材料套數(shù)，歸檔時(shí)間和案卷質(zhì)量要求等事項(xiàng)，不提交齊全完整的基建檔案不予開(kāi)具合格證，則直接影響預(yù)付款。從而促進(jìn)施工單位配合資料的歸檔，使基建工程檔案的質(zhì)量有了保證。

3.加強(qiáng)油田基建檔案的收集工作，按照基建檔案收集范圍、歸檔質(zhì)量、歸檔時(shí)間等要求，將所編制的基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和細(xì)則分發(fā)到相關(guān)部門(mén)和施工單位，不定期的進(jìn)行基建檔案的咨詢(xún)和指導(dǎo)，確保各參建單位履行基建檔案歸檔移交的責(zé)任。由施工單位整理組卷后交建設(shè)社單位審核，要充分發(fā)揮工程技術(shù)人員的作用，嚴(yán)格履行文件質(zhì)量審核程序，填寫(xiě)檔案移交清單雙方簽字確認(rèn)后，方可向檔案部門(mén)移交，并按照檔案整理細(xì)則標(biāo)準(zhǔn)將基建文件材料進(jìn)行歸檔。

總之，增強(qiáng)檔案意識(shí)，樹(shù)立科學(xué)理念。正確認(rèn)識(shí)基建檔案重要性是提高油田基建工程管理和油田檔案管理水平的關(guān)鍵和

保證。