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        利用VBA進(jìn)行結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)審計研究

        2017-06-15 18:07:40王永磊
        現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè) 2017年13期

        王永磊

        摘要:通過VBA編制宏程序,可以高效完成對結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的篩選、統(tǒng)計、分析,快速鎖定審計重點、疑點,同時與使用軟件相比,VBA具有簡單易用、開發(fā)便捷、節(jié)約資金等優(yōu)勢,用好VBA可以提高審計質(zhì)量和效率,節(jié)省審計人力物力。

        關(guān)鍵詞:VBA;結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù);會計科目;詢證函

        中圖分類號:TB

        文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

        doi:10.19311/j.cnki.16723198.2017.13.093

        1什么是VBA和結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)

        VBA是“Visual Basic for Applications”的簡稱,它是微軟 Visual Basic 的宏語言版本,也可以說是一種應(yīng)用程式視覺化的Basic腳本,用于編寫基于Windows 的應(yīng)用程序,內(nèi)置于多個微軟程序,特別是office系列的excel、word、power point中。通過Visual Basic 編輯器可以通過編寫或修改代碼來創(chuàng)建宏,宏是一系列命令和指令的組合,可以作為單個命令執(zhí)行來自動完成某項任務(wù),特別是需要頻繁使用的任務(wù)。掌握了VBA,可以將多個步驟的手工操作變得簡單迅速,而且通過可視化的界面,可以將結(jié)果更清晰的呈現(xiàn)出來。例如,企業(yè)的銷售部門有統(tǒng)計合同信息的excel表格,相應(yīng)的采購、生產(chǎn)倉儲部門都有自己的統(tǒng)計信息表格,每月為了統(tǒng)計合同執(zhí)行情況,分析人員可以先抓取合同統(tǒng)計表中的合同號,然后在其他表格中按合同號篩選對應(yīng)記錄,再把相關(guān)信息手工粘貼到新的表格中,如果合同較多的話,這一過程將十分繁瑣。如果使用了VBA編制的宏,可以從多個表中,自動生成按合同號來跟蹤采購量、入庫量、出庫量、生產(chǎn)量、銷售量和庫存量的統(tǒng)計清單,統(tǒng)計分析任務(wù)將會十分輕松。

        結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是信息的集合,這類信息能夠用數(shù)據(jù)或同一的結(jié)構(gòu)來表示,如典型的excel表格中,一行或一列是一類數(shù)據(jù),行首或列首為標(biāo)題欄,列出的是這類數(shù)據(jù)的屬性,如“姓名、年齡”等,下面是具體數(shù)據(jù),如“張三、李四”等。對應(yīng)的是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),這類數(shù)據(jù)無法構(gòu)成典型的表格,而是離散的,如視頻、音頻、圖片等形式。

        2利用VBA進(jìn)行結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)審計的優(yōu)勢

        (1)功能強(qiáng)大。企業(yè)財務(wù)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)不論使用的是ERP系統(tǒng)還是用友或其他系統(tǒng),數(shù)據(jù)都是存儲在數(shù)據(jù)庫中的,典型的數(shù)據(jù)庫如SQL Server、Oracle存儲的都是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。為發(fā)現(xiàn)問題或疑點,審計人員往往要從大量結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)中尋找線索,確定審計重點和方向,進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、比對,完成審計目標(biāo)。這一過程可以通過審計軟件完成,同樣也可以通過VBA完成,因為VBA是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理的利器,它的設(shè)計初衷就是自動處理大量重復(fù)的工作,這與審計工作需求相一致??梢哉f,使用VBA可以處理結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)審計中的絕大部分工作。

        (2)簡單易用。審計軟件要使用專門的數(shù)據(jù)抓取工具從企業(yè)的信息系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù),再轉(zhuǎn)化為審計軟件可以識別的數(shù)據(jù),這一過程非常復(fù)雜,且耗時較長;使用VBA可以直接在excel上操作,只要從企業(yè)信息系統(tǒng)中把數(shù)據(jù)導(dǎo)出到excel表格即可,審計人員均可操作,簡單快捷。審計軟件往往甚至很多功能,如果沒有較好的操作手冊,很難完全掌握,容易給人復(fù)雜難用的印象;使用VBA可以就一項功能編寫一個宏,通過增加注釋可以進(jìn)行傻瓜操作,目的性強(qiáng),操作直接。

        (3)易于開發(fā)。審計軟件功能固化、系統(tǒng)封閉,使用者無法接觸原始代碼,如果想要增加新的功能,只能求助于原開發(fā)者繼續(xù)開發(fā)或購買新的升級版本;VBA是完全開放的,只要需求發(fā)生改變,任何人、任何時間都可以修改或新建代碼去滿足需求,而且因為VB語言邏輯性強(qiáng),開發(fā)者并不需要特別高的要求,經(jīng)過一定學(xué)習(xí)就能掌握,也利于開發(fā)新的應(yīng)用。

        (4)節(jié)省資金。審計信息化建設(shè)必須足夠的建設(shè)經(jīng)費作保障,購買服務(wù)器和軟件、搭建審計信息化網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等都需要大量資金投入。而且,重建設(shè)、輕應(yīng)用,重硬件、輕軟件等現(xiàn)象普遍存在,相關(guān)硬件與軟件購置之后束之高閣,造成很大的浪費。VBA是基于office辦公軟件的編程工具,只要有可以正常使用的excel或word軟件,除了編寫VBA程序的投入外,幾乎不需要多余投入。

        3應(yīng)用舉例

        3.1對應(yīng)科目分析

        在財務(wù)報表審計中,審計人員往往需要查找某科目的對應(yīng)科目,以判斷會計處理是否正確、是否使用正確科目、是否存在疑點等,如“收入”、“應(yīng)收(付)賬款”、“銀行存款”、“其他應(yīng)收(付)款——其他”等。在excel中可以先篩選出包含本科目的記錄,再查找憑證號,然后通過具體憑證看到對方科目,這一過程繁瑣低效,容易出錯。使用VBA可以實現(xiàn)這一功能,

        代碼中sRow代表數(shù)據(jù)起始行,初始值=2,eRow代表數(shù)據(jù)終止行,Range(i,3)代表月份,Range(i,4)代表憑證號,kName代表擬查詢的科目名稱,sTure為判斷標(biāo)志,i為查憑開始數(shù),j為查憑結(jié)束數(shù),初始值均為sRow。

        內(nèi)在邏輯為:從sRow開始,如果下一行的月份加憑證號=本行的月份加憑證號,說明它們是一張憑證上的,此時查憑結(jié)束數(shù)j+1,指向下一行,同時再判斷本行或下一行的科目名稱是否等于kName,如果等于,sTure=1,表示這張憑證是要抽取的;如果下一行的月份加憑證號不等于本行的月份加憑證號,說明一張憑證查完了,此時判斷sTure如果等于1,把第sRow行到第j行的第9列都設(shè)為1,然后讓sRow指向i+1行,同時清零sTure,如果sTure不等于1,不做操作。如此循環(huán)一遍,包含科目名為kName的憑證都被標(biāo)記出來,就可以很輕松的看到對方科目了。

        3.2生成詢證函

        當(dāng)企業(yè)客戶、供應(yīng)商、銀行賬戶較多時,可能需要編制上百件詢證函,通過手工復(fù)制、粘貼耗時耗力,此時可以使用VBA自動插入功能。首先設(shè)計好詢證函模板,如單元格h3代表編號,單元格a5代表單位名稱,單元格c12代表金額;然后把統(tǒng)計信息填入“函證信息”表格,每行第1列代表編號,第2列代表單位名稱,第3列代表金額。在詢證函模板后面復(fù)制一張新表,在新表單元格h3、a5、c12分別賦值函證信息中的一行數(shù)據(jù),然后打印新表,打印后刪除,完成一份詢證函后,計數(shù)器加1,再循環(huán)生成下一張詢證函。主要代碼如下:

        除了上面舉例以外,VBA還可以應(yīng)用于審計抽樣、實質(zhì)性測試、審計底稿編制等方面,如果用好用精,可以幫助審計人員從龐大的數(shù)據(jù)梳理出審計疑點,鎖定審計目標(biāo),通過實時的或動態(tài)的檢查和監(jiān)控,大幅提高審計效率和質(zhì)量。

        參考文獻(xiàn)

        [1]桂嘉偉.基于Excel VBA的審計自動抽樣系統(tǒng)設(shè)計與應(yīng)用研究[J].中國管理信息化,2015.

        [2]Microsoft Visual Basic 6.0 循序漸進(jìn)教程專業(yè)版[M].北京:北京希望電腦公司,1999.

        [3]李小遐.Excel VBA在辦公自動化中的應(yīng)用[J].電子測試,2014.

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