楊佳

【摘要】本文介紹了河南省煤氣（集團(tuán)）有限責(zé)任公司選用辦公自動(dòng)化軟件提高工作效率的經(jīng)驗(yàn)。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；辦公自動(dòng)化

近年來，辦公自動(dòng)化的概念已經(jīng)逐步深入到各級(jí)政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，比起以往傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公的工作方式又跨越了一個(gè)時(shí)代。如何把電腦和網(wǎng)絡(luò)更加緊密地結(jié)合起來，充分發(fā)揮二者作用功效，是一個(gè)需要解決的問題。幾年來，國(guó)家的節(jié)能減排政策其中就大力宣傳無紙化辦公，減少紙張的浪費(fèi)，加快促使OA（Operational Analysis）使用的推廣，拋開原有一切的模式，結(jié)合工作需求打造OA系統(tǒng)各級(jí)功能模塊，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)互通互享，從而提高辦公效率的顯著提高。

我公司部分人員使用總集團(tuán)（河南能源化工集團(tuán)）的辦公系統(tǒng)，功能簡(jiǎn)單，劃分賬號(hào)有限，嚴(yán)重制約了全員信息化的使用；公司向市場(chǎng)化不斷邁進(jìn)的過程中，公司規(guī)模的擴(kuò)大以及部門、崗位之間協(xié)作的增加，對(duì)內(nèi)部溝通和工作效率帶來嚴(yán)重束縛。鑒于以上的種種問題，公司需要有一個(gè)整體的解決方案，或者說能有一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)快捷溝通、數(shù)據(jù)共享、信息發(fā)布、日常辦公等功能。

目前我公司下設(shè)四家分公司和四家控股子公司，早期已經(jīng)使用了網(wǎng)絡(luò)版管理軟件對(duì)財(cái)務(wù)、倉(cāng)庫(kù)、采購(gòu)、銷售等部門主要業(yè)務(wù)進(jìn)行管理。但由于該類軟件主要適合于具體的業(yè)務(wù)人員，所以公司許多信息的傳遞統(tǒng)計(jì)依然是靠半手工實(shí)現(xiàn)。特別是每天報(bào)送的各類打印報(bào)表也給公司高層帶來很大的不便。隨著企業(yè)的發(fā)展業(yè)務(wù)量的增長(zhǎng)，工作也日趨繁重，如何借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)減少人員的勞動(dòng)量提高工作效率，是我們這些從事單位信息化工作的同志考慮的首要問題。一款平臺(tái)穩(wěn)定，功能強(qiáng)大，使用方便、維護(hù)簡(jiǎn)單的辦公自動(dòng)化軟件，是我們從眾多軟件公司推薦的OA系統(tǒng)中進(jìn)行選擇的標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)過多方考察了解，并且通過相關(guān)軟件公司提供的試用軟件，在單位組建3-4臺(tái)微機(jī)局域網(wǎng)，進(jìn)行小范圍安裝調(diào)試，將使用情況反饋公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，公司管理層經(jīng)過慎重考慮和分析后，開始著手辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的選型。

最終通達(dá)OA憑借功能模塊多，實(shí)用性強(qiáng)，界面風(fēng)格好，操作簡(jiǎn)易；安裝配置簡(jiǎn)單，不需要特別培訓(xùn)，一般管理員即可勝任。通達(dá)的流程設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單易用，工作流功能不但強(qiáng)大還很靈活、直觀，學(xué)習(xí)使用很容易，OA界面容易操作，軟件價(jià)格比較合理等特點(diǎn)。鑒于這些優(yōu)勢(shì)，公司最后選擇通達(dá)OA。

我們具體的實(shí)施方案是在中心機(jī)房設(shè)WEB服務(wù)器，通過光纖專線接入INTERNET，所屬各單位及項(xiàng)目部通過現(xiàn)有的接入INTERNET方式登錄公司OA WEB服務(wù)器。本來我們都做好了安裝調(diào)試的各種準(zhǔn)備，3分鐘完成全部安裝，我們反倒有點(diǎn)不適應(yīng)了。于是我們就此系統(tǒng)作了全方位的檢測(cè)，一切正常！我們?cè)O(shè)置了幾個(gè)用戶，對(duì)通達(dá)OA系統(tǒng)的各個(gè)功能模塊進(jìn)行了使用，感覺非常實(shí)用、易用。包括使用頻率最高的內(nèi)部郵件、個(gè)人短信、個(gè)人文件柜、公共文件柜、工作流、公告通知、新聞發(fā)布等，無論你身處何地，只要能上網(wǎng)，就可以登錄OA系統(tǒng)，完成自己的工作，就如同在辦公大樓內(nèi)部一樣，真正做到了辦公無處不在。這也讓我們大大松了一口氣，我們的決定是正確的。

目前系統(tǒng)運(yùn)行使用后OA注冊(cè)用戶共計(jì)1500個(gè)，每天在線人員多達(dá)862人以上，OA附件數(shù)據(jù)累計(jì)50GB，工作流記錄多達(dá)23851條，日發(fā)送內(nèi)部郵件的數(shù)量突破上千封，成了我們公司從普通員工到管理層離不開的信息管理系統(tǒng)。

檔管理模塊。通過定義不同的權(quán)限，相關(guān)人員可以查閱、下載等權(quán)限范圍內(nèi)的相關(guān)文檔。各項(xiàng)管理制度也在公共文件柜中查閱。

截至目前，集團(tuán)內(nèi)部網(wǎng)上辦公已經(jīng)涉及到公司黨政、工會(huì)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、計(jì)劃、財(cái)務(wù)、技術(shù)、質(zhì)量、計(jì)量、合約等十幾個(gè)方面的文件，報(bào)表種類達(dá)50余種。

工作流應(yīng)用模塊。工作流模塊簡(jiǎn)單易用。工作流模擬傳統(tǒng)的紙質(zhì)簽批單的形式，界面清新友好，符合大家的操作習(xí)慣。

目前集團(tuán)已經(jīng)有工作流80多個(gè)，OA系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)施后，信息的高度共享能夠最大化地減少信息的傳遞時(shí)間，提高信息運(yùn)轉(zhuǎn)速度，為企業(yè)的決策者節(jié)省了大量的獲取信息的時(shí)間，從而對(duì)企業(yè)管理中各種變化迅速做出正確的批示。在做工作流優(yōu)化工作中，理清了公司內(nèi)部相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，OA工作流應(yīng)用屏蔽了一些不合理的審批程序，由于業(yè)務(wù)處理流程以軟件的形式固化下來，各部門與各職能崗位之間形成了一種相互監(jiān)控與制約的機(jī)制，因而通過系統(tǒng)的深化應(yīng)用，又強(qiáng)化了內(nèi)部控制制度內(nèi)審記錄助手

報(bào)表管理模塊。為了盡快體現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)在企業(yè)中的實(shí)施效果，我們?cè)诮ㄔO(shè)中提出考慮全面，細(xì)化模塊，推進(jìn)深入的思路。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中我們?nèi)娣治隽斯救粘Ｋ鶄鬟f的信息，然后分塊、分步實(shí)現(xiàn)信息的網(wǎng)絡(luò)傳遞和發(fā)布。我們當(dāng)時(shí)經(jīng)過多次討論分析，首先由公司企管處的統(tǒng)計(jì)報(bào)表這條主線開始，建立企管處報(bào)表接收柜和各統(tǒng)計(jì)報(bào)表發(fā)布柜，根據(jù)嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)置，接收并下載各基層單位傳遞的EXCEL統(tǒng)計(jì)表，然后實(shí)現(xiàn)自動(dòng)匯總處理，并發(fā)布到相應(yīng)報(bào)表柜。應(yīng)用中我們發(fā)現(xiàn)，雖然說EXCEL軟件現(xiàn)在已經(jīng)比較普及，但畢竟企業(yè)各基層單位操作人員的計(jì)算機(jī)水平參差不一，要想保證長(zhǎng)期的、準(zhǔn)確的每天傳送和接收各類統(tǒng)計(jì)信息，并讓其能自動(dòng)生成自己所要的數(shù)據(jù)，必須在一定程度上讓其操作過程固定化。所以，我們?cè)趹?yīng)用過程中對(duì)公司統(tǒng)計(jì)報(bào)表的格式和計(jì)算等都進(jìn)行了較為復(fù)雜的統(tǒng)一設(shè)置，特殊地方加保護(hù)。

使用報(bào)表系統(tǒng)把主要的工作上報(bào)及匯總，經(jīng)過4年的使用，通達(dá)OA確實(shí)如開發(fā)者所說，軟件的安裝部署非常容易搭建，使用后期幾乎零維護(hù)。但是要想充分發(fā)揮它功能最大化，根據(jù)多年的使用經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為做到以下幾點(diǎn)就能大大提高工作效率：1.單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化建設(shè)的重要性要有充分的認(rèn)識(shí)；2.對(duì)信息化平臺(tái)的使用要有足夠的執(zhí)行力；3.要有熟悉平臺(tái)各個(gè)模塊的系統(tǒng)管理員；4.辦公平臺(tái)要做好相應(yīng)的操作培訓(xùn)；5、根據(jù)公司情況對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行深度應(yīng)用。