■ 王雪萍

智慧檔案館：大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫信息資源整合產(chǎn)物

■ 王雪萍

本文分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫資源整合實(shí)踐探索，探討基于大數(shù)據(jù)的智慧檔案館在實(shí)現(xiàn)檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫資源整合共享的新舉措，以期不斷推進(jìn)檔案信息化發(fā)展，創(chuàng)新檔案工作新理念、新模式。

智慧檔案館 大數(shù)據(jù) 信息資源整合 電子檔案中心

隨著檔案信息化的不斷推進(jìn)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案利用者可以利用和查考的數(shù)字化檔案資源越來越豐富。但是由于缺乏頂層設(shè)計(jì)和整體規(guī)劃，這些檔案信息資源存儲(chǔ)在不同的檔案數(shù)據(jù)庫管理軟件，不同結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)資源無法實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的互訪與共享，呈現(xiàn)出異構(gòu)性的特點(diǎn)，即檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫。

這些檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫如何實(shí)現(xiàn)資源共享，更好地為檔案利用者提供一站式服務(wù)已成為檔案工作的新瓶頸，因此催生智慧檔案室。大數(shù)據(jù)時(shí)代，為有效支撐和管理海量異構(gòu)分散的檔案數(shù)字資源，檔案管理部門在數(shù)字檔案室建設(shè)中需運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)，使得數(shù)字檔案室建設(shè)融入時(shí)代潮流，構(gòu)建起智慧檔案室，使得檔案工作成功轉(zhuǎn)型升級(jí)，積極主動(dòng)為檔案利用者提供多層次、多方位的檔案信息資源共享服務(wù)。智慧檔案館給檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫資源整合和信息服務(wù)集成帶來新的發(fā)展方向，對(duì)檔案工作提出新的挑戰(zhàn)，大檔案新理念和新機(jī)制隨之產(chǎn)生。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫資源整合實(shí)踐探索

大數(shù)據(jù)時(shí)代，面對(duì)檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫所帶來的眾多不便之處，我國多個(gè)省市國家綜合檔案館也在進(jìn)行不斷的實(shí)踐探索，尋求解決檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫的異構(gòu)性問題。這些檔案數(shù)據(jù)庫資源整合實(shí)踐主要體現(xiàn)為：建立檔案信息資源共享平臺(tái)系統(tǒng)、電子檔案中心、區(qū)域性集中式數(shù)字檔案室、智慧檔案室等方式，這些實(shí)踐探索為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享提供參考依據(jù)。

1.建立檔案信息資源共享平臺(tái)

國家檔案局于2009年6月就提出建設(shè)國家數(shù)字檔案館信息共享平臺(tái)系統(tǒng)，該系統(tǒng)以國家三個(gè)檔案目錄中心和各省市檔案館的檔案信息資源為基礎(chǔ)，以整合檔案資源、促進(jìn)全國?。ㄊ校┘?jí)以上檔案館信息社會(huì)化服務(wù)為目標(biāo)，運(yùn)用先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，打破地域限制，為廣大利用者提供“一站式”的檔案信息資源共享和服務(wù)集成平臺(tái)。福建省檔案局采用“數(shù)據(jù)集中、分布管理”的方式，對(duì)全省檔案信息資源進(jìn)行整合，提供用戶統(tǒng)一、友好、便捷的檢索界面，為社會(huì)大眾提供開放的檔案信息資源。該共享平臺(tái)系統(tǒng)主要是負(fù)責(zé)管理和發(fā)布全省開放檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫與公共檔案專題全文數(shù)據(jù)庫，為檔案利用者提供檔案信息資源服務(wù)。為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源區(qū)域性整合和服務(wù)集成，安徽省黃山市檔案局館于2016年11月召開檔案信息區(qū)域共享服務(wù)專題部署會(huì)，討論并簽署了《黃山市檔案信息區(qū)域共享服務(wù)公約》，提出加快整合區(qū)域內(nèi)檔案信息資源，不斷實(shí)現(xiàn)區(qū)域性檔案信息服務(wù)的人性化、便捷化[1]。

2.區(qū)域性集中式數(shù)字檔案室

青島市檔案局采用數(shù)據(jù)挖掘等先進(jìn)技術(shù)建成青島市電子檔案智慧管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案和其他門類檔案電子文件在線接收、歸檔和共享利用，其數(shù)字檔案室建設(shè)水平已跨上新臺(tái)階，作為國家檔案局2016年底公布的第一批數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)名單，在實(shí)現(xiàn)區(qū)域性集中式檔案信息資源整合與共享提供借鑒和參考。紹興市檔案館于2016年已建成全省首創(chuàng)區(qū)域數(shù)字檔案館信息共享平臺(tái)，檔案利用者可在紹興市任何一家異地國家綜合檔案館平臺(tái)上查閱窗口申請(qǐng)利用共享平臺(tái)上的檔案數(shù)據(jù)，打破時(shí)空地域限制，實(shí)現(xiàn)紹興市數(shù)字檔案館信息資源的整合與共享利用。浙江省杭州市城建檔案館已作為全國第一家專業(yè)檔案館于2017年2月22日通過國家示范數(shù)字檔案室測(cè)試，該數(shù)字檔案館通過“互聯(lián)網(wǎng)+”手段，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)專業(yè)館藏資源進(jìn)行整合挖掘，使檔案信息資源發(fā)揮公共服務(wù)作用，實(shí)現(xiàn)專業(yè)館藏資源整合與共享[2]。南京市建鄴區(qū)檔案館于2012年將檔案信息化工作納入?yún)^(qū)“智慧新城”建設(shè)總體規(guī)劃，并于2014年建成南京市首批省5A級(jí)數(shù)字檔案館。2016年12月，通過“全國示范數(shù)字檔案館系統(tǒng)”測(cè)試，實(shí)現(xiàn)區(qū)域性數(shù)字檔案館資源整合，讓檔案信息資源多跑路，讓檔案利用者少跑腿。

3.電子檔案中心

江蘇省檔案局根據(jù)自身的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)情況，將分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫信息資源進(jìn)行整合，建成包括全省性的檔案綜合基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中心，實(shí)現(xiàn)對(duì)其進(jìn)行邏輯化集中管理，整合全省各類電子檔案資源并共享，建立電子檔案信息資源一站式查詢檢索服務(wù)體系[3]。安徽省檔案局通過建立電子文件中心實(shí)現(xiàn)電子文件和數(shù)字化檔案信息資源的集中管理與利用。浙江省海寧市檔案局積極探索建立民生檔案目錄中心以實(shí)現(xiàn)民生檔案信息資源區(qū)域內(nèi)共建共享。2016年底，福建省檔案局承擔(dān)的福建省電子文件與電子檔案數(shù)據(jù)接收系統(tǒng)項(xiàng)目和福建省證照數(shù)據(jù)電文 (電子證照)共享服務(wù)系統(tǒng)(一期)項(xiàng)目通過驗(yàn)收。該項(xiàng)目的建成有力推動(dòng)了福建省電子檔案的在線接收歸檔以及電子檔案信息資源的建設(shè)與共享，促進(jìn)了福建省檔案信息化工作持續(xù)、健康發(fā)展。

4.智慧檔案館（室）

四川省檔案局運(yùn)用三維可視化技術(shù)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等先進(jìn)的數(shù)字表達(dá)技術(shù)，開發(fā)了四川省檔案館及部分市、縣檔案館三維虛擬仿真平臺(tái)，構(gòu)建了面向社會(huì)的新型網(wǎng)絡(luò)檔案愛國主義教育互動(dòng)平臺(tái)體系，提出智慧檔案館及網(wǎng)絡(luò)愛國主義教育基地互動(dòng)體驗(yàn)平臺(tái)[4]。2011年11月，南京市檔案局提出構(gòu)筑“智慧檔案”建設(shè)總體思路，并將具體建設(shè)思路融入“智慧南京”頂層規(guī)劃中，構(gòu)建暢通的信息交互和管理協(xié)同機(jī)制并形成內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合力、質(zhì)量優(yōu)化的檔案資源體系。2012年青島市檔案館提出建設(shè)“智慧檔案館”思路，并于2015年5月完成智慧檔案館一期工程項(xiàng)目建設(shè)[5]。山東省臨朐縣檔案館于2014年初提出建設(shè)“智慧臨朐數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目”，該項(xiàng)目于2016年8月已完成檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫等建設(shè)，構(gòu)建起數(shù)字檔案信息資源的傳輸、采集、存儲(chǔ)管理和應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)。四川省綿陽市城建檔案館也于2015年就開始著手建設(shè)智慧城建檔案管理平臺(tái)。江蘇省昆山市檔案局也開始啟動(dòng)智慧檔案館建設(shè)。山西省陽泉礦區(qū)在舊館基礎(chǔ)上進(jìn)行升級(jí)改造，建立智慧檔案館，市民可通過個(gè)人身份即可登錄電子檔案系統(tǒng)，進(jìn)行自助查詢各類檔案信息資源。

二、基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的智慧檔案室研究思考

伴隨2011年南京檔案館首次正式提出“智慧檔案”這一理念后，檔案學(xué)界開始對(duì)以前瞻性的眼光對(duì)智慧檔案館建設(shè)進(jìn)行先行探索和關(guān)注，2014年3月11日，國家檔案局技術(shù)部和浙江省檔案局在杭州聯(lián)合召開“智慧檔案建設(shè)”研討會(huì)對(duì)這一新命題進(jìn)行前瞻構(gòu)想和深入研討?；诖髷?shù)據(jù)時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合與共享上，智慧檔案室建設(shè)將突出以下幾方面內(nèi)容。

1.找準(zhǔn)智慧檔案室新定位——以資源整合、業(yè)務(wù)協(xié)同、信息共享為主線

智慧檔案室（smart archives）是以物聯(lián)網(wǎng)為技術(shù)基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)智慧化的檔案服務(wù)和管理，繼數(shù)字檔案室之后的更高階段?；诖髷?shù)據(jù)大檔案環(huán)境，檔案工作者不斷創(chuàng)新檔案管理模式和檔案服務(wù)模式，加強(qiáng)協(xié)同創(chuàng)新，發(fā)揮檔案的智力引擎作用，以實(shí)現(xiàn)區(qū)域間檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)信息資源的整合與共享，根據(jù)檔案用戶需求，做好定性的專題檔案材料編研和提供個(gè)性化檔案信息資源服務(wù)，實(shí)現(xiàn)由檔案保管者向大數(shù)據(jù)首席檔案信息分析官轉(zhuǎn)變。因此大數(shù)據(jù)時(shí)代，智慧檔案館建設(shè)要以資源整合、業(yè)務(wù)協(xié)同、信息共享為主線，不能只停留在云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)領(lǐng)域的關(guān)注，要對(duì)資源領(lǐng)域和服務(wù)利用領(lǐng)域加以深入探索[6]，加強(qiáng)檔案信息資源體系建設(shè)的同時(shí)，要著力傾向智慧與感知融合，使得智慧檔案室建設(shè)凌駕于數(shù)字檔案室建設(shè)之上，以檔案利用者為本，全面分析利用需求，達(dá)到互動(dòng)協(xié)同，跨越傳統(tǒng)實(shí)體檔案館和數(shù)字檔案館形態(tài)，檔案信息資源不再是以0和1字符形式存在檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫中，而是通過先進(jìn)技術(shù)和全媒體技術(shù)將檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫信息資源生動(dòng)融合并實(shí)現(xiàn)館際間基礎(chǔ)設(shè)施共享，技術(shù)有效集成，檔案工作者與利用者之間互動(dòng)服務(wù)得以提升[7]。

2.明晰智慧檔案室新內(nèi)涵——基于全面感知的檔案一站式智慧服務(wù)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案部門要樹立大數(shù)據(jù)、大檔案思維，運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等現(xiàn)有技術(shù)對(duì)海量檔案資源進(jìn)行有效智能化管理，將智慧檔案建設(shè)融入智慧城市建設(shè)浪潮中，整合檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫信息資源，跨越檔案“數(shù)字鴻溝”，建立檔案信息資源互聯(lián)互通，形成跨系統(tǒng)應(yīng)用集成、跨部門信息共享，達(dá)到有效挖掘整合利用海量異構(gòu)的各類檔案數(shù)據(jù)，對(duì)檔案信息資源共享服務(wù)進(jìn)行集成，積極主動(dòng)提供檔案利用者多層次、多方位、多渠道、一站式檔案智慧服務(wù)，實(shí)現(xiàn)跨館際檔案信息資源服務(wù)共享整合新形態(tài)。因此，智慧檔案館的新內(nèi)涵是基于全面感知的一站式智慧服務(wù)[8]，要實(shí)現(xiàn)由數(shù)字檔案館向智慧檔案館跨越發(fā)展，就要實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)向智慧服務(wù)轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理、檢索的多層次、全方位便捷服務(wù)，充分滿足檔案利用者的需求。

3.落實(shí)智慧檔案室新舉措——樹立“數(shù)據(jù)為王”和加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)

首先智慧檔案室建設(shè)要強(qiáng)調(diào)“內(nèi)容為王”“數(shù)據(jù)為王”，倡導(dǎo)大檔案、大服務(wù)觀念，以知識(shí)服務(wù)為理念，以數(shù)字資源為主體，對(duì)多元異構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行整合與集成，構(gòu)建館藏資源平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化向智慧化轉(zhuǎn)變，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深入整合分析、挖掘和開發(fā)利用，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)資源體系建設(shè)[9]。其次，要建立基于大數(shù)據(jù)智慧檔案室建設(shè)的數(shù)字資源長期保存有效的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案數(shù)字資源及其所依賴的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和存儲(chǔ)媒體介質(zhì)更新?lián)Q代非常迅猛，各種數(shù)字編碼程序、檔案多媒體技術(shù)及軟硬件不斷發(fā)生變化，為實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代下龐大檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫資源之間的互聯(lián)互通，保障智慧檔案室建設(shè)順利有效開展，要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)和統(tǒng)籌規(guī)劃，建立基于數(shù)字資源生命周期的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系[10]，對(duì)檔案數(shù)字資源從數(shù)字資源創(chuàng)建、保護(hù)、訪問、遷移、歸檔和最后處置階段建立明確可執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，將這一生命周期標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系貫穿于智慧檔案室數(shù)字資源存儲(chǔ)層、管理層、服務(wù)層的管理，對(duì)數(shù)字資源進(jìn)行主動(dòng)前瞻性管理，建立起一個(gè)從檔案資源的創(chuàng)建生成、獲取存儲(chǔ)、分析遷移、組織管理、服務(wù)到保護(hù)的每一個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系來延長數(shù)字資源的生命周期[11]。

4.實(shí)現(xiàn)智慧檔案室新跨越——構(gòu)筑智慧檔案室創(chuàng)新管理模式

構(gòu)筑“大數(shù)據(jù)觀”智慧檔案室創(chuàng)新檔案管理新模式，即構(gòu)建獲取數(shù)據(jù)——云計(jì)算——智慧化服務(wù)的三位一體的新模式[12]，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)平臺(tái)由知識(shí)服務(wù)向智慧服務(wù)轉(zhuǎn)變，構(gòu)架起智慧檔案室云平臺(tái)，以“智網(wǎng)、智庫、智控”三大模塊為支撐的檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫信息資源共享平臺(tái)智慧服務(wù)體系，即實(shí)現(xiàn)組織、資源、服務(wù)的融合。首先以提升檔案系統(tǒng)內(nèi)檔案資源整合為出發(fā)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)設(shè)施的互聯(lián)、融合和共享，建設(shè)檔案信息資源智慧空間，建立檔案物理管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)組織的融合；其次構(gòu)建面向智慧服務(wù)的檔案信息資源，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行邏輯管理，實(shí)現(xiàn)資源的融合；再次以智能管理助推智慧服務(wù)，采用智慧化管理模式，對(duì)檔案服務(wù)思維的挑戰(zhàn)與重塑，實(shí)現(xiàn)服務(wù)的融合，開啟智慧檔案室全媒體服務(wù)模式，借力新興媒體技術(shù)，將各形態(tài)中檔案資源相互整合，實(shí)現(xiàn)基于全面感知的一站式服務(wù)和基于信息移動(dòng)的主動(dòng)推薦服務(wù)，服務(wù)效果更直接化、動(dòng)態(tài)化、立體化、生動(dòng)化，顛覆傳統(tǒng)檔案利用視覺效果[13]。

[1]謝慧婷.黃山市各檔案局館簽訂檔案信息區(qū)域共享服務(wù)公約[OL].(2016-11-16).[2017-03-07].

[2]杭州市城建檔案館.杭州市城建檔案館通過國家示范數(shù)字檔案館測(cè)試 [OL].(2017-03-02).[2017-03-05].

[3]江蘇省檔案局.江蘇省電子檔案中心建設(shè)與實(shí)踐.數(shù)字檔案館建設(shè)工作研討會(huì)論文集.數(shù)字檔案館建設(shè)工作研討會(huì).青島，2009年7月，國家檔案局技術(shù)部.

[4]四川省檔案局.四川省檔案局2項(xiàng)科技成果轉(zhuǎn)化項(xiàng)目順利通過驗(yàn)收 [OL].(2017-02-09).[2017-03-02].

[5]青島市檔案局.青島市人民政府.青島市智慧檔案館投入試運(yùn)行 [OL].(2017-03-01).[2017-03-05].

[6]魯冰瑩.聚焦：“智慧檔案”建設(shè)的前瞻構(gòu)想.浙江檔案.2014(03):14-17.

[7]李明源.基于智慧城市的智慧檔案館研究的意義與方法[J].辦公自動(dòng)化，2015(6)總第305期:54-58.

[8].陳靜，韓海濤，田偉.大數(shù)據(jù)時(shí)代智慧檔案館構(gòu)建探析[J].北京檔案，2015(1):25-27.

[9]沈東輝，張震，李小瑤.大數(shù)據(jù)與智慧城建檔案館建設(shè)[J].湖北檔案，2015(3）:16-17.

[10]肖媛.利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力[J].檔案工作，2016(1):132.

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作者單位：中國科學(xué)院福建物質(zhì)結(jié)構(gòu)研究所