齊宏佳

【摘要】在時(shí)代不斷發(fā)展的過程中，檔案管理工作也在機(jī)關(guān)單位中變得越來越重要，檔案管理工作不但影響著用人單位，同時(shí)也對職工自身有著影響。其重要性主要體現(xiàn)在對機(jī)關(guān)單位能夠有序發(fā)展的保證與實(shí)現(xiàn)，信息服務(wù)效能的高低取決于機(jī)關(guān)單位檔案的管理水平的高低。不少行業(yè)在發(fā)展的社會(huì)經(jīng)濟(jì)影響下，逐漸發(fā)生著變化，機(jī)關(guān)單位從傳統(tǒng)中不斷創(chuàng)新的過程也為其帶來了不小的變革，每一個(gè)檔案管理人員都需要深入去了解檔案應(yīng)該如何管理，并且使檔案的管理效率及水平不斷地提升。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；機(jī)關(guān)工作；重要性

一、概述

檔案是在現(xiàn)代各種社會(huì)工作當(dāng)中所產(chǎn)生的，具有一定保存價(jià)值的載體不同、形式各異的歷史記錄。其發(fā)揮的重要作用體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先，可以通過檔案來查考工作；其次，可以通過檔案來協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做出決策；除此之外，檔案對于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及科學(xué)研究等方面也都有著重要的作用。完善檔案的基礎(chǔ)設(shè)施、建立檔案的管理體制、健全檔案的工作制度，這三個(gè)方面是在檔案的管理工作當(dāng)中必須做好的。在新時(shí)期的檔案管理工作中，那些傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不再適用于目前不斷變革的檔案管理工作，文件的記憶功能需要通過一些新的多媒體文件來得到提升，例如一些能夠更加直觀地把情景表現(xiàn)出來的文件（影像、圖片等）。檔案的管理工作不能止步不前，要與現(xiàn)代社會(huì)的管理體系相融合，跟隨社會(huì)發(fā)展的步伐，借鑒與采納較為優(yōu)秀的檔案管理方法，這樣才能夠取人之長補(bǔ)己之短，從而使檔案管理工作更加科學(xué)與適用。檔案管理工作的歷史責(zé)任與自身價(jià)值都非常的高，要想讓檔案管理工作為社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)，就必須重視檔案的利用與開發(fā)工作。

二、檔案管理應(yīng)遵循的原則

（一）靈活與規(guī)范相統(tǒng)一。在社會(huì)上地位比較高的機(jī)關(guān)單位屬于政府部門，為了能夠使檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化得到保證，就必須在檔案管理工作開展的過程當(dāng)中，堅(jiān)持靈活與規(guī)范相統(tǒng)一的原則。但由于管理特征在各個(gè)機(jī)關(guān)單位當(dāng)中存在一定的差別，所以，檔案管理的模式在進(jìn)行選擇的時(shí)候，就必須要與不同單位的管理特征和工作性質(zhì)相結(jié)合。同時(shí)，在對檔案管理方式積極地進(jìn)行創(chuàng)新和探索的過程中，必須依照本單位的管理目標(biāo)，檔案管理模式還可以從優(yōu)秀單位直接引用。要想把檔案管理方法有效地建立起來且具有自身單位的特色，必須在檔案管理的實(shí)際過程當(dāng)中進(jìn)行積極的完善和改進(jìn)。

（二）執(zhí)行與制定并重。有很多機(jī)關(guān)單位在實(shí)際的管理當(dāng)中，沒能夠做到有效地落實(shí)檔案管理的體制，這樣就使有效提高其檔案管理工作受到了阻礙。因此，執(zhí)行與制定并重這一原則就必須要堅(jiān)持，在檔案管理工作實(shí)際進(jìn)行的過程中，積極地創(chuàng)新和改革檔案管理的現(xiàn)行方式，同時(shí)對工作重點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)化的分析和總結(jié)，進(jìn)而使檔案管理體制能夠制定得更加完善與合理。一旦建立起檔案管理體制，所有相關(guān)人員就必須對其進(jìn)行嚴(yán)格落實(shí)。

三、檔案管理的策略

（一）對檔案管理的重視程度必須提高。機(jī)關(guān)單位檔案管理的改革與創(chuàng)新，由于其對檔案管理工作沒有較高的重視，從而受到了非常大的阻礙。因此，要提高其重視程度需要通過一些行之有效的措施。首先，要建立健全相關(guān)部門與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和工作流程必須嚴(yán)格制定。其次，機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度一定要提高，要想較大程度地提高整體的檔案管理水平，就必須讓領(lǐng)導(dǎo)階層對檔案管理工作有足夠的重視，機(jī)關(guān)單位的管理創(chuàng)新要自上而下地形成。機(jī)關(guān)單位應(yīng)該在結(jié)合自身實(shí)際情況的前提下，依據(jù)相關(guān)部門指定的法律標(biāo)準(zhǔn)，把檔案管理工作的細(xì)則制定得合理與科學(xué)，同時(shí)有針對性地在原有法規(guī)基礎(chǔ)上進(jìn)行細(xì)化，從而使適宜本單位發(fā)展的管理方式不斷地探索與創(chuàng)新出來。

（二）檔案管理人員的綜合素質(zhì)必須提高。當(dāng)前，我國機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員往往專業(yè)知識(shí)不足，且綜合素質(zhì)較低，但是在日常的檔案管理工作當(dāng)中，正是這些管理人員承擔(dān)著檔案的基本管理工作，這樣一來，就會(huì)嚴(yán)重影響其檔案管理工作的效率與質(zhì)量。因此，各機(jī)關(guān)單位需要采取措施來提升其檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，機(jī)關(guān)單位需要對檔案管理人員進(jìn)行優(yōu)選，在招聘環(huán)節(jié)即對檔案管理人員進(jìn)行有效的篩選。其次，機(jī)關(guān)單位還需要定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)并進(jìn)行考核，在確保檔案管理人員達(dá)到其相關(guān)要求的情況下再允許其開展檔案管理工作。

（三）完善現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施，提高工作效率。要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化，提升檔案管理工作的工作效率，還需要建立并完善現(xiàn)代化的信息管理體系。要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，就需要機(jī)關(guān)單位有相關(guān)的管理制度予以保障，此外，也對檔案管理人員的知識(shí)水平和綜合素質(zhì)提出了更高的要求。因此，相關(guān)機(jī)關(guān)單位需要根據(jù)時(shí)代的需要，對其自身的檔案管理設(shè)施進(jìn)行更新，并增加對檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)投入，切實(shí)提高檔案管理工作的效率。

四、結(jié)語

如果檔案管理工作在管理好檔案的層面上止步不前，就無法順應(yīng)時(shí)代和社會(huì)的要求，無法提升檔案的利用水平，更無法充分發(fā)揮出檔案應(yīng)有的信息支持作用。為了推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷進(jìn)步，提升機(jī)關(guān)單位對信息的敏銳度，進(jìn)而確保其能夠在激烈的市場競爭中脫穎而出，就必須要做好全面的檔案管理工作，不但確保檔案的安全性與可靠性，還能夠發(fā)揮出檔案信息的指導(dǎo)作用。

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