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        巧用COUNTIF函數(shù)進(jìn)行審計(jì)查詢

        2017-06-10 03:45:05吳長(zhǎng)勇
        審計(jì)與理財(cái) 2017年4期
        關(guān)鍵詞:匯通公司員工張三

        ■吳長(zhǎng)勇

        巧用COUNTIF函數(shù)進(jìn)行審計(jì)查詢

        ■吳長(zhǎng)勇

        審計(jì)經(jīng)常需要查詢大量數(shù)據(jù),如果采用手工方法,不僅耗時(shí)耗力,而且容易發(fā)生差錯(cuò)。如果能夠熟練應(yīng)用SQL等數(shù)據(jù)庫(kù)自然是好,但要求審計(jì)人員都掌握SQL語(yǔ)句編程又有較大難度,在許多案例中WPS(EXCEL)表格常用函數(shù)也可以解決數(shù)據(jù)查詢問(wèn)題。現(xiàn)以COUNTIF函數(shù)為例說(shuō)明。

        一、COUNTIF函數(shù)語(yǔ)法說(shuō)明

        在WPS(EXCEL)表格中,COUNTIF函數(shù),可以用于計(jì)算滿足特定條件的單元格的個(gè)數(shù),其語(yǔ)法是COUNTIF(Range,Criteria),Range,是指查詢范圍,即需要計(jì)算其中滿足特定條件的單元格數(shù)目的單元格區(qū)域。Criteria,是指查詢條件,即哪些單元格將被計(jì)算在內(nèi)的條件,其形式可以為數(shù)字、表達(dá)式或文本,例如,條件可以表示為600、“>10000“或”某公司“。

        示例如下,其中A列為姓名,B列為考試分?jǐn)?shù)。

        序列號(hào) A B C(公式) 說(shuō)明(結(jié)果)1 數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù) =COUNTIF(A2:A6,”張三“) 計(jì)算第一列中“張三”所在單元格的個(gè)數(shù),即張三出現(xiàn)了幾次,結(jié)果是“2”。2 張三 61 =COUNTIF(B2:B6,”>80“) 計(jì)算第二列中值大于80分的單元格個(gè)數(shù),結(jié)果是“2”。3 李四 55 4 王五 75 5 趙六 86 6 孫七 96

        二、COUNTIF函數(shù)應(yīng)用案例

        審計(jì)中經(jīng)常會(huì)拿到兩份名單,其中一份是真實(shí)的,另一份包含一些不符合條件的人員(虛假人員),需要從中找出不符合條件的人員(虛假人員)。在名單人數(shù)少時(shí),可以采用手工比對(duì)方法,在人數(shù)眾多時(shí)手工比對(duì)方法就會(huì)事倍功半了。

        如,匯通科技公司(本文中的公司及人員均為虛構(gòu))為多獲取“服務(wù)外包企業(yè)財(cái)政專項(xiàng)資金”,把非本公司人員(假員工)作為本單位員工進(jìn)行了申報(bào),審計(jì)需要找出哪些人員不是該公司的員工(假員工)。示例如下:

        匯通科技公司申報(bào)名單(997人,含不是該公司的人員,即假員工)

        匯通科技公司員工表(581人,真實(shí)名單)

        這時(shí)可以使用COUNTIF函數(shù)快速查詢哪些人員不是匯通科技公司員工,將 C1單元格公式設(shè)定為COUNTIF($F$1:$F$581,B1),即查詢范圍是“$F$1:$F $581”(匯通科技公司員工表,真實(shí)名單),查詢條件是“51010519870628017X”(匯通科技公司申報(bào)名單),其中“$F$1:$F$581”是絕對(duì)引用,目的是為了在C列復(fù)制公式時(shí)保證比較范圍不變化(即保證申報(bào)名單的每個(gè)人員都與匯通科技公司員工表中的全部人員比較一遍),比較結(jié)果在C列標(biāo)出,如下圖所示。如果在“$F $1:$F$581”中包含“51010519870628017X”,則 C1值為1,即趙博誠(chéng)“51010519870628017X”是匯通科技公司員工,反之值如為0則不是匯通科技公司員工(假員工),如趙培嶺(身份證號(hào) 510123197906035732)出現(xiàn)在“服務(wù)外包企業(yè)專項(xiàng)資金”申報(bào)名單中,但不是匯通科技公司員工(未出現(xiàn)在員工表中),即假員工。

        查詢結(jié)果(如果C列值為0,則所在行——AB列信息為假員工)

        (作者單位:審計(jì)署駐濟(jì)南特派員辦事處)

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