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        中等衛(wèi)生職業(yè)學校檔案信息化的現(xiàn)狀和建設(shè)

        2017-06-06 10:51:23丁一彥
        卷宗 2017年5期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化對策

        丁一彥

        摘 要:中職衛(wèi)生學校檔案管理情況復雜,任務(wù)艱巨,搞好中職衛(wèi)生學校檔案管理信息化建設(shè)工作是順應(yīng)時代發(fā)展的需要,也是順應(yīng)職業(yè)教育發(fā)展的需要。通過對中職衛(wèi)生學校檔案管理信息化建設(shè)工作的現(xiàn)狀梳理,探討相關(guān)對策。

        關(guān)鍵詞:中職衛(wèi)生學校;檔案管理;信息化;對策

        中職衛(wèi)生學校檔案管理涉及學生檔案、教師檔案、財務(wù)檔案、教學檔案、文件制度檔案、學校史志等諸多方面,信息量大,情況異常復雜、檔案管理信息化是以原紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案為依據(jù),在不改變檔案的信息內(nèi)容的情況下,對檔案本身的內(nèi)容及檔案存在形式進行符合信息轉(zhuǎn)變原則的改變,使得檔案信息化。由于檔案管理信息化具有檢索迅速,查找方便,可靠性高,存儲量大,保密性好,壽命長,成本低等優(yōu)點,隨著信息時代的到來和職業(yè)教育的迅猛發(fā)展,加快中職衛(wèi)生學校檔案管理信息化的建設(shè)大勢所趨。

        1 中職衛(wèi)生學校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

        1.1 檔案管理信息化重視程度不高

        一是檔案管理機制不健全,大部份中職衛(wèi)生學校未能建立檔案管理長效機制,管理制度也不健全,把檔案管理的重點只局限于學生資助檔案、財務(wù)檔案等方面,而且由相關(guān)的多個學校處室或部門分別管理,檔案分散,形式多樣,責任不明,不能及時分類,歸檔和存放,一旦相關(guān)管理人員發(fā)生異動,就容易導致檔案的缺失。

        二是硬件設(shè)施不能滿足需要。由于各中職衛(wèi)生學校對檔案管理信息化重視不夠,在檔案管理信息化的硬件設(shè)施上投入不大。一些學校沒有專門的檔案室,一些學校即便有檔案室也形同虛設(shè),“六防”設(shè)備不配套,檔案室小,燈光昏暗,潮濕。導致檔案霉變,蟲蛀,甚至損壞,丟失,部分學校由于資金等問題,檔案管理信息化必備的電器、復印機、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備嚴重缺乏。

        三檔案信息化管理力量薄弱。學校檔案管理信息化工作長期未得到應(yīng)有的重視,在人員配備上更是如此。從事學校檔案信息化管理的人員大多數(shù)沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓,對檔案的重要性,管理要求,檔案材料的收集,整理,數(shù)字化,信息化等業(yè)務(wù)不太了解,有的管理人員身兼數(shù)職,對檔案管理的信息化工作投入的精力不夠,造成材料不能及時,準確地信息化和歸檔。

        1.2 檔案管理信息化程度有限

        一是檔案信息化建設(shè)需要工作人員處理大量的基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)。完成從收集,整理,保管信開發(fā)利用等多個環(huán)節(jié)的各項工作,繁重的勞動制約了檔案管理信息化工作的正常開展。

        二是檔案中大多是紙質(zhì)檔案和實物,雖然部分學校在檔案管理中配備了電腦等設(shè)備,也只是進行輔助性管理,部分實現(xiàn)了檢索查詢等最基本的管理工作,信息化、數(shù)字化程度不高。

        三是檔案管理專業(yè)技術(shù)人才缺乏,計算機應(yīng)用水平較低。檔案管理系統(tǒng)還不能聯(lián)網(wǎng),共享,很難適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求。

        四是思想存在偏差。一些人認為檔案信息化工作推進尚早,在等上級部門的通知要求和看兄弟院校的工作進展。一些人認為只要買幾臺電腦建一個網(wǎng)站就行了。由于認識上存在偏差,檔案信息化工作受到制約。

        1.3 檔案信息化缺乏標準

        檔案信息化管理是一項非常專業(yè)的,科學的管理系統(tǒng)。涉及到將物化的檔案進行數(shù)字化和信息化的改變。各中職衛(wèi)生學校在這個改變過程中,主要根據(jù)管理人員喜好進行,缺乏一個科學適用的參照標準,導致各學校檔案管理形式多樣,五花八門,信息化管理水平參差不齊。

        2 檔案管理信息化建設(shè)的對策

        采用先進的計算機技術(shù)來開展學校的檔案管理工作,改變以前學校檔案管理以實體檔案為主的管理模式,實現(xiàn)檔案管理的信息化,提高學校檔案管理的效率和水平。才能為學校的發(fā)展提高更好的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

        首先,能夠充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的作用。隨著學校規(guī)模不斷的擴大,大量的檔案需要傳遞,要發(fā)揮信息化檔案高速、快捷的優(yōu)勢。其次,對重點的檔案信息能夠進行數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。一些比較特殊的檔案,信息數(shù)量多,用途廣泛,師生都經(jīng)常利用的信息,比如學習資料等。還有與教職工自身利益密切相關(guān)的信息,需要對重要數(shù)據(jù)進行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理,并且加大對這些重要數(shù)據(jù)的保密工作。最后,能夠加快現(xiàn)有信息檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。只有將學校檔案進行數(shù)據(jù)化整理,才進一步提高學校檔案管理的效率。具體的步驟如下:

        1)建立健全檔案信息化建設(shè)的制度和運行機制,落實專門機構(gòu)或?qū)iT、專業(yè)人員從事此項工作,保障此項工作的順利進行。

        2)制定檔案信息化標準體系,指導,規(guī)范檔案信息化建設(shè)工作。在一定范圍內(nèi)“統(tǒng)一標準,統(tǒng)一規(guī)劃,分步實施”。這樣使檔案信息化建設(shè)工作有章可循,有據(jù)可依。

        3)抓好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作。盡快建立檔案數(shù)據(jù)庫。一是紙質(zhì)檔案數(shù)字(電子)化。利用掃描儀、數(shù)碼相機對海量的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化。二是建立數(shù)據(jù)庫。在海量的資料完成數(shù)字電子化后,建立一套信息管理系統(tǒng)對這些信息進行分類,整 理,組卷,存儲。三是建立局域網(wǎng)。利用網(wǎng)絡(luò)進行檔案的資源共享,通過設(shè)置權(quán)限進行查詢?yōu)g覽和使用。利用信息化檔案利用的經(jīng)濟價值和社會價值達到最大化、最優(yōu)化。

        4)建立健全數(shù)據(jù)庫的安全管理制度。一是建立數(shù)據(jù)庫異地備份制度。保障數(shù)據(jù)庫的安全。二是設(shè)置檔案查閱、瀏覽使用的權(quán)限,確保使用檔案的安全。

        5)加大檔案信息化建設(shè)的投入。學校應(yīng)該高度重視此項工作,加大資金投入,添置信息化管理的設(shè)施,設(shè)備,確保檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。

        6)加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓,提高信息化建設(shè)的業(yè)務(wù)能力。endprint

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