張文昊

【摘要】伴隨我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，企業(yè)之間出現(xiàn)越來(lái)越多的競(jìng)爭(zhēng)，辦公室秘書(shū)素質(zhì)的提升顯得十分重要。企業(yè)辦公室秘書(shū)不單單對(duì)自身的服務(wù)者、督辦者以及參謀角色要有十分明確的認(rèn)識(shí)，還應(yīng)當(dāng)不斷地學(xué)習(xí)，使得自身的價(jià)值不斷提升。

【關(guān)鍵詞】秘書(shū)素質(zhì)；對(duì)策研究

辦公室在企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)工作中發(fā)揮著關(guān)重要的作用。在企業(yè)中，辦公室可以進(jìn)行信息的溝通，給企業(yè)各個(gè)部門(mén)傳達(dá)工作信息，幫助企業(yè)的管理者進(jìn)行工作安排，協(xié)調(diào)企業(yè)各個(gè)部門(mén)的工作。同時(shí)，接到企業(yè)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示后，可以與下級(jí)部門(mén)或者單位進(jìn)行聯(lián)系，使得油田企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)得到了促進(jìn)，使得企業(yè)各部門(mén)的工作效率得到提高。除此之外，辦公室還必須協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做好協(xié)調(diào)工作，促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的同步發(fā)展。在企業(yè)辦公室的日常工作中，辦公室秘書(shū)的作用十分關(guān)鍵，往往影響著整個(gè)辦公室工作的質(zhì)量。因此，提升企業(yè)辦公室秘書(shū)的綜合素質(zhì)，對(duì)于我國(guó)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。

一、現(xiàn)代企業(yè)辦公室秘書(shū)的崗位職責(zé)

伴隨我國(guó)經(jīng)濟(jì)科學(xué)的發(fā)展，信息化技術(shù)在企業(yè)的日常生產(chǎn)中占有越來(lái)越重的比例，企業(yè)管理工作也隨之變得復(fù)雜，辦公室秘書(shū)工作的技術(shù)性和專(zhuān)業(yè)性的要求日漸提高。企業(yè)辦公室秘書(shū)作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作上的協(xié)助者，專(zhuān)業(yè)知識(shí)的儲(chǔ)備就尤為重要，對(duì)辦公內(nèi)外信息網(wǎng)絡(luò)功能的熟練掌握，確保辦公室秘書(shū)能夠?qū)⑵髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的意圖準(zhǔn)確理解，同時(shí)能夠有效地進(jìn)行信息的采集和處理，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供準(zhǔn)確的信息，促使企業(yè)工作順利開(kāi)展。

然而現(xiàn)階段，我國(guó)企業(yè)對(duì)于辦公室秘書(shū)工作一直存在一個(gè)錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為辦公室秘書(shū)的工作任務(wù)仍然僅限于收發(fā)文件和傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)精神等輔助工作，但是在當(dāng)下的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)辦公室秘書(shū)工作的重要性已經(jīng)不能僅從上面的內(nèi)容體現(xiàn)了。完善企業(yè)辦公室秘書(shū)工作，需要提高企業(yè)辦公室秘書(shū)人員整體素質(zhì)，使得企業(yè)秘書(shū)人員的培訓(xùn)工作得到加強(qiáng)，讓企業(yè)秘書(shū)人員對(duì)國(guó)家目前的各項(xiàng)方針政策全面了解，對(duì)全球經(jīng)濟(jì)技術(shù)的動(dòng)向準(zhǔn)確把握，對(duì)企業(yè)的動(dòng)態(tài)全面掌握。現(xiàn)代企業(yè)對(duì)辦公室秘書(shū)的素質(zhì)提出了更高的要求，秘書(shū)人員不僅需要了解企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理模式，還要具有組織和協(xié)調(diào)能力，這樣才能保證辦公室秘書(shū)在面對(duì)企業(yè)中諸多問(wèn)題和現(xiàn)象時(shí)，能夠幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)將問(wèn)題順利解決，對(duì)企業(yè)發(fā)展趨勢(shì)做出準(zhǔn)確的判斷和預(yù)測(cè)。

二、油田企業(yè)辦公室工作存在的問(wèn)題

油田企業(yè)辦公室秘書(shū)作為樞紐，承擔(dān)著服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、聯(lián)系職工、協(xié)調(diào)各個(gè)方面的職責(zé)，在企業(yè)工作的開(kāi)展中起到了不可缺少的作用。然而現(xiàn)代企業(yè)的辦公室工作，對(duì)辦公室秘書(shū)的素質(zhì)有著越來(lái)越高的要求，能否配合領(lǐng)導(dǎo)將管理任務(wù)下傳，能否做好企業(yè)各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)工作，就顯得十分重要。然而現(xiàn)階段，企業(yè)的辦公室秘書(shū)工作中，存在著很多問(wèn)題：

（一）競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的缺乏?，F(xiàn)階段我國(guó)的絕大多數(shù)企業(yè)，為了降低成本，節(jié)約開(kāi)支，往往縮減人員數(shù)量，減少設(shè)備開(kāi)支，取得了部分成效。然而，因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部沒(méi)有合理的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，這種降低人員數(shù)量與減少設(shè)備開(kāi)支的手段也造成了一些負(fù)面的影響，使得辦公室在管理中的作用被極大地降低了，加上管理人員的管理水平有限，專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)儲(chǔ)備不到位，對(duì)企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了不利的影響。

（二）不能?chē)?yán)格地執(zhí)行計(jì)劃。在我國(guó)企業(yè)的日產(chǎn)工作中，辦公室雖然會(huì)制定經(jīng)濟(jì)管理計(jì)劃，但是在對(duì)計(jì)劃的執(zhí)行力度上，往往不能盡如人意。首先，在經(jīng)濟(jì)管理計(jì)劃的編制上，系統(tǒng)的編制體系往往不具備，計(jì)劃過(guò)于簡(jiǎn)單，同時(shí)缺乏準(zhǔn)確性。其次，在辦公室人員對(duì)計(jì)劃的執(zhí)行方面，辦公室秘書(shū)往往單純依賴自己的工作經(jīng)驗(yàn)，缺乏系統(tǒng)科學(xué)的指導(dǎo)。與此同時(shí)，加之辦公室的服務(wù)人員缺乏服務(wù)的意識(shí)，工作的熱情和積極性不高，不能夠?qū)⒂?jì)劃嚴(yán)格的執(zhí)行，這些都給企業(yè)的工作效率帶來(lái)了負(fù)面的影響。

三、提升辦公室秘書(shū)能力的對(duì)策

（一）培養(yǎng)企業(yè)辦公室秘書(shū)人員的技術(shù)素質(zhì)。伴隨我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)的進(jìn)步，現(xiàn)代化辦公設(shè)備越來(lái)越普及，原有的企業(yè)辦公室秘書(shū)的工作方式已經(jīng)不能與當(dāng)前企業(yè)工作的方式相適應(yīng)，現(xiàn)代企業(yè)需要現(xiàn)代化的辦公室秘書(shū)人員，現(xiàn)代辦公室秘書(shū)人員需要具備較強(qiáng)的技術(shù)能力，對(duì)計(jì)算機(jī)操作、復(fù)印機(jī)和傳真機(jī)的使用做到了如指掌，同時(shí)能夠熟練接發(fā)電子郵件和查閱網(wǎng)上信息，與時(shí)代接軌。只有辦公室秘書(shū)能夠主動(dòng)去適應(yīng)并掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)，將辦公室秘書(shū)工作的應(yīng)用水平全面提高，這樣才能完善現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)工作。

（二）培養(yǎng)企業(yè)辦公室秘書(shū)的文字功底。文字功底是對(duì)現(xiàn)代企業(yè)辦公室秘書(shū)人員的最基本要求，擁有扎實(shí)的文字功底才能進(jìn)行材料的撰寫(xiě)，這也是辦公室秘書(shū)的基本職責(zé)之一。為了提升企業(yè)辦公室秘書(shū)工作人員的綜合水平，需要做到以下幾點(diǎn)：第一，要留心寫(xiě)作，這樣就需要辦公室秘書(shū)人員對(duì)各種結(jié)構(gòu)和格式的作品做到全面的了解，對(duì)好的作品進(jìn)行細(xì)讀和細(xì)品，融會(huì)貫通成為自己的素材。第二，做到潛心寫(xiě)作，辦公室秘書(shū)人員要有長(zhǎng)期寫(xiě)材料的思想準(zhǔn)備和工作習(xí)慣，這樣在接到寫(xiě)作任務(wù)后能夠快速地做好寫(xiě)作材料的準(zhǔn)備工作，盡早完成領(lǐng)導(dǎo)安排的工作任務(wù)。

（三）培育創(chuàng)新思維。為了應(yīng)對(duì)現(xiàn)代市場(chǎng)日新月異的變化，辦公室秘書(shū)想要在企業(yè)的發(fā)展中起到作用，就必須加強(qiáng)自己的思維創(chuàng)新能力。企業(yè)需要通過(guò)多種措施對(duì)辦公室秘書(shū)的創(chuàng)新思維進(jìn)行鍛煉和培訓(xùn)。舉例來(lái)說(shuō)，企業(yè)在組織管理活動(dòng)時(shí)，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)向辦公室秘書(shū)征詢工作安排的意見(jiàn)的時(shí)候，辦公室秘書(shū)提出的建議應(yīng)既要滿足活動(dòng)的需要，同時(shí)充滿創(chuàng)新精神，這樣才能體現(xiàn)出個(gè)人的價(jià)值，為企業(yè)的發(fā)展提供有效的助力。

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