趙紅

【摘要】中小企業(yè)作為企業(yè)群中的重要組成部分，對我國的國民經(jīng)濟增長發(fā)揮著重要促進作用。全面改革實施后，中小企業(yè)在各方面的管理上也提出了更高要求，其中檔案管理信息化就是重要管理內(nèi)容。本文主要就中小企業(yè)檔案管理信息化需求以及作用發(fā)揮進行分析，然后結合實際對中小企業(yè)檔案管理信息化問題和建設措施詳細探究。

【關鍵詞】企業(yè)；檔案信息化；問題

中小企業(yè)的諸多管理工作中，檔案管理是重要管理內(nèi)容，這對企業(yè)領導的發(fā)展決策以及整體管理水平的提高，都起著積極作用。信息化發(fā)展背景下，加強企業(yè)的檔案管理信息化建設就顯得比較重要，這是促進檔案管理水平提高的重要舉措，在信息化技術支持下，對檔案管理人員的工作效率提高提供了技術支持，也對檔案管理模式的優(yōu)化創(chuàng)造了有利條件。

一、中小企業(yè)檔案管理信息化必要性及重要性分析

（一）中小企業(yè)檔案管理信息化必要性。信息化時代的到來，為中小企業(yè)檔案管理信息化建設提供了良好環(huán)境，中小企業(yè)要想提高市場競爭力，就必須要注重新技術以及新管理模式的科學應用。在中小企業(yè)管理工作中，檔案管理作為比較重要的管理內(nèi)容，是提高企業(yè)市場競爭力的重要保障力量，這也是檔案管理未來的發(fā)展趨勢。中小企業(yè)的發(fā)展，需要新技術的支持，企業(yè)管理水平的提高也需要新技術的支持，檔案管理的信息化建設是企業(yè)全面發(fā)展的必要環(huán)節(jié)，只有在這一層面得以實現(xiàn)信息化建設目標，才能真正促進中小企業(yè)的良性發(fā)展。

（二）中小企業(yè)檔案管理信息化重要性分析。通過檔案管理信息化目標的實現(xiàn)，就能有助于檔案資源的共享，提高檔案管理的整體效率水平。計算機技術的進步也對中小企業(yè)檔案管理工作提供了技術支持，信息化檔案管理從整體上節(jié)約了管理時間。信息化的檔案管理能提高檔案查詢的效率，對檔案資源也能充分利用。工作人員可通過組合查詢以及模糊查詢等方式，來查找自己所需要的檔案資料內(nèi)容，這就極大地提高了工作人員的工作效率。

另外，中小企業(yè)檔案管理信息化也有利于提高企業(yè)的決策效率，能為企業(yè)的計劃以及組織等工作順利進行打下基礎。信息化的檔案管理工作能迅速地進行檔案備份，實現(xiàn)對檔案資源高效化的管理。

二、中小企業(yè)檔案管理信息化問題和建設措施

（一）中小企業(yè)檔案管理信息化問題分析。從當前我國的中小企業(yè)檔案管理信息化現(xiàn)狀來看，其中還存在著諸多不足有待解決。一些中小企業(yè)對檔案管理信息化的認識比較薄弱，有的企業(yè)領導在檔案管理的思想觀念上，沒有和時代發(fā)展需求相結合，對信息化管理人才不重視。在檔案信息化的推動方面缺乏信心，這就對實現(xiàn)檔案信息化目標產(chǎn)生了阻力。

再者，中小企業(yè)檔案信息化管理人才比較缺乏，在信息化管理的安全性方面需要進一步強化。檔案信息化管理，需要有專業(yè)化人才的支持，從當前中小企業(yè)的檔案信息化管理人才的培養(yǎng)情況來看，企業(yè)在這一層面還需要加強，沒有及時將人才知識結構單一化的問題有效解決。在檔案信息化的安全性方面也沒有加強，這些都不利于中小企業(yè)的競爭力提高。

檔案信息化建設發(fā)展中，沒有重視軟硬件的更新以及維護。實現(xiàn)檔案管理的信息化目標，就要在硬件基礎設施建設層面不斷加強和深化。但是從實際的發(fā)展情況來看，企業(yè)領導者并沒有充分重視軟硬件的更新以及維護，造成檔案信息化管理的整體效率比較低。

（二）中小企業(yè)檔案管理信息化建設措施。第一，加強對檔案管理信息化建設的重視。要想促進檔案信息化管理水平提高，中小企業(yè)領導者就要對此充分重視，認識到信息化檔案管理的價值，對具體的管理工作要有詳細的了解。并要能在檔案管理信息化建設的宣傳工作上加強重視，通過多種手段方式進行宣傳，讓企業(yè)員工認識到信息化檔案管理的重要性。第二，注重信息化檔案管理人才培養(yǎng)。檔案信息化管理需要專業(yè)人員支持，企業(yè)領導要充分重視對專業(yè)化管理人才的培養(yǎng)，不斷提高檔案信息化管理人員的綜合素質(zhì)以及業(yè)務能力。通過定期的培訓工作，加強檔案管理人員的職業(yè)道德以及技術能力，在這些基礎層面得到了完善，才能有助于整體服務水平提高。通過構建高素質(zhì)高技能的檔案管理隊伍，對中小企業(yè)的檔案管理信息化程度和水平就能有效提高。第三，構建完善的檔案信息化管理制度。良好的管理制度能規(guī)范管理人員的行為，對促進檔案管理的規(guī)范性操作有著保障作用。地方行政管理部門，要進一步強化中小企業(yè)的檔案管理工作指導以及監(jiān)督，遵循國家的政策方針，在信息化建設過程中，積極發(fā)揮新技術的應用作用，為檔案管理質(zhì)量提高打下基礎。行政部門要對中小企業(yè)的檔案收集以及整理和保管、利用等各個環(huán)節(jié)的管理進行加強，在信息化檔案管理建設方面的完善性得以保障。第四，加強檔案信息化的安全保障措施實施。要加強檔案信息化建設的安全工作，從多方面實施安全保障措施，實施生物識別身份以及加密措施，充分保證檔案信息的安全性。

三、結語

總而言之，中小企業(yè)的檔案管理工作中，實現(xiàn)信息化的目標，是促進中小企業(yè)競爭力的基礎。通過從理論上對中小企業(yè)的檔案管理信息化建設進行研究分析，就能為實際檔案信息化管理發(fā)展提供理論依據(jù)，從而更好地促進中小企業(yè)檔案信息化建設。

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