孟凡宏

摘 要：作為已滲透到社會(huì)各個(gè)層面的一種科學(xué)理論——知識(shí)管理，它的豐富性和前瞻性已受到大多數(shù)人認(rèn)可。本文將從知識(shí)管理和事業(yè)單位檔案管理兩個(gè)方面，理解分析兩者的概念與關(guān)系，并結(jié)合現(xiàn)狀，提出知識(shí)管理在事業(yè)單位檔案管理中的具體應(yīng)用方法，加強(qiáng)和促進(jìn)事業(yè)單位檔案事業(yè)的進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；檔案管理；事業(yè)單位

作為全社會(huì)檔案管理不可分割的一部分，檔案管理也是事業(yè)單位管理的關(guān)鍵。目前，我國(guó)在不斷對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行重整和提升，同時(shí)檔案管理也不應(yīng)被忽視，而應(yīng)跟上調(diào)整腳步適時(shí)改革，從而符合時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步。接下來(lái)，本文將圍繞知識(shí)管理和事業(yè)單位檔案管理來(lái)進(jìn)行分析和說(shuō)明。

1 知識(shí)管理的含義和事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 知識(shí)管理的含義

知識(shí)管理的發(fā)展經(jīng)過(guò)了兩個(gè)階段，第一個(gè)階段主要是發(fā)現(xiàn)和研究傳統(tǒng)含義中的顯隱性相對(duì)的內(nèi)容；第二個(gè)階段是從知識(shí)本體的作用方——用戶(hù)入手，發(fā)掘用戶(hù)信息。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)與人的交流與溝通，它彌補(bǔ)了信息管理的不足，開(kāi)辟了一種將結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化信息結(jié)合應(yīng)用的管理方式。知識(shí)管理是一種具有靈活性和創(chuàng)新性的、強(qiáng)調(diào)挖掘?qū)W習(xí)資產(chǎn)創(chuàng)造、競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和創(chuàng)新能力的一種管理模式。

1.2 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

作為事業(yè)單位管理工作的不可分割的重要組成部分，事業(yè)單位檔案管理工作的好壞決定了事業(yè)單位的工作質(zhì)量和效率。為了適應(yīng)現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展，必須著手檔案管理，從而全面、及時(shí)的掌握單位整體發(fā)展情況和監(jiān)測(cè)單位的運(yùn)行狀況。因?yàn)樵诖髷?shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式越來(lái)越不能現(xiàn)在事業(yè)單位的管理工作需求，各單位、部門(mén)的所有文件、通知、報(bào)表等都以電子文件的方式進(jìn)行運(yùn)作，所以，檔案的管理也應(yīng)獲得現(xiàn)代科技的支持，進(jìn)行信息化、科學(xué)化的收集、存儲(chǔ)、管理和利用。另外，在科技不斷發(fā)展更新的同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理的問(wèn)題也從各個(gè)方面體現(xiàn)出來(lái)。例如，事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的輕視、從事檔案管理工作者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低、未同步更新現(xiàn)代科技手段來(lái)進(jìn)行管理工作、檔案檢索和利用率低等。因此，事業(yè)單位檔案管理工作的改革應(yīng)盡快進(jìn)行。

1.3 知識(shí)管理與事業(yè)單位檔案管理

由社會(huì)知識(shí)管理、組織知識(shí)管理和科學(xué)知識(shí)管理組成了廣義的知識(shí)管理。而在知識(shí)管理的內(nèi)容中，除了最能體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)價(jià)值、最受人們關(guān)注的企業(yè)知識(shí)管理外，還包含了非盈利性機(jī)構(gòu)知識(shí)管理、政府知識(shí)管理和教育機(jī)構(gòu)知識(shí)管理。然而，在實(shí)際生活中，政府機(jī)構(gòu)和企業(yè)對(duì)知識(shí)管理的應(yīng)用率其實(shí)并不高，但正因如此，對(duì)在事業(yè)單位（例如醫(yī)院、檔案館、學(xué)校、科研所等）進(jìn)行相應(yīng)的知識(shí)管理研究顯得尤為必要和重要。與企業(yè)知識(shí)管理中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)、科技研發(fā)等內(nèi)容具有異曲同工之處的事業(yè)單位檔案知識(shí)管理，也擁有其特定的知識(shí)和內(nèi)容，舉例來(lái)說(shuō)，學(xué)校科研檔案本身的學(xué)術(shù)課題項(xiàng)目及教學(xué)知識(shí)、各省級(jí)市級(jí)區(qū)級(jí)檔案館中特定館藏中蘊(yùn)含的特定知識(shí)、醫(yī)院研究及其發(fā)明的專(zhuān)利、先進(jìn)技術(shù)等等，都體現(xiàn)了事業(yè)單位檔案管理的特定性和重要性。所以，開(kāi)展有關(guān)該內(nèi)容的研究刻不容緩。

2 事業(yè)單位檔案管理實(shí)施知識(shí)管理的應(yīng)用方法分析

2.1 轉(zhuǎn)變理念，迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的挑戰(zhàn)

在當(dāng)下知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，為了更好的發(fā)揮檔案本身的價(jià)值，應(yīng)讓所有公民對(duì)檔案管理有一個(gè)全新的認(rèn)識(shí)，特別是應(yīng)讓從事檔案管理工作者們，深刻而又清晰的認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理在檔案管理工作中的決定性意義，從而能讓他們重視、認(rèn)真對(duì)待自己的工作，將知識(shí)創(chuàng)造、知識(shí)組織、知識(shí)檢索和知識(shí)服務(wù)詮釋進(jìn)數(shù)字檔案館中。同時(shí)也應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檔案管理有關(guān)知識(shí)的宣傳工作，比如，向公民宣傳檔案的價(jià)值和作用，提供他們咨詢(xún)檔案情報(bào)和相關(guān)事宜的機(jī)會(huì)。還可以開(kāi)展對(duì)檔案用戶(hù)的調(diào)查，進(jìn)行心理的調(diào)查和分析，根據(jù)這些數(shù)據(jù)，將知識(shí)檔案應(yīng)用于各個(gè)方面，不斷提高它的全面應(yīng)用性。

2.2 完善制度，積極推進(jìn)知識(shí)管理

事業(yè)單位檔案管理中知識(shí)管理的應(yīng)用不應(yīng)操之過(guò)急，而應(yīng)自上而下逐步探索方法來(lái)實(shí)施。作為即將開(kāi)展知識(shí)管理的事業(yè)單位，首先應(yīng)討論制定知識(shí)管理草案和管理工作的相關(guān)準(zhǔn)則，并且先選定一個(gè)部門(mén)或者某個(gè)小組來(lái)首先進(jìn)行試驗(yàn)。在試驗(yàn)過(guò)程中，單位應(yīng)對(duì)該部門(mén)或小組進(jìn)行定期的工作考察，且不斷分析、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。在試驗(yàn)完成之后，總結(jié)所有寶貴經(jīng)驗(yàn)來(lái)為全面開(kāi)展知識(shí)管理工作打好堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，從而保障知識(shí)管理工作的正常開(kāi)展。

2.3 設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)，從資金上保障事業(yè)單位檔案知識(shí)管理的實(shí)施

在事業(yè)單位進(jìn)行檔案知識(shí)管理過(guò)程中，檔案行政管理部門(mén)在制定好方案后，要給出資金的初步預(yù)算，且要幫助財(cái)政部門(mén)獲得批準(zhǔn)審核，在固定時(shí)間段內(nèi)向事業(yè)單位檔案部門(mén)分發(fā)用于檔案知識(shí)管理的相關(guān)經(jīng)費(fèi)，同時(shí)，也應(yīng)要安排工作人員定時(shí)或不定時(shí)突擊檢查相關(guān)單位部門(mén)對(duì)這筆經(jīng)費(fèi)的具體應(yīng)用情況，從而保障事業(yè)單位檔案知識(shí)管理能順利、高效率的進(jìn)行，并在短時(shí)間內(nèi)能夠獲得一定顯著的效果，因此能更好的推動(dòng)事業(yè)單位整體更好的發(fā)展。

2.4 制定流程，為知識(shí)管理推進(jìn)制定路線圖

知識(shí)管理有一個(gè)完整的實(shí)施流程，包括：知識(shí)目標(biāo)、知識(shí)獲取、知識(shí)鑒別、知識(shí)共享與傳播、知識(shí)開(kāi)發(fā)、知識(shí)利用、知識(shí)保存、知識(shí)評(píng)估和知識(shí)反饋等方面。

做一件事有很多步驟，但不管其他的，第一步應(yīng)該明確做這事的目標(biāo)，在鑒別相關(guān)知識(shí)后，就可以組織進(jìn)行實(shí)施相關(guān)步驟。例如，獲得知識(shí)產(chǎn)品軟件、專(zhuān)家強(qiáng)項(xiàng)、知識(shí)地圖和專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)等。還應(yīng)該挑選便于使用的軟件和平臺(tái)，通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)和實(shí)物進(jìn)行收集，來(lái)共享和轉(zhuǎn)移知識(shí)，其中主要是集體、個(gè)人和計(jì)算機(jī)中所儲(chǔ)存的知識(shí)。在此之中，用于后期的工作評(píng)價(jià)分析的是知識(shí)評(píng)估，知識(shí)評(píng)估在與知識(shí)目標(biāo)對(duì)比之后，會(huì)幫助事業(yè)單位更好的對(duì)整體知識(shí)管理的效果進(jìn)行分析總結(jié)。

除了上述之外，事業(yè)單位還需構(gòu)建一個(gè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在認(rèn)真仔細(xì)的收集和整理資源之后，用于整體的知識(shí)收納整理，這樣可以提高知識(shí)的高效利用率。同時(shí)，該知識(shí)管理庫(kù)也應(yīng)該不斷添加入各種全面的知識(shí)，不斷得到擴(kuò)充，最后成為一個(gè)良好的共享知識(shí)渠道，來(lái)方便事業(yè)單位檔案管理。

2.5 建立學(xué)習(xí)性組織，提高事業(yè)單位檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力

跟隨不斷進(jìn)步和發(fā)展的現(xiàn)代高科技技術(shù)而來(lái)的，是對(duì)檔案管理工作者的高水平、高素質(zhì)、高專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的要求，這是近年來(lái)檔案管理工作者的壓力來(lái)源。為了適應(yīng)時(shí)代需要，他們需要在學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)相關(guān)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能的同時(shí)，不斷加強(qiáng)對(duì)知識(shí)和技能的實(shí)際運(yùn)用，在提升自我專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，提高工作效率，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案知識(shí)管理的先進(jìn)性和高效性，從而體現(xiàn)檔案知識(shí)管理的重要性和必要性。所以對(duì)此，事業(yè)單位檔案管理工作部門(mén)應(yīng)在加強(qiáng)對(duì)部門(mén)內(nèi)員工進(jìn)行專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提升的同時(shí)必要的引進(jìn)招聘具有高素質(zhì)知識(shí)和技能的人才，從內(nèi)而外的提升部門(mén)內(nèi)的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的工作科學(xué)進(jìn)行。

2.6 利用信息化技術(shù)創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，提高檔案利用率

傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量，因此，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)管理、檢索和使用信息，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，從而為各事業(yè)單位檔案知識(shí)管理提供資源和經(jīng)驗(yàn)借鑒，才能更好的服務(wù)于大眾，共同提高我國(guó)的事業(yè)單位檔案知識(shí)管理的服務(wù)水平。

3 總結(jié)

綜上而言，在這個(gè)科技日新月異的新時(shí)代，事業(yè)單位檔案知識(shí)管理應(yīng)該采用更加科學(xué)、更加具有新時(shí)代特征的高科技手段，結(jié)合高素質(zhì)檔案管理工作者的管理來(lái)進(jìn)行，而不是被時(shí)代所淘汰。只有讓全民認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，從觀念到制度到資金到流程、人員等環(huán)節(jié)開(kāi)始改革，才能為事業(yè)單位檔案知識(shí)管理的應(yīng)用開(kāi)辟一條新航路。

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