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        從管理、利用兩個(gè)方面談電子文件的特性

        2017-06-06 14:29:48劉慧佳
        卷宗 2017年5期
        關(guān)鍵詞:計(jì)算機(jī)利用信息

        劉慧佳

        摘 要:計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)和存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了檔案信息載體的多樣化和檔案信息資源的虛擬化,為人們獲取信息提供了更加方便、快捷的手段,也從而出現(xiàn)了電子文件。電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成,以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件,與紙質(zhì)文件相比有其獨(dú)有的特性。筆者從管理、利用兩個(gè)方面對(duì)電子文件的特性作以簡(jiǎn)要分析。

        關(guān)鍵詞:電子文件;特性;分析

        計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)和存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了檔案信息載體的多樣化和檔案信息資源的虛擬化,為人們獲取信息提供了更加方便、快捷的手段,也從而出現(xiàn)了電子文件。電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成,以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件,與紙質(zhì)文件相比有其獨(dú)有的特性。筆者從管理、利用兩個(gè)方面對(duì)電子文件的特性作以簡(jiǎn)要分析。

        1 從電子文件利用看電子文件特性

        1.1 加工的標(biāo)準(zhǔn)化、信息的海量化和檢索的智能化

        電子文件在資源加工、整合上有特定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),如統(tǒng)一的壓縮率、編碼技術(shù)、視頻格式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、瀏覽平臺(tái)等,它依托互聯(lián)網(wǎng)服務(wù),不同部門的檔案可實(shí)現(xiàn)共享,并可實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)關(guān)聯(lián)和檢索。電子文件信息海量化的特點(diǎn),使得未來的檔案存儲(chǔ)只能是分布式的,沒有具體的特定場(chǎng)所,用戶可查閱或利用存儲(chǔ)在本地、本國(guó),也可查閱存儲(chǔ)在異地、異國(guó)的資源。與標(biāo)準(zhǔn)化加工和海量信息相適應(yīng),在檢索技術(shù)上,電子文件是智能化的。檢索系統(tǒng)能夠自動(dòng)地分析檢索條件與結(jié)果,只要提供同義詞、主題詞或相似詞的擴(kuò)展檢索,就能很快捷地出現(xiàn)要查詢的電子文件或是與之關(guān)鍵詞相關(guān)的電子文件,并按一定的順序自動(dòng)排序,為用戶提供最為滿意的信息。

        1.2 手段的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、多媒體化

        紙質(zhì)檔案管理基本上都采用手工操作,而電子文件從文件的收集、整理、加工到歸檔都是依托數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,它是通過網(wǎng)絡(luò)或是其他途徑收集到的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理,并利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸?shù)?。就其?nèi)容和展示手段而言,電子文件是多媒體的,它可以記錄字符、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息,可采用“嵌入”或“超鏈接”的方式將這些信息組合成“多媒體電子文件”。 用戶通過網(wǎng)絡(luò)在線閱讀和利用,并可以選擇瀏覽的界面和版式等,也可選擇下載、打印、刻錄光盤及個(gè)性化的保存所需求的檔案文獻(xiàn)。電子文件信息的多媒體、集成性改變了紙質(zhì)檔案、膠片檔案、錄音檔案、錄像檔案分別保管的格局,實(shí)現(xiàn)了電子文件單一載體一體化保管的新格局。

        1.3 存儲(chǔ)的高密度化

        電子文件存儲(chǔ)密度大大高于以往各種人工可識(shí)讀的信息介質(zhì),從理論上講,1TB硬盤約可存儲(chǔ)5 000億個(gè)漢字,1張25 GB的藍(lán)光DVD光盤可存儲(chǔ)125億個(gè)漢字。隨著技術(shù)進(jìn)步,電子文件介質(zhì)的存儲(chǔ)密度還將繼續(xù)加大,可大大節(jié)約電子文件的存儲(chǔ)空間。

        1.4 利用的共享化

        對(duì)于一份紙質(zhì)檔案來說,通常只能在檔案部門才能供人查閱利用,有著嚴(yán)格的時(shí)間、地點(diǎn)限制,而電子文件的處理環(huán)境是計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù),檔案信息更加完整,利用時(shí),信息可以不受地理位置、時(shí)間或?qū)I(yè)的制約,只要能夠聯(lián)上計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),就能做到在網(wǎng)絡(luò)的任何終端上去讀取存于網(wǎng)絡(luò)某一設(shè)備上的電子文件。電子文件由于不受載體傳遞的限制,擺脫了時(shí)間和空間的制約,使得電子文件更利于為用戶提供服務(wù)。

        2 從電子文件管理看電子文件特性

        2.1 非人工直讀性

        電子文件是把各種類型的數(shù)據(jù)(文本、圖形、數(shù)字計(jì)算、聲音等)有機(jī)結(jié)合而成的產(chǎn)物,是一種虛擬的文件形式,借助計(jì)算機(jī)可輕松共享許多信息資源。對(duì)于單一文稿而言,它的實(shí)體是無形的,人們雖可直接閱讀紙質(zhì)文件,但卻無法直接閱讀電子文件必須通過計(jì)算機(jī)特有的程序解碼,使之還原為輸入前的狀態(tài),才能被識(shí)讀利用。

        2.2 信息與載體的相分離性

        電子文件信息可以與其載體相分離,它的存放位置不是固定的,可通過網(wǎng)絡(luò)在不同的計(jì)算機(jī)之間相互傳遞,也可從一個(gè)載體轉(zhuǎn)移到另一個(gè)載體中,這就意味著電子文件信息可以不再依賴特定的載體而存在,但同時(shí)也淡漠了對(duì)電子文件存儲(chǔ)于哪臺(tái)計(jì)算機(jī)、哪個(gè)載體、哪個(gè)是原件、哪個(gè)是復(fù)制件以及存儲(chǔ)在什么位置的關(guān)注,這直接影響到電子文件的安全性、真實(shí)性、可靠性和完整性。

        2.3 設(shè)備的依賴性

        電子文件需要依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng),包括計(jì)算機(jī)硬件、操作系統(tǒng)和軟件,缺少相關(guān)設(shè)備就無法利用存儲(chǔ)在載體中的電子文件信息。主要體現(xiàn)在:一是在計(jì)算機(jī)內(nèi)部,無論是文件的制作還是傳輸、運(yùn)算、存儲(chǔ)等管理活動(dòng),電子文件均是以數(shù)字編碼的形式存在的,都必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn),對(duì)于經(jīng)過復(fù)雜編碼的信息人工無法破譯它的含義,只有通過計(jì)算機(jī)特有的程序解碼,使之還原為輸入前的狀態(tài),才能被人識(shí)讀,從而對(duì)其進(jìn)行管理。二是不兼容的計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件生成的文件在交換使用時(shí)會(huì)遇到很大困難。當(dāng)生成一份文件的軟件、運(yùn)行該軟件的操作系統(tǒng)和硬件更新?lián)Q代以至與原系統(tǒng)不兼容時(shí),我們需要保存原來的系統(tǒng),或者適應(yīng)新系統(tǒng)做一系列的轉(zhuǎn)換工作才能確保該文件的可讀性和可管理性,從而增加了文件保管部門工作的困難性和復(fù)雜性。

        2.4 信息的可變性

        在識(shí)讀電子文件的過程中,由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對(duì)獨(dú)立性以及計(jì)算機(jī)環(huán)境本身的特點(diǎn),使得對(duì)系統(tǒng)中信息的增刪、更改和重新編輯都變得十分容易,而且修改之后可以立即形成一份新的文件且更改后不留任何痕跡,如計(jì)算機(jī)內(nèi)存、磁帶、磁盤、可擦寫光盤等存儲(chǔ)載體可重寫,這就導(dǎo)致原記錄保存的信息就徹底喪失,變成了新的電子文件。再者由于電子載體的可重復(fù)利用性,人們?cè)谡砘蜣D(zhuǎn)換磁盤(磁帶)時(shí)往往把那些認(rèn)為不再有用的信息刪除掉。如果未做備份,數(shù)據(jù)一旦被修改,原來的文檔就蕩然無存。電子文件信息更改后不留痕跡的特點(diǎn),容易使人們對(duì)電子文件的法律憑證作用產(chǎn)生懷疑,降低了可信性,因此,筆者建議對(duì)特別重要的電子文件進(jìn)行嚴(yán)格加密,利用者履行了必要的手續(xù)后才能共享。

        2.5 載體材料的不穩(wěn)定性

        首先,電子文件存儲(chǔ)介質(zhì)的物理壽命較短。電子文件載體材料處于活性狀態(tài),既易變化,又易損壞。記錄文件的載體易于損毀是顯而易見的,材料的氧化和變質(zhì)、磁場(chǎng)的影響等都很容易破壞甚至抹去電子文件介質(zhì)上存儲(chǔ)的數(shù)據(jù),加之光盤的物理尺寸變形問題,它稍微變形信息就不易讀出,甚至喪失。其次,就電子文件依托的電子計(jì)算機(jī)來說,電子計(jì)算機(jī)更新周期通常是幾年,設(shè)備老化和頻繁更新,使計(jì)算機(jī)逐漸對(duì)老式存儲(chǔ)介質(zhì)不再兼容,這就要求人們或是保存原有的系統(tǒng),或是將原存儲(chǔ)介質(zhì)上的東西轉(zhuǎn)換到新型存儲(chǔ)介質(zhì)上,以保證文件的可訪問性,這就給我們長(zhǎng)期保存、利用電子文件帶來了更為艱巨的任務(wù)。endprint

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