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        淺議信息時代電子檔案的管理與開發(fā)

        2017-06-16 23:05:38韓曉燁
        科學(xué)與財富 2017年17期
        關(guān)鍵詞:電子檔案開發(fā)管理

        韓曉燁

        (綏化市北林區(qū)疾病預(yù)防控制中心)

        摘 要:在新時期發(fā)展的進(jìn)程中,檔案的形式已經(jīng)朝著電子化的方向轉(zhuǎn)移,這是今后檔案發(fā)展的一個主要趨勢,并且也是信息時代下的主流,可以說這與新時期的發(fā)展要求是相契合的,這就需要我們進(jìn)一步分析與研究電子檔案的開發(fā)以及管理,將其重要性凸顯出來,希望在本文的論述下,能夠?qū)窈蟮碾娮訖n案管理與開發(fā)工作帶來一定的幫助,最大化的挖掘其自身所具有的價值,這樣才能更好的為社會服務(wù),這也是目前檔案管理工作者所面臨的主要問題之一。

        關(guān)鍵詞:電子檔案;管理;開發(fā)

        在信息化的時代發(fā)展下,檔案管理的手段推陳出新,呈現(xiàn)出電子化的發(fā)展趨勢,電子檔案所管理的信息都是具有十分重要收藏價值的信息資源,基本上都是與一些重大事件聯(lián)系在一起的,正是因為如此,就進(jìn)一步凸顯出了電子檔案管理的重要性。尤其是在一些事業(yè)機(jī)關(guān)中,電子檔案的管理方式就更加重要了,因此,傳統(tǒng)的檔案管理顯然已經(jīng)不能滿足信息時代的發(fā)展需要了,下面本文就對此展開進(jìn)一步的探析,希望可以滿足社會的發(fā)展需要,更好的提高檔案管理的效率。

        1 信息時代電子檔案管理和開發(fā)的重要性

        在信息時代的發(fā)展下,電子檔案的管理以及開發(fā)變得越發(fā)重要??梢哉f電子檔案能夠滿足信息時代發(fā)展過程中的需要,所以其重要性也就因此而得到凸顯。一方面,通過計算機(jī)等相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用能夠為電子檔案的管理提供一個有效的平臺,無論是在接收檔案還是傳遞與存儲檔案的過程中,都可以實現(xiàn)一體化的效果,讓檔案得到資源共享,充分的展現(xiàn)出電子檔案所具有的服務(wù)價值。另外一方面,采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理,在管理以及開發(fā)方面的效率都不高,無法將檔案信息所具有的功能展現(xiàn)出來,進(jìn)而也就不能為信息時代的發(fā)展提供必要的數(shù)據(jù)支持。所以將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的方式以后人們可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檔案的資源共享,這樣對于各行各業(yè)來說都具有十分重要的應(yīng)用價值。除此之外,電子檔案可以進(jìn)行備份,這與傳統(tǒng)的檔案相比具有明顯的優(yōu)勢,一旦出現(xiàn)損壞,也能及時的得到補(bǔ)救。由此可見,加強(qiáng)電子檔案的有效管理以及開發(fā)是今后的一個主要趨勢,這樣才能滿足更多用戶的需要,并且得到進(jìn)一步的發(fā)展。

        2 信息時代電子檔案管理與開發(fā)面臨的挑戰(zhàn)

        在信息時代的發(fā)展下,電子檔案在管理以及開發(fā)的過程中會面臨一些問題。我們可以將這些問題當(dāng)作一項重要的挑戰(zhàn),積極的應(yīng)對電子檔案管理以及開發(fā)過程中所面臨的挑戰(zhàn),能夠帶動我國檔案管理事業(yè)的進(jìn)步。針對當(dāng)前電子檔案管理過程中存在的不足,主要可以從四個方面來分析。首先,缺少必要的基礎(chǔ)設(shè)施,這些基礎(chǔ)設(shè)施是電子檔案開發(fā)與管理的必要設(shè)備,如果配套設(shè)備不足,也就無法滿足信息時代的發(fā)展要求。在基礎(chǔ)設(shè)施方面,主要可以分為軟件和硬件兩類。硬件設(shè)施中包含我們常說的計算機(jī)、存儲器等,通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的支持,加強(qiáng)對硬件設(shè)施的建設(shè),能夠充分的實現(xiàn)設(shè)備信息化。但是在經(jīng)費以及后期的維護(hù)保養(yǎng)方面需要投入大量的資金,這也就成為制約基礎(chǔ)設(shè)施得到完善的主要因素。而在軟件環(huán)境方面,主要包含一些重要的系統(tǒng)軟件,對系統(tǒng)軟件的開發(fā)以及進(jìn)一步應(yīng)用,才能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的資源共享,但是軟件管理與開發(fā)目前受到兼容性的制約,所以電子檔案基礎(chǔ)設(shè)施的問題是需要重點解決的。

        其次,檔案管理人員缺少先進(jìn)的管理理念,在信息素質(zhì)方面有所不足,這是因為很多地區(qū)的檔案管理依然是紙質(zhì)的,而電子檔案的管理還沒有全面的普及開來,在人們的普遍意識中,只是被動的對檔案進(jìn)行保護(hù),而沒有做好相應(yīng)的預(yù)防工作,那么檔案所具有的服務(wù)功能也就得不到充分的顯現(xiàn),在信息時代下,電子檔案可以將信息以一種更加高效、快捷的方式傳播出去,將檔案所具有的價值加以進(jìn)一步的挖掘,這才能夠滿足現(xiàn)代化的電子檔案發(fā)展需要,更好的為人們提供服務(wù)。另外,目前大部分檔案管理人員只具備基本的檔案軟件操作水平,缺乏信息處理和軟件編寫能力,加之人力資源管理投入經(jīng)費較少,優(yōu)秀人才難以引進(jìn),導(dǎo)致檔案管理隊伍綜合素質(zhì)不高,一定程度上影響了電子檔案的管理和開發(fā)工作。

        3 信息時代電子檔案管理與開發(fā)的對策

        3.1 建立健全電子檔案管理和開發(fā)的規(guī)章制度,使電子檔案的管理和開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。對電子檔案的形成、流轉(zhuǎn)、處置、歸檔的各個環(huán)節(jié),實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化管理,確保同一類型的檔案在不同部門和人員間產(chǎn)生的電子文檔格式、規(guī)格、樣式一致,如字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)(包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向需求用戶的服務(wù)格式)及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。要對電子檔案的密級、開放范圍進(jìn)行規(guī)定,對電子檔案的異地備份和容災(zāi)系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)定,要對檔案管理人員的職責(zé)進(jìn)行劃分,對因管理不當(dāng)而導(dǎo)致檔案信息失泄密的人員進(jìn)行追查和處罰,等等。

        3.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。電子檔案的管理和開發(fā),基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是前提,既包括硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),又包括信息軟件環(huán)境建設(shè)。要用現(xiàn)代化的觀念、技術(shù)、方法對檔案業(yè)務(wù)流程和管理模式進(jìn)行重新定位,建立系統(tǒng)有序的管理機(jī)制,并從組織領(lǐng)導(dǎo)、資金投入各方面給予支持,確保檔案管理和開發(fā)的高質(zhì)量推進(jìn)。要開發(fā)高效、自動共享的管理平臺,研究高性能的檔案信息的查詢系統(tǒng),加快檔案目標(biāo)數(shù)據(jù)庫建設(shè),提高檔案檢索利用效率和服務(wù)質(zhì)量,實現(xiàn)檔案信息處理微機(jī)化、信息存儲數(shù)字化、信息采集實時化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

        3.3 提高檔案管理人員的素質(zhì),特別是信息素質(zhì)。檔案信息化和電子化建設(shè)需要具備計算機(jī)知識和檔案知識的復(fù)合型人才,因此,適應(yīng)電子檔案的管理和開發(fā)工作,檔案管理人員不僅要具備傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)能力外,還必須具備一定的硬件設(shè)備操作、電子文件、功能軟件的使用、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用維護(hù)和信息安全防護(hù)等方面的能力。所以,要加強(qiáng)人才隊伍建設(shè),多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)和管理人才,尤其是計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才。同時,要加大檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度,提高法制意識,更新管理觀念,打造一支業(yè)務(wù)素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理專業(yè)人才隊伍。

        結(jié)束語

        除了上述的一些重要手段以外,還應(yīng)該采取行政和技術(shù)手段,加強(qiáng)安全防范管理。檔案信息化建設(shè)逐漸步入信息檢索的開放性和傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化,電子檔案的安全問題可來自錄入、傳輸、調(diào)用、存儲等各個環(huán)節(jié),必須完善技防、人防、物防措施,從源頭抓好安全管理工作。要通過木馬監(jiān)控、防火墻等技術(shù),阻止對檔案信息資源的非法訪問,阻止非訪問權(quán)限內(nèi)容從數(shù)據(jù)庫非法輸出,使數(shù)據(jù)庫的信息和結(jié)構(gòu)不受侵犯,等等。

        參考文獻(xiàn)

        [1]吳冬,賴思明,徐科英.電子文件收集中的問題及解決對策[N].中國檔案報,2012.5.

        [2]陳文英.數(shù)字化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路[N].中國檔案報,2011.9.

        [3]陳英.淺析信息時代檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(15).endprint

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