張瑞增

摘 要：工程檔案是在城市規(guī)劃、建設和管理活動中形成的具有保存價值的材料，是社會建設管理工作的真實記錄，在城市規(guī)劃基礎設施建設、交通管理，通訊電纜及有線電視工程、防備自然災害等方面起著十分重要的作用，巳成為社會建設與管理的重要組成部分和城市建設與發(fā)展的重要依據(jù)。本文結(jié)合市政工程檔案管理的特點，就如何做好工程檔案管理工作作淺顯探討。

關(guān)鍵詞：工作檔案；水利；管理

一、齊抓共管，密切聯(lián)合，建立健全檔案管理網(wǎng)絡

加強對檔案管理工作的組織領(lǐng)導，是確保工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。遵照統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一制度、分級管理的原則，要建立檔案工作領(lǐng)導小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)做好檔案管理工作。由總工程師主管檔案情報工作，設立檔案資料室，配備專職檔案管理員；在各業(yè)務部門指定專業(yè)技術(shù)人員擔任兼職或?qū)Ｂ殭n案員，形成涵蓋全公司的檔案管理網(wǎng)絡。同時，加強制度建設，建立健全崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明，層層把關(guān)，無論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個部門，都能保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案工作達到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化。

二、轉(zhuǎn)變觀念，超前管理，保持檔案資料的完整牲

（一）根據(jù)工程復雜性特點，拓寬檔案收集渠道

從實際情況看，工程建設項目內(nèi)容比較復雜，從項目初期招投標到工程竣工驗收階段，所形成的文件材涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門和人員多，經(jīng)歷時間長，稍有疏忽，就可能造成文件材料遺漏。加之施工人員組成復雜，往往造成工程任務一旦完成，臨時機構(gòu)解散，而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整。我們改變過去坐等檔案材料送上門的被動做法，檔案管理人員超前管理，及時了解工程建設工作的具體操作程序和工作流程及每階段的工作安排，掌握各個階段工作中可能形成哪些檔案資料，并對每種資料的內(nèi)容，數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎上，采取以下主動收集方法：

1、追蹤收集。這種方法適用于工程周期短，形成檔案材料快的工程。檔案人員或兼職檔案人員主動到現(xiàn)場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息，并指導和督促技術(shù)部門有針對牲地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全、質(zhì)量也比較高，但花費的人力、物力較大。

2、分階段收集。這種方法適用子建設周期長的工程。某些大型道路、排水、橋涵等工程及某些跨年度的工程，我們始終保持與兼職檔案員及施工、建設部門的聯(lián)系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失，保證了工程檔案資料的連續(xù)牲、完整性。

（二）結(jié)合工程多樣化特點，科學設置檔案分類

根據(jù)工程建設的實際情況，我們制定了（科技檔案立卷規(guī)范〉，實行系統(tǒng)化，規(guī)范化管理，建立了工程檔案資料分類大綱，明確了保管期限。制訂了科學的檔號分類方法，堅持以規(guī)范化為立卷標準，將有保存價值、收集齊全完整的文件資料進行分類整理，先理出預備案卷，再進一步檢查其分類及保管期限劃分是否準確，把認定可以裝訂成正規(guī)卷的文件資料，及時立卷歸檔，從而有力地促進了案卷質(zhì)量的提高，使檔案管理工作逐步走上了規(guī)范化、科學化的軌道。

三、強化檔案業(yè)務培訓，提高檔案人員素質(zhì)

工程檔案具有“一次性”和不可回復姓的特點，客觀上對檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)提出了更高的要求，從事工程檔案工作的人員，專業(yè)知識和技能應該比一般單位的檔案人員更全面，不僅要懂文書檔案、科技檔案，還要懂與工程相關(guān)的一些專業(yè)類別檔案。因比，為提高工程檔案管理水平，我們加強了對專職或兼職檔案管理和培訓工作，聘請檔案專家講課，重點講解工程建設工作中會形成那些類型的文件材料，哪些是屬于具有保存價值并需今后歸檔的，從而明確具體的歸檔范圍。

四、積極開發(fā)利用檔案信息，促進檔案管理工作

做好檔案資料的收集、歸檔工作是為了利用，而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過來也會促進檔案管理工作。工程檔案的形成是工作者勞動和智慧的結(jié)晶。通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給建設工作者利用。對于檔案工作者來說，如果能將檔案信息及時提供給業(yè)務部門和工程建設工作者。使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。近幾年來，我們對文件資料實施電腦化管理，各類文件檔案資料及時輸人電腦。形成電子檔案。為業(yè)務部門提供了更全面的檔案信息資源，這些檔案信息無疑為我們工程建設事業(yè)提供了很大的幫助。每當業(yè)務部門專業(yè)技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時，他們都會更加積極主動地向檔案室報送歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺階。