摘要： 21世紀以來，我國高等教育已從精英教育走向了大眾化，新建本科院校也由此茁壯成長，其作用在高等教育大眾化進程中舉足輕重。隨著各種高新技術的快速發(fā)展，人類社會的各個層面已經(jīng)被信息技術所滲透，新建本科院校也在所難免，這對高校的服務功能提出了新的挑戰(zhàn)的同時，也讓高校的民生檔案工作面臨種種困難，尤其是新建本科院校的民生檔案工作。

關鍵詞：新建本科院校；民生檔案

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）010-00-02

高校民生檔案是教工在履行“教學、科研、社會服務”三大活動中形成的，它是維護師生合法權益的原始憑證，具有較強的查考性、嚴肅性和權威性。[1]它含有民主政治、教工人事、教師科研、工資福利、師資培養(yǎng)、招生、就業(yè)、學籍、醫(yī)療、社會保障、聘用合同、房管、校企改革等與廣大師生息息相關的各類檔案，其種類之多，范圍之廣，決定了其在為廣大師生服務的過程中具有不可替代的作用。新建本科院校的民生檔案工作在承擔為教學、科研、管理、社會服務的責任的同時，還背負著一個比較重要的使命，即本科教學工作水平評估，但新建本科院校的民生檔案工作卻存在種種問題

一、新建本科院校民生檔案工作存在的問題

第一，職責不明確。新建本科院校大都是在一所?？茖W校或幾所?？茖W校合并的基礎上組建而成的，和許多老牌本科院校相比，其基礎薄弱不但表現(xiàn)在教學質(zhì)量、辦學水平、辦學條件方面，在學校規(guī)章制度的建立健全方面，差距甚遠。隨著辦學規(guī)模的擴大、辦學層次的提升，各系部形成的各種檔案資料的數(shù)量已今非昔比，但學校又無暇顧及，沒有明確的規(guī)章制度將各系部的檔案工作提上議事日程，導致各系部不重視檔案工作、沒有確定專門的檔案工作人員，致使檔案資料不完整、甚至遺失，且大多院校的職能部門、院系沒有專職檔案人員，檔案管理人員身兼多職，無暇顧及檔案工作，部門之間協(xié)作能力極差。

第二，管理不規(guī)范、不科學，民生檔案資源嚴重不足。檔案資料的收集是檔案工作的基礎部分，由于職責不明確，檔案資料的收集工作不到位，原始材料、資料的完整性、安全性等都沒有保障，加之各兼職檔案人員業(yè)務能力有限，不能正確地鑒定資料的價值，且大多兼職檔案員都屬編外合同工，工資待遇、前景發(fā)展等因素致使其流動性大，這些都使許多寶貴的檔案資料被當作廢紙丟棄，導致許多民生檔案不完整。

第三，服務能力差，服務形式單一。民生檔案工作幾乎處于人工狀態(tài)，檔案人員現(xiàn)代信息服務理念差，數(shù)字化建設雖有一定基礎，但檔案網(wǎng)絡化建設和發(fā)展仍是空白，服務仍停留在以人工服務為主，封閉被動，不能提供檢索和利用民生檔案信息的便利平臺。這和學校領導、檔案工作人員缺乏現(xiàn)代信息服務理念密切相關，把教學工作放在了首要位置，大多都認為，只要把教學搞好了，學生的就業(yè)等問題就解決了，因而往往忽略了一些特別的民生檔案工作的重要輔助作用，如近年來，筆者在工作實踐中發(fā)現(xiàn)，用人單位對學生的學籍檔案、畢業(yè)證、學位證等利用率特別高，但學校的服務形式只停留在單一的日常服務工作上，且手續(xù)復雜，這對用人單位工作效率造成不良影響的同時，更不利于學生的順利就業(yè)，不能體現(xiàn)當前以人為本的科學發(fā)展觀，也充分反映出了民生檔案服務能力的弱勢。

第四，編研工作不容樂觀。檔案編研工作作為檔案工作的重要組成部分，即是檔案工作人員編研能力的象征，亦是體現(xiàn)檔案價值的重要途徑，通過編研，即能充分整合各民生檔案資料，又能更好地為社會、師生服務，將其作用充分發(fā)揮，但大多新建本科院校不能建立專門的檔案信息處理平臺，無法實現(xiàn)資源共享，沒有很好的服務平臺，不能充分發(fā)揮這些二次三次文獻的作用，這不但會阻礙學校檔案工作的發(fā)展，也將嚴重影響編研人員的工作積極性。

二、解決民生檔案工作問題的對策

隨著高等教育改革的不斷深化，高校與社會的聯(lián)系日益密切，民生檔案信息服務社會已成必然，新建本科院校要想在競爭激烈的信息時代立于不敗之地，必須全面持續(xù)地發(fā)展，做好各項工作，民生檔案工作亦如此，找到解決其存在的諸多問題的對策，才能更好地為師生、社會服務。

第一，加強檔案意識。民生檔案工作雖存在種種客觀因素的影響，但作為分管檔案工作的校級領導、檔案人員及不同程度參與民生檔案工作的教師都要更新傳統(tǒng)觀念，努力增強檔案意識。首先，分管領導在給予檔案工作人員職責的同時，亦不能忽視其職權，否則工作人員無法開展工作，對檔案人員的按需設崗、辦公設備的配備、繼續(xù)培養(yǎng)及檔案工作監(jiān)督落實等環(huán)節(jié)都要給予充分的重視、支持和理解；其次，作為科班出身的檔案工作人員，要不斷開拓思想、勤學若練，努力提高自身的專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務技能、現(xiàn)代化信息管理和應運技術，不斷加強各種相關學科知識的學習，并將其科學合理地運用于檔案工作，在檔案工作中，要以身作則、依法治檔；兼職人員必須有較強的責任心，通過培訓、自學、進修等方式，努力提高自身的檔案工作能力，爭取領導和各相關教師的支持。

第二，建立健全規(guī)章制度，明確責任。國家要依法治國，學校亦要依法治校，民生檔案工作亦要有法可依。學校要加強分管領導、專兼職人員對《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》等法律法規(guī)的學習，讓檔案工作有法可依、工作人員依法治檔；建立健全學校民生檔案歸檔范圍、時間、案卷質(zhì)量等規(guī)章制度，以督促各系部重視相關資料的收集工作，保證資料的完整和安全，確保有檔可歸；建立健全民生檔案工作人員的崗位職責和獎懲制度相結合的規(guī)章制度，明確其崗位職責，責任到人，并與年終考核、相關獎懲制度相掛鉤，充分調(diào)動工作人員的工作積極性；建立健全獨立歸檔、統(tǒng)一管理的規(guī)章制度，統(tǒng)一保管民生檔案，能確保檔案的安全，利于檔案的利用，亦能體現(xiàn)學校管理模式科學與否，并利于工作人員依法護檔；建立健全民生檔案的查檔、借閱制度，讓社會各單位、師生依法用檔，確保檔案的完整、安全。

第三，加大民生檔案工作的經(jīng)費投入力度。學校要想民生檔案工作在信息技術飛速發(fā)展、競爭激勵的21世紀健康快速地發(fā)展，必須改變以往陳舊落后的管理模式，不能再將檔案管理工作邊緣化，民生檔案工作管理水平的高低也是高校整體管理水平的體現(xiàn)，因此，將民生檔案工作經(jīng)費納入學校經(jīng)費預算是做好民生檔案工作的基本保障，檔案工作人員亦要克服種種困難，盡量少花錢多辦事。

第四，加大人才引進力度，重視專兼職人員的素質(zhì)培養(yǎng)。首先，按需設崗，確保專業(yè)人員、專業(yè)技術人員的引進，改善民生檔案隊伍的學歷、職稱結構。其次，為順應信息、網(wǎng)絡時代的要求，重視復合型檔案人員的引進，這即是高校檔案工作發(fā)展的趨勢，亦是國家檔案工作發(fā)展的需要。最后，加強民生檔案隊伍的崗位培訓工作，支持鼓勵其積極參加學術交流活動，努力將其培養(yǎng)成為具有優(yōu)良的政治素質(zhì)、崇高的職業(yè)道德素質(zhì)、較強的檔案業(yè)務素質(zhì)和綜合業(yè)務素質(zhì)的高素質(zhì)人才。

第五，加強編研工作。民生檔案編研工作不但能體現(xiàn)檔案工作人員的能力、價值，還是檔案價值得以體現(xiàn)的重要途徑。編研能更深層次地挖掘檔案資料中有利于學校教育和管理的信息資源，讓檔案的價值不止停留在最原始狀態(tài)；編研是檔案資料的再利用，通過編研，檔案工作人員能夠反思檔案工作中存在的不足，并能在此過程中，不斷加強檔案意識，這將十分有利于促進民生檔案工作的完善和發(fā)展。

第六，提升服務能力，優(yōu)化服務形式。民生檔案工作要時刻以人為本、重視民生。首先，豐富民生檔案資源，檔案工作者要切實從師生的利益出發(fā)，將與師生密切相關的民生檔案資料納入歸檔范圍，使民生檔案內(nèi)容不斷完整，確保有檔可查，并積極整合，實現(xiàn)民生檔案資源共享；其次，改變傳統(tǒng)封閉、被動的服務形式，優(yōu)化服務手段，不斷創(chuàng)新服務途徑，努力優(yōu)化各職能部門復雜的利用手續(xù)，為師生、社會努力構建一站式服務，充分利用現(xiàn)代信息服務手段，改變紙質(zhì)利用為唯一利用手段的觀念；依托現(xiàn)代網(wǎng)絡發(fā)展技術，建立民生檔案信息平臺，切實加強學校民生檔案的信息化建設。

第七，以評促建，以評促管。本科教學水平評估是國家對高校進行宏觀管理的一種手段，是對高校實行監(jiān)督和考核的主要形式。[2]學校要把教育部對學校本科教學工作水平評估的挑戰(zhàn)當作機遇，以評估為契機，嚴格按照教育部對本科教學工作水平評估的指標要求，在學校的招生、教學、科研和管理等工作中將各種有價值的民生檔案資料第一時間完整地收集、規(guī)范地整理歸檔并保管、利用和開發(fā)，讓其成為學校順利通過評估的支撐材料的同時，也為民生檔案工作尋找一條持續(xù)、科學發(fā)展的道路。

三、結語

當前民生檔案工作存在的種種問題，在各高校、社會各界的民生檔案工作中都或多或少存在這樣那樣的問題，這無疑要求所有的檔案工作者仍然要與時俱進，不斷努力，為檔案事業(yè)貢獻自己的聰明和才智。

參考文獻：

[1]蔡穎，梁鳴.試論高校民生檔案的創(chuàng)新管理[J].蘭臺世界，2010（2）：52-53.

[2]楊春惠.淺析檔案工作與新建本科院校教學水平評估之關系[J].機電兵船檔案，2008（1）：29.

作者簡介：陳正嬌，女，云南宣威人，文山學院黨政辦公室館員，主要從事檔案學研究。